基于流程引擎的智慧校園網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)實(shí)踐與研究
——以學(xué)生請（銷）假申請流程為例

范義山

（襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息技術(shù)中心，湖北 襄陽 441050）

0 引言

高校傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)建設(shè)主要從管理者的角度來設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能，如教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)任務(wù)安排、排課、成績管理、評(píng)教管理、評(píng)先評(píng)優(yōu)等，這些工作基本上都有信息系統(tǒng)支撐。但如果從服務(wù)者的角度看，實(shí)際上還有很多工作是沒有信息系統(tǒng)支撐的，如學(xué)生請假、銷假、學(xué)生離校登記、學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)申請、休學(xué)申請、復(fù)學(xué)申請、教師收入證明、教師在職證明等。因?yàn)闆]有信息系統(tǒng)支撐，導(dǎo)致需要大量的跑腿簽字環(huán)節(jié)，大量地消耗了老師、學(xué)生和管理人員的時(shí)間和精力。同時(shí)因?yàn)闆]有信息系統(tǒng)支撐，也導(dǎo)致這些業(yè)務(wù)活動(dòng)沒有數(shù)據(jù)積累。

基于以上原因，高校的信息化建設(shè)重點(diǎn)逐步向服務(wù)類信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，部分高校開始探索建設(shè)以流程引擎為基礎(chǔ)的網(wǎng)上辦事大廳。本文以襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“襄職院”）學(xué)生請（銷）假申請流程為例，梳理該流程的線下流轉(zhuǎn)過程，基于流程引擎構(gòu)建該事項(xiàng)的線上流程，最后對使用效果進(jìn)行了總結(jié)分析。

1 基于流程引擎的智慧校園網(wǎng)上辦事大廳構(gòu)建

以流程引擎為基礎(chǔ)創(chuàng)建網(wǎng)上辦事流程，需要先梳理線下的辦事流程，根據(jù)線下流程中用到的表格設(shè)計(jì)線上的表單，基于流程引擎的可視化的工具創(chuàng)建線上流程，配置權(quán)限和消息通知等步驟。以下以襄職院學(xué)生請（銷）假工作為例，來創(chuàng)建網(wǎng)上辦事流程。

1.1 線下流程梳理

經(jīng)與學(xué)生工作處溝通，學(xué)生請假銷假流程如下：

（1）學(xué)生提出請假申請；

（2）一天以內(nèi)的由班主任批準(zhǔn)；一天以上三天以內(nèi)的，先由班主任批準(zhǔn)，再由學(xué)生科長批準(zhǔn)；三天以上七天以內(nèi)的，先由班主任批準(zhǔn)，再由學(xué)生科長批準(zhǔn)，最后由學(xué)工院長審批；七天以上的，先由班主任批準(zhǔn)，再由學(xué)生科長批準(zhǔn)，然后由學(xué)工院長審批，最后由院部書記審批。

請假分出校門和不出校門兩種情況。以上流程完畢后，需要出校門的，出校門時(shí)需要校門口人員操作確認(rèn)離校的操作。

（3）學(xué)生返校后由班主任執(zhí)行銷假操作。

1.2 表單設(shè)計(jì)

線上流程在流轉(zhuǎn)過程中，需要接收用戶的輸入信息，需要設(shè)計(jì)表單來實(shí)現(xiàn)這一功能。流程引擎才用了可視化表單技術(shù)，開發(fā)者只需掌握Office排版技巧，即可快速設(shè)計(jì)所需的表單，實(shí)現(xiàn)了最低的學(xué)習(xí)曲線。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了效率極高的解析引擎，將office表單自動(dòng)轉(zhuǎn)化為交互式的web頁面，完全所見即所得，無須一行代碼，即可實(shí)現(xiàn)全功能的表單設(shè)計(jì)。

圖1為采用流程引擎設(shè)計(jì)的表單。在這個(gè)表單中，系統(tǒng)自動(dòng)填充流程發(fā)起人信息；其次，會(huì)收集相關(guān)人員的基本信息，包括聯(lián)系電話、班長姓名、班長電話、班主任姓名、班主任工號(hào)、是否需要出入校門、照片（用于出入校門核對）等信息；最后，是請假信息，包括請假類型、請假時(shí)間、預(yù)計(jì)離校時(shí)間、預(yù)計(jì)返校時(shí)間、請假原因、請假去向、目的地詳細(xì)地址、證明材料等。

1.3 線上流程設(shè)計(jì)

線上流程在流轉(zhuǎn)過程中，需要控制信息的流向，流程引擎通過類似MSVisio的拖曳式流程編輯工具進(jìn)行流程編輯。流程編輯工具通過選擇流程狀態(tài)模型來控制流程的流向，流程狀態(tài)模型包括人工交互節(jié)點(diǎn)、自動(dòng)處理節(jié)點(diǎn)、外部頁面節(jié)點(diǎn)、條件判斷節(jié)點(diǎn)、并行開始節(jié)點(diǎn)、并行合并節(jié)點(diǎn)、狀態(tài)遷移動(dòng)作7個(gè)基本元素。流程設(shè)計(jì)采用完全基于Web的可視化設(shè)計(jì)技術(shù)，開發(fā)者訪問部署在用戶環(huán)境中的私有云服務(wù)，即可在瀏覽器環(huán)境中完成所有的開發(fā)工作。編輯環(huán)境除了構(gòu)建流程模型圖外，還可以對流程的上述7項(xiàng)基本元素進(jìn)行各種屬性配置。采用流程引擎設(shè)計(jì)的線上流程如圖2所示。

1.4 權(quán)限配置

通過流程引擎可以很方便地配置每個(gè)步驟的執(zhí)行人崗位、限定執(zhí)行人、限定執(zhí)行部門、限定業(yè)務(wù)類型、執(zhí)行人黑名單等信息，已被授權(quán)的崗位或人員有權(quán)執(zhí)行該步驟。

1.5 流程運(yùn)行數(shù)據(jù)分析

圖1 學(xué)生請（銷）假表單

圖2 學(xué)生請（銷）假流程

該流程自2021年3月7日上線以來，截至2021年5月20日，共發(fā)起8 686條審批流程，累計(jì)辦理26 806人次，在所有的服務(wù)事項(xiàng)中排名第二。按照服務(wù)一次1千米計(jì)算，共計(jì)讓師生少跑腿26 806余千米，考慮到線下的簽字不一定每次都能找到老師，實(shí)際上節(jié)省的跑腿千米數(shù)還要遠(yuǎn)高于這個(gè)數(shù)。同時(shí)線下的簽字環(huán)節(jié)即使找到簽字的老師了也可能還要排隊(duì)等候，所以節(jié)省的時(shí)間也是相當(dāng)可觀的。另外，與排名第一的“學(xué)生假期離校登記”流程不同的是，“學(xué)生假期離校登記”只是在周末、小長假的時(shí)候使用，相對來說，“學(xué)生請（銷）假”流程使用頻率更高，發(fā)揮的作用更大。該流程上線運(yùn)行后，學(xué)校各學(xué)院的學(xué)生科辦公室前面以往排長隊(duì)簽字請假的現(xiàn)象再也沒有了，用原來某學(xué)院學(xué)生科領(lǐng)導(dǎo)的話來說，原來每天都忙于簽字審批，排隊(duì)的太多，幾乎要用上叫號(hào)機(jī)了。

圖3 權(quán)限配置

基于流程引擎的智慧校園網(wǎng)上辦事大廳自上線以來，已經(jīng)有30項(xiàng)服務(wù)流程運(yùn)行，共計(jì)服務(wù)29 242余人次，共計(jì)為師生服務(wù)89 826余次，按照服務(wù)一次1千米計(jì)算，共計(jì)讓師生少跑腿89 826余千米。服務(wù)及辦理次數(shù)排名前三的服務(wù)事項(xiàng)分別是：學(xué)生假期離校登記、學(xué)生請（銷）假申請、教材征訂申請，說明學(xué)校各項(xiàng)工作最主要的服務(wù)對象是學(xué)生。網(wǎng)上辦事大廳的上線運(yùn)行，極大提高了學(xué)校的信息化服務(wù)水平，延長了信息化服務(wù)時(shí)長，真正做到了讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑路，受到師生的一致好評(píng)。

2 結(jié)語

流程引擎是個(gè)流程服務(wù)的基礎(chǔ)，在流程開發(fā)階段提供可視化、拖拽式、所見及所得的表單設(shè)計(jì)能力，零代碼、可視化的流程設(shè)計(jì)能力及流程監(jiān)控與管理能力。傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)缺少流程引擎，在支撐流程流轉(zhuǎn)，業(yè)務(wù)審批方面還不是特別完善，特別需要專門的流程引擎工具。采用流程引擎的網(wǎng)上辦事大廳可以極大降低流程類服務(wù)的開發(fā)難度，極大縮短開發(fā)時(shí)間，極大提高需求的響應(yīng)能力，實(shí)現(xiàn)快速、低成本、可持續(xù)維護(hù)的流程服務(wù)開發(fā)機(jī)制，有效應(yīng)對學(xué)校服務(wù)過程中大量且持續(xù)變化的個(gè)性化服務(wù)流程要求。

網(wǎng)上辦事大廳是提升師生辦事效率、提升師生幸福感的有效工具，具有非常高的推廣價(jià)值。另外，網(wǎng)上辦事大廳通過與微信企業(yè)號(hào)對接，可以實(shí)現(xiàn)適時(shí)的消息通知和移動(dòng)端的辦理，極大提升用戶體驗(yàn)。通過與自助終端對接，可以打通辦事服務(wù)最后一公里，實(shí)現(xiàn)線上線下的無縫對接。通過網(wǎng)上辦事大廳的形式將所有流程服務(wù)類的事項(xiàng)集中展示，可以有效降低用戶查找系統(tǒng)服務(wù)的難度。

圖4 運(yùn)行數(shù)據(jù)分析