大數(shù)據(jù)視域下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

文/菏澤市中醫(yī)醫(yī)院 毛偉

醫(yī)院檔案的種類非常多，如病歷檔案、文書檔案等都十分常見，這些檔案信息的存在，能夠?yàn)獒t(yī)院的臨床研究提供有力的參考和支持。但是從實(shí)際的工作情況來看，目前很多醫(yī)院的檔案管理工作都存在管理意識(shí)淡薄、管理機(jī)制不健全等問題，這直接導(dǎo)致了檔案管理工作質(zhì)量的大幅度下降。在這種情況下，對(duì)大數(shù)據(jù)視域下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究，顯然具有不可忽視的積極意義。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）管理意識(shí)淡薄。從醫(yī)院的角度來看，檔案管理是日常管理中的一項(xiàng)內(nèi)容，其似乎與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益毫無聯(lián)系，所以很多醫(yī)院內(nèi)部的管理人員在一心發(fā)展經(jīng)濟(jì)效益的情況下，對(duì)檔案管理不夠重視，未能意識(shí)到檔案管理的重要意義。同時(shí)，還有一些檔案管理人員對(duì)自己的工作沒有清醒的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作很難取得實(shí)質(zhì)性的成功，即使努力也無法對(duì)醫(yī)院進(jìn)步提供幫助，因此他們?cè)诠ぷ髦型嬖诠ぷ鳠崆椴桓叩葐栴}，對(duì)新的管理方法不重視，致使檔案管理工作的質(zhì)量難以得到保證。

（二）管理機(jī)制不健全。醫(yī)院檔案管理機(jī)制方面的問題一再提及，然而這種問題時(shí)至今日仍然影響著絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，讓醫(yī)院檔案管理的對(duì)象從紙質(zhì)檔案變成了電子檔案，檔案的歸檔保管方法都與過去截然不同，需要考慮的問題越來越多，在這種情況下，完善、健全的管理機(jī)制顯得更加重要和不可或缺，它能夠有效避免檔案管理中存在的漏洞和失誤。舉個(gè)例子來說，電子檔案的保管不到位，就可能導(dǎo)致醫(yī)院重要信息的缺失，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展十分不利，而一般情況下，電子檔案保管問題都是由于管理機(jī)制不夠完善導(dǎo)致的，只有盡可能對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善和健全，才能讓檔案信息管理質(zhì)量得到保障。

（三）專業(yè)技能水平與職業(yè)素養(yǎng)亟須提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，助力醫(yī)院檔案管理信息化、科學(xué)化的水平不斷提高，這給檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、個(gè)人能力、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都帶來了新的挑戰(zhàn)，特別是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來以后，檔案管理人員除了要擁有極其豐富的檔案管理知識(shí)之外，還應(yīng)該能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和簡(jiǎn)單管理。但是從目前醫(yī)院檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的情況來看，很多管理人員未接受過專業(yè)的培訓(xùn)和教育，因此出現(xiàn)業(yè)務(wù)水平相對(duì)有限、專業(yè)技能不過關(guān)等情況，這顯然不利于醫(yī)院檔案管理工作的開展。

（四）安全隱患多。大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)一般需要和醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)、外部互聯(lián)網(wǎng)連接，形成優(yōu)質(zhì)的資源共享平臺(tái)，這有助于提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量、能夠提升檔案信息資源的利用率。然而，在這個(gè)過程中，醫(yī)院的檔案信息必然會(huì)受不安全因素的影響，比如說常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊、木馬程序等等，都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)信息丟失。一旦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)受到不安全因素的侵?jǐn)_，那么網(wǎng)絡(luò)病毒就會(huì)通過網(wǎng)址鏈接、郵件等形式入侵檔案信息管理系統(tǒng)，給醫(yī)院的其他管理工作帶來巨大的安全威脅。

（五）檔案收集效率低。醫(yī)院的檔案信息十分復(fù)雜，包括了患者的個(gè)人信息、病例信息等等，因此檔案管理往往和其他職能科室有著緊密的聯(lián)系，然而在收集檔案資料的過程中，不同科室的工作內(nèi)容、工作節(jié)奏不同，報(bào)送檔案資料的速度和時(shí)間自然而然有所不同，這顯然不利于檔案管理工作的進(jìn)步。舉個(gè)例子，一部分特殊患者往往需要進(jìn)行很長(zhǎng)時(shí)間的治療，短則幾個(gè)月，多則幾年，在收集類似患者的檔案信息時(shí)，必然要遇到報(bào)送時(shí)間不一致的情況。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案信息化構(gòu)建策略

（一）系統(tǒng)培訓(xùn)，個(gè)性服務(wù)。醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)始終處于不斷改造升級(jí)當(dāng)中，其操作界面越來越簡(jiǎn)潔，功能越來越強(qiáng)大。在大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用以后，檔案信息的查閱、管理、審查速度越來越快，然而從醫(yī)護(hù)人員的角度來說，他們的本職工作相對(duì)繁忙，因此沒有太多時(shí)間對(duì)新的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)和操作，因此在實(shí)際運(yùn)用的時(shí)候很難第一時(shí)間找到自己所需要的檔案內(nèi)容。所以，醫(yī)院的檔案管理工作者必須要盡快扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)思維，將被動(dòng)服務(wù)的局面打破，利用更加主動(dòng)、更加個(gè)性化的方式為醫(yī)護(hù)人員提供檔案的實(shí)時(shí)檢索服務(wù)。這樣一來，大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)越性才能充分體現(xiàn)出來，使查閱檔案信息時(shí)間過長(zhǎng)的問題得到有效解決。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)護(hù)人員只需要根據(jù)自己的實(shí)際需求，將關(guān)鍵字輸入搜索欄中，數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)檔案信息就會(huì)自動(dòng)彈出來供醫(yī)護(hù)人員選擇，此時(shí)醫(yī)護(hù)人員只需要根據(jù)實(shí)際情況選擇年份、時(shí)間，相關(guān)的檔案信息目錄就會(huì)及時(shí)顯示出來，再通過簡(jiǎn)單的篩選和操作，就能夠?qū)⑺枰臋n案信息下載到本機(jī)進(jìn)行應(yīng)用。在今后的工作中，醫(yī)院的檔案管理人員有必要根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的實(shí)際情況，為他們提供簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，將檔案信息管理系統(tǒng)中的一些功能、使用方法傳達(dá)給一線醫(yī)護(hù)人員，從而讓他們能夠更加靈活、更加高效地應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，從根本上提升醫(yī)院檔案信息資源的應(yīng)用頻率。

（二）信息錄入，及時(shí)高效。醫(yī)院的檔案資料目前正經(jīng)歷著從紙質(zhì)檔案到電子檔案的過渡期，這個(gè)過渡期的時(shí)間必然會(huì)比較長(zhǎng)，給檔案管理人員帶來了一定的工作壓力。在這種情況下，醫(yī)院檔案管理部門的主管人員必須要盡快對(duì)不同工作崗位的工作職責(zé)進(jìn)行理清，根據(jù)實(shí)際需求增加信息錄入員的數(shù)量，從而讓信息錄入的速度得到保證。同時(shí)，還應(yīng)該借助崗前培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、專業(yè)講座等方式，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化能力和綜合素質(zhì)，讓他們對(duì)自己的工作產(chǎn)生責(zé)任感，鼓勵(lì)他們從大局出發(fā)、做好自己的本職工作。舉個(gè)例子來說，醫(yī)院的檔案信息管理系統(tǒng)建立之前，所有患者的病例信息、醫(yī)護(hù)人員的人事變動(dòng)、醫(yī)院經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的各種單據(jù)等等，都是以紙質(zhì)形式保存下來的，但是在信息化建設(shè)開始以后，這些紙質(zhì)檔案必然要轉(zhuǎn)變成電子化檔案，檔案管理人員必須要利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，但是一部分信息錄入人員的能力比較有限，很難順利開展類似工作，此時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)、做好引導(dǎo)就顯得尤為重要。錄入檔案信息的時(shí)候，檔案管理人員還需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的分類篩選功能，對(duì)檔案資料進(jìn)行細(xì)致的劃分，并且按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案類別進(jìn)行確認(rèn)和集中處理，這樣一來，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)才能夠準(zhǔn)確識(shí)別檔案信息內(nèi)容，后續(xù)的使用效果才能得到保證。

（三）加強(qiáng)監(jiān)管，定期考核。個(gè)別醫(yī)院的檔案管理人員未意識(shí)到檔案管理的重要意義，他們普遍認(rèn)為只要根據(jù)工作流程對(duì)檔案信息進(jìn)行保管，就算是有效完成了工作，這使得很多醫(yī)院的檔案管理工作遲遲得不到長(zhǎng)足發(fā)展，一些檔案管理人員不思進(jìn)取、安于現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)新知識(shí)新技術(shù)的積極性嚴(yán)重不足，對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)等過于敷衍，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)缺失、受損、泄漏等一系列嚴(yán)重的工作失誤，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成不可挽回的負(fù)面影響。在這種情況下，醫(yī)院檔案管理部門的主管人員必須要結(jié)合實(shí)際情況，盡快建立健全檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，安排專門的工作人員對(duì)檔案管理人員的日常工作加以監(jiān)督，對(duì)那些人為因素導(dǎo)致的檔案管理事故，進(jìn)行嚴(yán)肅的追責(zé)和處理。另外，還需要對(duì)檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行分析，以此為基礎(chǔ)定期組織他們進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和考察，對(duì)那些無法順利通過考核的檔案管理人員，應(yīng)采取及時(shí)勸退等方式，使其離開工作隊(duì)伍，這樣一來，檔案管理人員懈怠的問題才能得到有效解決。舉個(gè)例子來說，可以每隔3個(gè)月組織一次檔案管理技能競(jìng)賽，對(duì)檔案管理人員的信息錄入能力、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)能力、檔案分類歸檔能力等進(jìn)行科目化考核，按照結(jié)果對(duì)他們進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或處理，通過落實(shí)獎(jiǎng)懲制度對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行管理，這樣一來，他們的工作積極性和專業(yè)素質(zhì)都能夠得到有效提升，有助于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）模式創(chuàng)新，招募人才。醫(yī)院的檔案管理工作信息化是時(shí)代的必然，也是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要應(yīng)用方向，其主要是將檔案資料變成數(shù)字化的形式，并且對(duì)其進(jìn)行量化分析和處理，從而為醫(yī)護(hù)工作者提供更加便利、更加快捷的數(shù)據(jù)查詢服務(wù)。這個(gè)過程看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上卻具有極強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理人員如果存在專業(yè)知識(shí)不到位、工作經(jīng)驗(yàn)不充足、學(xué)習(xí)能力不夠高等問題，必然很難在工作中得心應(yīng)手。所以，醫(yī)院在選聘檔案管理團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，應(yīng)該盡可能與周邊地區(qū)具有檔案管理專業(yè)的高等院校達(dá)成合作意向，給在校大學(xué)生提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)有能力、高素質(zhì)的應(yīng)屆畢業(yè)生到醫(yī)院來工作，讓他們成為檔案管理團(tuán)隊(duì)的有生力量，提升檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)性，使之更具有活力和發(fā)展動(dòng)力。與此同時(shí)，檔案管理工作人員自身也必須努力，在實(shí)際工作中對(duì)工作新方法進(jìn)行摸索和探究，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的先進(jìn)知識(shí)，在對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行熟練應(yīng)用的同時(shí)，尋找完善信息化管理系統(tǒng)的有效策略，爭(zhēng)取通過自己的努力為醫(yī)護(hù)人員提供更加高效和個(gè)性化的檔案服務(wù)。

（五）提升密級(jí)，排除隱患。上文我們簡(jiǎn)單提到，檔案信息管理系統(tǒng)一般需要和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)銜接，所以檔案信息化管理系統(tǒng)在運(yùn)行的時(shí)候就必須要承擔(dān)安全風(fēng)險(xiǎn)，很容易受到病毒黑客攻擊。為了解決這一問題，為了將檔案信息的安全隱患扼殺在搖籃里，檔案管理人員必須要和專業(yè)人員一起努力，對(duì)系統(tǒng)中存在的漏洞進(jìn)行完善，利用防火墻、設(shè)置登錄權(quán)限等方式，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，避免木馬病毒、ARP病毒、DOS系統(tǒng)病毒的入侵。特別需要提到的是，檔案管理人員在借助互聯(lián)網(wǎng)獲取所需要的信息時(shí)，稍不注意就會(huì)感染DOS病毒，這種病毒能夠通過網(wǎng)址鏈接、軟件下載等方式順利傳播并且進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)其中的信息進(jìn)行復(fù)制和傳輸，導(dǎo)致檔案信息的丟失和缺損，檔案管理人員必須要提前做好準(zhǔn)備工作，將類似的安全風(fēng)險(xiǎn)控制住。同時(shí)，目前可以利用的登錄權(quán)限越來越多，指紋認(rèn)證、人臉識(shí)別等都能夠有效提升檔案信息系統(tǒng)的登錄安全性，再借助檔案信息查閱的權(quán)限化分級(jí)處理，就能夠避免大部分安全風(fēng)險(xiǎn)，讓醫(yī)院的檔案信息資源健康、安全地應(yīng)用。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)視域下，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，其能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，有助于促進(jìn)醫(yī)院又好又快地發(fā)展。因此，在今后的工作中，我們需要通過加強(qiáng)安全處理、做好人員篩選、提升個(gè)性服務(wù)水平等方式，保證檔案信息化管理的質(zhì)量，為推動(dòng)醫(yī)院檔案合理應(yīng)用作出貢獻(xiàn)。