加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策及建議

李明菊

摘要：我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理壓力在社會(huì)保險(xiǎn)制度體制完善的發(fā)展背景下，呈現(xiàn)出急劇上升的發(fā)展態(tài)勢(shì)，也對(duì)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)關(guān)帶來的極大的工作壓力與儲(chǔ)存負(fù)擔(dān)。本文基于現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題，主要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的基本概念及管轄范圍、面臨的困境類型、工作效率提高的解決思路等方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹與分析。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);對(duì)策探索;檔案管理;

引言：現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要在檔案，保險(xiǎn)管理上面臨以下困境：社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺乏管理重視、當(dāng)?shù)毓踩藛T綜合素質(zhì)有限、保險(xiǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏等問題。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的基本概念及管轄范圍

1.1 基本概念

社會(huì)保險(xiǎn)檔案主要是對(duì)國(guó)家各類機(jī)關(guān)、各社會(huì)組織、企業(yè)單位，事業(yè)單位提供員工的各類社會(huì)保險(xiǎn)（養(yǎng)老，醫(yī)療，工傷，失業(yè)，生育五大類）。并對(duì)員工參與五大社會(huì)保險(xiǎn)過程中的保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)、人員流動(dòng)，統(tǒng)籌時(shí)間，保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移、退休檔案審批、退休金發(fā)放等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)登記，并將關(guān)于五大社會(huì)保險(xiǎn)的基本信息以用工企業(yè)，團(tuán)體組織、托管機(jī)關(guān)分別進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理與保管，并為國(guó)家檔案提供一定的查考利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料。

1.2 歸檔范圍

社會(huì)保險(xiǎn)檔案一共分為政策依據(jù)類、結(jié)算賬卡類、業(yè)務(wù)憑證類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、電子檔案類、離退休人員社會(huì)化管理類等六種。

首先，政策依據(jù)類主要包括國(guó)家或地方政府出臺(tái)關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)待遇、支付辦法、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作等文件的政策法規(guī)和規(guī)范條例;其次，結(jié)算賬卡類主要是將單位各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊(cè)、參保人員花名冊(cè)，養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，轉(zhuǎn)移變更登記卡、職工各項(xiàng)保險(xiǎn)管理卡片等內(nèi)容，以手冊(cè)、卡片、資料等形式來進(jìn)行集中化整理和統(tǒng)一立卷，確保企業(yè)單位或是機(jī)關(guān)員工每人一份社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷;同時(shí)，業(yè)務(wù)憑證類主要包括社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的扣繳、轉(zhuǎn)移、報(bào)銷、支用等憑證;再者，統(tǒng)計(jì)報(bào)表類主要對(duì)參保人工資變動(dòng)情況，進(jìn)行包括統(tǒng)計(jì)審核表、費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表、支用給付統(tǒng)計(jì)表等內(nèi)容;電子檔案主要是對(duì)員工在各類社會(huì)保險(xiǎn)中的數(shù)據(jù)信息形成自動(dòng)化的數(shù)字信息檔案;最后，離退休人員社會(huì)化管理類主要包括以下申報(bào)表：離退休人員退休待遇、離退休人員人事檔案管理、退休人員生存調(diào)查表采集的指紋檔案、遺屬待遇的通知書等 。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理面臨的困境類型

2.1 社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺乏重視

首先，部分地區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料管理的重視和價(jià)值認(rèn)知，將更多的工作重心放在社會(huì)保險(xiǎn)的擴(kuò)面征繳等工作上，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理則選擇性忽視;

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)有限

我國(guó)部分地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)部門在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員配置上，缺乏專業(yè)能力強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備豐富、檔案管理經(jīng)驗(yàn)扎實(shí)等素質(zhì)的檔案管理人才，以至于社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案信息管理效率低下、業(yè)務(wù)水平有限的問題;

2.3 保險(xiǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)響應(yīng)國(guó)家對(duì)于社會(huì)保障檔案的管理新要求，紛紛建立起符合各地實(shí)際發(fā)展的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，但是由于在建立國(guó)家級(jí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作上，缺乏制度統(tǒng)一的積極性和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，以至于在跨區(qū)域進(jìn)行檔案信息調(diào)查和利用時(shí)，檔案與檔案之間需要花費(fèi)一定時(shí)間來進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以至于檔案信息的利用效率和全國(guó)范圍內(nèi)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料統(tǒng)一管理難度過大;

2.4 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏

我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度體制在黨和國(guó)家的努力下，已初步實(shí)現(xiàn)制度體制的完善與規(guī)范化發(fā)展，逐漸增加了社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)資料的存儲(chǔ)壓力，因此也就加大了社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)于大量的社會(huì)保險(xiǎn)檔案在防潮、防火等工作上的壓力。同時(shí)，我國(guó)大部分地區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息信息化建設(shè)管理，但是在社會(huì)保險(xiǎn)檔案儲(chǔ)存信息化建設(shè)所配套的軟件與硬件設(shè)施建設(shè)上，部分地區(qū)還存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、軟硬件設(shè)施落后等諸多問題，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案儲(chǔ)存信息化建設(shè)的發(fā)展造成了一定程度的阻礙。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率增強(qiáng)的可行思路探索

3.1 檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)階段，在面對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案儲(chǔ)存室容量需求激增的發(fā)展背景下，需要社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)與信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)。首先，要求當(dāng)管理人員能夠定期或不定期開展關(guān)于管理專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)等技術(shù)的知識(shí)學(xué)習(xí);其次，還要設(shè)立專門的培訓(xùn)部門來針對(duì)最新的檔案管理專業(yè)知識(shí)以及國(guó)家法律法規(guī)的變更等內(nèi)容，來開展檔案管理人員的再教育;再者，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也要定期開展關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和實(shí)戰(zhàn)演練，切實(shí)提高檔案管理人員在計(jì)算機(jī)等硬軟件設(shè)施的操作技術(shù)的掌握能力，并通過開展信息化操作技術(shù)的競(jìng)賽，來激發(fā)檔案管理部門工作人員的內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)和主動(dòng)探索計(jì)算機(jī)知識(shí)的積極性。

3.2 檔案管理工作的重視程度加深

首先，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須要對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的價(jià)值和作用進(jìn)行充分的了解與認(rèn)可，并將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理納入到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作規(guī)劃和未來發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中。并在社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)年度工作計(jì)劃當(dāng)中，制定關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的戰(zhàn)略規(guī)劃以及改進(jìn)策略，切實(shí)提高對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的各類資源的投入與基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善;

同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)于參保人員在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的認(rèn)知普及，確保每一位參保人員能夠樹立正確的保險(xiǎn)檔案管理認(rèn)知，并積極配合社保經(jīng)辦機(jī)關(guān)在檔案管理工作上的合理工作要求;

最后，還要在廣大人民群眾中廣泛開展關(guān)于檔案管理相關(guān)的工作職責(zé)介紹與法律知識(shí)教育普及，切實(shí)在社會(huì)營(yíng)造關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理價(jià)值的高度認(rèn)同感。

3.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度的完善

國(guó)家應(yīng)該建立起社會(huì)保險(xiǎn)檔案國(guó)家級(jí)的統(tǒng)一規(guī)范檔案管理制度，對(duì)于各地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在人力物力配置、文件歸檔要求、檔案信息信息真實(shí)性和及時(shí)性等內(nèi)容上的統(tǒng)一規(guī)范和明確，從切實(shí)提高在全國(guó)范圍內(nèi)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息整合效率和參考價(jià)值的雙重提升。同時(shí)，為了確保社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理等職責(zé)的落實(shí)，需要在各地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)建立起配套的考核制度與監(jiān)管機(jī)制，將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作劃分為適當(dāng)?shù)墓ぷ麟A段，并明確各階段的工作職責(zé)和考核內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 簡(jiǎn)化檔案管理流程

對(duì)于現(xiàn)階段部分地區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在檔案管理的流程規(guī)劃和設(shè)計(jì)中，存在的流程復(fù)雜、程序繁多的問題，可通過借助網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)社保檔案管理信息化建設(shè)，并針對(duì)管理流程與程序中不必要的形式主義內(nèi)容，進(jìn)行及時(shí)的剔除和簡(jiǎn)化，從而有效實(shí)現(xiàn)解放我國(guó)社會(huì)保障檔案管理工作人員的工作壓力與工作負(fù)擔(dān)，并將更多精力投放在提高社會(huì)保障檔案管理工作效率與工作質(zhì)量上。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建社會(huì)保障檔案信息化管理平臺(tái)，來實(shí)現(xiàn)快捷化的檔案信息查詢服務(wù)和線上信息儲(chǔ)存服務(wù)。極大地減少和消除過去紙質(zhì)檔案在紙質(zhì)資源浪費(fèi)上、占據(jù)大量檔案儲(chǔ)存空間、查詢效率低下等問題。最后，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要建立起安全防范等級(jí)較高的網(wǎng)絡(luò)防范體系，切實(shí)防止病毒侵犯和黑客入侵對(duì)網(wǎng)上社會(huì)保險(xiǎn)檔案的威脅，并定期或不定期開展關(guān)于網(wǎng)上電子檔案與信息管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)排查和病毒排查。

四、結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)、提高社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理工作的重視程度、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)與完善、簡(jiǎn)化檔案管理流程與內(nèi)容等措施，是本文為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率提高提出的可行思路。

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