王衍波
摘要:在大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案的管理,已經(jīng)趨向于現(xiàn)代化以及數(shù)字化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下,檔案的管理難度會(huì)不斷下降,檔案數(shù)字化也成為了有關(guān)領(lǐng)域的主要發(fā)展方向?;诖?,本文首先對(duì)分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn),其次,對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析。最后,重點(diǎn)從數(shù)據(jù)整理、過(guò)程管理以及硬件維護(hù)等多方面出發(fā),以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ),具體總結(jié)了檔案數(shù)字化的有效對(duì)策。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù);檔案;數(shù)字化管理
引言
近些年來(lái),大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到了普及應(yīng)用。但是在檔案管理工作中,仍有一部分人員,未對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn),導(dǎo)致在管理期間,很容易出現(xiàn)檔案丟失以及數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。需要提取檔案予以使用時(shí),流程同樣較為復(fù)雜,查找難度以及時(shí)間成本均較高。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,可促使檔案數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn),這對(duì)檔案中數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮,具有重要價(jià)值。
一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征與優(yōu)勢(shì)
1.1便于存儲(chǔ)
存儲(chǔ)便利性強(qiáng),屬于大數(shù)據(jù)技術(shù)的主要優(yōu)勢(shì)之一。傳統(tǒng)的檔案管理模式下,工作人員對(duì)檔案的存儲(chǔ),通常都需要借助雙手而實(shí)現(xiàn),并且檔案的存儲(chǔ)需要一定空間作為支持,如空間過(guò)小,則無(wú)法存儲(chǔ)。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用,可幫助數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)字化的形式存儲(chǔ),不僅極大程度減少了空間占用,且為存儲(chǔ)效率的提升提供了保證。
1.2便于管理
大數(shù)據(jù)技術(shù)下,檔案的管理將更加便利。傳統(tǒng)管理模式下,工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi),并對(duì)其進(jìn)行編碼,予以分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。但在應(yīng)用大數(shù)據(jù)后,歸類(lèi)以及編碼等工作,均可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成。不僅效率高,且質(zhì)量好,錯(cuò)誤少,對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升具有重要價(jià)值。
1.3便于查找
以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支持,對(duì)檔案進(jìn)行管理,可便于查找,保證檔案在存儲(chǔ)后,可被有效利用,從而發(fā)揮其價(jià)值?;诖髷?shù)據(jù)技術(shù),當(dāng)工作人員需要查找檔案時(shí),只需要在對(duì)話(huà)框中搜索關(guān)鍵詞,系統(tǒng)便可立即響應(yīng)需求,完成查找工作,有效減少了人力以及時(shí)間資源的浪費(fèi)。
1.4可供分享
傳統(tǒng)的檔案管理方法下,數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享,而檔案的轉(zhuǎn)移等,均較為困難。大數(shù)據(jù)技術(shù),具有可供分享的特點(diǎn)。在上述技術(shù)的支持下,工作人員可借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),在短時(shí)間內(nèi)便傳輸大量檔案數(shù)據(jù),從而完成分享,有效減少信息不對(duì)稱(chēng),為檔案管理效率的提高提供保證。
二、檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題
當(dāng)前,檔案的數(shù)字化,還面臨一定問(wèn)題,主要體現(xiàn)在以下方面:(1)缺乏質(zhì)量:在數(shù)字化技術(shù)的加持下,很多企業(yè)均認(rèn)識(shí)到了大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值,從而對(duì)其進(jìn)行了使用。得益于高速度的優(yōu)勢(shì),企業(yè)的工作效率明顯提升。但是與此同時(shí),由于過(guò)于注重速度,而忽略質(zhì)量的問(wèn)題,也不斷呈現(xiàn)。(2)價(jià)值未充分發(fā)揮:數(shù)字化檔案的價(jià)值較為豐富,但目前,其價(jià)值仍然體現(xiàn)在便于查找以及瀏覽等方面,其內(nèi)在但規(guī)律未被挖掘,因此其價(jià)值同樣未得到充分發(fā)揮。(3)目前,檔案數(shù)字化還面臨著人員配置水平低等問(wèn)題,大數(shù)據(jù)技術(shù),屬于先進(jìn)技術(shù),如人才對(duì)此技術(shù)不了解,將無(wú)法對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用,因此,技術(shù)也將無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。
三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案數(shù)字化對(duì)策
3.1數(shù)據(jù)整理
檔案工作者可借助大數(shù)據(jù)技術(shù),對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。整理的關(guān)鍵,一方面在于錄入,一方面則在于分類(lèi)。針對(duì)尚未存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中的檔案,可將其分為兩種類(lèi)型,一種為舊檔案,一種為新檔案。舊檔案以紙質(zhì)的形式存在,需要通過(guò)掃描的方式,將其錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)之中,以便于管理。新檔案可直接以電子形式填寫(xiě),直接存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)庫(kù)。從分類(lèi)的角度分析,檔案工作者,可以利用大數(shù)據(jù)軟件的功能,按照檔案的類(lèi)型,對(duì)其進(jìn)行劃分,并分別予以存儲(chǔ),以便于未來(lái)形成規(guī)律,提高檔案數(shù)字化水平,使其規(guī)律以及價(jià)值能夠被深入挖掘。
3.2過(guò)程管理
檔案管理者同樣可利用大數(shù)據(jù)技術(shù),針對(duì)檔案進(jìn)行過(guò)程管理。所謂過(guò)層內(nèi)管理,指的是對(duì)檔案從錄入到使用以及刪除等全流程的管理。從錄入方面分析,檔案管理者,需要保證其全面、準(zhǔn)確,以及真實(shí)有效。當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行使用時(shí),應(yīng)明確其使用方向,如方向不合理,則不得為有關(guān)人員提供使用權(quán)限,以免導(dǎo)致檔案丟失。當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行刪除時(shí),需要保證其已經(jīng)沒(méi)有使用價(jià)值,或其中真正存在錯(cuò)誤,需要更新。
3.3優(yōu)化技術(shù)
檔案領(lǐng)域需要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì),在對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用期間,需要同時(shí)對(duì)技術(shù)進(jìn)行不斷優(yōu)化。例如:為了提高圖片的處理效率與質(zhì)量,工作人員可對(duì)OCR技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用,通過(guò)識(shí)別圖片信息的方式,對(duì)其存儲(chǔ)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換,最終使其成為文本,以便于快速錄入到檔案之中。另外,如工作人員所面臨的檔案,以照片的形式存在,則可在無(wú)需改變格式的情況下,將其錄入到系統(tǒng)之中。
3.5硬件維護(hù)
檔案數(shù)字化的進(jìn)程中,不僅需要軟件作為支持,同樣需要大量硬件作為輔助。一旦硬件質(zhì)量不達(dá)標(biāo),很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法被有效存儲(chǔ)。由此可見(jiàn),對(duì)硬件進(jìn)行維護(hù)較為重要。對(duì)此,建議有關(guān)人員定期對(duì)光盤(pán)、硬盤(pán)等進(jìn)行檢查,判斷計(jì)算機(jī)有無(wú)故障。另外,還需要通過(guò)備份的方式,對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行處理。以免在檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),缺少備份,致使檔案全部丟失。
3.6人才支持
高素質(zhì)水平的管理人員,是強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理效果的重要保障。轉(zhuǎn)變?nèi)藛T工作思維模式,強(qiáng)化其信息素養(yǎng),培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí),綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù),樹(shù)立科學(xué)的資源共享觀(guān)念,構(gòu)建完善的共享數(shù)據(jù)庫(kù)。強(qiáng)化人員的主動(dòng)性,結(jié)合現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術(shù),深度挖掘數(shù)字化檔案潛在的應(yīng)用價(jià)值。創(chuàng)新人才引進(jìn)機(jī)制,優(yōu)化人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu),提升人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平;要對(duì)現(xiàn)有管理人員開(kāi)展全面的培訓(xùn),拓展相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備如計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化知識(shí)等,強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用水平。
此外,還要注重為不同部門(mén)業(yè)務(wù)溝通和交流創(chuàng)建良好的平臺(tái),促進(jìn)業(yè)務(wù)交流,拓展人員工作思維,實(shí)現(xiàn)技術(shù)更新;強(qiáng)化人員職業(yè)素養(yǎng)的提升,優(yōu)化道德思想覺(jué)悟水平,強(qiáng)化工作主動(dòng)性;推行人才分層管理,塑造一支高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍。
四、結(jié)語(yǔ)
總之,本文基于大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化工作的探討,可為檔案管理人員提供指導(dǎo),使其能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn),并充分挖掘其價(jià)值,促使其功能得到充分發(fā)揮,提高檔案管理效率、質(zhì)量,減少檔案風(fēng)險(xiǎn)。未來(lái),建議檔案管理人員在不斷優(yōu)化技術(shù)的基礎(chǔ)上,對(duì)其進(jìn)行使用,并通過(guò)引進(jìn)人才、硬件維護(hù)等方面,確保技術(shù)的利用效果,保證系統(tǒng)性能達(dá)標(biāo)。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,這對(duì)我國(guó)檔案領(lǐng)域的發(fā)展,以及檔案價(jià)值以及內(nèi)在規(guī)律的深入發(fā)揮,均具有重要價(jià)值。
參考文?獻(xiàn)
[1]趙莉.大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作優(yōu)化策略探析[J].蘭臺(tái)世界,2020(09):92-94.
[2]李曉葉.探究大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式轉(zhuǎn)型[J].中國(guó)管理信息化,2020,23(16): 190-191.
[3]謝迎杰.以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作初探[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(23):7-9.