“智慧醫(yī)院”建設思路下的檔案管理探討

王鋒

[摘 要] 隨著計算機網絡信息技術的不斷發(fā)展和進步，計算機技術、網絡通信技術、大數據技術等新興技術不斷涌現(xiàn)，這些技術的出現(xiàn)和運用正在改善人們的工作、生活方式。計算機技術在工業(yè)生產中提高了工作效率并節(jié)約了生產成本;網絡信息技術在日常生活中拉近了人與人之間溝通的距離;大數據技術在企業(yè)發(fā)展中改變了傳統(tǒng)管理和交易方式，為企業(yè)帶來了更大的經濟效益。隨著智慧醫(yī)療的不斷發(fā)展，國家也提出了建設“智慧醫(yī)院”，指明了醫(yī)院在信息化時代中的發(fā)展方向。當前，醫(yī)院一線部門等都融入了計算機科學技術。為了提升整體的服務水平，醫(yī)院檔案管理也同樣需要加入計算機科學技術，提高醫(yī)院內的檔案電子信息化，提升檔案管理能力。

[關鍵詞] “智慧醫(yī)院”;檔案管理;信息化建設

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）18-0073-03

近些年來，國家不斷推進醫(yī)療方面的改革，“智慧醫(yī)院”概念的提出，是為了將互聯(lián)網技術、智能計算機技術和人工智能技術等融入醫(yī)療服務中?！爸腔坩t(yī)院”對于醫(yī)院的整體服務水平提高具有積極作用。國家也非常重視醫(yī)療行業(yè)的改革，通過政策扶持建設“智慧醫(yī)院”項目，將醫(yī)院內的各個部門和設施進行電子化[1]。如今，醫(yī)院的計算機及網絡使用頻率不斷提升，檔案管理通過傳統(tǒng)的紙質檔案逐步轉變?yōu)閿祿男畔㈦娮踊?，一方面可以提高檔案管理的質量，另一方面可以提升醫(yī)院整體工作效率。計算機網絡信息技術的廣泛應用，使得醫(yī)院需要重視檔案數字的化管理，以保證醫(yī)院在數字化時代下的高效順暢發(fā)展。

一、“智慧醫(yī)院”建設思路下的檔案管理現(xiàn)狀

“智慧醫(yī)院”是醫(yī)院的信息化建設，是基于移動終端設備的在線醫(yī)院，是醫(yī)院數字化的體現(xiàn)?！爸腔坩t(yī)院”對于醫(yī)生而言是可以隨時隨地獲取患者的就診信息，提高醫(yī)生的工作效率，提高對患者的管理質量;對于患者而言，能夠更便捷地進行掛號、支付、預約等，節(jié)省了患者時間;對于醫(yī)院而言，能夠為患者提供更好的服務，提高患者的就醫(yī)滿意度[2]。

在醫(yī)院的行政管理中，各個醫(yī)院都在推進管理的科學和規(guī)范化，檔案的信息化是電子公文、行政文書等內容有效區(qū)別于其他電子文檔，同時可以避免繼續(xù)采用紙質文件進行驗證的煩瑣，提高電子檔案作為獨立的存在的行政作用和價值。傳統(tǒng)的資料審批和單據都是通過紙質材料進行處理，耗費的時間較多，且效率較低。現(xiàn)代計算機技術、網絡通信技術等將辦公網絡連接在一起，大大提升了辦公效率[3]。

（一）文件采集

傳統(tǒng)的文件采集工作是固定時間，集中批量地進行收集和整理，通過“智慧醫(yī)院”的建設，可以依靠云系統(tǒng)進行數據的采集，并且能夠做到實時采集、存儲、歸檔。這種自動采集方式提高了數據收集的效率和實效性。

（二）文件歸檔

檔案文件的歸檔工作是將數據進行摘取、輸入數據庫等操作，檔案管理部門需要對各個歸檔部門的使用權限進行設置，管理員需要根據不同部門的職能作用，設置不同的歸檔權限，同時需要將用戶的使用及需求進行分類，控制用戶權限。當用戶需要訪問數據時，可通過身份驗證完成數據的輸入和訪問。

（三）文件利用

檔案信息的電子化目的是集中信息資源，提高使用效率和準確性。檔案信息資源多種多樣，其數據內容需通過技術打通，依據使用者的需求進行數據整理，最大化地為使用者所用。同時檔案管理部門需要根據用戶的反饋信息，提供更加高效的交互方式，以滿足用戶及管理者的使用需求，將檔案管理信息數據與大數據、云數據等技術進行融合，通過計算機網絡管理技術實現(xiàn)檔案信息的高效利用和信息資源的最大化利用。

二、“智慧醫(yī)院”建設思路下檔案管理存在的問題

“智慧醫(yī)院”正在不斷推進發(fā)展，人們在就醫(yī)時會通過移動終端與醫(yī)院進行交互，交互過程中將會產生患者的個人信息數據，如病例信息、就診記錄、檢查信息等內容，醫(yī)生給出的指導意見、檢查建議、用藥方法等信息，以及醫(yī)院行政工作中產生的大量檔案信息。以上產生的信息和數據量，都會影響醫(yī)院運行的整體效率。

隨著計算機技術和信息通信技術應用于醫(yī)院工作中，醫(yī)院的檔案管理也進入了信息化進程。在這個過程中出現(xiàn)了不斷增長的信息數據量，主要形式為文字文檔、電子表格、圖像、視頻等。與傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案資料形式更多、數據量更大，容易產生更多的檔案管理問題。

（一）檔案采集中的問題

傳統(tǒng)的檔案管理采集中，需要以紙張作為載體。檔案信息包含個人信息等，存放檔案需要一定的空間區(qū)域，即購買存放柜、箱等進行存儲，而且存儲環(huán)境對于紙張的保存有一定的影響，并且要注意防蟲、水、火的破壞，需要耗費大量的人力和物力。檔案文件搬運過程會消耗大量人力，同時搬運過程中容易出現(xiàn)丟失等問題[4]。

檔案的電子信息化確實提高了數據存儲的準確性，節(jié)省了很多的存儲空間，以及人力和物力，但由于電子檔案信息包含個人信息，在采集過程中就涉及了個人信息的泄露問題，這也是醫(yī)院檔案信息資料不斷增多而導致的重點問題。

（二）檔案分類中的問題

由于整理紙質信息需要人員進行篩選、收集等。檔案內容可能受到人為因素影響，會出現(xiàn)信息采集不全的問題。并且在分類的過程中容易發(fā)生看錯分類內容，這就對后續(xù)使用帶來了一定問題。

隨著“智慧醫(yī)院”的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案信息大多都是以數據和電子信息進行保存，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，電子文件中同樣有信息無效性的問題，很多信息都是沒有意義的數據，檔案信息基數不斷增多，信息中的無效信息也相對增多，在檢索數據信息時，就會出現(xiàn)檢索反應較慢，甚至無法響應的問題。

（三）檔案管理中的問題

信息數據時代下，我們對于檔案的需求也更加不同，檔案的管理是為了能夠使用，通過各種計算機技術等對檔案信息數據進行再次開發(fā)利用，能夠給個人用戶提供更有價值的信息，隨著數據的不斷增多，檔案中的非結構化數據不斷增多，也為數據資源的管理帶來了問題。例如，大量數據內，如何選擇出有聯(lián)系的信息，如何處理非結構化信息，進而能夠減低工作人員的工作量。

（四）管理人員素質問題

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作需要大量人力和物力，隨著“智慧醫(yī)院”的推行和建設，檔案管理工作不斷地電子化，通過計算機方式進行數據的收集、整理等工作內容，檔案管理工作仍然需要人員進行管理，與傳統(tǒng)維護形式不同，需要管理人員對于數據安全、環(huán)境安全等內容有一定的重視，檔案信息的電子化同樣會出現(xiàn)數據安全問題。對于檔案信息中包含很多個人資料信息，管理人員的監(jiān)守自盜情況也是一個重要問題，避免數據被管理人員竊取、交易等問題。

三、“智慧醫(yī)院”建設思路下檔案管理的措施

醫(yī)院的檔案已經從手工文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，醫(yī)院的電子辦公流程已經得到了普及，但是各個科室和業(yè)務部門沒有檔案收集、保管、處理的統(tǒng)一標準，協(xié)調性還有待提高。檔案管理的信息化，通過對檔案的獲取、協(xié)調信息、共享和整理，例如，統(tǒng)一的電子文件業(yè)務流程，如圖1所示，與此同時需要加強各個科室及工作人員之間的交流和協(xié)作，提升醫(yī)院整體效率。

（一）提高采集效率

“智慧醫(yī)院”的建設目標是為了能夠將醫(yī)院的工作內容實現(xiàn)在線化處理，提高患者與醫(yī)院的互動效率，進一步提高醫(yī)院的服務質量。“智慧醫(yī)院”背景下的檔案管理是一個系統(tǒng)工作，需要長期的監(jiān)督和管理，相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，新的電子檔案管理形式，必然需要各個部門的協(xié)調。為了能夠高效的進行信息數據采集，首先，提高對檔案管理工作重視程度，通過制定相關管理政策進行約束，制定相關規(guī)章制度，并且檔案管理部門需要對各個部門執(zhí)行情況進行監(jiān)督，逐步實現(xiàn)制度化和標準化;其次，建立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案各部門檔案采集工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時進行改善，在必要情況下可以將檔案管理與績效評定等進行掛鉤，提升檔案管理工作的重視，進而提高工作效率;再次，通過不斷地技術更新的方式，包括提升硬件、更新軟件系統(tǒng)等，提高設備方面的效率提升;最后，組建檔案管理系統(tǒng)技術組，相關專門維護硬件及軟甲設備的專業(yè)人員，進行定期和系統(tǒng)的維護。

圖1 醫(yī)院電子文件業(yè)務流程圖

（二）完善檔案分類框架

大數據技術不斷與各個行業(yè)進行融合，相關統(tǒng)計數據表明，在醫(yī)療行業(yè)內，尤其是在檔案管理工作結合并不全面，檔案管理方面數據缺失，缺少系統(tǒng)分析。但是數據分析和分類對于檔案管理工作非常重要，“智慧醫(yī)院”建立檔案分析和分類機制是一種理順管理工作的重要環(huán)節(jié)。

檔案分類步驟是對信息數據的采集、歸檔、數據存儲和分類等。醫(yī)院檔案分類主要有對內和對外兩大類，其中對外包括人事、技術、上級、表格、行政通知、黨務、共青團、工會和治安保衛(wèi)消防等，對內包括，業(yè)務、內部人事、行政內部、醫(yī)藥、技術、培訓、設備、環(huán)境保護和影像等。

通過對檔案的分類不同，采取不同的管理和共享方式。例如，電子病歷在“智慧醫(yī)院”中起到的作用，部分醫(yī)院已經開始使用電子病歷，在病歷的使用中，不同使用人群擁有不同權限，醫(yī)院內部局域網絡內進行共享，醫(yī)生可以共同查看病歷結果，制定治療方案;檔案管理者也可以通過VPN+防火墻的形式進行檔案管理和查看;患者可以通過自己的唯一身份進行驗證，查看和管理自己的檔案， 從而提升檔案管理工作的效率。

（三）提升檔案管理水平

個人用戶在通過“智慧醫(yī)院”平臺進行信息存儲和使用過程中，需求不斷提高，不僅僅要使用數據和文件內容，更想要獲得數據和文件后面包含的內容，檔案提供的內容應該提供更多相關信息內容，展示更多的有關檔案中內容的擴展信息，在大量數據中找到有用的信息提供給個人用戶，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理和提取工作，明顯不能滿足人們的需求。

檔案信息的管理工作中重要的一環(huán)就是安全問題，一方面是數據的物理安全，另一方面是數據的內容邏輯安全。檔案信息的安全，必須嚴格把控風險來源。首先，在大數據技術環(huán)境中，需要保證檔案信息的可識別和處理性;其次，需要將醫(yī)院的舊檔案管理系統(tǒng)遷移到新的醫(yī)院管理系統(tǒng)中，控制好檔案信息過渡過程中的準確性等;最后，需要通過不同的權限等級和加密方式進行管理，例如，檔案信息中的所有數據都是存儲在數據庫中，用戶需要使用數據庫中的數據，應用程式與數據庫進行連接，需要進行身份的認證，每個用戶都有不同的賬戶和密碼，只有通過自己特定的賬戶和密碼才能通過安全認證，訪問數據庫內容，沒有通過安全認證的用戶，無法訪問數據庫內容，以保證數據安全。個人信息數據都存在于數據檔案中，數據檔案的存儲安全非常重要，如果數據內容等被其他人竊取，就會危及個人或公共利益，通過數字簽名、檔案信息加密等方式，保證信息的傳輸、使用過程中的安全。所以，在進行檔案數據管理的收集和整理的同時，更加需要注重檔案管理的安全問題，需要為檔案管理設定安全路徑，以免數據被盜取利用。

（四）組建專業(yè)的人才管理隊伍

隨著“智慧醫(yī)院”的檔案管理的數字化，檔案資源與醫(yī)院的醫(yī)療、科研等業(yè)務內容聯(lián)系緊密。檔案管理也作為醫(yī)院中一項重要工作內容，醫(yī)院的檔案管理人員是檔案管理工作的主體，全面執(zhí)行檔案管理工作，管理人員起著監(jiān)督、決策等重要作用。因此，首先需要管理人員認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案內容對于社會和經濟能夠帶來的巨大利益，提升管理人員的基礎技術能力、專業(yè)能力，提高管理人員素質，主動參與檔案管理工作，提升管理人員的責任心。

加強對檔案管理人員的培訓，隨著檔案管理的電子化，需要具有計算機方面技術和檔案管理能力，工作方式的轉變，同時傳統(tǒng)檔案管理人員的整體專業(yè)能力不足的情況，就需要對于檔案管理人員進行培訓和提升。因此，培訓檔案管理人員時，一方面培養(yǎng)他們專業(yè)素養(yǎng)和檔案管理知識，另一方面需要培訓他們的計算機技術，提高多方面能力和素養(yǎng)，才能加快檔案管理電子化的腳步。

四、結語

隨著社會的不斷放發(fā)展進步，“智慧醫(yī)院”的建設不斷推進，全國醫(yī)院都需要進行改革進步，與此同時傳統(tǒng)的檔案管理方法不能再滿足“智慧醫(yī)院”的運營，檔案管理的電子化勢在必行，本文主要通過對當前“智慧醫(yī)院”中檔案管理發(fā)展情況，并以當前存在的問題為切入點，提出了解決問題的具體內容，希望可以為“智慧醫(yī)院”建設下的檔案管理工作提供部分參考內容，為“智慧醫(yī)院”建設貢獻力量。

參考文獻：

[1]殷小龍.基于“智慧醫(yī)院”的電子文件管理模式探析[J].辦公室業(yè)務，2020（23）：120-121.

[2]歐陽文兵.檔案信息化建設對醫(yī)院智慧管理的作用與價值[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（07）：14-15.

[3]黃增東.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：60-61.

[4]馬忱，蘇楊.大數據時代智慧醫(yī)療管理背景下醫(yī)院檔案管理的意義探討[J].醫(yī)學信息，2018，31（A02）：12-13.