文/黑龍江工程學(xué)院檔案館 耿偉娜

一直以來，檔案管理工作主要選擇傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，雖然有部分企業(yè)或組織在管理檔案時，逐漸將信息化應(yīng)用其中，但依舊處于初級的應(yīng)用階段，沒有形成有效的信息化檔案管理體系。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，信息化檔案管理能夠有效節(jié)約空間，并且提高檔案管理的安全性。在高校的檔案管理工作中，將信息化檔案應(yīng)用其中，能夠保證資料得到有效管理，大大提高基礎(chǔ)信息支持，保證高校在進(jìn)行人員管理時，能夠隨時調(diào)取檔案資料。

一、信息化管理對于檔案管理的優(yōu)勢

檔案不僅僅是文字檔案，其中圖表和音像等不同類型的檔案也廣泛存在。目前來說，在進(jìn)行高校信息化檔案管理時，其主要的應(yīng)用載體以光盤、U盤以及移動硬盤為主，這些介質(zhì)中儲存著大量的高校檔案信息，而在以往的高校培訓(xùn)過程中，檔案管理主要以圖片和視頻類型為主，如果采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行記錄，不但需要應(yīng)用較多的時間進(jìn)行資料的拷貝，并且這些資料在攜帶和保存時極為不便，所以在進(jìn)行信息化檔案管理時，應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行配合，能夠體現(xiàn)出檔案管理的優(yōu)勢。

（一）先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)儲存能力強(qiáng)大。通過信息化方式將檔案儲存于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，大量的信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲存，不僅能夠有效保存，還可以應(yīng)用云技術(shù)將其上傳備份至云端，使數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，所有操作均選擇手工操作，高校的信息化檔案，在資料的采集和整理時，都可以通過網(wǎng)絡(luò)收集并以數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。信息化檔案文件形式多樣化，不僅包括文字、圖片和視頻等常見的資料類型，還包括了三維動畫以及立體影像等多媒體文件，通過對這種新形式的信息化檔案進(jìn)行應(yīng)用，高校的檔案記錄不僅更加完整，且能夠更為有效地儲存，并且電子檔案的壽命相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更長。

（二）儲存效率高，傳播速度快。在進(jìn)行信息化檔案管理時，可以建立搜索索引的方式，快速搜索高校的基本資料，能夠大大提高高校檔案管理人員的管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理，不僅儲存時需要耗費(fèi)大量的人力物力，在調(diào)取資料時需要耗費(fèi)檔案管理人員的大量精力。而信息化檔案在進(jìn)行管理時，采用新的技術(shù)手段能夠使勞動強(qiáng)度大大減輕，并且還能夠縮短檔案整理的整體周期，使資料的保存和應(yīng)用都能夠快速且便捷；通過數(shù)字化的管理，能夠使資料收集速度更快，避免檔案管理人員在資料編撰時耗費(fèi)大量的時間卻出現(xiàn)遺漏的問題。在進(jìn)行信息化檔案管理時，檢索系統(tǒng)能夠自動對檢索條件進(jìn)行分析，并為搜索用戶提供同義詞和主題詞的擴(kuò)展檢索，大大提高了用戶的搜索滿意度，便于查閱用戶快速找到所需的檔案資料。

二、信息化檔案管理存在的問題以及管理措施

（一）高校信息化檔案的保存與安全。高校在進(jìn)行信息化檔案管理時，相關(guān)的資料錄入、管理、調(diào)取都由管理人員進(jìn)行，所以在實(shí)際管理時，應(yīng)當(dāng)實(shí)時對系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的維護(hù)和更新，其中參與的人員和系統(tǒng)較多，所以管理時很容易在不同的角度出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致部分信息化檔案在錄入時出現(xiàn)泄露或丟失的情況。另外，在進(jìn)行信息化檔案管理時，往往需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行操作，如果檔案管理人員沒有注意計(jì)算機(jī)的安全應(yīng)用，就會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)感染病毒或遭到黑客入侵，這種狀況會導(dǎo)致檔案的內(nèi)容丟失、泄露或篡改，信息化檔案在應(yīng)用過程中，會導(dǎo)致其可行性和真實(shí)性受到影響。在這種背景下，進(jìn)行信息化檔案管理時，可以通過分類管理的方式進(jìn)行處理。由于大部分檔案屬于秘密文件，所以在進(jìn)行信息化管理時，可以將其上傳到高校的內(nèi)部網(wǎng)站上，U盤等移動終端的應(yīng)用可以采用加密的方式進(jìn)行管理，這樣有助于對秘密材料進(jìn)行有效的管理。而高校的一些活動照片和視頻屬于公開性的信息，這些材料可以直接發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上，即使黑客對網(wǎng)站進(jìn)行攻擊和竊取，對于秘密資料不會產(chǎn)生任何的泄漏。

（二）高校檔案管理人員因素。管理工作涉及的內(nèi)容較為廣泛，有部分檔案管理人員缺乏足夠的安全意識或者受利益的驅(qū)使，很容易在工作過程中出現(xiàn)各種違法或疏漏現(xiàn)象，甚至有部分管理人員故意泄露文檔的內(nèi)容，不按照規(guī)定的法律法規(guī)執(zhí)行檔案管理工作。針對這種狀況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極對其進(jìn)行培訓(xùn)，并且針對不同的信息做好多級密碼設(shè)置工作，這樣能夠最大限度杜絕信息的泄漏。可以針對管理人員的不同等級為其提供不同的密碼，而不同密碼所能瀏覽的內(nèi)容也各不相同，這樣的狀況下，即使出現(xiàn)信息泄露，也能夠了解到是哪些人員泄露的信息，能縮小調(diào)查范圍。

三、強(qiáng)化信息化檔案管理，相關(guān)制度更為規(guī)范

（一）強(qiáng)化檔案管理工作的教育以及認(rèn)知。在進(jìn)行管理時，相關(guān)檔案管理工作應(yīng)由管理人員進(jìn)行，所以需要提高管理人員的工作重視度，讓檔案管理人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，培養(yǎng)他們高度的責(zé)任感，使他們在工作中保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識。

（二）建立完善的管理制度。在進(jìn)行相關(guān)制度建設(shè)時，高校信息化檔案管理人員可以借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行信息化的管理時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類信息化檔案需要進(jìn)行長期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)應(yīng)用安全的保密措施，并且對涉及隱密的電子文件進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)上傳，并且定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。

（三）科學(xué)建立信息化庫防護(hù)體系。計(jì)算機(jī)信息化庫防護(hù)體系的建設(shè)主要是防護(hù)黑客和病毒的入侵，使高校檔案數(shù)據(jù)能夠安全有效的運(yùn)行。但計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過程中各項(xiàng)操作活動本身屬于動態(tài)的變化系統(tǒng)，在用戶的指令操作下，計(jì)算機(jī)會進(jìn)行某一項(xiàng)操控行為，如果用戶的操作不規(guī)范或者進(jìn)入了某一危險網(wǎng)站，則會加大計(jì)算機(jī)遭到病毒和黑客入侵的風(fēng)險。在這種狀況下，想要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)本身的安全特性，就需要制定相應(yīng)的防護(hù)體系，定期做好計(jì)算機(jī)的病毒查殺、漏洞修復(fù)，這樣能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)建立動態(tài)化的安全防護(hù)體系，通過定向的途徑將其傳遞到用戶面前，規(guī)范計(jì)算機(jī)用戶的各項(xiàng)操作行為。

（四）注重高校檔案管理人才的培養(yǎng)。信息化背景下，管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，高校檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受信息化培訓(xùn)活動。高校內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過程中，我國高校的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才較為缺乏，所以需要積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養(yǎng)。現(xiàn)代化的檔案管理工作要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識。除此之外，還需要加強(qiáng)高校檔案管理人員之間的檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，立足于高校的實(shí)際工作狀況，而高校的檔案管理部門也需要配合其他部門開展有效合作，討論在檔案管理中存在的重點(diǎn)和難點(diǎn)，這樣能夠提升檔案管理的安全性。

（五）按照國家標(biāo)準(zhǔn)化要求建立《實(shí)施細(xì)則》。在認(rèn)真細(xì)致調(diào)研學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，高校檔案管理人員需要緊緊圍繞檔案管理部門，結(jié)合高校的實(shí)際工作狀況來開展管理活動，由于高校內(nèi)部檔案涉及各級各個部門，各種檔案在管理時較為復(fù)雜，所以建立完善的《實(shí)施細(xì)則》對于檔案管理來說極為重要。高校檔案管理人員需要將管理工作落到實(shí)處，根據(jù)不同的環(huán)境進(jìn)行細(xì)致劃分。同時還需要對學(xué)生、教務(wù)人員、教輔資料等多項(xiàng)材料進(jìn)行分別管理，完成歸檔的規(guī)范化操作，而檔案材料應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行統(tǒng)一的劃分，保證數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)共享。

四、總結(jié)

在現(xiàn)代化高校檔案管理過程中，高校檔案管理人員需要做好自身的能力培養(yǎng)，并且不斷提高檔案管理水平，建立科學(xué)且安全的數(shù)據(jù)資料庫，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價值，便于相關(guān)用戶在進(jìn)行資料調(diào)取時，獲取準(zhǔn)確且真實(shí)的資料，這樣才能保證高校檔案管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)我國教育行業(yè)快速發(fā)展。