智慧校園背景下檔案信息化服務(wù)模式研析

◆摘? 要：在當(dāng)前信息化時代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，對我們的工作、生活和思維方式帶來了較大的改變，這也使檔案信息服務(wù)模式發(fā)生了較大的變化。對于高校檔案管理工作而言，在保證檔案信息完整性和真實性的基礎(chǔ)上，還需要借助于信息平臺研發(fā)和利用檔案的潛在價值，實現(xiàn)檔案信息的高效利用，通過全面提升檔案信息服務(wù)水平，更好的發(fā)揮檔案信息在高校發(fā)展和社會進步中的重要作用。

◆關(guān)鍵詞：信息化;檔案信息服務(wù);模式;研析

我國現(xiàn)在已經(jīng)步入到信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，智慧校園這一理念是信息化時代背景之下所產(chǎn)生的一種理念，如果能夠在高校發(fā)展過程中做好信息化建設(shè)工作，在日常管理、教學(xué)等方面多使用信息化手段，就能夠進一步提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，從而促進學(xué)校全面發(fā)展與進步。在新時代背景之下，高校檔案正在成為高校社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，提升檔案管理質(zhì)量與效率，為高校的各項工作提供有效服務(wù)勢在必行。因此，在智慧校園背景下，檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式變革也迫在眉睫。

一、高校檔案館檔案信息化服務(wù)模式目前普遍存在的現(xiàn)象

1.缺少檔案信息化服務(wù)工作意識

目前高校檔案管理和服務(wù)人員的信息化工作意識還沒有得到有效提升，仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)理念中，沒有隨著信息化時代的到來而發(fā)生實質(zhì)改變，信息化檔案管理服務(wù)體系還未得到有效的重視。

2.高校檔案館網(wǎng)站信息單一

高校檔案館網(wǎng)站大部分都是介紹檔案館基本情況的，如檔案館館室介紹、新聞動態(tài)、服務(wù)指南、歸檔流程、校史展示、學(xué)術(shù)在線、下載導(dǎo)航等。這些板塊雖然基本上含蓋了檔案館的自然和社會功能的發(fā)揮，但是卻沒有細(xì)化，會導(dǎo)致一部分教師、學(xué)生、社會人士的需求無法得以滿足。

3.智能端網(wǎng)頁建設(shè)滯后

根據(jù)目前我國網(wǎng)民數(shù)據(jù)顯示，大部分網(wǎng)民都習(xí)慣用手機瀏覽信息，這就說明手機網(wǎng)民的總數(shù)明顯大于傳統(tǒng)網(wǎng)民數(shù)量。由于大部分高校檔案館網(wǎng)站都屬于PC版，很少有高校迎合現(xiàn)代人信息采集習(xí)慣開辟智能端網(wǎng)頁，再加上微信平臺微網(wǎng)站等也相對滯后，這些都在一定程度影響了用戶使用。

二、高校檔案館信息化服務(wù)模式有效拓展的途徑

1.樹立良好的檔案信息服務(wù)理念

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)普及應(yīng)用的形勢下，數(shù)據(jù)管理作為一種先進的管理方式和全新的思維理念，在檔案信息服務(wù)開展過程中具有極為重要的意義。以用戶為中心，樹立良好的檔案信息服務(wù)理念，深入了解檔案用戶信息需求，全面提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，這對于檔案信息服務(wù)工作的發(fā)展具有積極的促進作用。

2.豐富網(wǎng)站內(nèi)容，優(yōu)化網(wǎng)頁設(shè)計

檔案館網(wǎng)站應(yīng)增加政治、經(jīng)濟、軍事、科技等內(nèi)容，雖然內(nèi)容增多，影響網(wǎng)站的運行速度，但是可以對網(wǎng)頁進行優(yōu)化，縮短網(wǎng)頁跳轉(zhuǎn)時間，以此來提升用戶使用舒適度;檔案館網(wǎng)站還要分別建立不同的軟件來應(yīng)對日常服務(wù)和特殊服務(wù)，比如日常的對外服務(wù)可以使用QQ在線咨詢，對于需要特殊服務(wù)的人群可以設(shè)立智能語音服務(wù)體系，這樣不同的使用者只需找到自己關(guān)注點就會有相應(yīng)的答案;檔案館網(wǎng)站上還可以提供各類檔案的辦理流程，可以接受一些在線辦理的業(yè)務(wù)，例如本校畢業(yè)生證明材料的開具等。

3.建設(shè)智能端網(wǎng)站

高校檔案館要積極地采集用戶信息，分析構(gòu)建智能端網(wǎng)站的可行性，若是條件允許可以積極地聯(lián)合第三方機構(gòu)來設(shè)計網(wǎng)站，以方便用戶瀏覽，提升網(wǎng)站的知明度和利用率。一般高校網(wǎng)站都具有導(dǎo)航的簡潔性、后臺服務(wù)的迅捷性，很受用戶的喜歡。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

在網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達的當(dāng)今社會，高校檔案館可以建立檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺、檔案服務(wù)微信公眾號以及專門的微博等，通過使用這些新興的網(wǎng)絡(luò)社交軟件進行服務(wù)形式的創(chuàng)新，這樣的線上方式肯定能夠得到校內(nèi)的廣大師生及社會人士的喜歡，這樣的線上服務(wù)趨勢將會成為今后檔案服務(wù)工作發(fā)展的必然趨勢。檔案管理部門要及時地在相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺之上完善檔案信息，及時完善和更新檔案部門中最新收錄的檔案資料。檔案管理部門還可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺為用戶提供自助服務(wù)，比如自助查詢、自助檢索等等，讓廣大師生和社會人士實現(xiàn)線上檔案資料查詢。高校檔案服務(wù)也應(yīng)該建設(shè)一個獨一無二的平臺以此平臺為用戶進行個性化服務(wù)，以微博為例，微博實名制用戶每人都只能有一個賬號，高校檔案館可以通過互聯(lián)網(wǎng)等形式為用戶提供多種形式的檔案信息服務(wù)，多方位提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

5.成為高校學(xué)術(shù)交流中心

高校檔案館每年收集整理全校師生教學(xué)、科研等檔案材料，整理了全校師生的學(xué)術(shù)成果，而這一部分檔案材料一般沒有充分提煉與挖掘利用。在檔案信息化背景下，高校檔案館應(yīng)從學(xué)術(shù)交流的角度出發(fā)，利用檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)打造一個線上的學(xué)術(shù)交流平臺，將可公開的學(xué)術(shù)前沿成果通過紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案直接掛接在檔案管理系統(tǒng)中，利用學(xué)術(shù)平臺上及時發(fā)布最新學(xué)術(shù)資料，讓高校師生及廣大社會人士全面了解最新學(xué)術(shù)動態(tài)，并使之服務(wù)于社會。

在信息化時代，通過全面提升檔案信息服務(wù)水平，促進高校檔案信息化管理水平提高是大勢所趨。如今我國的高等教育事業(yè)備受關(guān)注，作為高等學(xué)校傳播文明的知識者之一的檔案館也應(yīng)勇挑重?fù)?dān)，積極借助相關(guān)技術(shù)開展檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式變革，提升檔案管理質(zhì)量，更好地為信息時代的使用者的服務(wù)。

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作者簡介

陳慧（1973-），女，漢族，籍貫湖北公安，本科，湖北中醫(yī)藥大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向為檔案學(xué)、高校檔案研究、檔案資源開發(fā)利用等。

課題項目：湖北省高校檔案學(xué)會檔案科研項目：智慧校園背景下高校檔案信息化研究，HGD2019-13。