深圳報業(yè)集團

引言

深圳報業(yè)集團出版社（以下簡稱報業(yè)出版社），是經國家新聞出版總署批準于2004年6月成立的社科類綜合性媒體出版機構，是深圳報業(yè)集團旗下的全資子公司，是深圳僅有的兩家出版社之一，主要出版教材教輔、主題出版、非虛構、社科、文化、譯著等圖書，以出好書、創(chuàng)名牌、實現良好的社會效益和經濟效益為目標。

隨著出版行業(yè)近些年的迅速發(fā)展，國內圖書市場競爭越來越激烈，為了使出版社適應日益復雜的市場變化，報業(yè)出版社亟須通過ERP 系統(tǒng)來優(yōu)化出版業(yè)務流程，提高各部門的工作效率和協(xié)同能力，提高財務管理的能力，讓出版社在市場競爭中占據優(yōu)勢。

一、傳統(tǒng)財務管理遇到的問題

出版社務軟件使用的是用友NC6.5，辦公使用OA系統(tǒng)，發(fā)行使用廣智系統(tǒng)，編輯使用編務系統(tǒng)，印制人員使用印務系統(tǒng)，各系統(tǒng)之家無法實現信息共享，加上圖書成本結算周期長，圖書成本項目繁多容易造成圖書成本歸集不準確、圖書成本歸集不及時，導致圖書收入與成本不匹配，各部門之間缺乏有效協(xié)作也容易造成預收賬款無法及時確認為收入，老舊的發(fā)行系統(tǒng)導致庫存信息一直不準確等問題。

（一）圖書成本歸集不準確

目前報業(yè)出版社圖書主要分為市場書、包銷書、教材教輔書，對于市場書和包銷書，相關的圖書成本費用都是在發(fā)生時一次性結轉進入總成本的，只有教材教輔是按銷售的進度結轉相關成本，因為之前市場書種類不多，這樣結轉成本的方式對利潤影響不大，而包銷書從所有權上也不屬于報業(yè)出版社，所以可以使用這種結轉成本的方式。但是隨著報業(yè)出版社的發(fā)展，出好書、出精品書漸漸成為報業(yè)出版社的經營目標，市場書品種和數量日漸增加，這樣的核算方式會提前確認成本，影響利潤。圖書的成本項目復雜，其中涵蓋了稿酬、編審費、校對費、版權費、印刷費用等，這些費用的結算周期很長，并且不是一次發(fā)生的，甚至是圖書已經開始銷售了，有一些成本尚未結算，這樣就增加了成本核算的難度。傳統(tǒng)的財務管理模式通過現有的用友系統(tǒng)無法及時準確獲取單書成本，實現按銷售進度結轉圖書成本，造成收入和成本不匹配。

（二）圖書成本歸集不及時

一方面圖書成本的項目繁多而且結算周期長，比如圖書的印刷費結算周期一般是圖書印制好后3個月以內，版稅有時候是按圖書銷售數量進行結算。另一方面圖書成本涉及的部門較多，成本核算流程長，比如編審費、稿費的報銷等需要編輯部門發(fā)起，圖書銷售的相關信息需要發(fā)行部門提供，他們使用廣智系統(tǒng)，印刷費用的報銷需要印務部門發(fā)起，他們使用印務系統(tǒng)，而財務使用的是用友系統(tǒng)，各部門各系統(tǒng)之間沒有實現信息共享，形成信息孤島的情況。信息不銜接，造成了各部門之間各自為政的局面，數據不統(tǒng)一、不規(guī)范，所有的成本只能等到財務系統(tǒng)付款后才能得到統(tǒng)計，造成數據處理效率低下，圖書成本歸集不及時，不利于財務管理人員及時查閱相關數據，進行財務分析。

（三）預收賬款無法及時確認收入

在傳統(tǒng)的財務管理過程中，出納根據銀行流水信息登記收款備查賬，包括收款時間、來款單位、金額等內容，會計根據銀行收款情況在用友系統(tǒng)中做預收賬款，日常主要靠發(fā)行人員主動查詢收款備查賬，發(fā)現貨款已到賬后再到廣智系統(tǒng)查詢發(fā)貨情況，打印發(fā)貨單，填制開票表格，交由出納開具發(fā)票，年底的時候會計根據預收賬款的賬簿信息再與發(fā)行人員對賬后補開發(fā)票。報業(yè)出版社是根據開票信息確認收入的，由于發(fā)行部和財務部之間協(xié)作不及時，預收賬款的確認主要靠相關的發(fā)行人員和財務人員主動發(fā)起，每一個年度都有預收賬款未及時處理，特別是以前年度的預收賬款因大部分是個人轉賬，且年限已久，經辦人員早已離職，處理難度大，影響收入的確認。

（四）庫存數量無法準確確認

發(fā)行部門目前使用的是2009年安裝的廣智系統(tǒng)，原軟件維保公司已倒閉，導致后續(xù)的維保和更新無法正常進行，每年年底財務部、發(fā)行部、辦公室聯合對倉庫進行盤點時，使用廣智系統(tǒng)導出的圖書數量與實際數量都會存在一定的偏差，主要是報業(yè)出版社有三個倉庫，一個是辦公室旁邊的臨時周轉倉、一個是占地一千平米的主倉庫、另一個是主倉庫旁邊用于存放經常發(fā)貨的熱銷書，廣智系統(tǒng)無法分倉對圖書數量進行統(tǒng)計，盤點時需要人為合并，發(fā)現有偏差時，無法查明是哪個倉庫的數據出現了問題。庫存的圖書是報業(yè)出版社的核心資源，對庫存數量無法準確確認不僅有經營風險，也有審計風險，急需通過新系統(tǒng)中的發(fā)行模塊準確核算發(fā)貨信息、退貨信息、庫存信息等相關數據。紙質資源的存量過多，傳統(tǒng)的圖書資源保存在庫房中，耗費了大量人力與場地資源；庫存數據不準確也不利于資源重構及再利用，無法實現快速整合和發(fā)布，也就難以形成數字出版需要的產品和形態(tài)。

二、ERP系統(tǒng)在出版社財務管理的運用

通過多家對比，報業(yè)出版社最終選擇了科迪通出版業(yè)ERP系統(tǒng)（以下簡稱ERP系統(tǒng)），該系統(tǒng)集編務系統(tǒng)、印務系統(tǒng)、材料系統(tǒng)、結算系統(tǒng)、發(fā)行系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、綜合分析系統(tǒng)于一體，以財務為中心，單書核算為核心設計，業(yè)務財務數據縱向集成。在2020年7月與軟件工程師進行了需求調研，完成了前期硬件采購以及初始數據的準備工作，8月進行了軟件實施，在9月 ERP系統(tǒng)試運行上線，并于2021年1月正式全面啟用該系統(tǒng)。

所有的費用報銷和圖書成本相關的編審費、稿費、印刷費、版稅等的報銷都在ERP系統(tǒng)上完成，ERP系統(tǒng)在圖書成本核算、圖書成本核算流程改進、預收賬款核算、庫存數量核算方面都發(fā)揮了較大的作用。

（一）ERP系統(tǒng)在圖書成本核算方面的運用

編輯們在ERP系統(tǒng)中的編務模塊完成選題、發(fā)稿、成書、合同信息的管理和錄入，生成圖書卡片，作為每本圖書的“身份證”用于后續(xù)圖書的發(fā)行、印刷等環(huán)節(jié)的數據信息歸集。印制人員使用ERP系統(tǒng)中的印務模塊，按圖書名稱搜索圖書卡片，并錄入圖書的版型、版次、印次、付印日期等信息。發(fā)行人員使用ERP系統(tǒng)中的發(fā)行模塊，完成日常圖書的出庫、入庫、退貨、盤點等工作。財務人員通過應用ERP 系統(tǒng)中的費用報銷模塊和結算模塊，完成對各項費用及圖書成本的審批、各項圖書成本項目預算的設置以及修改。通過EPR系統(tǒng)不僅可以進行成本費用信息的結轉、歸集，還可以實時獲取單書的成本信息。財務數據基本上來源于費用報銷系統(tǒng)及圖書成本系統(tǒng)中相關數據的自動采集，編輯們報銷圖書的編審費、校對費、稿費、編輯制作費等，印制人員報銷圖書的印刷費用并錄入圖書的冊數，系統(tǒng)自動按圖書卡片信息歸集圖書成本，并按冊數計算單冊成本。在圖書進行銷售時，財務可以在系統(tǒng)中查詢到該本書的單冊成本，按銷售進度結轉圖書成本，這樣就可以使得收入和成本能夠配比。在日常工作中還可以根據管理者的需要，在統(tǒng)計分析模塊生成相關的統(tǒng)計分析表，了解不同維度的圖書成本信息，及時掌握圖書成本動態(tài)。準確及時的圖書成本信息能夠為選題提供較為客觀、全面的信息支持，同時也有助于確定圖書的印制數量和圖書銷售價格，提高報業(yè)出版社整體經濟效益，增強市場競爭力。

（二）ERP系統(tǒng)在圖書成本核算流程改進方面的運用

出版社通過ERP 系統(tǒng)可以實現對圖書產品全生命周期的控制，這是因為在一個系統(tǒng)中集中了選題、編輯、發(fā)稿、成書、印制、發(fā)行、圖書成本報銷、費用報銷等多個業(yè)務模塊，將編輯、財務、發(fā)行、印制等工作進行整合。首先，責編在系統(tǒng)中完善圖書的基本信息，形成圖書卡片，財務人員可以事先在結算模塊對圖書的各項成本設定預算標準，當成本超過預算標準時，將無法進行報銷，必須提出修改申請，經審批通過后，方能進行成本報銷，這樣有助于增強成本的事前控制。其次，圖書相關的成本報銷均在ERP系統(tǒng)里進行制單和審批，審批可以在PC端和手機端進行，審批完成后財務人員在用友財務系統(tǒng)里進行支付，系統(tǒng)填寫單據的同時需將紙質的原始單據拍照后上傳至附件管理，隨后將原始單據的原件交給財務人員，報銷的線上審批，可以縮短簽字時間，提高報銷效率，改進成本核算流程。

財務人員可以依靠ERP系統(tǒng)與編輯、發(fā)行、校對、印制等人員實現財務數據的共享和信息化溝通，縮短了成本歸集周期，方便管理人員實時掌握數據，提高了信息質量，報業(yè)出版社管理人員可以借助圖書成本核算信息，了解市場需求，進行選題策劃。

（三）ERP系統(tǒng)在預收賬款核算方面的運用

出納每天根據銀行收款信息在結算模塊的收款確認單元中錄入收款日期、交款客戶名稱、金額等信息，所有軟件使用人員一登錄ERP系統(tǒng)后都可以查看收款信息，并進行確認，確認后的收款信息就不會再提示。

ERP系統(tǒng)可以為預收賬款的結算和清繳提供詳細、準確的信息支持，有利于相關業(yè)務部門尤其是發(fā)行部門通過系統(tǒng)方便、快捷地獲取貨款到賬情況，并盡早開具發(fā)票，財務可以根據開具的發(fā)票確認收入，結轉成本。

（四）ERP系統(tǒng)在庫存管理方面的運用

ERP系統(tǒng)里面的發(fā)行模塊可以用于圖書的出庫、入庫、退貨、盤點等工作，而且可以分倉庫登記圖書冊數。當圖書送到倉庫后，倉儲管理員查找印制信息，將印制數量與收貨數量進行核對，確認無誤后辦理入庫。日常工作中負責圖書銷售的發(fā)行人員接到圖書銷售訂單后，在發(fā)行模塊填寫發(fā)貨審批單，經發(fā)行部主任審核后，發(fā)貨單傳遞至倉儲理員，管理員完成發(fā)貨，并填寫發(fā)貨單，發(fā)貨單經發(fā)行部主任審核后，傳遞至負責圖書銷售的發(fā)行人員處，由銷售人員將發(fā)貨單打印出來，找出納開具發(fā)票，完成圖書銷售。每個月會計根據出納開具的發(fā)票以及后附的發(fā)貨單，確認收入，并根據系統(tǒng)的結算模塊的信息結轉預收賬款或者確認應收賬款。年底盤點時，可以分倉庫進行盤點，方便了解每個倉庫的庫存管理情況，如果出現盤點數據差異，可以明確是哪個倉庫出現問題，并及時進行處理。

三、ERP系統(tǒng)的實施過程

（一）前期調研

因采購金額超過30萬元，通過母公司深圳報業(yè)集團進行了招投標，經過多方比較，最終選擇了科迪通出版業(yè)ERP系統(tǒng)，并于2020年5月與對方簽訂了合同，7月軟件工程師對各部門進行了需求調研，并進行了軟件演示和講解，了解了各部門對軟件功能的需求。

（二）采購設備并進場實施

報業(yè)出版社8月采購了ERP系統(tǒng)上線所需的3臺服務器等相關設備，在完成了初始數據的準備工作后，科迪通軟件公司安排了人員進駐報業(yè)出版社進行軟件實施，在所有員工的電腦上都安裝了科迪通出版業(yè)ERP系統(tǒng)，并進行了調試。ERP系統(tǒng)主要包括編務模塊、印務模塊、結算模塊、發(fā)行模塊、費用報銷模塊、財務模塊、統(tǒng)計分析模塊，因報業(yè)出版社是深圳報業(yè)集團全資子公司，按集團統(tǒng)一要求需要使用用友財務軟件，所以財務模塊沒有啟用，其余模塊均已啟用，未來根據業(yè)務發(fā)展情況，可以對系統(tǒng)進行二次開發(fā)，將ERP系統(tǒng)中的財務數據傳輸至用友財務系統(tǒng)。在完成了所有軟件系統(tǒng)的安裝后，9月 ERP系統(tǒng)試運行上線，所有員工都根據自己的業(yè)務需要，使用不同的業(yè)務模塊，并及時與軟件工程師協(xié)調修改，在2021年1月正式全面啟用ERP系統(tǒng)。

（三）員工培訓

因各部門使用的模塊不同，所以現場實施人員分部門進行了三次培訓，第一場培訓是組織編輯人員對編務模塊進行培訓，編務模塊主要有選題管理、發(fā)稿管理、成書管理、合同管理、作者管理，用于圖書的選題和出版管理；第二場培訓是組織發(fā)行人員和印制人員對發(fā)行模塊和印務模塊進行培訓，主要是如何在系統(tǒng)中完成發(fā)貨、退貨、盤點、提出印裝需求，完成付印審批；第三次培訓是組織財務人員對費用報銷模塊和財務模塊進行培訓，主要是掌握在ERP系統(tǒng)中進行圖書成本歸集、費用報銷、收款信息的錄入和審批等。因日常辦公方式發(fā)生了很大的改變，很多業(yè)務環(huán)節(jié)由線下轉為線上，還是有很多員工不習慣使用ERP系統(tǒng)，所以員工培訓是非常必要的。

結語

隨著新媒體時代的到來，報業(yè)出版社為了擴大市場占有率，提高自身競爭能力，需要擁有強大的信息收集和處理能力，應用ERP 系統(tǒng)可以提高信息共享效率，加快信息交流和處理速度，強化各職能部門之間的協(xié)同合作。

報業(yè)出版社使用ERP 系統(tǒng)實現了傳統(tǒng)財務管理模式向信息化財務管理模式的轉變，縮短了成本核算周期，能夠及時獲取圖書的成本，按銷售進度結轉圖書成本，業(yè)務部門也可以通過系統(tǒng)及時了解貨款到賬情況，有助于發(fā)票的及時開具和收入的確認。在ERP系統(tǒng)使用過程中也發(fā)現，因為改變了報銷方式，由線下報銷轉為線上無紙化報銷，還是有很多員工不習慣使用ERP系統(tǒng)，所以在日常工作中還是要多加強員工培訓，堅定不移地使用ERP系統(tǒng)。因為通過應用該系統(tǒng)，出版社的財務管理能力得到了進一步地提升，能夠為報業(yè)出版社的管理經營提供準確、翔實、多維度的數據，提高了報業(yè)出版社的競爭力，對報業(yè)出版社的經營發(fā)展具有重要作用。