對檔案管理的幾點思考

楊立娜

摘要：隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)水平的不斷提升，以往傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)明顯不能適應(yīng)當前工作的需要，因而機關(guān)事業(yè)單位要對檔案管理工作引起重視，從管理內(nèi)容上進行優(yōu)化和改善，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)建新型的檔案管理模式，加大資金投入引進先進的檔案管理設(shè)施，并充分利用信息技術(shù)，將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，緊跟時代的發(fā)展，不斷推動機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提高，實現(xiàn)其長遠發(fā)展。因而本文主要對檔案管理展開思考，從而達到高效性檔案管理工作的目標。

關(guān)鍵詞：檔案管理：思考：機關(guān)事業(yè)單位：信息化

前言：

機關(guān)事業(yè)單位工作背負著巨大的社會責任使命與公共職能，而檔案部門是機關(guān)事業(yè)單位重要的管理部門，是把控信息數(shù)據(jù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，包含大量的信息數(shù)據(jù)，其管理質(zhì)量受到社會各界的廣泛關(guān)注，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作質(zhì)量雖然呈現(xiàn)上升趨勢，但仍有很多不完善的地方需要管理人員對檔案管理工作進行思考，對存在的問題及時進行優(yōu)化改革，并且要圍繞檔案管理意識，管理人員專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理模式，檔案管理設(shè)施等方向展開思考研究，從而有效的提高檔案管理的工作質(zhì)量。

一、加強檔案管理意識

要想有效的提升檔案管理工作質(zhì)量首先就要加強管理人員的檔案管理意識，檔案在政治、經(jīng)濟發(fā)展中起到巨大的作用，為機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展起到?jīng)Q策性作用，但是在目前階段，很多機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法得到有效的提升，由于檔案管理工作性質(zhì)不同于其他部門，無法為單位帶來良好的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理有所忽視，從而管理人員對檔案管理意識不強，管理工作松散，最終導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，所以，需要領(lǐng)導(dǎo)起到帶頭作用，充分了解檔案管理工作的優(yōu)勢，提高對檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)變管理人員對檔案管理工作的固有觀念，提高檔案管理工作意識，從而有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量。俗話說的好，要想火車跑的開，就要火車頭來帶，而領(lǐng)導(dǎo)就是火車頭，只有從根本上提高對檔案管理重視程度才能更好的帶動其他管理人員，樹立正確的管理觀念，加強管理人員的責任意識，加強其他部門與檔案管理部門的聯(lián)系，定期舉行相關(guān)性質(zhì)的普及檔案知識的活動，提高全員的重視程度[1]。

二、提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)也是提高檔案管理工作質(zhì)量的有效方法之一，從管理人員實際出發(fā)，針對目前管理人員在檔案管理工作中的狀態(tài)展開有效的提升策略。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們意識到信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，使得信息技術(shù)的應(yīng)用越來越加廣泛，在一定程度上推動了社會的發(fā)展，而信息技術(shù)也應(yīng)用到檔案管理工作當中，可以起到提升工作人員的工作效率，有效的提高管理人員的工作質(zhì)量的作用。但是隨之而來的問題也相應(yīng)的涌現(xiàn)出來，現(xiàn)在很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員年齡較大，不能很好的使用計算機等設(shè)備，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中不能完全發(fā)揮作用，所以單位要根據(jù)部分管理人員的這一特點定期開展相關(guān)的技能培訓，加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，另一方面就是新入職的管理人員對工作內(nèi)容并不熟悉，很容易造成失誤的現(xiàn)象，對管理工作造成一定的難度，面對新入職的管理人員，要發(fā)揚傳幫帶精神，經(jīng)驗豐富的管理人員教授新入職的員工工作方法和技巧，新入職的管理人員教授年紀較大的管理人員計算機技術(shù)，做到靈活運用檔案管理系統(tǒng)，通過互相學習有效的提高整體檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)[2]。

三、革新檔案管理模式

機關(guān)事業(yè)單位要對檔案管理模式進行革新，創(chuàng)建新型的管理方法，從而有效的提高檔案管理工作質(zhì)量。在以往的檔案管理工作開展過程中，使用傳統(tǒng)的管理模式一方面無法有效的保存檔案，尤其是部分紙質(zhì)檔案，非常容易受到潮濕、腐蝕、酸化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受損，達不到保存的價值，喪失了良好的精神文化，另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式查閱檔案困難，很難從眾多的檔案中查詢需要的內(nèi)容，無法及時的對其他部門工作起到參考作用，在一定程度上降低了其他按部門工作的效率。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員要做到將信息技術(shù)與檔案管理工作進行合理的結(jié)合，利用計算機等設(shè)備作為載體，信息技術(shù)為主要支持手段，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建新型的管理模式，將檔案內(nèi)容錄入檔案管理系統(tǒng)中，通過搜索關(guān)鍵字查詢檔案內(nèi)容，提高其工作效率，有效的延長檔案的保存期限，提高檔案管理工作的質(zhì)量，而且通過信息技術(shù)與檔案管理工作的融合可以有效的減輕管理人員的工作量，提升管理工作效率，實現(xiàn)檔案資源遠程共享，打破以往的地點限制，做到隨時隨地查閱檔案內(nèi)容[3]。

四、加大資金投入力度

機關(guān)事業(yè)單位要適當加大資金投入力度，引進先進的檔案管理設(shè)施，從而更好的推動檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，俗話說的好，巧婦尚且難為無米之炊，更何況是檔案管理人員呢？所以機關(guān)事業(yè)單位要加大資金的投入，引進先進的管理設(shè)施，在目前階段，管理設(shè)施主要分為硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。針對硬件設(shè)施來說，計算機、打印機、掃描儀等智能設(shè)備，是運用新型管理模式的主要前提，也是信息化檔案管理工作的主要載體，是創(chuàng)新檔案管理必不可少的設(shè)施，除此之外，還需要對工作區(qū)域進行合理的劃分，建立單獨的閱讀室、檔案室、管理辦公室等。對于軟件設(shè)施就是相關(guān)的管理系統(tǒng)，由于檔案人員不具備信息技術(shù)能力，所以只能向外進行引進管理系統(tǒng)，并且需要定期的維護和更新，緊跟時代發(fā)展的腳步，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

總結(jié)：

檔案管理是一項極其重要的工作，對個人對機關(guān)事業(yè)單位有著重要的影響，是社會長期實踐的記錄形式，也是對社會發(fā)展、政治工作的真實放映，前人栽樹后人乘涼，而檔案就是前人歷經(jīng)無數(shù)心血的結(jié)晶，具有一定的學習價值，可以很好的推動后來人學習進步，而檔案管理是檔案的有效保障，其管理質(zhì)量至關(guān)重要，相關(guān)的管理人員要對檔案管理工作展開思考，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理工作踐行提升，從而有效的提高檔案管理的工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]符詩晗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（10）：103+190.

[2]趙津華.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2021（10）：13-15.

[3]李永萍.關(guān)于機關(guān)檔案工作的幾點思考[J].內(nèi)蒙古水利，2020（11）：71-72.