淺談檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)措施

孫立國

【摘要】借助于信息化的技術(shù)手段來幫助傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)工作可以變得更加便捷，幫助檔案信息的梳理與利用可以變得更加高效，也有助于這些檔案為企業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)更高的價(jià)值。由此可以明顯看出對(duì)企業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行信息化改革建設(shè)的必要性，企業(yè)單位自身要意識(shí)到這一點(diǎn)，并在日常的檔案管理工作中采取有效措施對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)，提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量與效率，使得這一工作的實(shí)際效用能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮出來，借此推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，使其在相關(guān)單位的發(fā)展過程中起到積極的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】信息化檔案管理;企業(yè)檔案信息化;檔案信息化建設(shè)措施

一、建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源。因此，單位首先要做的是重視檔案管理的信息化建設(shè)并投入更多的資金去幫助進(jìn)行相關(guān)硬件以及軟件的建設(shè)，要有更加安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，構(gòu)建轉(zhuǎn)為檔案管理工作服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，平臺(tái)可以根據(jù)訪問者的屬性來對(duì)其權(quán)限進(jìn)行界定，既確保檔案管理的安全與隱蔽性，也面向大眾提供更多樣的檔案服務(wù)，幫助一些公共信息可以得到共享。促使檔案資源得到充分的利用。

二、加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

想要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變革的單位，在開展檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，還必須要做的一件事情就是轉(zhuǎn)變從領(lǐng)導(dǎo)層到基層檔案管理者的思想態(tài)度，必須要意識(shí)到檔案管理工作時(shí)重要的，對(duì)于企業(yè)單位的發(fā)展是有著極大價(jià)值的，從而端正自身在檔案管理工作中的態(tài)度，做出更多與提升檔案管理效用相關(guān)的嘗試。促使相關(guān)單位及其內(nèi)部的檔案管理者能夠提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。此外，企業(yè)單位在改變自身對(duì)檔案管理工作的態(tài)度之后就需要從與檔案管理最相關(guān)的各種制度規(guī)定開始著手進(jìn)行改革優(yōu)化，將原本存在較多漏洞的管理制度進(jìn)行更加科學(xué)化的梳理，從而為實(shí)際檔案管理的信息化落實(shí)做出更爭(zhēng)取的指導(dǎo)。同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息化建設(shè)的有效推動(dòng)。企業(yè)單位的檔案管理制度在指定的過程中要充分考慮到信息化時(shí)代檔案管理工作應(yīng)該具備的特征，可以根據(jù)信息化管理環(huán)節(jié)規(guī)范其工作流程，并以此制定出合理的規(guī)范條例，要求管理人員按照相關(guān)規(guī)范條例開展信息化管理工作。比如說，針對(duì)信息化檔案管理的各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)錄入這一環(huán)節(jié)，相關(guān)檔案管理人員必須要遵循統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，不同的內(nèi)容要有不同的格式標(biāo)準(zhǔn)，如此最終生成的電子檔案信息才會(huì)更加規(guī)范統(tǒng)一，后續(xù)查詢也能更方便。

三、借助信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中必須要為企業(yè)單位的檔案信息專門構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并增加系統(tǒng)的安全防護(hù)性能，將所有的數(shù)據(jù)檔案信息劃歸到該系統(tǒng)中對(duì)其進(jìn)行集中管理，就能最大程度上保證單位檔案信息的完整性以及真實(shí)性。當(dāng)然，為了使得相關(guān)的信息錄入，管理，查詢等工作更加便捷，還需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行模塊劃分，不同模塊負(fù)責(zé)不同功能，信息化檔案管理工作才會(huì)更高效。另外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時(shí)，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對(duì)重復(fù)的檔案資料設(shè)立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠?qū)χ貜?fù)性檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過程中，相關(guān)技術(shù)人員要重視系統(tǒng)的安全性，可以在計(jì)算機(jī)中針對(duì)這一管理系統(tǒng)建立防火墻，也可以在計(jì)算機(jī)中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵的有效抵御，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)化檔案信息資源的安全性，防止其出現(xiàn)受損問題，影響到檔案信息的有效應(yīng)用。

四、提高檔案管理者的專業(yè)水平

單位的信息化檔案管理工作是否能夠按照預(yù)期更好地落實(shí)與實(shí)際執(zhí)行這項(xiàng)工作的檔案管理人員是有著不可分割的關(guān)系的，只有這些檔案管理者本身在檔案管理專業(yè)素養(yǎng)以及信息技術(shù)能力等方面有出色的水準(zhǔn)，單位的相關(guān)檔案管理建設(shè)才能開展得更順利。所以說，企業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中還必須注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，通過開展培訓(xùn)、講座、研討會(huì)等多種活動(dòng)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用?；诖?，有關(guān)單位可以開展定期的專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進(jìn)的檔案管理思想、管理技術(shù)手段等，與此同時(shí)，不斷為檔案管理人員帶去更多與信息技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，讓他們對(duì)信息技術(shù)的原理以及具體操作更加了解，能夠?qū)⑵渑c日常的檔案管理工作聯(lián)系起來進(jìn)行有效融合，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

五、總結(jié)

通過上述分析，針對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作的服務(wù)水平，為使用者及管理者提供更大的便利，而對(duì)于檔案這種存儲(chǔ)在單位中的資源本身來講，對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)與管理也是使其利用價(jià)值最大化的一種有效措施。單位本身要不斷加強(qiáng)自身對(duì)于檔案管理工作的重視程度，將先進(jìn)的信息化技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，有效改善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足之處。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓鵬.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].百科論壇電子雜志，2020.

[2]張義森，閆孟菡.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020.

[3]朱樹民.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考探討[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2020.