檔案管理中電子檔案管理的實踐

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術不斷提高，在生活中的應用也不斷增多，檔案管理是一項重要工作，往往保存了一些重要信息，對企業(yè)和政府工作具有重要意義。但是隨著電子檔案的出現，使得檔案管理工作出現新的問題，為了進一步了解電子檔案管理現狀，本文對此進行研究，以檔案管理特點為切入，分析電子檔案管理的實踐做法，提出電子檔案管理的發(fā)展建議，提升其管理質量。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理質量

一、電子檔案概念及特點分析

隨著信息技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在進行信息化改革，信息時代的帶來也使得大量信息和數據被產生，其中有一些很重要的信息和數據需要進行保存。檔案管理對于企業(yè)和政府都非常重要每一個企業(yè)和政府部門都應當重視檔案管理，但是由于在檔案管理中管理失誤等問題，造成檔案信息遺漏、數據丟失。在一些公司和政府部門中由于對檔案管理工作重視度不足，造成在決策過程中缺少數據支撐。電子檔案是指各個社會組織將有價值的信息進行整合通過電子方式進行存儲和管理。電子檔案作為信息化時代產物，必須要有現代化信息設備才能使用，其次電子檔案要通過現代信息設備進行傳輸，擴大了傳輸范圍，并且不受時間限制。最后電子檔案對保存場地的要求較低，但是要對保存環(huán)境進行系統(tǒng)建設和控制。

二、電子檔案優(yōu)勢分析

（一）電子檔案管理效果更高

信息時代使得各個行業(yè)運行和發(fā)展都產生看變化，通過信息技術可以節(jié)省大量人力，準確度更高，與傳統(tǒng)人工勞動相比，具有很多優(yōu)勢。檔案管理往往比較復雜枯燥，及其容易出錯，電子檔案的出現可以極大的縮小了工作量，更加便于檔案管理人員進行管理，有效提升了工作效率。例如一些檔案數據的錄入，傳統(tǒng)檔案管理工作需要大量工作人員手工進行抄錄，不僅要對文字進行校對和存儲，投入大量資源，并且錄入信息的準確度和科學性也較低。電子檔案管理的出現有效改變了這一現狀，通過信息技術對各項數據和資料進行收集、存儲，使得檔案數據錄入更加便捷，對于企業(yè)和政府部門而言至關重要。

（二）檔案分享更加便捷

傳統(tǒng)的檔案管理中難以在短時間內有關數據和信息進行搜索，還需要較為繁雜的程序，并且檔案調動范圍較小，在調動過程中容易出現檔案遺失或者檔案損耗的問題。電子檔案的出現可以有效解決這一問題，在辦公軟件的支持下，可以隨時對地的對信息進行提取，提高檔案分享效果，當前企業(yè)和政府運行都處于公開狀態(tài)，各個環(huán)節(jié)聯系緊密，必須要對提高數據和信息的共享水平。企業(yè)和政府部門可以根據自身實際情況，設立科學合理的電子檔案管理制度，設置相關辦理部門，可以隨時對地的對電子檔案進行提取，這樣不僅可以滿足工作需求，也可以節(jié)省資料查找時間，節(jié)省了大量的勞動力和時間成本。

（三）降低檔案管理成本

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中需要占用大量的空間，還需要多人負責，工作效率也非常低，造成了一定程度的資源浪費，電子檔案管理出現之后極大的節(jié)省了檔案存儲空間，還節(jié)省了大量的人力，降低了檔案管理成本，電腦加密技術的出現也有效提升了檔案安全性，可以避免由于自然災害等造成的材料損耗等問題，檔案的安全性更高。

三、電子檔案管理存在問題分析

（一）電子檔案管理制度不完善

在當前的檔案管理過程中缺乏完善的檔案管理制度，由于電子檔案出現時間較短，大多數企業(yè)和政府部門檔案管理制度還未完成及時調整，造成電子檔案管理質量較低。在檔案管理工作中，受到傳統(tǒng)管理理念限制，并且對檔案工作重視度不足，造成科學完善的電子檔案管理制度還未明確，電子檔案管理工作隨意性較強。

（二）電子檔案管理人員專業(yè)水平較差

通過實地調查發(fā)現大多數企業(yè)和政府部門的檔案管理工作都為得到充分重視，在一些政府部門這一現象更加嚴重。很多檔案管理人員認為自己的工作作用不大，也不是核心工作，在工作過程中態(tài)度非常消極，不認真對待檔案管理的現象也很常見。此外由于一些領導對檔案管理重視度不足，并未配備專業(yè)檔案管理人員，或者是找一些兼職人員負責檔案管理，這些人由于專業(yè)水平不足，難以對檔案實施有效管理。

（三）電子檔案管理程度較低

雖然電子檔案有著眾多優(yōu)勢，電子檔案也成為檔案管理的發(fā)展趨勢，但是在很多企業(yè)和政府部門中電子檔案應用程度依然較低，在很多企業(yè)和單位依然使用傳統(tǒng)檔案管理，管理效率較低，耗費了大量資源，還造成單位內檔案管理水平比較落后，影響了企業(yè)和政府部門工作效率的提升。

四、電子檔案管理發(fā)展建議

（一）不斷提高電子檔案管理水平

電子檔案已經成為了檔案管理的發(fā)展趨勢，因此政府部門和企業(yè)應當對現有的檔案管理工作進行升級，提高電子檔案管理質量。由于一些領導人對檔案管理重視度不足，造成工作設備落后，難以適應工作需求。針對這一問題，應當劃撥出專項資金，對檔案管理設備進行升級改造，引進更加先進的檔案管理設備和管理技術，從傳統(tǒng)的檔案管理模式變?yōu)殡娮訖n案管理模式，從而提升電子檔案管理水平。

（二）提升電子檔案管理人員專業(yè)素質

單位的檔案管理水平與檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有著直接關系，因此提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也是提升電子檔案管理水平的保證。企業(yè)和政府部門應當安排一些年輕工作者專門學習電子檔案管理知識，并且在實踐中應用所學知識。還可以邀請相關專家學者到檔案管理部門進行指導，及時調整期電子檔案管理制度，彌補制度漏洞。

（三）完善電子檔案管理制度

在電子檔案管理中由于缺乏制度保障，造成一些工作人員工作存在隨意性，影響了電子檔案管理質量，因此檔案管理部門應當重視電子檔案管理制度建設，根據檔案管理工作實際情況，結合電子檔案特點。制定電子檔案查詢、錄入、銷毀等各個環(huán)節(jié)的制度，嚴格規(guī)范工作人員行為。也要規(guī)范檔案使用者，對于電子檔案申請程序、電子檔案復制等工作內容進行嚴格監(jiān)管，避免出現檔案信息泄露的問題。

結語

綜上所述，電子檔案未來主要的檔案管理方式。電子檔案由于其低成本、易存儲、安全性高等優(yōu)點，在檔案管理中應用越來越廣泛。電子檔案由于出現時間較短，對于其管理制度方面并不健全，因此要提高其重視度，加快完善管理制度，培養(yǎng)專業(yè)電子檔案管理人才，梳理電子檔案管理流程，提高電子檔案管理質量，有效節(jié)省資源投入，提高檔案管理質量。

參考文獻：

[1]林亞杰.工程建設電子檔案管理新模式的實踐應用[J].福建建設科技，2021，（05）：115-116.

作者簡介：謝英姿，女，遼寧開原，遼寧省開原市興開街道辦事處，科員，館員，本科，檔案管理。