公交行業(yè)提升檔案管理信息化水平的實(shí)踐

摘要：檔案管理領(lǐng)域得益于信息技術(shù)的應(yīng)用，逐漸朝著數(shù)字化、信息化的方向持續(xù)變革。作為城市公交管理部門(mén)發(fā)展過(guò)程的主要記錄載體，檔案資料的信息化管理能夠在顯著優(yōu)化管理效果的同時(shí)，確保各類型檔案資料的存儲(chǔ)、使用安全得到保障。本文從檔案管理信息化的分析入手，在此基礎(chǔ)上提出公交行業(yè)檔案管理信息化促進(jìn)的具體對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;公交行業(yè);信息化;對(duì)策

公交行業(yè)發(fā)展離不開(kāi)對(duì)檔案資料的記錄，完善的檔案資料不僅是公交管理部門(mén)歷史發(fā)展的重要見(jiàn)證者，亦是未來(lái)戰(zhàn)略規(guī)劃、制度完善的重要參考依據(jù)。基于城市發(fā)展建設(shè)持續(xù)深入的背景下，公交行業(yè)發(fā)展迎來(lái)轉(zhuǎn)型升級(jí)的契機(jī)。傳統(tǒng)檔案管理模式的應(yīng)用已然無(wú)法滿足公交行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求。正因此，加深對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的探討，對(duì)于推動(dòng)公交行業(yè)的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展有著重要影響。

一、檔案管理信息化分析

信息化管理形式已然成為現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理的信息化主要是依托于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案信息采集、檔案錄入、檔案檢索以及檔案資料共享等，不僅在檔案管理效率方面得到顯著提升，亦可以為檔案資料價(jià)值的最大化體現(xiàn)提供支撐。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)以統(tǒng)一制度、方式進(jìn)行檔案資料的規(guī)范化管理，并通過(guò)統(tǒng)一管理來(lái)達(dá)到提升檔案資料完整性的目的[1]。另外，信息化形式的檔案管理為公交行業(yè)內(nèi)相關(guān)檔案資料的共享利用提供可能，檔案資料存儲(chǔ)從以往的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化存儲(chǔ)，并以網(wǎng)絡(luò)為載體實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效存儲(chǔ)與利用。相較于傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用，并借助先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)化、高效化管理。

二、公交行業(yè)檔案管理信息化水平提升的對(duì)策

（一）重視規(guī)章制度完善， 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

公交管理部門(mén)要想進(jìn)一步提升檔案管理信息化的建設(shè)水平，需要做到以下幾點(diǎn)：（1）提高主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)小組的成立，小組成員為各部門(mén)負(fù)責(zé)人，小組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)分別由領(lǐng)導(dǎo)人、分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。檔案管理信息化建設(shè)期間領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)建設(shè)進(jìn)度的規(guī)劃與統(tǒng)籌，對(duì)于信息化建設(shè)期間存在的關(guān)鍵、重大問(wèn)題進(jìn)行組內(nèi)協(xié)商、探討[2]。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)執(zhí)行小組，主要負(fù)責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)小組命令、要求為依據(jù)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行具體推進(jìn)。（2）立足于頂層設(shè)計(jì)角度凸顯檔案管理信息化的重要地位，并做到在智慧公交計(jì)劃制定中納入檔案管理信息化，以提高公交管理部門(mén)全體職工對(duì)檔案管理信息化的重視度。依據(jù)對(duì)信息化建設(shè)需求的分析，分別從人力投入、財(cái)力投入、制度支持、設(shè)施引進(jìn)等方面加大力度。（3）全面落實(shí)職責(zé)制度，結(jié)合單位現(xiàn)狀進(jìn)行數(shù)字檔案室的獨(dú)立設(shè)置，檔案室人員主要負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理[3]。

（二）重視服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化，開(kāi)發(fā)服務(wù)工具

電子檔案在公交管理部門(mén)發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，為進(jìn)一步提升檔案借閱的質(zhì)量，需在明確檔案管理現(xiàn)狀的前提下，加大對(duì)相關(guān)檢索工具的開(kāi)發(fā)力度，保證相關(guān)人員能夠全面檢索檔案資料，并及時(shí)獲取所需的室藏檔案資料。首先，需在掌握檔案資料需求的前提下，進(jìn)行檢索工具體系的完善。以某地公交集團(tuán)為例，在檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案室編制超過(guò)16種的檢索工具，文書(shū)檔案涉及到對(duì)案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄，而專項(xiàng)檔案、基建檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案等均依據(jù)其類別進(jìn)行針對(duì)性目錄的編制，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索效率的優(yōu)化。為最大化體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值與作用，公交管理部門(mén)需持續(xù)推進(jìn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化錄入，以便于相關(guān)用戶能夠以信息系統(tǒng)為載體實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線查閱。其次，需加大對(duì)各類服務(wù)工具的開(kāi)發(fā)力度。作為公益性服務(wù)企業(yè)，公交集團(tuán)需在深入掌握用戶需求后，加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)應(yīng)用力度，將編研工作納入到檔案管理系統(tǒng)性工作中[4]。以某公交集團(tuán)為例，依據(jù)對(duì)實(shí)際情況的分析，組織編撰《快速公交建設(shè)》、《公交歷年節(jié)日運(yùn)輸分析》等編研材料。

（三）重視數(shù)字化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)，強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

公交管理部門(mén)需做到緊跟信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，站在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的角度來(lái)不斷提升檔案管理的信息化水平[5]。首先，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行電子檔案日常監(jiān)管的強(qiáng)化，明確電子檔案的具體歸檔范圍、保管期限等。同時(shí)，依據(jù)工作需求持續(xù)開(kāi)展紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字化檔案工作，依托于公交數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并為不同部門(mén)、崗位人員設(shè)置不同的檔案查詢與利用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上檢索與查閱。其次，依據(jù)單位能力條件促進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的深入。按照相關(guān)制度要求進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的完善建設(shè)，確保電子信息全文能夠與檔案目標(biāo)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，以便于用戶利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)檢索。對(duì)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展各環(huán)節(jié)、流程中形成的檔案資料進(jìn)行全面且及時(shí)的采集、歸檔與整理，然后以檔案管理系統(tǒng)為載體進(jìn)行批量導(dǎo)入。再次，公交管理部門(mén)需要積極聯(lián)動(dòng)軟件開(kāi)發(fā)商，加大對(duì)OA在線歸檔功能的開(kāi)發(fā)與完善，通過(guò)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線數(shù)據(jù)傳輸。對(duì)于不同類型電子檔案進(jìn)行特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，例如視頻檔案、音頻檔案以及照片檔案等的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。最后，公交管理部門(mén)需依據(jù)對(duì)檔案管理安全需求的分析，加強(qiáng)對(duì)信息安全管理體系的完善建設(shè)，加大對(duì)適用性聲明、安全管理手冊(cè)等程序文件的開(kāi)發(fā)力度，以此減少對(duì)檔案損毀、丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)概率。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)水平直接影響到公交行業(yè)的智慧化、信息化發(fā)展。為發(fā)揮出公交管理部門(mén)發(fā)展中檔案信息化管理的最大作用，需依據(jù)對(duì)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的分析，結(jié)合上述對(duì)策來(lái)提升信息化建設(shè)水平，顯著提升檔案管理效率與質(zhì)量，并為檔案管理的智能化建設(shè)提供支撐。

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簡(jiǎn)介：姓名：高綠茵（出生年份1986年12月30日），性別：女，民族：漢族，籍貫：黑龍江哈爾濱，學(xué)歷：在職研究生，單位：哈爾濱市公共交通和出租汽車(chē)發(fā)展中心。