新時期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新探析

長沙市南湖新城建設開發(fā)有限責任公司 王嘉偉

人事管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，且地位也在不斷提升，是企業(yè)吸收人才的主要方式。很多職工都很關注自己的檔案內(nèi)容和儲存問題，然而在當下，人事檔案管理和利用還存在不足，例如，一些領導對于人事檔案管理缺乏重視、檔案信息化水平較低、檔案材料制作缺乏規(guī)范性、人員素質(zhì)問題等，在職工工作調(diào)動時可能出現(xiàn)“無檔”或是“死檔”的問題，也有部分企業(yè)由于缺乏有效的管理制度，無法給職工提供檔案接收以及儲存服務，導致檔案信息不夠齊全。當前市場競爭不斷加劇，人才是企業(yè)間競爭的主要內(nèi)容，關系到企業(yè)的發(fā)展，而人事檔案就像是人才信息庫，對企業(yè)發(fā)展具有重要影響，因此，企業(yè)需要加強人事檔案管理，采取有效的措施，充分發(fā)揮出其應有的作用。

一、新時期企業(yè)人事檔案管理的作用

人事檔案就是對一個人人生中事跡的記錄，在很多方面都發(fā)揮著重要的作用，如財產(chǎn)繼承、職稱評測以及學歷提升等，同樣也是組織選拔干部或是離退休政策的依據(jù)。企業(yè)人事檔案管理具有重要的價值，如下面圖1所示。

圖1 企業(yè)人事檔案管理作用

首先，給人才選拔提供依據(jù)。為了科學合理地選拔人才，應該先掌握人才的能力情況。檔案管理部門應綜合的考察人才，并做出客觀的分析，及時更正職工信息，確保檔案信息的可靠性。部門還要通過合理的管理給企業(yè)制定用人決策提供依據(jù)。比如，拿業(yè)績考核來說，其和職工的職業(yè)發(fā)展前途具有緊密的聯(lián)系，為了提升業(yè)績考核的效果，需要有大量的考核記錄，使人力資源部可通過人事檔案，全面客觀地評估職工的素質(zhì)[1]。其次，優(yōu)化人力資源配置。人事檔案除了可以客觀評價職工的經(jīng)歷之外，還能夠展現(xiàn)出職工的能力及素養(yǎng)情況，以為人力資源的合理配置提供依據(jù)。人力資源是動態(tài)變化的，如崗位變動、人員流動等等，但是人事檔案管理依然可以對人才實施有效的評價，基于人力資源信息共享，讓人才在各個行業(yè)、地區(qū)、組織間進行合理流動，科學的配置人力資源。最后，可以提供真實可靠的信息資料。人事檔案是對職工個人事跡的真實記錄，可以為人事工作的開展提供依據(jù)，檔案管理部門可在原始檔案資料基礎上，結合歷史材料和現(xiàn)階段的政策規(guī)定，核對查實，給人才使用部門提供信息，提升人才利用的科學性。立足于企業(yè)層面來說，要想充分發(fā)揮出人才的作用，科學地配置人力資源，就要了解職工的真實信息，除了專業(yè)素質(zhì)水平以及業(yè)務能力之外，還有思想品德、人生經(jīng)歷等，而人事檔案可以為了解職工的真實情況提供有效的參考，為人才選拔以及任用提供便利[2]。

二、新時期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新策略

當前企業(yè)需要進一步深化人事檔案管理，并進行有效的創(chuàng)新，通過采取有效的措施（如圖2所示），提升人事檔案管理的水平。

圖2 人事檔案管理深化及創(chuàng)新策略

（一）采取動態(tài)管理模式

在對人事檔案信息進行收集時，需要關注完整性和以及及時性，通過有效的篩選，剔除不真實的信息；在整理信息時應做到認真嚴謹；調(diào)用人事檔案時保證安全性，由于檔案涉及職工的隱私，管理人員需引起重視，當信息變化后，應及時地更新檔案。檔案管理人員需做好檔案材料的更新以及補充工作，防止產(chǎn)生沒有必要的問題。針對一部分工作調(diào)動的職工，應該在原始的電子文檔中進行標記。企業(yè)中的人事檔案就是一個人才庫，要想實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，將需要構建優(yōu)秀人才庫，把具有工作資質(zhì)或是專業(yè)技能證書的職工加入其中，為選拔以及任用職工提供便利，提升工作的效率以及精準性，更好地發(fā)揮出人事檔案的價值[3]。

（二）加強人事檔案信息入檔及修復工作

人事檔案信息管理中包含較多的環(huán)節(jié)，如收集、錄入以及驗證等。在信息化建設中，管理人員需要落實好檔案的后期檢查以及修復工作，如果出現(xiàn)任何問題，應及時的調(diào)取數(shù)據(jù)實施比較，及時地進行更改，確保數(shù)據(jù)信息的可靠性以及真實性。

（三）加強人事檔案信息化建設和管理

為了提升工作的有效性，需要構建基于信息技術基礎上的系統(tǒng)。但是也不可以徹底拋棄以往的管理方式，而是應該做到取其精華去其糟粕，形成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結合的管理系統(tǒng)，提升信息化程度。人事檔案信息化建設的內(nèi)容包括對各種形式的檔案信息實施數(shù)字化、對數(shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)化、建立人事檔案數(shù)據(jù)庫和建立人事檔案的數(shù)據(jù)化目標[4]。人事檔案信息化建設基本過程與內(nèi)容如圖3所示。通過構建管理系統(tǒng)可以將所有職工的信息都錄入到數(shù)據(jù)庫中，并借助先進的技術將紙質(zhì)檔案變成影像資料，同時保存于職工檔案中，提升工作的效率、信息化及網(wǎng)絡化水平，只需錄入一次數(shù)據(jù)就能夠重復使用，為信息的調(diào)用提供便利，使紙質(zhì)檔案也可以獲得更好的保護，降低紙質(zhì)檔案丟失的概率。

圖3 人事檔案信息化建設的基本過程與內(nèi)容

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)性

人事檔案信息化管理對管理人員提出了新的要求，要想確保管理工作的效果就需要注重考慮人的因素，培養(yǎng)更多符合要求的人才，不斷補充管理人員的專業(yè)知識。對于檔案管理人員的管理工作，企業(yè)應該不斷提升其思想道德素質(zhì)水平，引導管理人員樹立較強的責任感，還需要通過多樣化的方式鼓勵管理人員提升自身的業(yè)務能力，基于組織開展教育培訓活動樹立終身學習的理念，不斷增加自身的專業(yè)知識，提升信息技術操作水平，加強文字處理以及綜合分析能力，讓自己變成復合型人才[5]。

（五）豐富人事檔案內(nèi)容

當前要想全面發(fā)揮出人事檔案管理的作用，就應該補充以及完善檔案內(nèi)容，除了要記錄職工的工作經(jīng)歷和內(nèi)容之外，還要加入其他內(nèi)容，如業(yè)績能力、個人素質(zhì)和職業(yè)道德等方面，提升檔案的客觀性、完善性，真實地體現(xiàn)出職工的情況，給人員任用和調(diào)動提供依據(jù)。對于管理工作中的問題，企業(yè)應結合具體情況采取相應的解決措施。首先，應改變以往人事檔案中記錄的內(nèi)容，重視職工工作能力和個人素質(zhì)的記錄，主要包括職工的組織能力、專長，工作業(yè)績等，為人才選拔提供可靠的參考。其次，提升檔案的可靠性以及客觀性，認真的記錄好職工的優(yōu)缺點，通過加入客觀資料，提升檔案可信度，保證企業(yè)可以通過人事檔案真實地了解職工的情況，充分發(fā)揮出人事檔案的作用。

三、結語

綜上所述，當前企業(yè)之間的競爭越來越激烈，要想實現(xiàn)自身的長遠、穩(wěn)定發(fā)展，就需要注重和加強人事檔案管理工作。企業(yè)應結合自身情況，跟隨時代發(fā)展趨勢，優(yōu)化和完善人事檔案管理制度，加強信息化建設和管理，組織檔案管理人員實施教育培訓，不斷對提升人事檔案管理的效率以及質(zhì)量，確保其發(fā)揮出應有作用。