事業(yè)單位檔案管理工作中知識(shí)管理與實(shí)踐探思

鄒巧蓮

摘要：基于現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作新需求，本文檔案管理和知識(shí)管理之間的關(guān)系進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以此為基礎(chǔ)嘗試針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中知識(shí)管理的應(yīng)用思路展開(kāi)分析，旨在構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;事業(yè)單位;檔案管理

引言：

檔案是企事業(yè)單位重要的知識(shí)資源，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)、管理工作實(shí)施的證明文件，同時(shí)也是知識(shí)共享不可或缺的重要組成部分。開(kāi)發(fā)檔案中的知識(shí)，不僅能夠發(fā)現(xiàn)企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中存在的問(wèn)題，還能夠總結(jié)、挖掘、積累單位業(yè)務(wù)開(kāi)展、經(jīng)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享目標(biāo)。作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，我們需要客觀認(rèn)識(shí)目前的檔案管理工作新形勢(shì)，把檔案管理和知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，不斷提升檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。

1.知識(shí)管理與檔案管理

1.1知識(shí)管理

知識(shí)管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統(tǒng)意義上的顯性知識(shí)相對(duì)的隱性知識(shí);第二代是從用戶(hù)角度出發(fā)，挖掘用戶(hù)信息。知識(shí)管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動(dòng)，將結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息相鏈

接的一種管理模式。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，其重視的是學(xué)習(xí)、知識(shí)資產(chǎn)創(chuàng)造、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和創(chuàng)新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨(dú)創(chuàng)性。

1.2知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的保存查備的文字、圖標(biāo)、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統(tǒng)稱(chēng)為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進(jìn)行的管理活動(dòng)。檔案屬于重要的信息資源，同時(shí)也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識(shí)管理，既有區(qū)別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會(huì)各方面提供便捷。同時(shí)，兩者的管理對(duì)象有重疊部分。再者，兩者的管理技術(shù)和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數(shù)據(jù)、信息推送和信息安全技術(shù)等。

2.基于知識(shí)管理的事業(yè)單位檔案管理工作策略

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位推行檔案管理改革，知識(shí)管理運(yùn)用可謂勢(shì)在必行。在檔案管理改革中，知識(shí)管理改革為重中之重。為了應(yīng)用好知識(shí)管理，需要從以下幾方面入手：

2.1提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)與其檔案管理能力是直接相關(guān)的，新時(shí)期，面對(duì)知識(shí)管理融入事業(yè)單位檔案管理工作的新需求，提高檔案管理人員的素質(zhì)能力是關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該具備充足的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和先進(jìn)的檔案管理技能，面臨新的工作環(huán)境，要具備自我提升和專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng)的意識(shí)，同時(shí)強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，為檔案管理工作提供人力資源保障。事業(yè)單位要給老員工提供充足的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，同時(shí)做好新入職員工的崗前培訓(xùn)和考核工作，此外，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該更具針對(duì)性，針對(duì)檔案分類(lèi)管理以及新載體檔案的具體管理辦法進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，并強(qiáng)化檔案管理工作人員的法律意識(shí)。

2.2知識(shí)管理組織架構(gòu)

事業(yè)單位檔案管理工作中涉及的知識(shí)內(nèi)容復(fù)雜，專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)突出，相當(dāng)一部分檔案資料的回檔形式為部門(mén)資料報(bào)送，在知識(shí)挖掘方面存在一定難度和局限性。面對(duì)上述問(wèn)題，事業(yè)單位要思考知識(shí)管理組織架構(gòu)問(wèn)題，檔案管理部門(mén)主導(dǎo)，構(gòu)建以專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目為核心的三維矩陣式知識(shí)管理中心，為項(xiàng)目決策管理提供支持。例如，在日常管理中，各部門(mén)、檔案管理部門(mén)保持原職能、組織結(jié)構(gòu)運(yùn)作，但是針對(duì)特殊業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可以成立獨(dú)立的項(xiàng)目組，專(zhuān)職專(zhuān)崗承擔(dān)項(xiàng)目運(yùn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)、信息的分類(lèi)報(bào)送、歸檔、移交等工作，將項(xiàng)目中相關(guān)知識(shí)以電子文檔、視頻、圖片、紙質(zhì)文檔等形式報(bào)送信息管理和檔案管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息的收集和分類(lèi)存儲(chǔ)，減少檔案資料報(bào)送層級(jí)，提高信息傳遞速度，降低檔案管理部門(mén)工作量，提高檔案管理人員知識(shí)挖掘的效率[1]。

2.3檔案知識(shí)共享與應(yīng)用

通過(guò)收集、整理、總結(jié)單位顯性、隱性知識(shí)，研究在建項(xiàng)目與已完成項(xiàng)目之間的聯(lián)系，并整理形成圖表、文本，基于單位信息化平臺(tái)（如 OA 平臺(tái)、知識(shí)管理系統(tǒng)等），建立健全單位檔案知識(shí)庫(kù)，并結(jié)合各類(lèi)知識(shí)關(guān)鍵要點(diǎn)提煉知識(shí)描述，單位各部門(mén)可通過(guò)檢索知識(shí)類(lèi)別、知識(shí)描述等方式，了解關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用情況、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)超預(yù)算原因分析及控制要點(diǎn)等內(nèi)容[2]。在各業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極參與到單位重點(diǎn)工作中，根據(jù)各類(lèi)工程項(xiàng)目管理情況，結(jié)合已完成項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，分別從進(jìn)度、質(zhì)量、成本控制和安全管理等方面形成分析報(bào)告，并通過(guò)與項(xiàng)目組、管理人員、技術(shù)人員溝通，了解項(xiàng)目管理偏差原因，為項(xiàng)目管理工作和決策提供直觀化、可量化的參考依據(jù)。

此外，除挖掘隱性知識(shí)外，結(jié)合單位特點(diǎn)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)積極梳理各類(lèi)技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)用情況，形成單位施工技術(shù)體系，闡明各類(lèi)技術(shù)適用條件、應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、不足和控制要點(diǎn)，可用于項(xiàng)目技術(shù)管理和員工培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享目標(biāo)。

2.4以項(xiàng)目為核心的知識(shí)管理評(píng)價(jià)

檔案管理工作中知識(shí)挖掘是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，是各部門(mén)協(xié)作的結(jié)果，涉及信息技術(shù)、施工技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理等專(zhuān)業(yè)知識(shí)[3]。為保障單位知識(shí)管理工作有序開(kāi)展，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)開(kāi)展知識(shí)管理的積極性，督促各部門(mén)密切配合協(xié)調(diào)檔案管理部門(mén)知識(shí)挖掘工作，應(yīng)以項(xiàng)目管理成效為導(dǎo)向，通過(guò)項(xiàng)目組管理者評(píng)價(jià)、效果評(píng)估等方式，建立可量化的知識(shí)管理評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)檔案知識(shí)管理情況進(jìn)行測(cè)度，推動(dòng)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)化、體系化發(fā)展[4]。

結(jié)束語(yǔ)：

事業(yè)單位檔案管理部門(mén)服務(wù)于其它組織部門(mén)，知識(shí)管理導(dǎo)向下的事業(yè)單位檔案管理工作需要深入單位行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、項(xiàng)目管理等各項(xiàng)工作實(shí)踐活動(dòng)中去，提煉、挖掘檔案資料中的顯性、隱性知識(shí)，形成知識(shí)管理成果后，為單位的行政管理、教育培訓(xùn)、決策工作提供參考。在知識(shí)管理背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨新環(huán)境，樹(shù)立全新的檔案管理思路、開(kāi)闊檔案管理工作視野，要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的重視度，加大檔案管理的投入，這是我們創(chuàng)新檔案管理模式的有效路徑。

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