文/日照市人民醫(yī)院 焦華

伴隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及科技水平的不斷發(fā)展，對現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理要求越來越高，檔案內(nèi)容不但專業(yè)要求較高，而且數(shù)量極為龐大，造成檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)諸多問題。通過利用信息化技術(shù)能夠有效保證檔案管理具備系統(tǒng)性與全面性，能夠有效提高工作效率。因而針對檔案管理的信息化建設(shè)途徑展開分析，有必要性與現(xiàn)實(shí)意義。

一、增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度

（一）醫(yī)院檔案管理工作者必須以科學(xué)的眼光來對待管理工作，還要深入研究理論與應(yīng)用技術(shù)。這其中最為重點(diǎn)的部分是要加強(qiáng)“網(wǎng)絡(luò)用檔”理論的研究。相關(guān)工作人員在探究這一理論時(shí)，需要組建專業(yè)且高素質(zhì)的研究隊(duì)伍，重點(diǎn)研究檔案信息收集的方法、檔案歸檔操作的流程等內(nèi)容，保證檔案用戶可以接收到全面系統(tǒng)以及最新的電子類文檔信息資料。在研究該理論的過程中，工作隊(duì)伍需要重點(diǎn)把控以下幾項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，分別是：針對圖像實(shí)施歸檔技術(shù)、構(gòu)建全息式互聯(lián)網(wǎng)終端技術(shù)、研發(fā)與監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)檔案信息技術(shù)等。

（二）相關(guān)管理工作者應(yīng)當(dāng)努力營造網(wǎng)絡(luò)檔案信息庫。在此過程中，需要取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，采用先進(jìn)的電子檔案方式，對其開展標(biāo)簽分類工作，從而有效提升檔案信息的接收效率。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的前提下，還要加大建設(shè)網(wǎng)絡(luò)渠道的力度，特別注意改進(jìn)平臺功能，提升管理效率。

（三）開展集約化軟件開發(fā)工作。就目前管理工作形式來說，工作人員需要提高管理工作的自動化以及智能化力度，為此必須增強(qiáng)對軟件的集約化開發(fā)力度，從而營造一個(gè)優(yōu)良的軟件環(huán)境?，F(xiàn)如今，我國各個(gè)醫(yī)院都在持續(xù)擴(kuò)充規(guī)模，一項(xiàng)又一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)正在不斷得以運(yùn)用，因而醫(yī)院內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)注重改善辦公體系的自動化功能，使其能夠同檔案管理軟件有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化管理體系。

（四）要革新檔案編輯研究技術(shù)。為了適應(yīng)新時(shí)代對于檔案資料的使用規(guī)定，在開展編研工作時(shí)，還要認(rèn)真分析用戶的具體需求，進(jìn)行與之相匹配的編研內(nèi)容改進(jìn)。另外，還應(yīng)當(dāng)持續(xù)注意醫(yī)學(xué)研究熱點(diǎn)內(nèi)容、醫(yī)學(xué)學(xué)科的發(fā)展趨勢等方面，保證檔案資源開發(fā)工作能夠朝著多載體、全方位以及深層次的領(lǐng)域發(fā)展。為此，編研工作人員需要依靠現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷創(chuàng)新編研檔案資料內(nèi)容。

（五）要科學(xué)使用多媒體手段。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度的過程中，還要注重靈活運(yùn)用多媒體信息技術(shù)。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)對此技術(shù)予以重視，同時(shí)還可以將情報(bào)資料與信息資料進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，為使用群體提供方便快捷的信息查閱以及信息接收途徑。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代，在實(shí)施檔案管理工作的過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)構(gòu)建系統(tǒng)全面的檔案管理機(jī)制。要嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定，參照工作中的具體情況，構(gòu)建針對性較強(qiáng)的檔案管理機(jī)制，確保提供相關(guān)指導(dǎo)，從而使工作得以順利實(shí)施。

（一）檔案管理人員需要重視對制度進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，著眼于制度的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，保證管理工作合法合理。對于信息化設(shè)施，必須注重其使用方法以及維護(hù)檢修方式，保證信息設(shè)施的常規(guī)健康運(yùn)行；對于管理程序，則應(yīng)當(dāng)對其出現(xiàn)的弊端進(jìn)行總結(jié)，并采取與之相匹配的方式進(jìn)行解決，從而持續(xù)優(yōu)化管理程序；對于管理工作者，需要貫徹落實(shí)各自職責(zé)與任務(wù)，健全監(jiān)察與考察制度，保證每一名工作人員都有明確的工作任務(wù)。

（二）檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提高對管理工作的重視程度，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)安全弊端，有效保證各個(gè)信息具備高度安全性。要提高對物防工作的建設(shè)力度，保證檔案存儲位置的物理防護(hù)具備較高的安全程度，并為其匹配相關(guān)安全設(shè)備，防止物防缺乏的弊端出現(xiàn)。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把控技防建設(shè)工作，通過信息登錄訪問控制技術(shù)、信息用戶權(quán)限控制技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)、信息鎖定控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)安全控制技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息加密控制技術(shù)等手段，保證信息數(shù)據(jù)能夠得到安全的防御保護(hù)。

（三）應(yīng)當(dāng)確保人事檔案信息管理具備高度的安全性。檔案管理人員要按照工作中遇到的實(shí)際情況，合理規(guī)劃出針對性較強(qiáng)的管理方案，努力健全相關(guān)制度條例，充分發(fā)揮管理方案的約束功能，針對管理人員的工作行為實(shí)施有效監(jiān)控，促使工作人員能夠嚴(yán)格按照制度規(guī)定完成工作要求，從而盡可能地提高檔案管理的安全程度，防止檔案信息數(shù)據(jù)遭到泄露或是遭到篡改等問題發(fā)生。另外，醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)部門還需要針對檔案設(shè)施定期開展設(shè)備更新與優(yōu)化工作，通過定期檢修，確保檔案管理設(shè)施的硬件運(yùn)行具備高度的安全性與穩(wěn)定性，以此在檔案應(yīng)用層面降低對其造成的不利影響。

三、完善信息化建設(shè)管理機(jī)制

在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)階段，檔案的信息化管理工作是其中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，為了保證該工作得以有效實(shí)施，就必須不斷健全信息管理制度。醫(yī)院人事檔案管理人員在工作過程中，應(yīng)當(dāng)樹立高度責(zé)任意識，要不斷豐富工作經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃出科學(xué)合理的歸檔工作程序，確保制度具備全面性。由于檔案信息管理時(shí)往往會參考數(shù)量極為龐大的資料信息，這些信息主要包括考核類材料、入黨類材料和工資類材料等方面，上述材料都具備各自的使用價(jià)值，為此，管理人員必須嚴(yán)格規(guī)范自己的工作態(tài)度，切勿篡改或是竊取任何資料內(nèi)容并據(jù)為己有。在構(gòu)建檔案信息管理體系時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)對問題出現(xiàn)概率較大的管理程序提前設(shè)計(jì)好規(guī)劃方案，還要以檔案材料為依據(jù)總結(jié)規(guī)律與經(jīng)驗(yàn)，并對此提出具有針對性的意見和建議，盡量保證其工作行為符合規(guī)范要求，以此確保檔案信息具備高度的完整性以及真實(shí)性。

另外，醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)新時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，構(gòu)建科學(xué)的管理制度，充分利用信息化平臺開展檔案管理的一系列工作，尤其要注重加強(qiáng)對資金成本的監(jiān)督管理。要注重對員工的工作行為實(shí)施合理的獎(jiǎng)懲，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對于消極工作甚至假公濟(jì)私的員工必須予以嚴(yán)厲的懲罰，從而引導(dǎo)檔案管理工作人員對此提高重視程度，規(guī)范自身工作行為。

四、提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為了提升檔案管理者的工作水平，彌補(bǔ)檔案管理過程中存在的缺陷，必須要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在此過程中，應(yīng)當(dāng)努力做到以下幾方面要求：

（一）相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技能學(xué)習(xí)。樹立牢固服務(wù)觀念與勞動觀念，在思想與政治層面努力學(xué)習(xí)。醫(yī)院內(nèi)部需要提升其服務(wù)水平，啟發(fā)工作人員構(gòu)建主動服務(wù)的觀念。

（二）檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會。加強(qiáng)對工作人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)，努力同其他工作者以及各部門工作者加強(qiáng)交流與溝通，從而拓寬其工作視野。針對專業(yè)能力較強(qiáng)的工作人員，各部門應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)教育，營造積極奮斗的工作氛圍，從而調(diào)動工作人員學(xué)習(xí)的積極性。

（三）在培訓(xùn)工作人員時(shí)，要注重理論同實(shí)踐有機(jī)結(jié)合。一方面向工作者傳授知識理論，一方面為其提供實(shí)踐操作的機(jī)會，做到學(xué)以致用。

（四）要健全檔案管理制度。以工作內(nèi)容為依據(jù)，構(gòu)建考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容視為考核的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，從而使員工加深重視程度，從整體上提高員工的學(xué)習(xí)投入程度。

（五）要引進(jìn)高端人才。醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)當(dāng)聘請具備高端技術(shù)才能的優(yōu)秀人才，打造專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，以此提升管理效果。

五、其他信息化建設(shè)途徑

（一）改善醫(yī)院檔案管理觀念?，F(xiàn)如今，我國現(xiàn)代醫(yī)院依舊處在發(fā)展階段，在這一時(shí)期，檔案管理環(huán)節(jié)起到的作用極其重要。由于個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層只重視醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)，卻忽視了檔案管理工作的實(shí)施，從而造成醫(yī)院內(nèi)部各行業(yè)發(fā)展不平衡、信息數(shù)據(jù)管理水平較低的問題出現(xiàn)。為此，醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)當(dāng)注意兩個(gè)關(guān)鍵：一方面，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對管理觀念的重視程度，將其作為考核業(yè)績的重要內(nèi)容；另一方面，要加強(qiáng)對員工的宣傳力度，使其認(rèn)識到大數(shù)據(jù)信息化管理模式的重要作用，從而為管理工作的實(shí)施提供便利。

（二）深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息。由于醫(yī)院的檔案資料屬于高強(qiáng)度集約化的資源，為了適應(yīng)檔案內(nèi)容及體系持續(xù)優(yōu)化的發(fā)展需要，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，科學(xué)使用數(shù)據(jù)挖掘手段以及云計(jì)算方式來挖掘醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)資料，以此確保對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行高效統(tǒng)籌。在挖掘數(shù)據(jù)資源的過程中，應(yīng)當(dāng)努力沖破信息禁錮，保障各個(gè)部門彼此之間能夠相互協(xié)調(diào)，互相合作。另外，相關(guān)工作者還應(yīng)當(dāng)從多角度，系統(tǒng)地、全面地挖掘信息數(shù)據(jù)，對其展開多層面分析與總結(jié)。通過利用上述方法，能夠確保數(shù)據(jù)資源得以高效使用。

（三）加大財(cái)政資金投入力度。就目前形勢而言，為了能夠有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理朝著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定增加對檔案管理部門的財(cái)政投入，為其提供所需的硬件以及軟件設(shè)施，從而為信息化建設(shè)打造堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。作為檔案管理建設(shè)的重要指標(biāo)，其安全性與完整性有著極為重要的意義，在此過程中，醫(yī)院內(nèi)部需要構(gòu)建科學(xué)的信息化管理體系，以此協(xié)助相關(guān)工作者及時(shí)接收信息記錄，保證建設(shè)工作的動態(tài)性與精準(zhǔn)性，確保在日常查閱資料時(shí)方便快捷。

六、結(jié)論

綜上所述，在開展醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)綜合考慮多方面的因素，注重其系統(tǒng)性與全面性，并結(jié)合具體情況采取有針對性的實(shí)施策略，以此推動現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)步健康發(fā)展。