文/遼陽市城市管理事務(wù)服務(wù)中心 張晶

隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進步，新時期的環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作已經(jīng)逐漸向信息化靠攏。在新的時代背景下，環(huán)境衛(wèi)生管理部門人員應(yīng)自覺提升檔案管理意識，盡快開發(fā)和利用檔案信息資源，盡可能實現(xiàn)工作重心由檔案日常管理向檔案有效管理的轉(zhuǎn)移，強化人員服務(wù)意識與科學(xué)管理意識，推動檔案管理工作向信息化轉(zhuǎn)型?；诖?，本文將立足新時期環(huán)境衛(wèi)生管理背景，闡述提高環(huán)境衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量和效率的相關(guān)策略，希望對相關(guān)工作的優(yōu)化改革有推動作用。

一、環(huán)境衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)狀

結(jié)合我國現(xiàn)階段環(huán)境衛(wèi)生檔案管理建設(shè)進展來說，雖然初步確定了信息化檔案管理的建設(shè)目標(biāo)，但是在日常的管理工作中，仍舊是采取紙質(zhì)檔案管理和信息檔案管理兩種形式。從某種角度來說，這是環(huán)境衛(wèi)生的管理向信息化過渡的必然歷程，兩種管理模式并存在一定程度上干擾了檔案管理效率。具體來說，倘若使用兩種檔案信息管理方式對同一事件的檔案進行管理，就意味著人員會在檔案的搜索和應(yīng)用方面浪費更多的時間精力，導(dǎo)致人員花費成倍的時間整理檔案并匯總分類。與此同時，當(dāng)前的環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作方式可能會造成管理混亂，在多重管理體制下，一旦出現(xiàn)管理漏洞和相關(guān)問題，對相關(guān)人員的責(zé)任追究將會受到較大阻礙，也很難在發(fā)現(xiàn)問題的第一時間迅速制定補救方案，影響檔案管理工作效率。

客觀來說，環(huán)境衛(wèi)生部門在檔案管理方面的短板主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，針對紙質(zhì)檔案的管理工作而言，相關(guān)部門的人員為了保障檔案管理工作的時效性和精確性，勢必要在工作過程中投入大量的人力和物力，為避免檔案在查看、驗收或者出借的過程中出現(xiàn)問題，人員要對整個檔案管理流程進行密切追蹤，從本質(zhì)上來說是一種對于時間精力的浪費。與此同時，受到紙質(zhì)檔案自身性質(zhì)的影響，其對于存儲環(huán)境的要求比較嚴(yán)格，且容易發(fā)生丟失損壞現(xiàn)象，當(dāng)前行業(yè)內(nèi)明確規(guī)定紙質(zhì)檔案的復(fù)印件無效，所以一旦檔案損毀丟失將會給環(huán)境衛(wèi)生管理部門帶來直接損失。而且，紙質(zhì)檔案無法為相關(guān)人員及時提供有效信息，信息更新速度較慢，很大一部分重要信息無法在第一時間被歸檔與使用，致使檔案信息呈現(xiàn)出不對稱問題。其次，對于檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理工作來說，雖然信息化技術(shù)的介入幫助環(huán)境衛(wèi)生管理部門減輕了管理內(nèi)容和工作量，在一定程度上提升了管理效率與管理水平，但相關(guān)負(fù)責(zé)人員也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理增加了信息被隨意篡改的可能性，網(wǎng)絡(luò)安全問題為新時期的檔案管理安全性和精準(zhǔn)性埋下了重大風(fēng)險隱患，相關(guān)部門必須理性看待網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可能帶來的風(fēng)險。除此以外，網(wǎng)絡(luò)化管理是新時期環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的一次重大改革，對管理人員的綜合素質(zhì)提出較高要求，相關(guān)負(fù)責(zé)人員不僅需要具備扎實的檔案管理知識，還需要掌握足以支撐各項檔案管理工作的計算機水準(zhǔn)。所以，環(huán)境衛(wèi)生管理部門的人員必須高度重視新形勢下的網(wǎng)絡(luò)化綜合管理，盡可能早日打破紙質(zhì)化檔案管理以及現(xiàn)階段信息化建設(shè)水平的局限。

二、環(huán)境衛(wèi)生檔案管理效率提升的必要性

環(huán)境衛(wèi)生檔案管理涉及大量的檔案記錄、整合以及歸檔工作，貫穿整個工作流程。環(huán)境衛(wèi)生在現(xiàn)代文明建設(shè)中的重要地位直接表明檔案管理工作舉足輕重的作用。客觀來說，現(xiàn)階段絕大多數(shù)開展現(xiàn)代化建設(shè)的城市將環(huán)境衛(wèi)生管理放在第一位，集中精力整理環(huán)境衛(wèi)生。從民生角度來說，良好的環(huán)境衛(wèi)生能夠大幅度提高居民的生活幸福感，對于城市的可持續(xù)發(fā)展具有重要促進作用。所以，搞好環(huán)境衛(wèi)生工作是時代發(fā)展的必然需求，而管理好環(huán)境衛(wèi)生檔案是落實環(huán)境衛(wèi)生管理的核心舉措?，F(xiàn)階段政府部門對于環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作愈加重視，逐漸出臺落實與其相關(guān)的規(guī)章制度和管理要求，而環(huán)境衛(wèi)生管理部門也應(yīng)該結(jié)合時代需求開辟單獨放置檔案的庫房，提高城市整體環(huán)境衛(wèi)生水平。除此以外，環(huán)境衛(wèi)生檔案管理是新時期非常重要的工作，直接關(guān)系到城市的環(huán)保和衛(wèi)生狀態(tài)。這主要是因為環(huán)境衛(wèi)生檔案管理人員要對大量體現(xiàn)區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生變化過程的檔案進行匯總，并為專家學(xué)者提供具有權(quán)威性和代表性的研究資料。環(huán)境衛(wèi)生檔案管理到位，那么相關(guān)部門的人員就可以獲知任意時間城市環(huán)境衛(wèi)生及其設(shè)備的建設(shè)情況，能夠明確下一階段環(huán)境衛(wèi)生工作的新目標(biāo)和新方向，加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進程。

三、環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的新方向

隨著信息化技術(shù)和環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作融合的逐漸深入，新時期社會民眾對環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作提出了新要求，其本質(zhì)即打造科學(xué)化的管理模式。但是，就現(xiàn)階段的環(huán)境衛(wèi)生檔案管理改革來說，學(xué)術(shù)界還沒有對環(huán)境衛(wèi)生檔案管理形成一致意見，尤其是無法統(tǒng)一使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來管理檔案。具體來說，以人力資源為主體的傳統(tǒng)環(huán)境衛(wèi)生檔案管理方法已經(jīng)很難跟上現(xiàn)代檔案管理的進度，隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，傳統(tǒng)的檔案管理方法展現(xiàn)出較強的不適應(yīng)性，并緩慢退出歷史舞臺?，F(xiàn)階段，相關(guān)專家學(xué)者認(rèn)為可以借助計算機設(shè)備和現(xiàn)代化電子設(shè)備的融合達(dá)到一種新型的、適用于環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作的獨立系統(tǒng)，保障信息傳遞的高效性和精準(zhǔn)性。但也有部分專家學(xué)者認(rèn)為接觸網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳播和儲存檔案的可行性更高，畢竟在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的時代，信息化技術(shù)更能夠提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。總的來說，環(huán)境衛(wèi)生管理部門必須結(jié)合新時期發(fā)展的實際要求，引用先進技術(shù)來實現(xiàn)更高效率的檔案存儲。

四、提升環(huán)境衛(wèi)生檔案管理效率的建議

（一）加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想進一步加速檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的融合，環(huán)境衛(wèi)生管理部門領(lǐng)導(dǎo)必須要徹底轉(zhuǎn)變對檔案管理的觀念。就現(xiàn)階段來說，檔案管理人員完全可以借鑒各系統(tǒng)檔案信息化管理經(jīng)驗，為各單位的檔案管理工作提供一手信息以及技術(shù)支持，確保信息化建設(shè)水平足以支撐起現(xiàn)代化檔案管理體系。與此同時，各區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生檔案管理部門可以交流經(jīng)驗，把握檔案管理工作的共同點，打造具有普適性的、以信息技術(shù)為核心的環(huán)境衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，提高環(huán)境衛(wèi)生檔案管理信息的真實性和時效性，共同為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

（二）制定科學(xué)的檔案管理制度?？茖W(xué)的檔案管理制度是確保環(huán)境衛(wèi)生部門精準(zhǔn)落實檔案管理工作的依據(jù)，在高度重視環(huán)境衛(wèi)生保護的當(dāng)前階段，檔案管理人員應(yīng)該保證管理觀念與時俱進，將現(xiàn)代化管理意識滲透到日常工作中，促使檔案管理工作始終以科學(xué)的檔案管理制度為指導(dǎo)依據(jù)。如此一來，環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作就能實現(xiàn)科學(xué)化管理，而人員也能夠根據(jù)要求來更新管理手段和管理設(shè)備，進而帶動環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作取得顯著進展。當(dāng)然，這也就要求環(huán)境衛(wèi)生部門以及政府部門為之注入大量的資金，保障信息化檔案管理系統(tǒng)的精準(zhǔn)性和檔案工作中檔案的完整性。具體來說，環(huán)境衛(wèi)生部門應(yīng)該聘請專業(yè)的檔案管理人員和信息技術(shù)人員，充分利用符合現(xiàn)代化管理需求的通信設(shè)備，借鑒國內(nèi)外先進的信息化檔案管理方法和管理手段，建立起網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺。與此同時，隨著新時期對環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作的精細(xì)化要求逐漸加強，環(huán)境衛(wèi)生部門必須保障管理制度的全面性。比如說，環(huán)境衛(wèi)生管理部門應(yīng)該針對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺的應(yīng)用專門制定管理收集、檔案保管、網(wǎng)上傳輸以及開發(fā)利用的管理制度，盡可能規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全問題，使環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作有條不紊地開展，利于信息化檔案管理更加井然有序。除此以外，環(huán)境衛(wèi)生管理部門還應(yīng)該不斷提升檔案管理工作人員的綜合技能水平，確保涉及檔案工作的各部門人員均能協(xié)調(diào)起來，共同為檔案管理工作專業(yè)性的提升而努力奮斗。在檔案管理工作中，人員要結(jié)合行業(yè)內(nèi)的先進經(jīng)驗嘗試將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入檔案管理中，也需要在日常工作中不斷開拓創(chuàng)新，將檔案管理工作的優(yōu)化作為一項持之以恒的任務(wù)，確保檔案的存儲更加安全，縮減檔案查詢和管理工作的人力成本，借助新技術(shù)、新設(shè)備的優(yōu)勢來提高檔案管理的智能化與自動化。

（三）加大人員培訓(xùn)力度。在環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的新時期，檔案管理工作向工作人員提出了更高的要求，不僅需要人員具備扎實的檔案管理基礎(chǔ)以及科學(xué)管理意識，還要求人員掌握系統(tǒng)的計算機技術(shù)，能認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及以及現(xiàn)代化通信設(shè)備應(yīng)用為環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作帶來的轉(zhuǎn)變，以極高的信息處理能力迎接檔案管理新挑戰(zhàn)。而對于環(huán)境衛(wèi)生管理部門來說，必須認(rèn)識到新時代發(fā)展背景下需要什么樣的檔案管理人才，重點打造高素質(zhì)檔案管理人才團隊。為了保障檔案管理工作的完整性和精準(zhǔn)性，單位方面可以專門針對現(xiàn)代化檔案管理工作制定激勵機制，確保每名人員都能樹立高度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?zé)任意識，為各部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，新時期的環(huán)境衛(wèi)生檔案管理正處于由傳統(tǒng)模式向信息化邁進的過渡階段，面對新的機遇和挑戰(zhàn)，環(huán)境衛(wèi)生部門人員務(wù)必要鞏固檔案管理技能，提升信息化檔案管理意識，以精準(zhǔn)的檔案管理為城市的現(xiàn)代化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。