新時(shí)期如何發(fā)揮好辦公室的職能作用

李茜

摘要：辦公室是企業(yè)的綜合管理部門，在企業(yè)管理過程中發(fā)揮著樞紐作用，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策過程中發(fā)揮著參謀助手作用。對上是企業(yè)的“外腦”，對下是聯(lián)系職工的“橋梁”，對外是展示企業(yè)形象的“窗口”，對內(nèi)是協(xié)調(diào)各方面的“紐帶”?？偟膩碚f，辦公室充當(dāng)著“辦好文、會、事，強(qiáng)化審、督、調(diào)，聯(lián)系上、中、下，溝通你、我、他”的角色，要想真正把辦公室的工作做好、做精，需要辦公室所有人員齊心協(xié)力，共同發(fā)力。

關(guān)鍵詞：辦公室;職能;作用

辦公室是直接為企業(yè)服務(wù)的工作部門，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，同時(shí)，又是企業(yè)機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，上級政策、指示的下達(dá)，下級請示、報(bào)告、意見的上報(bào)，同級情況的溝通、協(xié)調(diào)，都要經(jīng)過辦公室。辦公室因其地位的重要性，自然對其工作提出了較高要求。尤其在新時(shí)期，更需要?jiǎng)?chuàng)新思維，正確把握特點(diǎn)，靈活認(rèn)真地履行職責(zé)，發(fā)揮好辦公室的職能作用。

目前，企業(yè)發(fā)展需要面對復(fù)雜的社會關(guān)系，接受政府的政策指導(dǎo)，適應(yīng)市場的瞬息變化，作為辦公室的工作人員，要不斷學(xué)習(xí)新形勢下的新政策、新知識，提高自身思想認(rèn)識和理論水平，才能通過創(chuàng)新思維，改善工作方式方法，適應(yīng)新形勢下辦公室工作的新要求，發(fā)揮好辦公室的職能作用。

一、擺正位置，發(fā)揮好辦公室的“外腦”作用

擺正位置，搞好運(yùn)籌，強(qiáng)調(diào)了辦公室工作的參謀助手職能。辦公室工作事無巨細(xì)，經(jīng)常面對繁雜的事務(wù)，處理好辦公室具體事務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子正確決策提供參謀助手作用，是辦公室的主要職能之一。

多謀才能善斷。作為辦公室工作人員，當(dāng)前要以十九大精神為指導(dǎo)，多學(xué)習(xí)國家的治國理政方針，保持清醒的政治頭腦，立足發(fā)展變化的新情況，養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留心的良好習(xí)慣，善于對各類信息進(jìn)行分類和分析，去偽存真，勤動(dòng)腦筋，多想辦法，唯有如此才能發(fā)揮好參謀助手作用。同時(shí)，辦公室工作人員還要站在全局的高度，把注意力集中在牽動(dòng)企業(yè)發(fā)展全局、涉及長遠(yuǎn)的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點(diǎn)工作，既要了解上級領(lǐng)導(dǎo)的工作意見和要求，還要真實(shí)反映基層和群眾意見，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考意見和建議，促使群眾的合理化建議在決策中得到充分體現(xiàn)。

新時(shí)期，企業(yè)辦公室每天都要處理大量的電子郵件、文件、報(bào)刊等，是各類信息傳遞、交流的中心。所以辦公室工作人員應(yīng)該手勤眼快，勤于收集和歸納各類信息，將重點(diǎn)信息及時(shí)上報(bào)給各級領(lǐng)導(dǎo)，以便有效提高信息的利用率。同時(shí)，辦公室工作人員要勤于思考和總結(jié)，精于觀察和發(fā)現(xiàn)，搞好協(xié)調(diào)，在企業(yè)重大決策出臺與實(shí)施前，及時(shí)向企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好匯報(bào)，聽取指示，填補(bǔ)“盲區(qū)”，避免“撞車”。

另外，辦公室工作還要按照客觀規(guī)律，增強(qiáng)工作的預(yù)見性，把握好辦事原則，不以事小而不為，不以事雜而亂為，不為事急而盲為，不以事難而怕為，唯有如此，才能運(yùn)籌帷幄，處理好大小事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為群眾解難。但要注意：參謀不參斷，到位不越位，輔政不亂政，發(fā)言不胡言，管家不當(dāng)家，立功不爭功，忠誠不奉承，辦事不多事，幫忙不添亂。簡單來講，就是要把握好分寸，發(fā)揮好辦公室的“外腦”作用。

二、溝通上下，發(fā)揮好辦公室的“橋梁紐帶”作用

協(xié)調(diào)是辦公室的基本職能，也是保證工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀要求，必須有一個(gè)好的工作協(xié)調(diào)機(jī)制。在工作中，辦公室工作人員要勇于打破“自我封閉，各為其主”的落后觀念，著眼全局，搞好銜接，正確處理好與基層的關(guān)系，當(dāng)好上傳國策下達(dá)民情的橋梁樞紐。

上級領(lǐng)導(dǎo)的思想指示能不能正確的傳達(dá)給下級或基層，任務(wù)能否在基層得到很好落實(shí)，辦公室在其中扮演著重要角色。首先，我們要有這樣的認(rèn)識：與基層單位辦公室之間不是隸屬關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，而是指導(dǎo)、協(xié)調(diào)與服務(wù)的關(guān)系。在這樣的認(rèn)識基礎(chǔ)上，通過密切工作關(guān)系，強(qiáng)化指導(dǎo)協(xié)調(diào)，相互融通感情，才能有效開展合作，確保政令暢通，高效完成任務(wù)。多征求群眾的意見，取得他們的配合與支持，不斷增進(jìn)理解，減少摩擦，協(xié)調(diào)好各個(gè)方面的關(guān)系，調(diào)動(dòng)好各個(gè)方面的積極性，形成企業(yè)服務(wù)的良性循環(huán)格局。

作為辦公室，要增強(qiáng)抓協(xié)調(diào)的主動(dòng)性，綜合全局，協(xié)調(diào)各方，共同解決好企業(yè)的難題。對于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項(xiàng)項(xiàng)有落實(shí)。對職責(zé)以外但沒有部門抓的或職責(zé)不明的工作，辦公室要義不容辭承擔(dān)起來，做到企業(yè)工作不留空檔，保證各項(xiàng)工作的全面推進(jìn)。同時(shí)，要增強(qiáng)抓協(xié)調(diào)的藝術(shù)性，在方式方法上求新求變，根據(jù)工作的性質(zhì)和要求，采取相應(yīng)的方法，有的放矢地解決好各類問題;要增強(qiáng)抓協(xié)調(diào)的原則性，堅(jiān)持按制度辦事，按政策辦事，在重大政策部署的執(zhí)行上不講條件，不打折扣;要增強(qiáng)抓協(xié)調(diào)的靈活性，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)不同情況作出不同的處理方法;要多通氣、兼顧各方，多商量、妥善處理，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，尊重各方意見，通過周全細(xì)致的工作，搞好上下之間的銜接，匯聚力量、凝聚人氣，把各個(gè)方面的積極性調(diào)動(dòng)起來，使整體與局部、部門與部門之間形成共識與合力，充分發(fā)揮好辦公室的“橋梁、紐帶”作用。

三、創(chuàng)新服務(wù)，做好接待，發(fā)揮好辦公室的“窗口”作用

辦公室作為一個(gè)綜合部門，其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，辦公室主要是為領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)和基層服務(wù)。在新時(shí)代，根據(jù)人民至上的要求，辦公室必須加強(qiáng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識。首先，要增強(qiáng)服務(wù)的創(chuàng)新性，強(qiáng)化法律服務(wù)及其他綜合服務(wù)職能。改變過去主要依靠文件、會議推動(dòng)工作的方式，更多地運(yùn)用經(jīng)濟(jì)杠桿、法律手段和微信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段開展工作，不斷提高辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。其次，要主動(dòng)聯(lián)絡(luò)，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地了解企業(yè)工作部署，掌握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排及行程，隨時(shí)提供準(zhǔn)確、便捷、快速的聯(lián)絡(luò)服務(wù)。對日常性、一般性的應(yīng)酬、陪會、接待，盡可能少地按要求安排領(lǐng)導(dǎo)參加，對重要性、全局性的會議、活動(dòng)、接待，盡可能多地按要求安排領(lǐng)導(dǎo)參加，切實(shí)發(fā)揮好辦公室的“窗口”作用。

總之，辦公室工作人員的一言一行，直接體現(xiàn)著企業(yè)的作風(fēng)，一舉一動(dòng)，直接影響著企業(yè)形象。辦公室人員在工作中，要淡泊名利，甘于奉獻(xiàn)，樹立服務(wù)形象。無論對內(nèi)對外，對上對下，都要做到和藹友善，熱情周到。