婦幼保健院等級評審對檔案管理工作的促進(jìn)作用

陳湘紅

摘要：婦幼保健院檔案資源管理始終是關(guān)鍵工作，特別是隨著社會逐漸進(jìn)步，更是提高了檔案管理的重視程度，只有不斷進(jìn)行管理模式探索，才能有序展開婦幼保健院日常工作，讓管理工作更加規(guī)范、科學(xué)，推動婦幼保健院能夠可持續(xù)發(fā)展下去。不過現(xiàn)階段在管理中尚存一些問題，影響著婦幼保健院等級評審，如果在此過程中能改進(jìn)管理措施，對提升檔案管理質(zhì)量、創(chuàng)建等級醫(yī)院均有著積極作用。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;等級評審;檔案管理

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2107-2306（2021）06-215-02

檔案管理適中是婦幼保健院管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵的資源“財富”。高質(zhì)量的檔案管理工作，可以為全院各項工作展開提供可靠的數(shù)據(jù)和信息，對婦幼保健院現(xiàn)代化發(fā)展起到促進(jìn)作用，同時也能為科學(xué)研究展開創(chuàng)造良好條件，所以是推動婦幼保健院長遠(yuǎn)發(fā)展的助推劑[1]。本文圍繞婦幼保健院等級評審對檔案管理工作的促進(jìn)作用展開研究，并提出相應(yīng)的解決策略，確保檔案管理工作得到提升。

一、在婦幼保健院等級評審中檔案管理的重要性

婦幼保健院等級評審主要是為了逐漸提升醫(yī)院整體管理質(zhì)量，為提升全員服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)，為人民群眾提供更加可靠、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理作為婦幼保健院的等級評審的重要指標(biāo)，能夠?qū)D幼保健院醫(yī)療服務(wù)時所有真實工作狀況的記錄完全的體現(xiàn)出來，能夠真實體現(xiàn)醫(yī)院長期以來的發(fā)展實錄，有著較強(qiáng)的權(quán)威性、憑證性[2]。同時，檔案管理質(zhì)量還體現(xiàn)了醫(yī)院管理的質(zhì)量，所以說醫(yī)院評審專家組在婦幼保健院等級評審過程中，憑借檔案管理可以對醫(yī)院有更全面的了解和認(rèn)識，降低醫(yī)院的等級評審工作難度。評審專家在等級評審過程中，需要對婦幼保健院進(jìn)行現(xiàn)場抽查、理論考試、實地考察、資料查看，再對每個指標(biāo)進(jìn)行打分，在進(jìn)行上述評價過程中均需要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，全面收集各種資料，確保有全面性、規(guī)范性的檔案管理，這是婦幼保健院等級評審中的關(guān)鍵點(diǎn)[3]。

二、 檔案管理在醫(yī)院等級評審中的促進(jìn)作用

（一）設(shè)備檔案的作用

設(shè)備檔案記錄醫(yī)療設(shè)備淘汰、維修、引進(jìn)等信息，對于醫(yī)務(wù)人員來說，醫(yī)療設(shè)備是工作中所必須的，在醫(yī)療知識基礎(chǔ)上，使用醫(yī)療設(shè)備完成醫(yī)療活動，這個過程能將醫(yī)務(wù)人員專業(yè)能力充分體現(xiàn)出來。設(shè)備檔案管理還能為醫(yī)療設(shè)備更新提供依據(jù)，并完整的記錄新設(shè)備參數(shù)、設(shè)備名稱、引進(jìn)時間等，能為婦幼保健院等級評判提供基礎(chǔ)性作用。

（二）科研檔案的作用

科研檔案建立能推動婦幼保健院醫(yī)療水平上升一個臺階，當(dāng)然建立過程中離不開病歷檔案支持。利用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高婦幼保健院的醫(yī)療水平。在科研過程中，要整理、收集當(dāng)前醫(yī)療活動全過程以及醫(yī)療技術(shù)，再與先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備、科學(xué)研究融合，不僅有助于推廣科研成果，還能成為等級評審的科學(xué)依據(jù)。

（三）文書檔案的作用

文書檔案有助于增強(qiáng)管理者的服務(wù)意識，改變思維模式，明確工作職責(zé)，懂得文書檔案管理的重要性，保持先進(jìn)的服務(wù)理念。將工作近況，以及文書管理的相關(guān)制度、最新政策等匯報管理層，讓其及時掌握最新動態(tài)。可以公正的判斷管理人員思想品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)，方便人力資源部門進(jìn)行人才管理，讓檔案管理的作用在婦幼保健院等級評審中充分發(fā)揮。

（四）人事檔案的作用

人事檔案能夠?qū)D幼保健院每個工作人員的工作經(jīng)歷、政治面貌、學(xué)歷等信息記錄下來，成為辦理相關(guān)福利、晉升的有力憑證。另外，利用人事檔案展開晉升資格評審、績效考核、培養(yǎng)等工作，能為婦幼保健院找到更多實用型人才，成為醫(yī)院等級評審的人才保障。

（五）病歷檔案的作用

這是婦幼保健院檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，能將患者病情發(fā)展、診斷、病因、治療等情況真實、完整的展現(xiàn)出來。通過信息分類和整理，建立規(guī)范的病歷檔案，總結(jié)醫(yī)務(wù)人員日常工作，給患者提供正確的治療方法，并進(jìn)行治療效果跟蹤，為患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，病歷檔案能反映醫(yī)務(wù)人員工作態(tài)度、醫(yī)療水平，這也成為婦幼保健院等級評審的關(guān)鍵憑證。

三、婦幼保健院檔案管理存在的問題

（一）管理安全性差、模式落后

現(xiàn)如今信息技術(shù)不斷進(jìn)步，在各個領(lǐng)域中均有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，而在婦幼保健院檔案管理中也逐漸應(yīng)用了信息技術(shù)。但是受到條件限制或資金等問題限制，使用信息技術(shù)參差不齊，還有的保健院延續(xù)傳統(tǒng)的陳舊的管理方式，也就降低了管理水平，提高了檔案管理的難度。有的婦幼保健院盡管已經(jīng)開始信息化檔案管理建設(shè)，不過數(shù)據(jù)庫更新不及時，而在信息共享時代背景下，黑客破檔案庫的情況時有發(fā)生，也就提高了檔案管理風(fēng)險，影響婦幼保健院可持續(xù)發(fā)展[4]。

（二）綜合型檔案管理人員素質(zhì)不高。因為婦幼保健院檔案管理具有特殊性，在管理中要求檔案人員綜合能力強(qiáng)、素質(zhì)高，但是目前大部分負(fù)責(zé)檔案管理的人員能力不足，基本上來源于其它科室，對檔案管理的相關(guān)知識知之甚少，從而影響了正常工作有序進(jìn)行。

（三）檔案管理制度不完善

部分婦幼保健院在質(zhì)量管理中均有規(guī)范的規(guī)章制度，在主客觀因素干擾下，在相應(yīng)管理制度中對檔案管理的制度并不完善，甚至少數(shù)婦幼保健院并沒有在日?？己斯ぷ髦畜w現(xiàn)檔案管理，所以造成檔案效率過低、檔案不完整。 （四）檔案管理觀念陳舊

大部分婦幼保健院因為經(jīng)濟(jì)問題，檔案管理服務(wù)存在局限性，有著較窄的服務(wù)幅度，也就難以達(dá)到理想的檔案管理工作效率。同時，還有部分管理人員思想觀念陳舊，不能與時俱進(jìn)，不能對檔案管理的重要性有充分認(rèn)識，所以檔案管理工作也不能適應(yīng)時代發(fā)展需求，無法緊隨時代的步伐，也不能充分發(fā)揮檔案管理的價值和意義。

四、婦幼保健院等級評審中提高檔案管理工作水平的策略

通過等級評審工作，有助于進(jìn)一步認(rèn)識婦幼保健院檔案管理的重要性，婦幼保健院在等級評審過程中，需要對自身管理中存在的問題有充分認(rèn)識，吸取本院以往和其它醫(yī)院的成功經(jīng)驗，制定科學(xué)的改進(jìn)措施，明確檔案管理工作方向，這樣才能讓婦幼保健院檔案管理工作能夠順利展開，逐漸提高管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

（一）規(guī)范管理確保安全

為了提高重要檔案的訪問密碼級別，需要通過先進(jìn)的技術(shù)做好檔案信息加密保護(hù)工作，盡可能保證檔案信息資料的安全[5]。學(xué)習(xí)總結(jié)其他婦幼保健院的先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗，提升本單位檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化程度;建立檔案掃描系統(tǒng)，將傳統(tǒng)人工錄入方式，用掃描系統(tǒng)掃描錄入方式取代，提高婦幼保健院檔案管理效率、管理質(zhì)量。期間還要注意充分利用各種信息手段，對檔案信息進(jìn)行整理和收集;通過計算機(jī)程序，監(jiān)控檔案的開發(fā)利用、歸檔、整理、收集等環(huán)節(jié)。還要不斷完善檔案資源內(nèi)部局域網(wǎng)，讓檔案資源能夠在內(nèi)部更好的共享，提升檔案管理的整體現(xiàn)代化水平[6];。。另外，在信息化加密技術(shù)下，防止檔案信息泄露，提高其安全性。同時，還需要建立單獨(dú)的管理室，檔案管理人員在此工作，內(nèi)部清潔設(shè)施、消防設(shè)施要齊全，保證檔案管理人員有舒適的工作環(huán)境，同時保證其人身安全。

（二）重視檔案管理人員能力培養(yǎng)

為了婦幼保健院檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，離不開高素質(zhì)的檔案管理人才。所以，要重視檔案管理人員能力培養(yǎng)，通過各種方式展開培訓(xùn)工作，同時制定相應(yīng)的考核制度，確保檔案管理人員能積極主動的參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)。選拔管理人員外派學(xué)習(xí)，對其它婦幼保健院先進(jìn)的檔案管理方法進(jìn)行學(xué)習(xí)和體驗，逐漸提升個人業(yè)務(wù)能力，為自身工作中能發(fā)揮特長，改善工作質(zhì)量。同時，經(jīng)過經(jīng)驗借鑒參觀，婦幼保健院檔案管理工作人員還能提高對檔案管理工作的認(rèn)識，懂得檔案管理工作的重要性，激發(fā)工作積極性，在日常工作中更加的認(rèn)真負(fù)責(zé)，為婦幼保健院發(fā)展推波助瀾。

（三）完善檔案管理工作規(guī)章制度

婦幼保健院在完善檔案管理制度的過程中，要與本院檔案管理工作具體狀況相結(jié)合，制定符合本院實際需求的制度，保證各項制度能嚴(yán)格執(zhí)行下去，讓婦幼保健院檔案管理工作能順利進(jìn)行[10]。同時，需要檔案管理人員深入每個科室中，可以是單獨(dú)派遣，也可以是科室內(nèi)人員兼職，這樣就要求工作人員不僅要完成本職工作，還需要協(xié)調(diào)開展管理工作，以保證檔案管理的效率和整體管理質(zhì)量。在制度完善過程中，要制定合理的考核制度，而且在績效考核中針對檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)要明確，以此規(guī)范管理人員的行為，提高其責(zé)任心，在日常檔案管理工作中能嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，讓婦幼保健院檔案管理工作更加的科學(xué)。當(dāng)然還需要有合理的獎懲制度，并與績效掛鉤，針對表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員給予相應(yīng)的獎勵，而工作問題頻發(fā)的管理人員給予一定的懲處。

（四）創(chuàng)檔案管理工作理念，促進(jìn)檔案管理工作全面改革

婦幼保健院管理工作的效率的提高，離不開科學(xué)的檔案管理工作，所以需要婦幼保健院不斷的創(chuàng)新檔案管理工作理念，讓檔案管理工作的意義充分發(fā)揮出來。此外，在婦幼保健院檔案管理過程中，要加大信息化建設(shè)，通過信息技術(shù)讓檔案管理人員更方便展開工作，提高工作效率，同時還能實現(xiàn)信息化管理模式。檔案管理人員要有效整理醫(yī)院運(yùn)行中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息，以便其它人員利用、查閱[8]。另外，婦幼保健院的檔案管理人員要與其它科室人員密切配合，保持良好的溝通，將服務(wù)特性更好的體現(xiàn)在檔案管理工作中。為了讓檔案管理人員能夠?qū)D幼保健院檔案資料信息進(jìn)行深入挖掘，需要積極開展檔案工作研究，這樣才能提高檔案信息有效利用率。當(dāng)然在信息化檔案管理工作建設(shè)過程中，要對婦幼保健院的資源空間進(jìn)行節(jié)省，以便檔案存儲容量最大化，方便院內(nèi)檔案信息分類、整理、調(diào)取、分類、收集等[9]。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作質(zhì)量直接影響婦幼保健院等級評審，如果能夠合理化、規(guī)范化進(jìn)行管理，對加速醫(yī)院發(fā)展有著積極作用。另外，在婦幼保健院整理管理中，檔案管理是不可或缺的關(guān)鍵部分，能夠為保健院各個部門提供真實、豐富的檔案原始資料，在創(chuàng)建等級婦幼保健院中也起著關(guān)鍵性作用。所以說，不斷提升婦幼保健院檔案管理水平，向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展，才能將檔案管理工作的潛在價值挖掘出來，促進(jìn)婦幼保健院等級評審，推動婦幼保健院全面發(fā)展。

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