探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑①

王秋海

摘要：事業(yè)單位檔案管理的主要工作包括對檔案信息的核實、儲存并實現(xiàn)信息的實時更新。傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式耗費大量的人力物力，由于信息化的普及程度較低導致檔案的完整性和實時性難以實現(xiàn)，由此可見實行數(shù)據(jù)化的檔案管理是社會形勢所趨。本文對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑進行探討。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新改革

1了解事業(yè)單位檔案管理與模式創(chuàng)新的必要性

1.1新時代社會對人才資源的利用需求增強

事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展離不開對人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會人才需求度不斷增加的背景下，事業(yè)單位對人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數(shù)量基礎較大，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有很大的提升空間，創(chuàng)新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的組織架構(gòu)。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時間范圍內(nèi)都發(fā)揮著記錄過程、實時更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內(nèi)容?；诖?，事業(yè)單位內(nèi)部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現(xiàn)。

1.2傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理制度與模式不符合

發(fā)展趨勢。在對不同事業(yè)單位檔案管理模式和管理現(xiàn)狀進行調(diào)查和分析的基礎上，可以總結(jié)出傳統(tǒng)的紙質(zhì)化為主的檔案管理模式限制了檔案管理效率的提高，其中存在弊端要求事業(yè)單位相關工作人員不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化和智能化。同時管理人員整體綜合素質(zhì)水平和能力不足，欠缺在專業(yè)知識上。因此很多事業(yè)單位不夠重視檔案管理方式，缺乏成熟的管理經(jīng)驗，工作質(zhì)量要求不高。檔案管理人員缺乏專業(yè)培養(yǎng)，導致不能正常使用和發(fā)揮資源價值。除此之外，管理模式由于封鎖性強，在事業(yè)單位工作過程中過于死板，缺乏變通、過于封閉，不利于人才的自由發(fā)展，同時不利于優(yōu)化人力資源配置，某種程度上是資源的浪費。

2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和變革路徑

2.1優(yōu)化檔案管理工作流程

首先，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作業(yè)務流程，需要相關從業(yè)人員定期梳理檔案內(nèi)容、事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部環(huán)節(jié)流程、厘清部門同事與其他部門之間的業(yè)務銜接流程與環(huán)境。在此過程中，從業(yè)人員可通過利用計算機中的檔案管理系統(tǒng)，對事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的檔案信息進行錄入、編制、監(jiān)管、更新、維護，并利用計算機技術中的檢索功能，對檔案信息加以利用和處理，以便于及時反饋出在不同工作環(huán)節(jié)中的流程設計與職能規(guī)劃需要。其次，優(yōu)化業(yè)務標準制度，通過建立長期且有效的檔案管理工作制度，重新審視流程規(guī)劃、職能權重、組織架構(gòu)以及成本效益等，根據(jù)分析出來的各方面數(shù)據(jù)，對檔案管理工作人員進行明確分工、明確全責以及明確規(guī)范，將制度化、規(guī)范化及標準化貫穿于事業(yè)單位檔案管理工作全過程，對人工操作起到一定的約束與管理作用。此外，還可通過將計算機網(wǎng)絡技術人才的檔案信息及工作事項納入檔案信息管理流程中，當事業(yè)單位計算機出現(xiàn)故障時，能夠利用檔案信息管理系統(tǒng)中的功能，及時聯(lián)系到技術維修人員，快速解決計算機問題。

2.2加強工作人員培訓力度

在新時期發(fā)展背景下，推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，不僅需要優(yōu)化檔案管理工作流程、創(chuàng)新檔案管理工作體系，還需要注重新設備與新方法的引入以及加強對檔案管理從業(yè)人員的培訓力度。這樣才能保證引進的新設備與新方法，能夠與檔案管理工作人員的職能水平、工作能力、工作內(nèi)容等有效銜接起來，避免因檔案管理人員技能陳舊，而無法使用新引進的設備與方法。首先，在引進新設備與新方法之前，應積極開展相應的員工培訓工作，對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進行培養(yǎng)與提升。在此過程中，事業(yè)單位可通過定期組織一批集計算機技能、檔案管理技能、創(chuàng)新人才等為一體的綜合團隊，在企業(yè)內(nèi)部對工作人員進行有效培訓與技術交流。事業(yè)單位還可以定期帶領檔案管理人員到國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)參與走訪調(diào)研、實訓實踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎上，還應加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，加強先進計算機設備、信息技術、創(chuàng)新型技術人才等方面的引進，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財力等各方面的支持。

2.3提升檔案管理服務水平

首先，需要提高對檔案安全管理的認識，明確認識到檔案安全管理的重要性與必要性。事業(yè)單位在有效開展檔案安全管理工作時，相關工作人員必須制定嚴格且符合規(guī)定的檔案資料應用制度，嚴格要求檔案管理工作人員規(guī)范使用檔案資料，明確提出違反應用制度者，應給予降職、降薪等之類的處罰，防止工作人員因引起工作失誤造成檔案丟失或損壞。其次，在事業(yè)單位檔案管理工作的實際工作流程中，相關從業(yè)人員還要確保計算機系統(tǒng)環(huán)境的安全性，利用相應技術開發(fā)專業(yè)的計算機系統(tǒng)監(jiān)管軟件、維護計算機內(nèi)檔案管理系統(tǒng)各項檔案資料的同時，阻擋外來侵入者、病毒的入侵。在此過程中，事業(yè)單位可采用比較常見的安全保護措施，比如在檔案管理和局域網(wǎng)內(nèi)形成有效的防護墻，規(guī)避病毒與黑客的入侵。此外，要加強檔案管理信息化的安全性，同時，還應注重提升事業(yè)單位檔案管理工作服務形象，以滿足事業(yè)單位的業(yè)務拓展需求。在此過程中，可通過培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新意識、大數(shù)據(jù)及信息化思維方式、創(chuàng)造能力等，從檔案管理工作人員的理念上，推動事業(yè)單位檔案管理工作與時俱進創(chuàng)新。最后，還應將以往傳統(tǒng)的內(nèi)部資源管理工作方式，轉(zhuǎn)為共享檔案管理工作體制，加大檔案管理工作的資源共享力度，以便于整體提升檔案管理工作與社會發(fā)展相適應的水平。

結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡時代背景下，如何合理利用網(wǎng)絡技術進行工作創(chuàng)新已成為各行業(yè)發(fā)展的關鍵。事業(yè)單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內(nèi)容繁多，為更好地發(fā)揮檔案信息的價值，需要事業(yè)單位應用科學工作方法，通過構(gòu)建完善的管理體系以及合理應用管理手段，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)和信息收集、整理、儲存等工作環(huán)節(jié)，不斷提升數(shù)據(jù)的使用效能，發(fā)揮現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略，為事業(yè)單位的各項工作提供數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻

[1]陳鴻雁.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析[J].辦公室業(yè)務，2015（003）

[2]朱大志.關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析[J].黑龍江史志，2015（013）