信息化助力內(nèi)控及財務(wù)工作效率提升的實(shí)踐與探索

戴立軍 杭州松下家用電器有限公司

一、引言

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第14 號-財務(wù)報告》中指出，企業(yè)編制財務(wù)報告，應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)，提高工作效率和工作質(zhì)量，減少和避免編制差錯和人為調(diào)整因素。信息化技術(shù)的發(fā)展，移動技術(shù)、5G、圖片識別等，為企業(yè)財務(wù)工作的信息收集、處理提供了更有效的手段，通過固化的信息流程，確保高效、真實(shí)處理信息，確保內(nèi)控方案落實(shí)。

二、傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及問題點(diǎn)

傳統(tǒng)的財務(wù)會計在處理費(fèi)用報銷、應(yīng)付賬款時，由業(yè)務(wù)部門提出費(fèi)用申請，審批完成后，由業(yè)務(wù)部門組織實(shí)施，最后由業(yè)務(wù)部門把相關(guān)原始資料及發(fā)票整理后交財務(wù)部門報銷，財務(wù)人員首先要對發(fā)票真實(shí)性進(jìn)行網(wǎng)上驗(yàn)證，若沒有問題，然后把發(fā)票主要信息錄入會計系統(tǒng)，經(jīng)財務(wù)責(zé)任者復(fù)核無誤后，由出納完成支付，在這個過程中，雖然有信息系統(tǒng)在使用，但系統(tǒng)沒有形成閉環(huán)，人工處理的工作量大，出錯可能性高，信息不完整，憑證的生成還主要靠人工處理。總結(jié)起來主要存在以下幾點(diǎn)問題：

(一)發(fā)票驗(yàn)證環(huán)節(jié)，每一張發(fā)票要人工驗(yàn)證，費(fèi)時同時存在遺漏現(xiàn)象，驗(yàn)證的過程中，還會存在舞弊現(xiàn)象。

(二)發(fā)票信息錄入，側(cè)重金額，存在信息不完整。每一張發(fā)票的信息不能被完全錄入、錄入的信息存在錯誤的可能。

(三)工作價值，人工錄入發(fā)票，工作不但單調(diào)機(jī)械，附加價值少，做此項(xiàng)工作的員工，經(jīng)驗(yàn)的積累對職業(yè)生涯成長幫助較小。

(四)報銷滯后，現(xiàn)在電子發(fā)票在逐步增加，但在傳統(tǒng)的流程下，發(fā)票還要經(jīng)過紙質(zhì)或打印件傳遞，通過錄入、審核、支付，如果作為常年在外的銷售人員，他們的報銷就會被經(jīng)常滯后。

(五)數(shù)據(jù)的分析價值不高，對發(fā)票日期重復(fù)、發(fā)票連號，由于錄入時信息不完整，不能及時發(fā)現(xiàn)，也不能事后分析是否存在不正現(xiàn)象。(六)業(yè)務(wù)部門的滿意度，由于業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，流程進(jìn)展不可視，各環(huán)節(jié)效率低，部門間的合作不順暢。

(七)是預(yù)算與實(shí)際實(shí)施不關(guān)聯(lián)，事后發(fā)現(xiàn)超預(yù)算。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)年度目標(biāo)，對各部門進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算管理，但在實(shí)際的運(yùn)行中，費(fèi)用的預(yù)算、申請、報銷不是實(shí)時關(guān)聯(lián)管理的，只能做到事后分析，并且數(shù)據(jù)的整理也依靠人工來完成。

三、改善對策

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，移動化、圖片識別、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)IOT、移動技術(shù)特別5G 的運(yùn)用，正在走向萬物互聯(lián)的時代，信息的傳輸、交流觸手可及；圖片識別、語音識別技術(shù)近幾年也得到飛速發(fā)展。另一方面，國家加大了對電子稅務(wù)的投入，電子發(fā)票也在快速普及。

外部環(huán)境的變化，對傳統(tǒng)的財務(wù)工作改革帶來了機(jī)會，比如電子發(fā)票、紙質(zhì)發(fā)票圖片信息的自動識別代替人工錄入，語音的識別代替?zhèn)鹘y(tǒng)的交流，如果把這些功能固化在業(yè)務(wù)流程中，就會對現(xiàn)有的體系帶來巨大的改變。在提升效率的同時，把內(nèi)控的對策固化在業(yè)務(wù)流程上。

針對財務(wù)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)內(nèi)控及效率的不足點(diǎn)，利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算、申請、實(shí)施、報銷支付的閉環(huán)管理；在報銷時的信息采集上，設(shè)備采用手機(jī)等移動終端替代傳統(tǒng)的電腦，大幅提升便捷性、及時性；在信息識別方面，利用圖片識別技術(shù)，把發(fā)票的信息全部自動識別，替代人工錄入，確保信息完整準(zhǔn)確；在發(fā)票驗(yàn)證方面，系統(tǒng)自動與稅務(wù)系統(tǒng)對話識別；支付環(huán)節(jié)與銀行EDI 直聯(lián)?？傮w來說，把傳統(tǒng)的信息傳遞，利用現(xiàn)在的移動信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)隨時、隨地融合到工作流中。

四、改善事例說明

下面對管理費(fèi)用報銷及應(yīng)付賬款處理流程的改善作說明。

管理費(fèi)用，如差旅費(fèi)處理，目標(biāo)是減少人工處理，讓機(jī)器在各環(huán)節(jié)中發(fā)揮錄入、傳遞、控制作用。從預(yù)算到申請審批，再到實(shí)施、報銷支付全過程由信息系統(tǒng)控制，閉環(huán)完成。

(一)費(fèi)用的管理，首先從預(yù)算開始，根據(jù)企業(yè)目標(biāo)，設(shè)定部門年度的費(fèi)用目標(biāo)，部門在此預(yù)算范圍內(nèi)辦理申請，展開業(yè)務(wù)。

(二)費(fèi)用的申請，申請一般需事前辦理，經(jīng)過審批同意后，才能由業(yè)務(wù)部門組織實(shí)施。

(三)費(fèi)用的報銷，實(shí)施后，業(yè)務(wù)部門提供原始憑證及事前審批好的申請，發(fā)起費(fèi)用報銷，把發(fā)票以圖片形式上傳信息系統(tǒng)，由系統(tǒng)識別圖片信息，自動形成報銷金額、稅額，發(fā)票號碼、開票單位完整信息。另外，信息系統(tǒng)還實(shí)時與稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證，這樣自動實(shí)現(xiàn)了發(fā)票驗(yàn)證的內(nèi)控管理工作。業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人對實(shí)施業(yè)務(wù)的具體工作確認(rèn)以后，由財務(wù)審核人員對內(nèi)容及憑據(jù)作合規(guī)性審查，再由財務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審批，審批成功后，該報銷進(jìn)入付款流程。

以上的各個環(huán)節(jié)中，都是利用移動終端完成處理，從源頭共享數(shù)據(jù)，確保一致性及完整性，后續(xù)的環(huán)節(jié)不要錄入具體數(shù)據(jù)。

應(yīng)付賬款的管理流程改善如下：

(一)應(yīng)付賬款的管理從每月的銷售預(yù)測或銷售訂單開始，次三個月的分月生產(chǎn)、銷售、庫存(PSI)預(yù)測管理是基礎(chǔ)，根據(jù)分型號、分日期的生產(chǎn)計劃，在ERP 系統(tǒng)中自動生成物料需求計劃，結(jié)合材料部品庫存，生成采購訂單。

(二)由采購部門發(fā)放訂單，跟蹤訂單的交貨，在特殊的情況下，如戰(zhàn)略采購，生產(chǎn)計劃及采購計劃需經(jīng)管理層批準(zhǔn)。

(三)供應(yīng)商依據(jù)采購訂單安排生產(chǎn)送貨，在倉庫驗(yàn)收、接收入庫后，供應(yīng)商根據(jù)送貨和訂單開具增值稅專用發(fā)票。

(四)要求供應(yīng)商根據(jù)入庫明細(xì)開具發(fā)票，因此發(fā)票與入庫的匹配可由系統(tǒng)自動完成。

(五)采購部門把發(fā)票以圖片形式上傳系統(tǒng)，系統(tǒng)自動識別出發(fā)票的金額、稅額、發(fā)票號等信息，同時自動與稅務(wù)系統(tǒng)驗(yàn)證發(fā)票的真?zhèn)?，由采購部門負(fù)責(zé)人審批，然后流轉(zhuǎn)到財務(wù)審核、審批，經(jīng)審批后的發(fā)票按合同約定的時間支付。

應(yīng)付賬款的處理，著眼于事前的管理，在整個處理中，財務(wù)不再需要做信息的錄入，而是在事前審批，事中確認(rèn)中發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)的處理已被分散到各部門，甚至取了外部企業(yè)的共享數(shù)據(jù)，做到數(shù)據(jù)源頭真實(shí)準(zhǔn)確，一處錄入，處處使用，人工不再重復(fù)。在內(nèi)控方面，從銷售訂單，到生產(chǎn)計劃，到采購計劃，是一體化管理，從采購訂單到入庫、接收發(fā)票、貨款支付，也是環(huán)環(huán)相扣，用流程來降低內(nèi)控風(fēng)險。

目前由于存在紙質(zhì)發(fā)票，隨著國家發(fā)票電子化工作的推進(jìn)，財務(wù)工作無紙化的時機(jī)即將到來，我們需提前作好準(zhǔn)備，在以上兩個流程中，如果對應(yīng)電子發(fā)票來實(shí)現(xiàn)，那在信息及資料傳遞上會更加簡單高效，完全可以實(shí)現(xiàn)無紙化、機(jī)器化作業(yè)，財務(wù)對合規(guī)作審查，發(fā)票及實(shí)施合同以電子文檔形式在系統(tǒng)管理，隨時可以查閱。隨著以后人工智能、模糊識別技術(shù)發(fā)展，也可由機(jī)器替代人工作合規(guī)性審查，這樣，日常的數(shù)據(jù)處理就完全由機(jī)器系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。

五、改善效果分析

(一)實(shí)現(xiàn)預(yù)算—事前申請—實(shí)施—支付閉環(huán)管理

最后是支付環(huán)節(jié)，通過銀企直聯(lián)，在最后的支付環(huán)節(jié)，也是形成一個閉環(huán)管理，設(shè)計成一個系統(tǒng)化的固定內(nèi)控過程，會計系統(tǒng)在收到支付申請后，生成相對應(yīng)的憑證，同時通過銀企接口，向銀行發(fā)出付款指令，銀行出款成功后返回信息，會計系統(tǒng)據(jù)此再生成相對應(yīng)的憑證，整個過程作業(yè)系統(tǒng)是封閉運(yùn)行，不需要人為干涉。對于資金日報表，則是自動化差異分析，每天工作結(jié)束，會定時向會計系統(tǒng)觸發(fā)一個請求，從銀行接口導(dǎo)出收付明細(xì)賬，與會計系統(tǒng)記錄的銀行賬進(jìn)行逐條自動匹配，收付款的賬戶名稱、賬號、金額等逐一核對，生成銀行日報表，核對結(jié)果在次日工作開始前發(fā)給財務(wù)相關(guān)人員，如有差異產(chǎn)生，則需要有擔(dān)當(dāng)人員查明原因并處理。通過封閉管理，達(dá)到資金收付及日報表核對的自動化處理，完善內(nèi)控管理于無形之中。

(二)事后分析對策

信息真實(shí)完整采集，有利于事中控制，事后分析，有效防止舞弊行為。在傳統(tǒng)的報銷中，會存在部分人員的不正事件，虛假發(fā)票，雖然財務(wù)會驗(yàn)證，但會存在遺漏，另外如連號的發(fā)票，住宿發(fā)票、出租車發(fā)票在這方面問題會更大些，通過改善后的流程，由于信息收集是全面完整的，就可以對發(fā)票信息實(shí)時進(jìn)行智能分析，幫助財務(wù)人員實(shí)時退回問題發(fā)票的同時，還可以分析費(fèi)用的使用去向，利用大數(shù)據(jù)挖掘公司費(fèi)用的使用，分析是否存在不合理使用，發(fā)現(xiàn)課題來推進(jìn)總體費(fèi)用下降，做到整合優(yōu)化，這就為企業(yè)的經(jīng)營帶來效益。如住宿費(fèi)的使用，可以分析個人使用習(xí)慣、地理位置、時間、額度、頻度等，據(jù)此分析企業(yè)有沒有機(jī)會通過整體合同來下降費(fèi)用的支出，另外還要分析會不會存在公款私用的可能，有效降低費(fèi)用的同時，還能控制住不正事件的風(fēng)險。

(三)財務(wù)組織、人員的變革

財務(wù)職能變化，核算會計、管理會計、內(nèi)部控制是財務(wù)職能發(fā)展的三個方向，今后的發(fā)展重點(diǎn)是管理會計及內(nèi)控管理，會計記錄被機(jī)器所替代。作為財務(wù)部門，確保信息完整性是財務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作，設(shè)計好一套行之有效的管理流程，通過對不同業(yè)務(wù)的分析，從全局把握，把內(nèi)控的思想理念固化到流程中，并通過信息系統(tǒng)加以實(shí)現(xiàn)，減少人為干預(yù)影響，這是財務(wù)的工作重心，在新的業(yè)務(wù)出現(xiàn)時，首先要設(shè)計合適的流程，從設(shè)計層面，讓業(yè)務(wù)高效運(yùn)作，讓具體的業(yè)務(wù)在固化的信息化的流程中自動運(yùn)作，財務(wù)人員才能夠分出更多的時間精力來開展管理會計的工作，才能思考如何與業(yè)務(wù)部門緊密合作，在降低庫存、加快回收等方面創(chuàng)造出更多的資金流，才能在降低成本、控制費(fèi)用、提升銷售等方面來增加企業(yè)的收益性，所以，了解業(yè)務(wù)的財務(wù)人員，才能在今后的財務(wù)工作中發(fā)展得更加順利，業(yè)財融合型的人才，是企業(yè)所真正需要的，記賬式的會計職能，最終是要被機(jī)器所替代。財務(wù)的職能需要走在業(yè)務(wù)的前端，努力去提升企業(yè)的價值。