新時(shí)代高校學(xué)生檔案科學(xué)系統(tǒng)化管理研究

閆 雪 楊莎莎

太原工業(yè)學(xué)院檔案館 山西 太原 030008

高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生個(gè)人在校期間學(xué)習(xí)、生活、參與校園活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、各種志愿服務(wù)等活動(dòng)中形成的反映學(xué)生個(gè)人綜合能力的原始記錄,是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù),也是國(guó)家和企事業(yè)單位選拔人才的重要依據(jù)。現(xiàn)在,學(xué)生檔案越來(lái)越受到重視,因此,高校學(xué)生檔案管理工作的重要程度不言而喻。如何對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)化管理是新時(shí)代高校檔案管理工作中遇到的一大挑戰(zhàn)。

一、高校學(xué)生檔案管理的重要性

對(duì)學(xué)生個(gè)人而言,學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí),生活以及參加社會(huì)活動(dòng)及家庭等情況的最原始的記錄[1]。完善的學(xué)生檔案記錄能夠提高學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性,激發(fā)學(xué)生的潛能,促使學(xué)生積極參與到有意義的校園活動(dòng)當(dāng)中,并表現(xiàn)出良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。

對(duì)學(xué)校而言,學(xué)生檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的組成部分。而高校的一項(xiàng)重要任務(wù)就是培養(yǎng)人才。良好的學(xué)生檔案能夠?qū)W(xué)生的學(xué)習(xí)情況,生活情況以及其他方面的才能完整、真實(shí)的記錄在檔,有助于學(xué)生管理人員能夠更清楚地了解學(xué)生情況,從而有針對(duì)性的進(jìn)行指導(dǎo)和培養(yǎng),為新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)各類優(yōu)秀的人才。另外,良好的學(xué)生檔案管理工作也可以為學(xué)校樹立良好的形象。

對(duì)用人單位而言,學(xué)生檔案具有真實(shí)性和憑證價(jià)值,是用人單位招聘人才,選拔人才的重要依據(jù)。學(xué)生檔案中包含了與學(xué)生相關(guān)的信息,真實(shí)的記錄了學(xué)生的各方面的情況,用人單位能夠從中了解到學(xué)生的真實(shí)情況,對(duì)用人單位選人用人具有參考價(jià)值。

綜上所述,無(wú)論是對(duì)學(xué)生,還是對(duì)學(xué)校,乃至用人單位,學(xué)生檔案具有至關(guān)重要的作用。因此,高校應(yīng)做好學(xué)生檔案科學(xué)系統(tǒng)化管理工作,充分發(fā)揮學(xué)生檔案對(duì)提高學(xué)生自身綜合素養(yǎng),人才培養(yǎng),就業(yè)服務(wù)中的最大作用和基本效能[2]。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題

（一）學(xué)生檔案意識(shí)薄弱

目前,學(xué)生檔案是大多數(shù)高校檔案管理中最不受重視的一類檔案,不管是學(xué)校還是學(xué)生個(gè)人,對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)都相對(duì)薄弱。從學(xué)校層面來(lái)講,高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案的重視程度不夠,認(rèn)識(shí)不到學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生自身和學(xué)校發(fā)展的重要性,認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)時(shí)都轉(zhuǎn)遞出去,平常利用頻率較低,只要保證學(xué)生檔案不丟失就行,因此,不會(huì)花更多的時(shí)間和精力來(lái)管理學(xué)生檔案,這種思想導(dǎo)致高校在學(xué)生檔案管理硬件設(shè)施、經(jīng)費(fèi)支持、管理人員配置方面都有所欠缺。從學(xué)生個(gè)人層面來(lái)講,好多學(xué)生不重視學(xué)生檔案,不清楚學(xué)生檔案對(duì)其將來(lái)發(fā)展的重要性。在一些需要裝入檔案中的材料,不能認(rèn)真對(duì)待,在一些表格填寫過(guò)程中出現(xiàn)字跡潦草,基本信息填寫錯(cuò)誤,涂改等等現(xiàn)象,這對(duì)今后“三齡兩歷一身份”干部信息等認(rèn)定帶來(lái)麻煩。學(xué)生個(gè)人對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)較弱表現(xiàn)最突出的是不重視畢業(yè)后檔案的去向問題。一些暫時(shí)未找到工作的畢業(yè)生,畢業(yè)后對(duì)自己的檔案去向漠不關(guān)心,直到幾年后找到正式工作或者繼續(xù)升學(xué)時(shí),需要用到檔案時(shí),束手無(wú)策,不知道去哪里找自己的檔案,甚至有的學(xué)生檔案已丟失。筆者在檔案館平日工作中,對(duì)學(xué)生詢問去哪里找自己的檔案、學(xué)生丟失檔案等的現(xiàn)象屢見不鮮。這不僅對(duì)自身的發(fā)展帶來(lái)麻煩,也給學(xué)校的管理工作帶來(lái)不便。

（二）學(xué)生檔案管理制度不完善

高校學(xué)生檔案管理制度,在各高校間沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。首先是學(xué)生檔案的歸檔范圍不明確,在《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令）中,規(guī)定了學(xué)生類檔案主要包括的內(nèi)容,但是沒有進(jìn)一步詳細(xì)的規(guī)定,哪些材料是必須的,哪些材料是非必須的,完全沒有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范。這樣造成了有的缺少材料,有的放了一些冗余的材料,這樣導(dǎo)致了學(xué)生檔案在今后的管理中出現(xiàn)了各種各樣的問題。尤其是在學(xué)生畢業(yè)后,學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位,工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過(guò)程中,依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）的標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)常發(fā)現(xiàn),很多學(xué)生檔案都存在材料缺失情況。其次是學(xué)生檔案的管理部門不同,筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn),有的高校的學(xué)生檔案不歸檔案館管理,由學(xué)生處、就業(yè)處管理,甚至有的高校則是歸學(xué)院（系部）管理,沒有單獨(dú)的庫(kù)房,管理混亂,檔案錯(cuò)裝、丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。再次是沒有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范學(xué)生檔案的去向。高校學(xué)生畢業(yè)后,去向多樣化。對(duì)升學(xué)、選調(diào)、選派或進(jìn)入政府、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)、參軍入伍,則成為固定的正式人員,檔案轉(zhuǎn)遞到其去向部門和機(jī)構(gòu)。但是,對(duì)于未派遣高校畢業(yè)生,也就是流動(dòng)人員,其檔案有暫放學(xué)校保存的,也有派回生源地或者人才市場(chǎng)的,甚至有的高校是學(xué)生自提檔案,“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,甚至在后期學(xué)生查找檔案時(shí)會(huì)遇到檔案丟失的情況。

（三）學(xué)生檔案管理技術(shù)落后

與其他類檔案相比,學(xué)生檔案信息化水平較為落后。目前,有些高校只是對(duì)學(xué)生檔案的目錄進(jìn)行了信息化,但是,好多高校對(duì)學(xué)生檔案都還未使用信息化管理,還是依靠傳統(tǒng)的人工來(lái)進(jìn)行,不僅容易出錯(cuò),而且效率較低。近年來(lái),隨著各高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)生檔案數(shù)量也與日俱增,加之學(xué)生檔案存放時(shí)間短、流動(dòng)快,導(dǎo)致檔案管理任務(wù)繁重,只依靠人工已無(wú)法滿足其發(fā)展需求,亟需采用信息化技術(shù)來(lái)管理學(xué)生檔案。

（四）學(xué)生檔案管理人員缺乏

對(duì)于學(xué)生檔案在檔案館保存的,高校學(xué)生檔案管理人員由一到兩名人員管理,但是對(duì)于在其他部門保存的,學(xué)生檔案管理人員無(wú)專人來(lái)管,一般都是輔導(dǎo)員、教書秘書等兼職管理。這些老師平日工作就很多,對(duì)學(xué)生檔案管理工作無(wú)暇顧及。另外,這些老師缺乏專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng),不能對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化的管理,對(duì)學(xué)生檔案管理人員帶來(lái)更多的工作壓力[3]。

三、高校學(xué)生檔案科學(xué)系統(tǒng)化管理的對(duì)策

（一）增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)

隨著檔案的規(guī)范化,學(xué)生檔案對(duì)于畢業(yè)生今后發(fā)展的重要程度不言而喻。對(duì)學(xué)校而言,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變思想,認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要性,只有領(lǐng)導(dǎo)重視了,學(xué)生檔案管理部門和管理人員才能上行下效,認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要性,學(xué)校應(yīng)在學(xué)生檔案管理硬件設(shè)施、經(jīng)費(fèi)投入、管理人員配置等方面給予大力支持,才能促進(jìn)學(xué)生檔案科學(xué)、規(guī)范化的管理。另外,要加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案意識(shí)的重視,使他們明白學(xué)生檔案對(duì)其今后發(fā)展的重要性。這方面,高校學(xué)生檔案管理部門可以在新生開學(xué)和畢業(yè)前通過(guò)展板、宣傳冊(cè)、公眾號(hào)等途徑大力宣傳學(xué)生檔案的重要性,尤其是強(qiáng)調(diào)畢業(yè)生一定要關(guān)注畢業(yè)后檔案的去向,最大限度地避免檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）完善學(xué)生檔案管理制度

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作,就必須建立完善的符合學(xué)生需要的科學(xué)的、規(guī)范化的學(xué)生檔案管理制度。首先是明確管理部門,檔案館管理學(xué)生檔案較為規(guī)范。其次是檔案管理部門應(yīng)制定明確的學(xué)生檔案歸檔范圍,使學(xué)生檔案從學(xué)校出去后與干部人事檔案順利接軌。再次是建立完善的檔案移交制度,要求建檔部門根據(jù)要求整理檔案并及時(shí)移交檔案,檔案管理部門與建檔部門,應(yīng)各司其職,分工協(xié)作,確保學(xué)生檔案管理順利進(jìn)行,使得學(xué)生檔案得到及時(shí)的補(bǔ)充與完善,及時(shí)順利地轉(zhuǎn)遞出去。另外,針對(duì)高校學(xué)生檔案的日常管理工作,還應(yīng)當(dāng)建立學(xué)生檔案查（借）閱管理制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案管理人員崗位職責(zé)、檔案轉(zhuǎn)遞制度等制度,確保學(xué)生信息不泄露,檔案不丟失。

（三）加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的日新月異,高校學(xué)生檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn),通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理,可實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、便捷、準(zhǔn)確等特點(diǎn)。在信息化建設(shè)中,需要加大資金投入,增加檔案管理的硬件和軟件建設(shè)。對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行電子化,可以節(jié)省空間,增加儲(chǔ)存時(shí)間,便于查詢,大大減少檔案管理人員的工作量,提高檔案管理的工作效率。高校開發(fā)學(xué)生檔案信息系統(tǒng),將學(xué)生檔案電子化上傳至信息系統(tǒng),通過(guò)線上和線下相結(jié)合查檔,實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路,讓群眾少跑路”的理念[4],這樣能充分發(fā)揮學(xué)生檔案的積極作用,提升學(xué)生檔案科學(xué)管理服務(wù)整體效能[5]。

（四）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

與其他檔案管理工作一樣,學(xué)生檔案管理工作也需要專業(yè)的人才。高校要配齊學(xué)生檔案管理人員,著力加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理部門要建立健全定期培訓(xùn)制度,為學(xué)生檔案管理人員提供機(jī)會(huì)和時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究[6],學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),全面提高學(xué)生檔案管理人員政治和業(yè)務(wù)素質(zhì),為學(xué)生檔案管理工作高效、科學(xué)、規(guī)范化的有序運(yùn)行提供保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、生活情況、參加活動(dòng)等的最原始的憑證,對(duì)學(xué)生本身、學(xué)校、用人單位都有十分重要的作用。因此,高校應(yīng)增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí),加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,建立健全學(xué)生檔案管理制度,保證新時(shí)代高校學(xué)生檔案科學(xué)系統(tǒng)化管理有序開展。