電子文件檔案管理的思考

趙紅

摘要：現(xiàn)階段，科技發(fā)展水平顯著提高，信息技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化成為主要發(fā)展趨勢。電子文件檔案化管理也成為檔案管理發(fā)展中的必經(jīng)之路，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員必須高度重視電子文件歸檔，以高度順應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;發(fā)展;應(yīng)用

當(dāng)前，政府部門均以自動(dòng)化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公文件，日常工作中可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)直接開展諸多工作。傳統(tǒng)的結(jié)案均以紙筆開展，而當(dāng)前，電腦即可完成上述工作，有效減輕了辦公壓力，提高了辦公效率。由此產(chǎn)生了較多的電子文檔。然而實(shí)踐中，工作人員無法正確認(rèn)識(shí)電子文件環(huán)境及特點(diǎn)，依然采取傳統(tǒng)管理模式。為更好地順應(yīng)時(shí)代需求，就需大力推行電子文件檔案化管理模式。

1電子文件概述

電子文件主要指以數(shù)字設(shè)備和環(huán)境為基礎(chǔ)產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以數(shù)字設(shè)備瀏覽處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)的支持下上傳的文件信息。內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及上下文關(guān)系構(gòu)成了電子文件的主要內(nèi)容，同時(shí)也是此項(xiàng)活動(dòng)的重要證據(jù)。電子文件對(duì)軟硬件的依賴性較強(qiáng)，無法直接讀取，信息與載體相互分離，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，信息共享方便，安全維護(hù)要求較高[1]。電子文件的類型相對(duì)較多，如影像文件、聲音文件、圖像文件和數(shù)據(jù)文件等。

2電子文件檔案化管理中的問題

電子文件檔案式管理是高度借鑒傳統(tǒng)檔案管理模式中的優(yōu)勢，依據(jù)電子文件的主要特征，利用先進(jìn)科技實(shí)現(xiàn)集中管理，以此保證管理工作的安全性，建立科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)。為此，需制定科學(xué)的電子文件檔案式管理機(jī)制，結(jié)合國家規(guī)定和要求建立完善的電子文件管理審查機(jī)制，定期組織抽查工作，創(chuàng)建科學(xué)完備的管理系統(tǒng)。采取先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化權(quán)限管理，可保障信息安全，加強(qiáng)原始信息的完整性。

2.1存在較大的安全隱患

經(jīng)濟(jì)全球化形勢下，我國十分重視信息化和數(shù)字化發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)全球化起到了重要的促進(jìn)作用。大眾可充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取豐富的信息。如今，政府部門也利用綜合性電子政務(wù)系統(tǒng)頒布條令，組織宣傳。政府也采取多種措施加強(qiáng)了公文電子化的建設(shè)。但是受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特性的影響，信息盜取和篡改問題日益嚴(yán)重，保管和歸檔電子文件時(shí)，病毒侵襲是十分常見的問題。且接入互聯(lián)網(wǎng)的過程中可能存在非法訪問，電子文件檔案管理中的安全問題顯著。

2.2檔案保管要求嚴(yán)格

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，電子文件檔案管理的管理方法及管理設(shè)備均有所不同，保管環(huán)境要求差異更為明顯。電子文件檔案管理需要一種具有優(yōu)良磁性的載體，同時(shí)，該載體對(duì)保管環(huán)境也提出了較高要求。時(shí)間越長，磁體的磁性下降也越明顯，進(jìn)而出現(xiàn)了信息丟失的問題，影響了信息的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3管理制度有待完善

目前，我國十分重視電子化檔案管理，但是發(fā)展速度較為遲緩，管理制度建設(shè)也存在著十分明顯的問題，管理不夠嚴(yán)格，并未確定不同部門和不同責(zé)任人的職責(zé)范圍。若在管理時(shí)出現(xiàn)電子文件錯(cuò)誤，易于產(chǎn)生相互推諉的問題，無法明確具體負(fù)責(zé)人。且管理制度不完善也會(huì)降低負(fù)責(zé)人的失誤成本，降低了電子文件檔案式管理的可靠性與安全性。對(duì)此，有必要完善電子文件檔案管理，以加強(qiáng)電子文件檔案保護(hù)。

3完善電子文件檔案化管理的有效策略

伴隨科技的發(fā)展，電子文件逐步取代紙質(zhì)文件。如今，行政文件數(shù)量不斷增多，這在一定程度上增大了行政事務(wù)工作壓力。而電子文件的出現(xiàn)，不僅節(jié)省了文件存儲(chǔ)空間，保證了機(jī)密文件安全，也簡化了檔案管理流程，減輕了檔案管理人員的工作壓力。在這樣的行勢下，也對(duì)電子文件的檔案化管理也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。若想提高電子文件檔案化管理水平，就必須加大對(duì)檔案安全管理的重視度，合理運(yùn)用檔案安全管理技術(shù);加大檔案管理人才培養(yǎng)力度，夯實(shí)專業(yè)人才基礎(chǔ);建立健全的檔案管理制度，確保檔案管理的合理合法性與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性;創(chuàng)建檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案的內(nèi)部交互共享。

3.1重視安全管理

電子文件檔案化管理工作中，其中存在的問題尤為顯著。對(duì)此，工作人員應(yīng)當(dāng)采取有效措施增強(qiáng)檔案的安全性和保密性。若多人擁有檔案管理權(quán)，則會(huì)產(chǎn)生較為嚴(yán)重的社會(huì)問題。此外，管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的影響也是現(xiàn)階段尚未解決的問題。為此，有關(guān)部門需高度關(guān)注檔案管理，顛覆傳統(tǒng)思想，以全新的視角理性看待和分析電子文件檔案管理，為單位的長期、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才

相較于傳統(tǒng)的檔案管理，電子文件檔案化管理存在顯著差異。為此，要求人員高效利用工作中積累的豐富經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)電子文件的主要特征加強(qiáng)管理。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需采取多種措施，培養(yǎng)大批優(yōu)秀的管理人才，之后收集具有較高價(jià)值的信息內(nèi)容，依據(jù)文件的形式、來源、內(nèi)容等做到分類保管，為需求者提供便捷的檢索服務(wù)[2]。

傳統(tǒng)檔案管理模式不同于電子檔案管理模式。企業(yè)內(nèi)部需要積極引入并培養(yǎng)大批優(yōu)秀的專業(yè)人才，其一方面要熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，另一方面也需具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，擴(kuò)大企業(yè)人才規(guī)模。與此同時(shí)，檔案管理部門中，傳統(tǒng)檔案管理人員也要主動(dòng)參與到專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)之中，樹立全新的檔案管理理念，鼓勵(lì)其轉(zhuǎn)變工作模式和工作理念，根據(jù)不同的管理需求，完善檔案管理，進(jìn)而全方位提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

3.3加強(qiáng)管理制度建設(shè)

科學(xué)的檔案管理制度有利于提升檔案管理工作的質(zhì)量。因此，電子文件檔案管理工作中需要建立科學(xué)有效的管理機(jī)制，在優(yōu)化管理的同時(shí)，促進(jìn)電子文件檔案化管理的全面發(fā)展?？茖W(xué)的管理制度可約束管理人員的行為，也可引導(dǎo)其以積極的理念落實(shí)各項(xiàng)工作，并在工作中能夠根據(jù)制度要求不斷的進(jìn)行自我反思與總結(jié)，進(jìn)而更好的端正工作態(tài)度，優(yōu)化工作質(zhì)量。

現(xiàn)如今，電子文件歸檔管理制度成為人們需要關(guān)注的焦點(diǎn)內(nèi)容。電子文件來源尤為豐富，生產(chǎn)文件的人員數(shù)量較多，如業(yè)務(wù)管理員、數(shù)據(jù)錄入員以及計(jì)算機(jī)技術(shù)員等。在電子文件歸檔中，要嚴(yán)格遵守管理制度的要求，落實(shí)各項(xiàng)工作內(nèi)容。電子文件歸檔是單位檔案管理制度中的重要內(nèi)容，需多個(gè)部門共同協(xié)作。另外，電子文件形成部門也需全面掌握文件的基本形成規(guī)律與歷史發(fā)展間的聯(lián)系，以此充分發(fā)揮其在檢定工作中的作用[3]。計(jì)算機(jī)管理部門必須高度重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以促進(jìn)檔案管理，與多個(gè)部門共同配合，全面展現(xiàn)自身的優(yōu)勢，制定安全可靠的電子文件檔案。

3.4創(chuàng)建檔案網(wǎng)站

電子文件檔案化管理需要結(jié)合實(shí)際為本單位的有關(guān)部門及工作人員提供快速瀏覽和查閱信息的服務(wù)。為此，需充分展現(xiàn)官網(wǎng)的獨(dú)特優(yōu)勢，彰顯單位經(jīng)營與發(fā)展特色，創(chuàng)建具有完善信息查詢功能的網(wǎng)站。若單位創(chuàng)建了官網(wǎng)，則需在官網(wǎng)中設(shè)置檔案查詢板塊，該欄目也可融入單位重要的歷史信息。如單位曾經(jīng)舉辦過的重要活動(dòng)，歷史上留下的珍貴影像以及領(lǐng)導(dǎo)的視頻和音頻等。

信息檔案查詢功能在為單位管理人員提供服務(wù)的同時(shí)，也要為普通職工服務(wù)。具體來說，建設(shè)網(wǎng)站的過程中，要設(shè)置普通職工的登錄和操作權(quán)限，使其能夠利用官網(wǎng)查詢重要信息，結(jié)合關(guān)鍵詞查詢檔案。普通職工無法通過檔案編號(hào)和分類號(hào)檢索形式查找方案，同時(shí)，網(wǎng)站上提供的檔案查詢服務(wù)也涵蓋了諸多內(nèi)容。網(wǎng)站需要提供職工個(gè)人信息和單位歷史發(fā)展及各階段的文件發(fā)布。工作人員需采取有效措施，優(yōu)化網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合網(wǎng)站用戶的意見和建議，豐富網(wǎng)站功能，擴(kuò)展檔案管理人員的交流和溝通渠道，協(xié)助單位職工解答問題，適當(dāng)引導(dǎo)職工更加全面地開展檔管理工作，豐富工作人員的檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備。

4結(jié)束語

現(xiàn)階段，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平顯著提高，信息化管理也成為當(dāng)前主要的發(fā)展趨勢。電子文件檔案信息化管理具有較大的優(yōu)勢，在日常生產(chǎn)和生活之中也發(fā)揮著重要作用?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境的開放性和復(fù)雜性較強(qiáng)，因此，日后電子文件檔案管理工作，也需要將安全管理和制度建設(shè)作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人員，以此全方位提升檔案服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李學(xué)廣，袁嘉新，駱建珍.業(yè)務(wù)電子文件歸檔管理問題探討[J].中國檔案，2019，544（02）：74-75.