電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

陳大平 羅怡珍

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷提高，信息技術(shù)的高速發(fā)展，對數(shù)字化多媒體應(yīng)用已經(jīng)投入到了社會各個行業(yè)中并能夠?qū)ζ涔ぷ餍视泻芎玫奶嵘?。在檔案管理工作方面也是如此，新時代對檔案管理工作的嚴(yán)格性，真實(shí)性，準(zhǔn)確性有了更高的需求。因此，在開展檔案信息管理工作時，創(chuàng)新檔案管理方法，做到與時俱進(jìn)并保持其積極高效的工作效率。由此可見，數(shù)字化電子檔案管理信息化建設(shè)，是被社會所推動的對檔案管理工作的優(yōu)化及創(chuàng)新，將信息化結(jié)合進(jìn)檔案管理模式中，在實(shí)際操作時不斷的總結(jié)管理方法，累積工作經(jīng)驗(yàn)，利用多媒體帶來的便利，解決傳統(tǒng)管理方法無法解決的問題，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)意思即為將過去的檔案管理模式轉(zhuǎn)變成以信息保存的方式，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件保存的檔案用數(shù)字化信息所替代，這樣做的目的，便是檔案管理部門或單位能夠?qū)n案資源加以更便捷有效的收集、整理、儲存，從而使檔案信息能夠更安全有效的長期保存，達(dá)到檔案資料正確并合理利用的目的。在大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)下，目前我國大部分部門和單位都已經(jīng)購入滿足于新時代檔案管理信息化建設(shè)的多媒體設(shè)備，并配備了新式檔案室，開始實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)方案，開展了電子檔案管理，但由于技術(shù)方面的不成熟、管理力度的不足和經(jīng)驗(yàn)方面的缺失等原因?qū)е麓蟛糠植块T在開展電子檔案管理工作中出現(xiàn)許多問題。本文將基于新時代電子檔案管理于檔案管理工作的意義出發(fā)，提出當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)仍存在的問題，并引出對應(yīng)策略。

一、電子檔案管理的特點(diǎn)和意義

檔案記錄著國家的改革發(fā)展的歷史，記錄著所在企業(yè)的文化發(fā)展歷程，檔案管理工作對于當(dāng)今社會發(fā)展有著重要的意義。而面對社會需求，對檔案管理工作模式的改善和方法的創(chuàng)新則對于檔案資源的合理使用有著重大影響。電子檔案管理即為以數(shù)字化信息技術(shù)作為檔案資源的管理核心，對各種檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范式的統(tǒng)一管理，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的檔案管理方法相比，新時代背景下數(shù)字化檔案管理有著更突出的安全性，快捷性，傳遞性等特點(diǎn)。以數(shù)字化信息技術(shù)和多媒體設(shè)施為基礎(chǔ)對檔案資源進(jìn)行全面的搜集、整理、分類、存儲和管理，給檔案管理工作帶來質(zhì)量和效率方面的極大提升。

二、檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）網(wǎng)站建設(shè)需要優(yōu)化

目前在我國已經(jīng)有多數(shù)檔案管理部門或單位配備了新式檔案管理設(shè)備及檔案室，但由于技術(shù)方面有些不足，總體的檔案服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)力度還不夠，信息終端還比較缺乏，這導(dǎo)致了開展電子檔案管理工作時受到網(wǎng)站體系的限制，一些高效的功能無法進(jìn)行。對于檔案信息化建設(shè)來說，網(wǎng)站的建設(shè)和優(yōu)化，以及檔案軟件的開發(fā)是非常關(guān)鍵的部分，集中式的網(wǎng)站資源和良好的檔案軟件是實(shí)施檔案信息化的基礎(chǔ)，若沒有成熟的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系并缺乏相應(yīng)的檔案軟件，單靠設(shè)備的提升是無法滿足社會對于檔案信息認(rèn)知的需要，也無法滿足檔案工作部門就業(yè)人員日常生活中，隨時隨地可以辦理檔案手續(xù)等。分析大數(shù)據(jù)可以得出結(jié)論，當(dāng)前我國各地有大約一千家檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站沒有建設(shè)成形，這些網(wǎng)站中有的缺乏信息資源，有的沒有得到正確客戶端設(shè)置，有的缺少功能交互式對接，甚至于部分網(wǎng)站從來不進(jìn)行信息儲量整理分類和數(shù)據(jù)更新，其資源的過時，技術(shù)的落后，完全不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的基本需求。

（二）缺乏專業(yè)管理人員

對于新時代背景下檔案管理工作的開展，專業(yè)知識豐富，專業(yè)技能成熟的管理人員是必不可少的，人力資源是企業(yè)發(fā)展之根本。當(dāng)前社會上各個檔案部門或單位，能夠結(jié)合傳統(tǒng)管理方式和信息化技術(shù)的管理人員相對缺乏，檔案軟件開發(fā)的技術(shù)人員更是嚴(yán)重缺乏，這類專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，不僅僅影響了整體檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更是嚴(yán)重影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。

三、電子檔案管理工作對策建議

（一）優(yōu)化升級檔案網(wǎng)站建設(shè)

對于管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)不成熟和檔案軟件開發(fā)不到位等問題，首先，管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要對建設(shè)的網(wǎng)站進(jìn)行分析，研究其定位并查詢當(dāng)中所存在的網(wǎng)絡(luò)問題，在了解檔案網(wǎng)站的服務(wù)宗旨之后，面對社會大眾的需求，和檔案管理人員的工作需要開展針對性的網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)化，建設(shè)完整便利的線上服務(wù)機(jī)制。例如設(shè)置檔案資源搜索、圖文匹配、檔案真實(shí)時間和檔案動態(tài)發(fā)布的藍(lán)布，為社會群體提供一站式的檔案資源服務(wù)，滿足其檔案認(rèn)知和辦理需求。同時要及時更新網(wǎng)絡(luò)資源，加大網(wǎng)絡(luò)信息的利用效率，資源信息也必須保證真實(shí)和準(zhǔn)確。而想要滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求，還要升級當(dāng)前的檔案軟件，開發(fā)出全省甚至全國范圍內(nèi)通用的檔案管理軟件，并在滿足其廣泛適用性的特點(diǎn)時，管理軟件也必須具備全信息收集，細(xì)致處理信息的能力，以及準(zhǔn)確搜索能力等特點(diǎn)，并且通過當(dāng)代多媒體手段的便利，根據(jù)社會大眾的日常生活需求，做到工作人員和人民群眾能夠?qū)n案資源隨時隨地的傳輸和驗(yàn)證。

（二）加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)力度

想要創(chuàng)新管理方法并提高檔案管理工作的質(zhì)量效率，務(wù)必在對數(shù)字化信息技術(shù)和設(shè)備的合理應(yīng)用的同時，加強(qiáng)專業(yè)操作人員的培訓(xùn)力度。從就業(yè)人員挑選方面入手，對檔案建設(shè)知識和專業(yè)技能提出嚴(yán)格要求，同時要熟悉多媒體設(shè)備操作并具備基礎(chǔ)信息技術(shù)的認(rèn)知。以加強(qiáng)就業(yè)人員工作能力為前提，要對其檔案管理工作的觀念意識進(jìn)行培養(yǎng)。這樣一來，不僅僅為各大檔案管理機(jī)構(gòu)和部門單位提供良好的就業(yè)人員的保障，還促進(jìn)了檔案管理信息化觀念的改變和意識的形成。

結(jié)論：

總的來講，電子檔案管理模式的快速發(fā)展和檔案管理的信息化建設(shè)是符合時代趨勢的。完善各大檔案管理機(jī)構(gòu)的框架系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)站的建設(shè)并及時更新創(chuàng)新，加大檔案軟件的開發(fā)力度，提高檔案網(wǎng)站的泛用性和穩(wěn)定性。提高各個檔案部門和單位的檔案管理意識，購入新時代數(shù)字化多媒體網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，注重專業(yè)信息技術(shù)人員的培養(yǎng)，多方面開展檔案管理信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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