談檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容與步驟

朱永秋

摘要：檔案統(tǒng)計(jì)工作具有重要意義，能夠?qū)n案工作中存在的各種問(wèn)題、現(xiàn)象、規(guī)律等及時(shí)了解 ，便于后續(xù)的檔案工作整改以及指導(dǎo)，同時(shí)對(duì)預(yù)測(cè)未來(lái)也有重要的參考價(jià)值。為此，負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)該項(xiàng)工作引起高度重視，詳細(xì)了解工作內(nèi)容，梳理掌握工作步驟。本文主要對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)知識(shí)進(jìn)行了探討總結(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì);內(nèi)容;步驟

檔案統(tǒng)計(jì)工作，是指通過(guò)一系列專業(yè)的統(tǒng)計(jì)方法、技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，以數(shù)字、表冊(cè)的形式對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行分析，將其直觀、全面、系統(tǒng)地呈現(xiàn)出來(lái)，以便更好的了解檔案工作中存在的各類現(xiàn)象、規(guī)律，一方面能夠發(fā)現(xiàn)檔案工作中的各類問(wèn)題，指導(dǎo)整改，一方面能夠?qū)罄m(xù)檔案工作提供指導(dǎo)，同時(shí)可以作為重要的客觀依據(jù)，對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)。要想讓檔案工作質(zhì)量不斷提升，落實(shí)檔案統(tǒng)計(jì)工作尤為必要。本研究中，筆者對(duì)檔案共計(jì)工作的內(nèi)容、步驟進(jìn)行了總結(jié)，詳述如下。

1 檔案統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容

根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)象的不同，可以將該項(xiàng)工作劃分為兩個(gè)大類，即針對(duì)檔案實(shí)體及管理狀況的統(tǒng)計(jì)、針對(duì)檔案事業(yè)組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)。我國(guó)當(dāng)前的檔案工作統(tǒng)計(jì)體系可以進(jìn)行如下劃分：（1）對(duì)全國(guó)檔案工作情況實(shí)施全面統(tǒng)計(jì)，該項(xiàng)工作的組織機(jī)構(gòu)為國(guó)家檔案局，監(jiān)督指導(dǎo)部門為國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門。（2）對(duì)專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，執(zhí)行部門為專業(yè)的主管部門。（3）對(duì)地方檔案工作情況實(shí)施統(tǒng)計(jì)，負(fù)責(zé)部門為地方檔案管理部門。（4）對(duì)檔案館、檔案室等的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，由相關(guān)單位、部門自行完成。

另外，檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容可以分為基本統(tǒng)計(jì)、綜合統(tǒng)計(jì)。對(duì)具體的工作內(nèi)容進(jìn)行分析，主要包括檔案的收錄以及轉(zhuǎn)移，檔案整理和相應(yīng)的鑒定工作，檔案數(shù)量和登記情況，檔案使用的登記，檔案的構(gòu)成，檔案管理機(jī)構(gòu)、部門以及相應(yīng)的工作人員信息統(tǒng)計(jì)。開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，主要是調(diào)查、統(tǒng)計(jì)檔案管理情況、檔案工作執(zhí)行情況等，形成的統(tǒng)計(jì)資料對(duì)于檔案工作能夠提供有益指導(dǎo)，統(tǒng)計(jì)工作能夠?qū)n案工作起到監(jiān)督作用。

2檔案統(tǒng)計(jì)工作具體實(shí)施步驟

2.1統(tǒng)計(jì)調(diào)查

要想獲取檔案統(tǒng)計(jì)工作所需要的大量資料、數(shù)據(jù)，首先需要展開統(tǒng)計(jì)調(diào)查，具體可采取如下兩種調(diào)查方法。

2.1.1統(tǒng)計(jì)報(bào)表

各單位、部門在檔案管理工作中，需要定期制作檔案報(bào)表，向上級(jí)單位進(jìn)行統(tǒng)一報(bào)送。這類報(bào)表的格式、填寫要求、報(bào)送時(shí)間等都具有相應(yīng)的規(guī)定，以此確保報(bào)表內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、實(shí)效性。通過(guò)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析，能夠獲取需要的各種檔案資料、數(shù)據(jù)，對(duì)檔案情況有全面的了解，對(duì)工作中存在的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并指導(dǎo)改進(jìn)，因此有利于促進(jìn)檔案工作質(zhì)量的持續(xù)提升。

2.1.2專門調(diào)查

檔案統(tǒng)計(jì)工作中的調(diào)查通常是臨時(shí)組織的，當(dāng)檔案報(bào)表內(nèi)容難以滿足統(tǒng)計(jì)工作要求時(shí)，需要通過(guò)調(diào)查獲取更為完整的檔案信息。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作應(yīng)當(dāng)具有明確的目標(biāo)任務(wù)，對(duì)調(diào)查對(duì)象、內(nèi)容、方法、時(shí)間、地點(diǎn)等都要提前明確，以便確保工作的順利有序開展，收集統(tǒng)計(jì)工作需要的各種原始檔案資料。該項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)事求是的原則，并且具體應(yīng)當(dāng)采取哪種調(diào)查方法，需要根據(jù)實(shí)際情況而定。

2.2資料整理

調(diào)查階段主要是為了獲取統(tǒng)計(jì)工作所需的各項(xiàng)檔案資料，完成該項(xiàng)工作之后，要對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，讓其更加規(guī)范、系統(tǒng)、有條理。

2.2.1原始資料的歸類

對(duì)原始檔案資料進(jìn)行歸類分組，能夠從每組的檔案資料數(shù)量差異初步了解其構(gòu)成、特征等，在研究分析之后，獲得全局性數(shù)據(jù)，對(duì)檔案工作的整體發(fā)展規(guī)律也能夠進(jìn)行有效評(píng)估、總結(jié)。另外，資料按照一定的依據(jù)進(jìn)行分組，也可以更好地反應(yīng)出資料數(shù)據(jù)反應(yīng)出來(lái)的本質(zhì)現(xiàn)象，能夠促進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)，可以幫助獲得更為準(zhǔn)確的研究結(jié)論。實(shí)施資料分組應(yīng)當(dāng)確?？茖W(xué)性、針對(duì)性，即便是同類檔案現(xiàn)象，根據(jù)研究時(shí)間、地點(diǎn)、目的等要素的差異，也要對(duì)分組標(biāo)準(zhǔn)做出針對(duì)性的調(diào)整。

檔案統(tǒng)計(jì)分組可有如下兩種形式：（1）簡(jiǎn)單分組：根據(jù)統(tǒng)計(jì)對(duì)象、檔案原始資料制定統(tǒng)一的分組標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分組。（2）復(fù)合分組：分組標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè)以上，首先在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行一級(jí)分組，再根據(jù)其他標(biāo)準(zhǔn)今后細(xì)化分組。例如分組時(shí)僅根據(jù)地區(qū)進(jìn)行劃分，即為簡(jiǎn)單分組，如果根據(jù)地區(qū)劃分后再根據(jù)年份劃分，則為復(fù)合分組。

2.2.2統(tǒng)計(jì)表的編制

將原始資料實(shí)施分組方便進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)。在該項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，需要做好數(shù)據(jù)的分析歸納，將獲得的統(tǒng)計(jì)結(jié)果如實(shí)填寫到統(tǒng)計(jì)表上。系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)表有專門的填報(bào)說(shuō)明頁(yè)，通常在統(tǒng)計(jì)表的首頁(yè)。統(tǒng)計(jì)表填寫內(nèi)容有總標(biāo)題、表格中要求填寫的各項(xiàng)內(nèi)容、圖表的編制日期，同時(shí)要有負(fù)責(zé)人、審核人、填表人等相關(guān)人員的簽字蓋章，以便明確責(zé)任人。

在統(tǒng)計(jì)表中，需要將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果簡(jiǎn)明扼要地反映出來(lái)，對(duì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)的檔案基本特征、各類檔案現(xiàn)象關(guān)聯(lián)等都應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)計(jì)表中呈現(xiàn)出來(lái)，使使用者能夠一目了然。另外，統(tǒng)計(jì)表的名稱應(yīng)當(dāng)盡量簡(jiǎn)化，且能夠準(zhǔn)確反映出統(tǒng)計(jì)表的基本內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，填報(bào)單位、填報(bào)人等也是必不可少的。

2.2.3獲得綜合指標(biāo)

通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整理歸納得出的檔案資料的數(shù)量特征，即為綜合指標(biāo)。這類指標(biāo)的種類比較多，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行確定，通常有三種表現(xiàn)形式，即絕對(duì)數(shù)、相對(duì)數(shù)、平均數(shù)。如檔案工作人員的數(shù)量、卷宗總數(shù)、各類檔案的利用率、難查卷占比等等指標(biāo)，能夠?qū)n案工作現(xiàn)象、過(guò)程、發(fā)展規(guī)律等進(jìn)行全面客觀的反映。

3結(jié)語(yǔ)

檔案統(tǒng)計(jì)工作既能夠反映具體的檔案數(shù)量、檔案館藏情況、變化情況、利用情況等，又能夠?qū)n案工作人員的工作狀況、對(duì)該項(xiàng)工作的人力、物力、財(cái)力等需求進(jìn)行了解。根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果，能夠更好地發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案工作中存在的問(wèn)題，督促進(jìn)行工作整改，同時(shí)也可以對(duì)工作起到監(jiān)督作用，還可以對(duì)未來(lái)事業(yè)規(guī)劃等提供客觀參考。

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