新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制中的問(wèn)題探究

南通江海電容器股份有限公司

引言

為適應(yīng)日漸激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，近年來(lái)我國(guó)電容器生產(chǎn)企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的重視程度不斷提升，但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，控制活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息溝通等問(wèn)題仍大量存在于這類公司中。為盡可能解決相關(guān)問(wèn)題，本文以某電容器生產(chǎn)公司作為研究對(duì)象，結(jié)合該公司的成功經(jīng)驗(yàn)開展了一系列深化探討。

一、新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制存在的普遍性問(wèn)題

（一）控制活動(dòng)問(wèn)題

作為企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，控制活動(dòng)屬于內(nèi)部控制具體表現(xiàn)形式，績(jī)效考評(píng)控制、不相容職務(wù)分離控制、預(yù)算控制、資產(chǎn)保護(hù)控制、授權(quán)審批控制、采購(gòu)與付款控制、銷售與收款控制均屬于控制活動(dòng)范疇。結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，新形勢(shì)下企業(yè)控制活動(dòng)問(wèn)題多表現(xiàn)為采購(gòu)計(jì)劃制定難度過(guò)大、預(yù)算管理缺位、應(yīng)收賬款管理粗放、各部門在盤點(diǎn)期間無(wú)法較好配合、重復(fù)采購(gòu)引發(fā)資源浪費(fèi)等，資金不合理占用、公司經(jīng)營(yíng)效益下降、科學(xué)合理預(yù)算無(wú)法實(shí)現(xiàn)、預(yù)算執(zhí)行難以貫徹和協(xié)調(diào)、企業(yè)資金周轉(zhuǎn)壓力大、倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、ERP庫(kù)存數(shù)據(jù)嚴(yán)重失真、產(chǎn)品的品質(zhì)降低等問(wèn)題自然很容易出現(xiàn)。以各部門在盤點(diǎn)期間無(wú)法較好配合為例，在無(wú)法統(tǒng)一規(guī)劃的盤點(diǎn)工作節(jié)奏影響下，企業(yè)盤點(diǎn)效率將大幅下降，盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也會(huì)受到影響，部分企業(yè)車間堆放材料未辦理入庫(kù)手續(xù)，這部分物資很容易在盤點(diǎn)過(guò)程中被忽略，盤點(diǎn)結(jié)果準(zhǔn)確性自然會(huì)受到影響。此外，盤點(diǎn)差異如無(wú)法快速得到調(diào)整處理，倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也將受到直接影響[1]。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估問(wèn)題

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，自然環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治環(huán)境等外部因素的不斷變化將直接影響企業(yè)內(nèi)部控制，因此風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制必須做到判別和處理環(huán)境變化。但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多企業(yè)未能建立科學(xué)完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)，同時(shí)存在運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)較高、應(yīng)收賬款管理風(fēng)險(xiǎn)較高、倉(cāng)庫(kù)管理不到位等問(wèn)題。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)的缺乏使得企業(yè)不具備具體可行的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，風(fēng)險(xiǎn)的管理因此主要以事后管理為主且流于形式，潛在風(fēng)險(xiǎn)往往被忽視，事前風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防系統(tǒng)缺乏所催生的一系列損失必須引起重視。如管理水平提升滯后于企業(yè)發(fā)展，企業(yè)便很容易出現(xiàn)較高的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)資產(chǎn)的安全完整、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展均可能受到影響。由于內(nèi)部控制無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，很多企業(yè)往往過(guò)于關(guān)注銷售業(yè)績(jī)，如大力維護(hù)與經(jīng)銷商和供應(yīng)商的關(guān)系，忽視內(nèi)部各部門、各業(yè)務(wù)、各崗位間的牽制關(guān)系，企業(yè)因此出現(xiàn)的內(nèi)控滯后問(wèn)題必須得到重視，應(yīng)收賬款管理風(fēng)險(xiǎn)較高、倉(cāng)庫(kù)管理不到位問(wèn)題很容易因此出現(xiàn)[2]。

（三）信息溝通問(wèn)題

信息隔離現(xiàn)象廣泛存在于我國(guó)很多企業(yè)的部門間、上下級(jí)間，這種信息隔離與內(nèi)外部因素聯(lián)系較為緊密，如技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、政治的變化，企業(yè)繁多的物料品類、專業(yè)性欠佳的計(jì)劃部員工均可能影響信息溝通工作。開展針對(duì)性調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，信息與溝通機(jī)制不夠順暢、信息技術(shù)平臺(tái)建設(shè)滯后、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)方面信息無(wú)法被銷售部門員工及時(shí)了解等問(wèn)題廣泛存在于很多企業(yè)，這類問(wèn)題的出現(xiàn)與各部門僅關(guān)注自身利益、管理層忽視信息與溝通環(huán)境建設(shè)工作、未能明確定位內(nèi)部控制體系的作用和地位有關(guān)，企業(yè)內(nèi)部控制有效性因此受到的影響必須引起重視[3]。

二、新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

（一）健全內(nèi)部控制活動(dòng)

為優(yōu)化新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制，內(nèi)部控制活動(dòng)的健全極為關(guān)鍵，具體可從銷售收款業(yè)務(wù)管理、付款審批管理、盤點(diǎn)清查內(nèi)部控制三方面入手?；阡N售收款業(yè)務(wù)管理，銷售合同的審批管理規(guī)范、應(yīng)收賬款回收管理規(guī)范均屬于其中關(guān)鍵。銷售合同審批制度應(yīng)基于近期業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行補(bǔ)充和更新，對(duì)賬與催收制度的規(guī)范和優(yōu)化也不容忽視，企業(yè)可提供“往來(lái)對(duì)賬確認(rèn)單”，并采用QQ、微信、電話、傳真等多種方式跟蹤和催收超過(guò)信用期的應(yīng)收賬款；基于付款審批管理，企業(yè)需明確采購(gòu)預(yù)算制度及執(zhí)行表，各職能部門、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、請(qǐng)購(gòu)部門、總經(jīng)理所負(fù)責(zé)的工作需要由此明確，招標(biāo)方式采購(gòu)的針對(duì)性開展、購(gòu)回后統(tǒng)一入庫(kù)建立臺(tái)賬、各種簽單手續(xù)的完成均不容忽視。

盤點(diǎn)清查內(nèi)部控制同樣需要得到重視，企業(yè)需針對(duì)性完善《存貨盤點(diǎn)制度》，規(guī)避賬賬不符、賬實(shí)不符、存貨盤點(diǎn)工作不規(guī)范等問(wèn)題，以此保證ERP系統(tǒng)與車間實(shí)際物料的賬實(shí)相符，公司財(cái)產(chǎn)的真實(shí)完整、車間物料的管控加強(qiáng)均可由此得到保障。在具體實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)每年至少開展一次全面盤點(diǎn)、每月不定期進(jìn)行抽盤，盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備工作也不容忽視。倉(cāng)位排序盤點(diǎn)表應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)保管員出具，以此明確各貨品倉(cāng)位、名稱、位置、編號(hào)等內(nèi)容，財(cái)務(wù)部需負(fù)責(zé)監(jiān)盤。企業(yè)可通過(guò)盤點(diǎn)范圍說(shuō)明表明確盤點(diǎn)對(duì)象、盤點(diǎn)方法、倉(cāng)庫(kù)范圍、盤點(diǎn)周期，通過(guò)盤點(diǎn)準(zhǔn)備表明確倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備、車間準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備等內(nèi)容，通過(guò)盤點(diǎn)職責(zé)表明確倉(cāng)庫(kù)、計(jì)劃部、工程部、財(cái)務(wù)部職責(zé)。在完成盤點(diǎn)工作后，對(duì)于賬面記錄與實(shí)盤的差異，盤點(diǎn)表上需要針對(duì)性列出差異說(shuō)明和原因分析，相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任也需要在嚴(yán)重情況下進(jìn)行追究，相關(guān)分析需做到有理有據(jù)，如數(shù)據(jù)差異源于系統(tǒng)BOM用量誤差，工程技術(shù)部門必須負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)。在具體的差異處理中，如差異源于前期盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或單據(jù)登錄錯(cuò)誤，單據(jù)的登錄調(diào)整應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)部門負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)審核。如盤點(diǎn)差異源于系統(tǒng)BOM用量誤差，工程技術(shù)部門需由計(jì)劃部門完成BOM的重新確認(rèn)，并完成相應(yīng)調(diào)整和修改。如批量差異原因不明，需針對(duì)性考核車間主任。對(duì)于合理范圍內(nèi)的差異量、不存在差異的盤點(diǎn)、車間主任物料管控到位等情況，獎(jiǎng)勵(lì)措施的針對(duì)性提供也不容忽視[4]。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范控制

新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化還需要關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)防范控制的加強(qiáng)，具體可從確定風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)四方面入手。在確定風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)過(guò)程中，明確的目標(biāo)可為風(fēng)險(xiǎn)控制提供指引。以企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)為例，基于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)設(shè)置財(cái)務(wù)目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、資產(chǎn)安全目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)，即可為內(nèi)部控制提供依據(jù)，具體的風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)設(shè)置需關(guān)注經(jīng)過(guò)規(guī)定流程審批的銷售合同簽訂、銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息記錄的規(guī)范、可控的應(yīng)收賬款催收及增加、銷售合同中價(jià)格折扣的嚴(yán)格執(zhí)行；在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，企業(yè)需快速識(shí)別影響自身發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。以銷售業(yè)務(wù)為例，企業(yè)必須結(jié)合自身銷售業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確銷售業(yè)務(wù)面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)因素，包括發(fā)錯(cuò)客戶、發(fā)貨單混淆、銷售計(jì)劃不明確、發(fā)出不合格品、發(fā)出貨品數(shù)量或規(guī)格型號(hào)與發(fā)貨單不符、退回的商品非本公司產(chǎn)品、退回的不合格品再次出庫(kù)，基于這類風(fēng)險(xiǎn)因素，即可明確定位風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，輔以專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)分析會(huì)議，在必要情況下征求專業(yè)機(jī)構(gòu)意見(jiàn)，企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力即可大幅提升；在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，需結(jié)合識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采用定量與定性結(jié)合的分析方法，以此對(duì)核心業(yè)務(wù)活動(dòng)開展重點(diǎn)分析和論證，書面記錄工作也需要嚴(yán)格開展；在應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)成因，以及企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承受能力和銷售業(yè)務(wù)適應(yīng)性，針對(duì)性地制定用于應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的策略，如風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低。具體來(lái)說(shuō)，如存在高于銷售業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)承受能力的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避；如風(fēng)險(xiǎn)處于可承受范圍，則需要開展針對(duì)性評(píng)估與權(quán)衡成本效益，選擇風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)；如風(fēng)險(xiǎn)可以接受，且企業(yè)有信心緩解或控制風(fēng)險(xiǎn)，可采用風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)降低方式。

（三）暢通信息溝通渠道

企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化離不開暢通的信息溝通渠道支持，因此企業(yè)需針對(duì)性加強(qiáng)橫向溝通與縱向溝通，ERP系統(tǒng)的完善也需要同時(shí)得到重視。橫向溝通指的是企業(yè)內(nèi)部各職能部門間的溝通，以及企業(yè)與企業(yè)外部行業(yè)間的溝通，企業(yè)的管理效率和整體運(yùn)營(yíng)效率提升可基于橫向的溝通方式提升。因此企業(yè)需定期組織部門間交流，如召開部門間交流會(huì)議，加強(qiáng)各部門的重要業(yè)務(wù)信息交換和共享，相關(guān)業(yè)務(wù)信息的銜接可由此受到較為積極的影響。在加強(qiáng)企業(yè)與外部聯(lián)系的探索中，數(shù)據(jù)情況的及時(shí)有效匯報(bào)極為關(guān)鍵，如銷售部門需要對(duì)客戶情況和市場(chǎng)情況進(jìn)行及時(shí)搜集，積極參加全球范圍或全國(guó)范圍的產(chǎn)品展銷會(huì)等，由此整理與歸納收集到的信息，銷售部門即可更好地為高層管理者提供參考信息；縱向溝通可細(xì)分為企業(yè)內(nèi)、外部的縱向溝通，企業(yè)不同層級(jí)間的信息溝通屬于內(nèi)部縱向溝通。在具體實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)積極建立健全溝通交流機(jī)制，充分應(yīng)用電子郵件、工作微信群、工作QQ群等現(xiàn)代信息化工具開展內(nèi)部溝通，以此實(shí)時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)，同事間、員工與上級(jí)間即可實(shí)現(xiàn)更為便捷的交流和信息共享，管理效率的提升、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有效融合均可獲得支持。維護(hù)好客戶關(guān)系屬于外部縱向溝通需要關(guān)注的焦點(diǎn)，以此形成友好、相互信任的溝通氛圍，如供銷雙方間的賬單確認(rèn)及收發(fā)貨等業(yè)務(wù)往來(lái)，均離不開良好的外部縱向溝通支持。

為完善ERP信息系統(tǒng)，企業(yè)必須充分結(jié)合自身管理實(shí)際，以此從內(nèi)部協(xié)同管理平臺(tái)入手，針對(duì)性提升企業(yè)信息化水平。在管理平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，需保證各職能部門信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)順利融合，信息實(shí)時(shí)對(duì)接的推進(jìn)也不容忽視，真正做到信息實(shí)時(shí)共享。在具體的企業(yè)信息平臺(tái)系統(tǒng)健全過(guò)程中，企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)需要與信息系統(tǒng)有效結(jié)合，信息平臺(tái)需真正容納每個(gè)業(yè)務(wù)崗位的工作，流程設(shè)計(jì)也需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況。還需要及時(shí)更新信息系統(tǒng)，ERP信息系統(tǒng)必須定期維護(hù)升級(jí)，方可更好地服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部控制。為提高信息傳遞質(zhì)量，需保證ERP信息系統(tǒng)建立健全過(guò)程中信息審核崗位與信息錄入崗位分離，更好地保證數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性。ERP信息系統(tǒng)需基于不相容崗位分離原則設(shè)置崗位權(quán)限，以此針對(duì)性控制匯總的不相容崗位權(quán)限，如明確賬號(hào)權(quán)限分配原則、制定《ERP信息系統(tǒng)實(shí)施細(xì)則》、刪除問(wèn)題賬號(hào)的不恰當(dāng)審批權(quán)限，用戶權(quán)限調(diào)整流程的規(guī)范也極為關(guān)鍵。系統(tǒng)需保證權(quán)限變動(dòng)有章可循，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)因權(quán)限問(wèn)題而出現(xiàn)的概率將大幅降低。對(duì)于權(quán)限變更，需通過(guò)電子郵件及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)送信息。ERP信息系統(tǒng)完善也需要關(guān)注操作權(quán)限方面，系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性可能受到操作人員隨意沖銷單據(jù)行為的影響不容忽視，數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤也需要針對(duì)性應(yīng)對(duì)。在具體實(shí)踐中，需控制操作權(quán)限以約束錄入數(shù)據(jù)崗位，錄入者不得擁有數(shù)據(jù)沖銷操作權(quán)限，需分配給部門經(jīng)理沖銷操作的權(quán)限。對(duì)于錯(cuò)誤數(shù)據(jù)調(diào)整，錄入員工需上報(bào)情況于主管，沖銷調(diào)整由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。在《信息系統(tǒng)實(shí)施細(xì)則》中，需規(guī)范和說(shuō)明沖銷調(diào)整流程，更好糾正數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤問(wèn)題，操作人員的規(guī)范操作也可得到保障。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制需關(guān)注多方面因素影響。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的健全內(nèi)部控制活動(dòng)、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范控制、暢通信息溝通渠道等內(nèi)容，則提供了可行性較高的內(nèi)部控制優(yōu)化路徑。為更好地滿足企業(yè)發(fā)展需要，內(nèi)部控制監(jiān)督、內(nèi)控環(huán)境優(yōu)化等要點(diǎn)也需要引起重視。