高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施優(yōu)化探討

楊玲花

【摘要】? ? 時(shí)代的發(fā)展與信息化息息相關(guān)，高校作為新時(shí)代的新技術(shù)的重要源泉，當(dāng)然將信息化通過(guò)最大化的方式進(jìn)行利用。在這其中，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程便是其中重要的一系列措施，這給高校一種前列的思路來(lái)管理，其高效性和準(zhǔn)確性以及方便性不言而喻，這種利用前沿科技的方法無(wú)疑是國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路?？偟膩?lái)說(shuō)，本文通過(guò)探討高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的概述分析，高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性，以及如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果這三個(gè)方面深入地分析了高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的優(yōu)勢(shì)以及所需要相關(guān)管理人員在管理過(guò)程中所必須要注意的地方。

【關(guān)鍵詞】? ? 高校? ? 檔案管理? ? 數(shù)字化管理? ? 措施優(yōu)化

一、高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的概述分析

隨著中國(guó)乃至世界的科技的不斷飛速發(fā)展，信息的數(shù)字化在人們的生活中表現(xiàn)出了越來(lái)越多的應(yīng)用，展現(xiàn)出了越來(lái)越多的優(yōu)勢(shì)。而高校里的檔案管理也是需要通過(guò)數(shù)字化進(jìn)程得以實(shí)現(xiàn)，我們都知道，高校內(nèi)的檔案與普通的檔案有著很大的差異性，如果還是使用傳統(tǒng)的檔案管理模式的話(huà)，其記錄和調(diào)用會(huì)變得異常麻煩，且如果保存的方式不得當(dāng)?shù)脑?huà)，可能部分檔案數(shù)據(jù)會(huì)被丟失，造成無(wú)法估計(jì)的負(fù)面后果。而相比于傳統(tǒng)的檔案管理記錄方法，利用數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行高校檔案管理能夠有效使得信息快速共享，方便多人進(jìn)行記錄并整合。

與此同時(shí)，信息不會(huì)受到環(huán)境因素的影響，能夠展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。本文的后面部分會(huì)詳細(xì)地討論高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性以及如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果。

二、高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性和功能

2.1使檔案數(shù)據(jù)便于融合和修改

高校檔案會(huì)記錄有各種各樣的數(shù)據(jù)，在高校里面，不僅有學(xué)生，還有老師，其他教職員工甚至是其他為學(xué)校工作的人員比如清潔工、食堂廚師、電工、維修工等都需要有他們相應(yīng)的檔案，而他們的檔案信息可能隨時(shí)需要被修改。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的記錄方式中，如果需要修改某些人員的相關(guān)檔案信息，便需要相關(guān)負(fù)責(zé)管理的人員花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找并修改，在修改完成之后，這些管理人員還需要花費(fèi)一定的時(shí)間將這些檔案文件重新進(jìn)行封裝并尋找到正確的位置進(jìn)行存放，我們可以很清楚地發(fā)現(xiàn)，這種管理方式無(wú)疑是非常不便捷地，并且可能會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。在需要記錄或者修改的檔案數(shù)據(jù)很多的情況下，這種方式便會(huì)顯得更加麻煩，各管理人員之間的配合也會(huì)面臨一定的考驗(yàn)，如果他們不能良好地團(tuán)隊(duì)協(xié)作，整個(gè)流程會(huì)變得異常繁瑣，甚至可能出現(xiàn)檔案信息沒(méi)有按照正確的方式完全被修改或者修改成他人的信息的情況的發(fā)生。而如果各高校能夠采用數(shù)字化管理體系來(lái)進(jìn)行檔案管理，相關(guān)管理人員只需要用電腦來(lái)進(jìn)行尋找，便可以快速得到他們需要的信息，以進(jìn)行記錄，整個(gè)過(guò)程所需要的時(shí)間比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)少很多很多，并且不同管理人員的配合會(huì)變得更加容易，這就說(shuō)明這種新型的管理方式會(huì)使得管理更加高效。

2.2易于保存，難以丟失

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理會(huì)面臨各種各樣的問(wèn)題。首先，紙質(zhì)檔案無(wú)論密封地再好，也會(huì)由于檔案袋中必然會(huì)存在部分氧氣而發(fā)生氧化反應(yīng)，檔案紙會(huì)逐漸變黃，部分信息可能因此丟失，特別如果檔案隨著時(shí)間可能會(huì)完全喪失密封的效果。并且如果檔案被進(jìn)行了多次修改，相關(guān)管理人員很有可能會(huì)不小心對(duì)檔案袋造成一定的損害，這對(duì)以后的使用無(wú)疑是有很負(fù)面的影響的。再者就是紙質(zhì)檔案袋需要花費(fèi)大量的精力進(jìn)行管理，無(wú)論是監(jiān)管和管理的人員以及負(fù)責(zé)記錄的人員，都意味著更多的人力資源以及高校在這些方面有著更高的經(jīng)濟(jì)開(kāi)銷(xiāo)，更重要的是，這種人數(shù)需要更多的檔案管理方式仍然會(huì)面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)監(jiān)管人員仍然可能因?yàn)槭韬鲆约氨O(jiān)管不當(dāng)造成檔案信息損失甚至是整體全部丟失的現(xiàn)象，火災(zāi)這種情況更造成大量人員的檔案無(wú)法復(fù)原，這些肯定是各個(gè)高校所不想看到的。而且高校中需要記錄的人員的檔案肯定是有很大的數(shù)量的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理法肯定會(huì)需要大量的紙張來(lái)記錄那些人員的檔案信息，這樣會(huì)消耗學(xué)校大量的儲(chǔ)存空間，使得管理十分不便利。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，現(xiàn)代的高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的模式則有效地避免了這些問(wèn)題的發(fā)生，數(shù)字化管理體系使得檔案可以?xún)?chǔ)存在電腦中，甚至是云端，這就意味著這些信息可以被有效保存，在進(jìn)行嚴(yán)格加密的基礎(chǔ)上，這些信息便不會(huì)被泄露，也就不會(huì)被丟失。數(shù)字化進(jìn)程的管理方法不需要占用紙張資源，也就不會(huì)浪費(fèi)學(xué)校大量的空間，只需要幾臺(tái)用于記錄和管理的電腦便可以滿(mǎn)足檔案管理人員的需要。

2.3減少檔案錯(cuò)誤的情況的發(fā)生

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理會(huì)面臨各種錯(cuò)誤的地方，第一個(gè)就像前面所討論過(guò)的一樣，如果需要修改、增添或者刪除的檔案信息過(guò)大，就需要各管理人員的配合，在面臨整個(gè)高校如此多的檔案數(shù)據(jù)的情況下，檔案袋拿錯(cuò)或者是封裝錯(cuò)誤的情況是很難避免的，一旦出現(xiàn)這種情況，便會(huì)非常影響未來(lái)的工作的開(kāi)展，產(chǎn)生蝴蝶效應(yīng)。然后就是查找檔案袋和封裝檔案袋也會(huì)可能出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤。但假如所有高校全都采用現(xiàn)代化的數(shù)字化管理體系，管理人員只需要通過(guò)電腦搜索就可以找到他們想要修改的內(nèi)容并進(jìn)行修改，這種方式更加權(quán)威且準(zhǔn)確，也更加有說(shuō)服力。

三、如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果

3.1加大對(duì)相關(guān)管理人員的培養(yǎng)力度

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有所不同，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理員中主要負(fù)責(zé)檔案的記錄、尋找和封裝，他們的任務(wù)核心離不開(kāi)紙質(zhì)文件，與電腦操作毫無(wú)關(guān)系。而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程是離不開(kāi)擁有一定相關(guān)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的檔案管理員的，特別是對(duì)于高校這種伴隨著大量的檔案記錄的地方而言。

所以，在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的交接過(guò)程之中，高校需要相關(guān)的檔案管理人員能夠熟練操作電腦，而由于之前的管理人員已經(jīng)對(duì)學(xué)校的總體檔案情況有了比較深入的了解，所以對(duì)他們進(jìn)行額外的培訓(xùn)而不是重新招收新的管理人員會(huì)是一種比較合適的解決方案，而且招收新的管理人員也不是一蹴而就的，可能不得不會(huì)面臨很長(zhǎng)的空窗期。

在培養(yǎng)管理人員的整個(gè)過(guò)程中，中國(guó)的各大985或者211高校就很好地做到了這一點(diǎn)，他們積極組織所有的管理人員定期進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，這些培訓(xùn)模擬了真實(shí)的數(shù)字化檔案記錄以及修改的情景，也清楚地說(shuō)明了需要注意的事項(xiàng)，讓這些管理人員能夠很好地分工合作，一起完成工作量很大的任務(wù)。

在熟悉了整個(gè)流程后，他們便可以進(jìn)行實(shí)際的操作，對(duì)電腦更加熟悉的管理人員可以被提拔為管理組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)更多的管理任務(wù)，以及相關(guān)職責(zé)的安排，甚至是輔助教導(dǎo)其他有疑難問(wèn)題的管理人員來(lái)幫助他們更加熟練地運(yùn)用數(shù)字管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。

當(dāng)所有管理人員都有熟悉了整個(gè)操作流程之后，當(dāng)有大量新生或者是學(xué)校內(nèi)的務(wù)工人員需要錄入檔案信息的時(shí)候，整個(gè)團(tuán)隊(duì)才能夠更加條例清晰地進(jìn)行檔案管理的工作，這樣培訓(xùn)才是達(dá)到了應(yīng)有的效果，數(shù)字化管理高校檔案也才擁有了應(yīng)有的意義。

3.2完善數(shù)字化檔案管理流程中的各項(xiàng)制度以及各種技術(shù)

在數(shù)字化檔案管理中，保障檔案的安全性是非常重要的一點(diǎn)，如果數(shù)字化檔案喪失了安全性，那這些檔案將會(huì)失去意義，高校的學(xué)生、老師以及其他職工的權(quán)益也會(huì)被侵害。要做到這一點(diǎn)，高校就需要明確國(guó)家制定的法律法規(guī)，讓相關(guān)的管理人員不去做違法的事情，這也屬于安全教育的范疇。與此同時(shí)，要加大數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的投資，對(duì)這個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)好非常嚴(yán)密的保密系統(tǒng)，讓外來(lái)的不法人員無(wú)法入侵。中國(guó)的名校一般在這方面的資金投入一般都不少，這些資金不僅用在了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和搭建中，數(shù)字化系統(tǒng)的更新也離不開(kāi)這些資金的扶持。只有資金鏈穩(wěn)定了，高校才能引進(jìn)充足的相關(guān)人才，逐步找出數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的漏洞，不斷提高檔案管理的技術(shù)，進(jìn)行持久的更新維護(hù)，保障好系統(tǒng)的安全性，提高整個(gè)系統(tǒng)的生命周期，將整個(gè)數(shù)字化檔案管理的作用發(fā)揮到最大化。這樣也才不辜負(fù)國(guó)家對(duì)號(hào)召實(shí)行高校的數(shù)字化檔案管理的決定的初心。

3.3加大數(shù)字化檔案管理階段中的信息共享

數(shù)字化檔案管理階段中的信息共享也是非常重要的一個(gè)方面，不僅是高校不同部門(mén)所對(duì)應(yīng)的人員的檔案資料共享，也有不同高校的檔案資料共享。隨著現(xiàn)在教育的發(fā)展，碩士研究生乃至博士研究生已經(jīng)不像以前那么罕見(jiàn)，而是成為了一個(gè)人數(shù)很多而且人數(shù)漲勢(shì)很快的群體，當(dāng)大量學(xué)生接受完本科階段的教育之后，他們需要接受更高的教育，甚至是出國(guó)接受教育，如果信息封閉的化，其中的檔案轉(zhuǎn)移會(huì)是一件非常麻煩但卻必須要做到的事情。由此可見(jiàn)各高校需要積極共享檔案信息，讓檔案信息得以流通，并與國(guó)際上的學(xué)校進(jìn)行合作。

現(xiàn)在的各大高校也和外國(guó)的學(xué)校有著很親密的合作，包括交換生等等，只有加大這些學(xué)生的信息共享，才能夠保障這些學(xué)生應(yīng)有的權(quán)益?，F(xiàn)在中國(guó)的比較好的學(xué)校，特別是C9聯(lián)盟已經(jīng)很好的做到了這一點(diǎn)，這些學(xué)生從中國(guó)去往世界各地繼續(xù)深造，遍布各州，比如亞洲出名的就有新加坡南洋理工大學(xué)、東京大學(xué)，英國(guó)的就有帝國(guó)理工學(xué)院、愛(ài)丁堡大學(xué)等，美國(guó)就有賓夕法尼亞大學(xué)、波士頓大學(xué)，這些學(xué)校都是C9聯(lián)盟的學(xué)生進(jìn)行深造的熱門(mén)選擇，而正是由于信息共享的便利，他們的數(shù)字化檔案能夠迅速流通，實(shí)現(xiàn)他們留學(xué)深造的想法。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代來(lái)臨之前，我國(guó)主要都是使用的紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行檔案管理，各大高校也無(wú)一例外。而隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，高校逐漸開(kāi)始采用數(shù)字化管理體系來(lái)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，這種管理體系相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有著能夠使檔案數(shù)據(jù)便于融合和修改，易于保存且難以丟失，以及減少檔案錯(cuò)誤的情況的發(fā)生等優(yōu)點(diǎn)，其重要性不言而喻。本文還通過(guò)探討加大對(duì)相關(guān)管理人員的培養(yǎng)力度，完善數(shù)字化檔案管理流程中的各項(xiàng)制度以及各種技術(shù)，加大數(shù)字化檔案管理階段中的信息共享這三個(gè)方面詳細(xì)分析了如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1] 潘亞玉.關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題分析與對(duì)策探討[J].科教導(dǎo)刊-電子版（中旬），2020，（2）：81.

[2] 徐長(zhǎng)忠 ， 李會(huì)鵬 . 試論信息化背景下高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策 [J]. 中國(guó)校外教育 ，2015（12）：11.

[3] 周秀英 ， 陳健 . 高校檔案館數(shù)字檔案信息資源建設(shè) [J]. 紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào) ，2016（8）：110-112.