財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理研究

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引言

財務(wù)共享模式的意思是，企業(yè)在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的背景之下建立一個網(wǎng)絡(luò)財務(wù)共享中心，讓企業(yè)旗下的所有分公司將財務(wù)工作都交給財務(wù)共享中心去處理。這種財務(wù)共享模式和傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式有很大的區(qū)別，它能讓企業(yè)在財務(wù)管理中更加的標(biāo)準(zhǔn)化。

一、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理中存在的弊病

（一）企業(yè)會計電子檔案歸檔管理不完善

財務(wù)共享模式下企業(yè)會計檔案的歸檔管理是一項非常重要的內(nèi)容。財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計歸檔管理不同于傳統(tǒng)模式企業(yè)會計歸檔管理，傳統(tǒng)的會計檔案都是通過紙張進(jìn)行保存和傳輸，而財務(wù)共享模式下的會計檔案是通過信息系統(tǒng)進(jìn)行保存和傳輸，而且在歸檔的時候，傳統(tǒng)的會計檔案都是通過紙質(zhì)的會計檔案進(jìn)行裝訂和保存，在這個過程之中很容易出現(xiàn)錯誤，而財務(wù)共享模式下的會計電子檔案直接把檔案傳輸?shù)截攧?wù)中心就好了，就算出現(xiàn)紕漏更改起來也較為容易。但是根據(jù)現(xiàn)階段的情況來看，財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計電子檔案還是存在一些問題，有許多企業(yè)并不重視對會計電子檔案的歸檔管理，這就會導(dǎo)致會計電子檔案在管理的過程中很容易出現(xiàn)不按規(guī)范進(jìn)行儲存的現(xiàn)象，再加上許多企業(yè)并沒有一個規(guī)范的制度去管理電子檔案，使得電子檔案沒有進(jìn)行專門的分類和核對，一旦企業(yè)急需用到某個電子檔案，就會很難從混亂的電子檔案中找到需要用到的電子檔案，這就大大降低了企業(yè)的工作效率。

（二）企業(yè)中的利益相關(guān)者很容易利用漏洞進(jìn)行作假

財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計電子檔案管理都是由財務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一管理的，因為是利用信息技術(shù)手段進(jìn)行管理，在管理過程中難免有漏洞。企業(yè)的分公司就很容易利用這種漏洞來數(shù)據(jù)造假，比如企業(yè)的某一家分公司業(yè)績十分差，為了躲避總公司懲罰并且維護(hù)自身利益，這些分公司就可以通過科技手段對電子檔案中的業(yè)績數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，使得本身不達(dá)標(biāo)的業(yè)績在電子檔案中變?yōu)檫_(dá)標(biāo)。另外，在財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計電子檔案也很容易出現(xiàn)賄賂情況，比如在進(jìn)行賬目核對的時候，總公司往往會派財務(wù)中心的人到分公司去實際核對賬目，而在這個過程之中就很容易出現(xiàn)分公司賄賂財務(wù)中心人員，要求和財務(wù)中心人員偽造電子檔案，以達(dá)到從總公司謀取不正當(dāng)利益的目的。由此可見，在財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計電子檔案管理雖說是方便了許多，但是也造成了許多不必要的問題，企業(yè)不能對這些方面視而不見。

（三）企業(yè)會計電子檔案的管理制度不齊全

根據(jù)目前的情況來看，許多企業(yè)的高層管理人員的思想還停留在傳統(tǒng)的會計檔案管理中，沒有意識到自身的思想已經(jīng)嚴(yán)重影響到了財務(wù)管理模式下企業(yè)會計電子檔案的管理，也不知道財務(wù)管理模式在企業(yè)中所起到的作用。在這種情況之下，企業(yè)就很難針對會計電子檔案制定一個健全的制度。這種情況就會使得會計電子檔案沒有安全保障、沒有齊全的管理設(shè)備以及沒有足夠的資金支持。這樣一來更會為企業(yè)會計電子檔案的管理造成漏洞，而且，企業(yè)會計電子檔案如果沒有一個完善的管理制度，企業(yè)中的員工利用其中的漏洞進(jìn)行造假的現(xiàn)場就會更為猖獗，使得企業(yè)電子檔案管理不但不能發(fā)揮其自身應(yīng)有的作用，甚至還為企業(yè)中的員工進(jìn)行作假提供了平臺。

二、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理問題的解決策略

（一）完善企業(yè)會計電子檔案歸檔管理制度

從上文就可以得知，目前企業(yè)會計電子檔案的歸檔管理沒有一個完善的制度。這主要是企業(yè)的不重視造成的，所以想要完善企業(yè)會計電子檔案的歸檔管理制度，首先就要企業(yè)自身重視起來。企業(yè)重視起來之后，可以在會計電子檔案管理中設(shè)立一個專門負(fù)責(zé)歸檔管理的部門，讓其負(fù)責(zé)對會計電子檔案的歸檔進(jìn)行核對，查看是否有歸檔錯誤的電子檔案。而且每一個檔案都有屬于其自身的代碼，這個部門需要運用代碼對歸檔了的會計電子檔案進(jìn)行儲存，讓每一個歸檔了的會計電子檔案都能夠正確無誤，企業(yè)下次需要急用哪個會計電子檔案的時候，通過會計電子檔案的代碼也能夠及時地找出來，十分的方便。其次，如果會計電子檔案儲存過多的話，會增加管理的難度，同時也會讓工作人員查找起來比較困難，對此，企業(yè)可以讓負(fù)責(zé)歸檔管理的部門定期地對會計電子檔案進(jìn)行整理，把一些過期作廢的，或者毫無用處的會計電子檔案進(jìn)行及時的刪除，保證每一個存放在財務(wù)中心的會計電子檔案都是有用的。企業(yè)通過設(shè)立歸檔管理部門的方式，就可以讓會計電子檔案在歸檔過程中更加的規(guī)范，并且不容易產(chǎn)生錯誤，大大提升了企業(yè)的辦事效率，使得財務(wù)共享模式下的會計電子檔案管理起來更加得心應(yīng)手。

（二）增強企業(yè)會計電子檔案管理系統(tǒng)安全性

1.增強企業(yè)會計電子檔案管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)施安全性

企業(yè)利用財務(wù)共享模式來管理會計電子檔案，都有一個專門用來保存會計電子檔案的機房，而這個機房里面的安全性直接就影響到會計電子檔案的安全性。如果企業(yè)沒有對機房中的會計電子檔案采取相關(guān)保護(hù)措施，一旦機房里面發(fā)生火災(zāi)、進(jìn)水或者地震，硬件設(shè)施因此而損壞，那么對會計電子檔案造成的打擊是致命的，所以企業(yè)應(yīng)該重視機房硬件設(shè)施的保護(hù)。首先，企業(yè)可以在機房頂部加裝一個避雷器，以此來降低雷電天氣被雷劈中的概率，企業(yè)還可以在機房的設(shè)備中裝一個電涌保護(hù)器，這個保護(hù)器可以讓電壓不超過設(shè)備所能承受電壓的極限，還可以把因雷電而產(chǎn)生的強大電流轉(zhuǎn)移到別處去，通過增加避雷器和電涌保護(hù)器的方式，機房便可以在雷雨天氣中安然無恙了。造成機房硬件設(shè)施損壞的原因是多種多樣的，針對這種不可抗力因素，企業(yè)可以把會計電子檔案存到云端，或者進(jìn)行備份。這樣一來，不管是自然災(zāi)害對硬件設(shè)施造成的傷害還是人為造成的傷害，機房都能夠在短時間內(nèi)把會計電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，企業(yè)的運行不會因此而受到任何影響。企業(yè)還可以通過外部供應(yīng)商為機房安裝一個熱站，如果機房的設(shè)備因為不可抗因素突然不能運轉(zhuǎn)了，熱站就可以讓設(shè)備快速恢復(fù)運轉(zhuǎn)。企業(yè)通過上述所提出的方法，可以有效地提升企業(yè)會計電子檔案的安全性。

2.增強企業(yè)會計電子檔案管理系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)安全性

企業(yè)需要加強對會計電子檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)。首先，企業(yè)要安排技術(shù)人員經(jīng)常對會計電子檔案的管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行測試，并且在系統(tǒng)中加入相關(guān)的殺毒軟件，技術(shù)人員一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中出現(xiàn)病毒就要及時地查殺，要確保會計電子檔案管理系統(tǒng)中沒有漏洞和病毒。除了檢查的手段之外，企業(yè)還需要做好保障措施，比如設(shè)置權(quán)限，確保只有經(jīng)過公司財務(wù)中心同意的計算機，并且必須是企業(yè)內(nèi)部的計算機才能訪問會計電子檔案中的數(shù)據(jù)。其次，企業(yè)中負(fù)責(zé)會計數(shù)據(jù)保護(hù)的技術(shù)人員也是非常重要的一個影響因素，其技術(shù)好壞直接影響到企業(yè)會計電子檔案管理系統(tǒng)安全性，所以企業(yè)應(yīng)該加強對數(shù)據(jù)保護(hù)人員技術(shù)的培養(yǎng)。企業(yè)可以邀請專家來定期為數(shù)據(jù)保護(hù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者安排優(yōu)秀的數(shù)據(jù)保護(hù)人員到專門的機構(gòu)去學(xué)習(xí)，企業(yè)通過這樣的方式就能有效提升技術(shù)人員的技能。企業(yè)還可以定期對數(shù)據(jù)保護(hù)人員的技能進(jìn)行測試，確保其能力能夠達(dá)標(biāo)。

（三）完善企業(yè)電子檔案內(nèi)部管理制度

上文中已經(jīng)提到，在財務(wù)共享模式下的企業(yè)電子檔案管理很容易出現(xiàn)賄賂現(xiàn)象，企業(yè)必須嚴(yán)格的制止這種現(xiàn)象發(fā)生。首先，企業(yè)可以改革管理制度，比如增加一個對賬監(jiān)管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督財務(wù)中心人員與分公司的對賬過程，這個監(jiān)管部門直接對總公司負(fù)責(zé)，不與分公司和財務(wù)中心人員有利益關(guān)聯(lián)，一旦分公司與財務(wù)中心人員出現(xiàn)賄賂現(xiàn)象，或者對賬數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，這個監(jiān)管部門直接向總公司匯報。企業(yè)通過這樣的方式就能有效解決賄賂現(xiàn)象。

結(jié)語

綜上所述，隨著科技的不斷發(fā)展，財務(wù)共享模式在企業(yè)中運用越來越廣泛。但是有許多企業(yè)在財務(wù)共享模式下的會計電子檔案管理還是存在一些問題，本文從幾個方面對這些問題進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)造成這些問題最主要的原因還是由于企業(yè)對于會計電子檔案的管理并不重視，而且沒有建立一個完善的管理制度來對會計電子檔案進(jìn)行管理。本文就在這樣的基礎(chǔ)之上提出了一些解決的策略，主要是從歸檔管理制度、會計電子檔案的管理系統(tǒng)以及企業(yè)內(nèi)部制度三個方面來提出策略的，雖說還是有一些局限，但還是希望能為企業(yè)運用財務(wù)共享模式提供一些解決思路。