淺談采購(gòu)成本控制分析

摘要：采購(gòu)成本控制在企業(yè)的管理中很重要。通過采購(gòu)流程控制，采取降低采購(gòu)成本措施， 堅(jiān)持全過程成本控制，達(dá)到采購(gòu)總成本降低，增加企業(yè)效益。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)成本;采購(gòu)價(jià)格;供應(yīng)商;采購(gòu)預(yù)算;采購(gòu)計(jì)劃

1.影響采購(gòu)成本的七大因素

1..采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)數(shù)量、物品市場(chǎng)信息 、物品運(yùn)送方式 、物品儲(chǔ)備方式、采購(gòu)策略、員工素質(zhì)

2.采購(gòu)流程控制

2.1.采購(gòu)計(jì)劃制定

采購(gòu)計(jì)劃階段是整個(gè)采購(gòu)運(yùn)作的第一步，至關(guān)重要。采購(gòu)計(jì)劃的制定是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要具有豐富生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)、計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)、采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)等復(fù)合知識(shí)人才才能勝任且要和確認(rèn)訂單等部門協(xié)作進(jìn)行。

2.2供應(yīng)商的選擇

對(duì)任何一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目來說，供應(yīng)商的多少，決定著供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)力的激烈程度，參與的供應(yīng)商越多，不僅采購(gòu)項(xiàng)目在其性能、規(guī)格等方面有較多的選擇余地，而且在供應(yīng)價(jià)格上也將得到更大的優(yōu)惠，售后服務(wù)更完善、周到。

2.3采購(gòu)價(jià)格確定

在確定采購(gòu)價(jià)格時(shí)，弱化采購(gòu)人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為，注重產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查。積極采取與各投標(biāo)單位開展競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，利用各投標(biāo)單位急于中標(biāo)的心理，促使價(jià)格下調(diào)到認(rèn)可的空間。

2.4嚴(yán)把入庫(kù)驗(yàn)收

物料接收是會(huì)計(jì)中確認(rèn)資產(chǎn)、費(fèi)用和負(fù)債是否存在與發(fā)生的重要依據(jù)，驗(yàn)收人員必須由獨(dú)立于計(jì)劃、采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門的人員來承擔(dān)檢驗(yàn)收到的貨物。

2.5科學(xué)使用資金

無限制的將資金壓力轉(zhuǎn)嫁到供應(yīng)商頭上，會(huì)造成企業(yè)未來負(fù)債越來越大，因此采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門要制定出一套切實(shí)可行的采購(gòu)欠款付款政策，做好不因領(lǐng)導(dǎo)層的變動(dòng)而中斷。

3.降低采購(gòu)成本措施

3.1制定采購(gòu)預(yù)算

制定采購(gòu)預(yù)算，是在具體實(shí)施物資采購(gòu)行為之前對(duì)物資采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)采購(gòu)資金的一種理性的規(guī)劃。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高采購(gòu)資金的使用效率，優(yōu)化采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購(gòu)資金的流向和流量，從而達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。

3.2經(jīng)濟(jì)合理地選擇供應(yīng)商

3.2.1選擇供應(yīng)商的數(shù)量

供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購(gòu)方來說，單一渠道增加了采購(gòu)資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購(gòu)成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一渠道，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購(gòu)成本。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3—4家為宜。

3.2.2選擇供應(yīng)商的方式

選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu)，四種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。

3.3充分利用物資采購(gòu)環(huán)境物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。 宏觀環(huán)境是指能對(duì)物資采購(gòu)組織怎樣及如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整等各種因素。而微觀環(huán)境則是指采購(gòu)組織的內(nèi)部環(huán)境，包括采購(gòu)組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購(gòu)的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的物資采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為采購(gòu)部門帶來利益。充分利用采購(gòu)環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況。

3.4強(qiáng)化供應(yīng)商的管理

基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念，在物資采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入物資采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣，既可通過長(zhǎng)期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低物資采購(gòu)的成本有很大的好處。

有以下兩點(diǎn)值得注意：

3.4.1與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

對(duì)于采購(gòu)方來說，一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購(gòu)方在長(zhǎng)期的合作中獲得資源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)，也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給物資采購(gòu)方帶來長(zhǎng)期而有效的成本控制利益。

3.4.2供應(yīng)商行為的績(jī)效管理

在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等，并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作，增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商不斷改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)地供貨，從而有效地降低物資采購(gòu)的總成本。

3.5物資采購(gòu)全成本控制

在探討物資采購(gòu)管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立物資采購(gòu)全成本控制的概念。我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)物資采購(gòu)過程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物資固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快捷的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購(gòu)成本不僅指降低采購(gòu)物資本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其他方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在物資采購(gòu)管理的效益之中的。

綜上所述，需要建立全過程成本的概念，來達(dá)到對(duì)整個(gè)物資采購(gòu)管理總成本的控制和降低。不應(yīng)僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從物資采購(gòu)的全過程來衡量成本上的收效，從采購(gòu)的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，才能在采購(gòu)過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)減少資金支出、降低采購(gòu)成本，增加企業(yè)效益的目的。

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作者簡(jiǎn)介：伊春學(xué)（1979-），性別：男，民族：漢族，籍貫：遼寧沈陽，研究方向：采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理，現(xiàn)有職稱：電力工程副高、市政工程副高、暖通工程副高。