供電企業(yè)電力客戶檔案的電子化管理

羅仁杰

摘要：以往供電企業(yè)電力客戶檔案的管理一般都是以紙質(zhì)形式為主，并且以紙質(zhì)進(jìn)行相關(guān)的歸檔和保存工作，但是在時代的不斷發(fā)展過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電力客戶檔案管理方式已經(jīng)無法滿足客戶和供電企業(yè)的發(fā)展需求，同時這種傳統(tǒng)的管理模式具有較大的局限性，有很多問題和弊端無法克服。在互聯(lián)網(wǎng)時代當(dāng)中，電子化管理模式已經(jīng)應(yīng)用到了各行各業(yè)，并取得了比較理想的應(yīng)用效果，因此，供電企業(yè)要及時轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到客戶檔案電子化管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義，同時認(rèn)識到檔案管理模式改革對企業(yè)市場競爭力的意義，以此來實現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，使電子化管理具有紙質(zhì)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);電力客戶檔案;電子化管理

引言

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷變化，供電企業(yè)的內(nèi)部、外部環(huán)境均發(fā)生了變化，為了進(jìn)一步提升供電企業(yè)的客戶服務(wù)質(zhì)量，保證企業(yè)在市場中的競爭力以及可持續(xù)發(fā)展，那么供電企業(yè)需要為全社會用電客戶提供相關(guān)的憑證和依據(jù)，也就是文章即將展開討論的電力客戶檔案，供電企業(yè)需要完善標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機(jī)制，實現(xiàn)電力客戶檔案的電子化管理，不斷提升員工的工作水平，對供電企業(yè)有著極為重要的意義。

1供電企業(yè)電力客戶檔案的主要內(nèi)容

供電企業(yè)客戶檔案是企業(yè)與客戶在業(yè)務(wù)合作中形成的，是一些具有保存價值的圖表、數(shù)據(jù)、文字等包括變更用電、用電檢查、客戶服務(wù)信息等資料。由于多種因素的原因，供電企業(yè)電力客戶檔案一直沒有被歸納到企業(yè)檔案管理的范疇中去，很多供電企業(yè)對客戶檔案資料管理缺少相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案編號、保存方法、保管期限都不夠統(tǒng)一，檢索手段也較為落后，保管環(huán)境不能符合當(dāng)前檔案管理的要求。另外，供電企業(yè)的電力客戶分為兩種，分別是高壓客戶和低壓客戶，高壓客戶的供電電壓一般都是10KV以上，低電壓客戶的額定電壓為220/380KV的客戶。然而，無論是高壓客戶還是低壓客戶，相關(guān)的客戶檔案內(nèi)容都會包括業(yè)務(wù)擴(kuò)充環(huán)節(jié)，例如抄寫、核對、驗收環(huán)節(jié)、電能計量管理環(huán)節(jié);用電檢查環(huán)節(jié)還會涉及很多相關(guān)的信息數(shù)據(jù)和文件資料，例如客戶的用電申請表，客戶的土地使用證明、產(chǎn)權(quán)人、法人身份復(fù)印件、供電合同、銀行繳費委托書、擔(dān)保協(xié)議、驗收送電資料、安全用電檢查記錄、違章用電記錄、出發(fā)記錄、客戶確認(rèn)信息變更單等等的內(nèi)容。

2供電企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問題

供電企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以就地、屬地化管理為主，把電力客戶的資料以紙質(zhì)的形式存放在企業(yè)的檔案室中，雖然這種檔案管理模式也能完成一些工作，但是在時代的不斷發(fā)展中，逐漸暴露出了很多缺點。第一：紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境的要求是非常高的，在紙張方面不能選擇易變黃、粘連的紙張，同時對溫度濕度也有較高的要求，還需要注意防火、防水、防蟲、防發(fā)霉等，所以在供電企業(yè)當(dāng)中經(jīng)常會出現(xiàn)上述問題，導(dǎo)致檔案失效，給工作帶來很多不便。第二：紙質(zhì)檔案容易受到人為的破壞，因為紙質(zhì)檔案材料的脆弱性，所以容易受到磨損，丟失，甚至還可能受到人為的故意破壞，給企業(yè)的檔案安全性造成了極大程度的威脅，很多保密檔案無法保證安全性和完整性。第三：紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)信息共享，因為紙質(zhì)檔案數(shù)量繁多，在供電企業(yè)日常經(jīng)營過程中涉及到調(diào)取檔案的工作是非常多的，經(jīng)常需要多人同時查詢檔案、翻閱數(shù)據(jù)資料，然而紙質(zhì)檔案一般都是分號類別存放在檔案室中的，只能供少數(shù)人翻閱。第四：檔案查閱的速度較慢，紙質(zhì)檔案的查詢是非常繁瑣的，首先需要向上級部門報告，然后還要進(jìn)行身份驗證、檔案檢索、檔案翻閱等流程，需要花費大量的人力和時間。另外，紙質(zhì)檔案還會占據(jù)企業(yè)大量的空間，因為供電企業(yè)的客戶檔案是非常多的，紙質(zhì)檔案只能放在櫥柜中存放，而且不同的櫥柜需要留出大量的空間，隨著客戶紙質(zhì)檔案的不斷增多，占據(jù)企業(yè)的空間也就越來越大。第五：紙質(zhì)檔案缺乏安全的備份，由于傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)的原件為主，然而紙質(zhì)檔案原件會面臨很多影響和威脅，導(dǎo)致檔案備份的安全性和有效性極低。

3供電企業(yè)電力客戶檔案的電子化管理對策

3.1健全電子化客戶檔案管理制度

供電企業(yè)的電力客戶檔案要想實現(xiàn)電子化管理，那么相關(guān)的制度必須要建立健全，并堅決執(zhí)行，按照當(dāng)前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，不斷構(gòu)建相應(yīng)的電子化管理辦法，約束檔案管理供作人員，使供作人員明確自身的工作職責(zé)以及電子化檔案管理方式。對已經(jīng)收集到的文字信息、圖文信息、視頻信息等資料，應(yīng)該根據(jù)電力客戶檔案形成規(guī)律，在科學(xué)保管到電子檔案的前提下，進(jìn)行合理的分類整理，設(shè)置歸檔項目，例如相關(guān)電力客戶的基本資料，客戶配電的相關(guān)信息、投運資料、歷次用電安全檢查信息數(shù)據(jù)，以及已經(jīng)由客戶簽字后的用電收據(jù)等資料。另外，供電企業(yè)需要按照自身企業(yè)的實際情況以及電子化檔案管理的要求，制定相關(guān)的客戶檔案管理方法和制度，辦法和制度中需要明確電子化客戶檔案的管理范圍，歸檔內(nèi)容和要求，以及相關(guān)的共享、查詢要求。這樣不僅能在分類客戶檔案過程中給供作人員提供參考標(biāo)準(zhǔn)，還能提升電子化客戶檔案資料的可操作性和有效性。在電子化客戶檔案管理制度的制定過程中，要始終遵守著資料齊全、內(nèi)容完整的原則，要想達(dá)到這一要求，那么就應(yīng)該重視電子化的信息資料收集工作，始終把客戶資料的電子建檔工作按照相關(guān)的檔案管理制度或辦法的要求，在業(yè)務(wù)工作中收集客戶的真實、有效資料，對內(nèi)部形成相應(yīng)的資料進(jìn)行整理，同時加強(qiáng)對檔案的審查工作。

3.2完善電子化客戶檔案管理

隨著時代的進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，意味著傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)和時代脫軌，無法適應(yīng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，因此檔案管理工作必須得到創(chuàng)新和改革，呈現(xiàn)出電子化、信息化、時代化的發(fā)展趨勢。所謂的電子化檔案管理工作就是運用新型的信息技術(shù)實行對檔案的數(shù)據(jù)、信息采集，以及整合、提取的全過程。傳統(tǒng)的供電企業(yè)檔案管理工作主要以紙質(zhì)管理為主，上文闡述了紙質(zhì)管理的一些弊端，所以在科技的發(fā)展下，電子檔案的管理形式逐漸普及在了企業(yè)的管理工作當(dāng)中。電力客戶電子檔案就是以計算機(jī)為依據(jù)，利用計算機(jī)磁盤、磁帶等設(shè)備，進(jìn)行對檔案的統(tǒng)計和存儲工作，電子化檔案管理不僅能進(jìn)一步保證檔案的安全性，還能實現(xiàn)企業(yè)的資源共享。對于供電企業(yè)來說，要想全面構(gòu)建獨立的、系統(tǒng)的客戶檔案信息管理電子平臺，就必須實現(xiàn)對所有檔案信息的有效管理，實現(xiàn)檔案的信息化和現(xiàn)代化。另外，對以往已經(jīng)生成的紙質(zhì)檔案，也要進(jìn)行電子化的管理，企業(yè)需要派專人對以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集整理，將紙質(zhì)檔案按類型、年限分好類別，然后存入到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，這樣在日后的使用中能更方便、快捷。總的來說，供電企業(yè)對電力客戶的檔案管理不能僅僅采用一種手段，需要加入電子化檔案管理模式雙管齊下。

結(jié)語

總之，供電企業(yè)的客戶檔案電子化管理是時代的產(chǎn)物，為了適應(yīng)未來的檔案管理發(fā)展趨勢和工作需求，企業(yè)必須要對檔案的電子化管理問題進(jìn)行深入研究，認(rèn)識到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，盡快完成電子化檔案管理的制度體系，使企業(yè)在檔案管理的轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新中，謀求更多的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭艷燕.信息時代電力企業(yè)電子檔案管理的探討 [J]. 信息記錄材料. 2021（05）

[2]葉沃力.電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略 [J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2019（10）

[3]田梅.基電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用 [J]. 現(xiàn)代國企研究. 2018（20）

[4]鄭艷瑾.電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新分析 [J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2017（20）