電子發(fā)票報銷的無紙化思考

夏曉忠 汕頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

2013 年末，由財政部印發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》中，其內(nèi)容中關(guān)于會計資料無紙化的部分給予了一定的規(guī)范要求，其中還有關(guān)于電子資料的存儲和歸檔等問題的解釋。如果實(shí)踐中大力度的推進(jìn)無紙化形式，確保電子資料的存檔，才能大力度地減輕財會人員的工作量，從而大力度的減少會計資源的消耗。例如電子發(fā)票的無紙化憑證，有著其明顯的自身特征，該過程也是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的過程，無紙化報銷未來也存在著一系列問題，在實(shí)踐中探索應(yīng)對策略才能實(shí)現(xiàn)其進(jìn)一步的發(fā)展。

一、實(shí)現(xiàn)無紙化報銷的意義

（一）降低企業(yè)成本，減少資源浪費(fèi)

紙質(zhì)報銷憑證會在月末時候通過會計的核算和整理，而會出現(xiàn)一定量的輸出和認(rèn)證，這些報銷憑證不僅增加工作的強(qiáng)度，還大大消耗了大量的成本，同時在對紙質(zhì)憑證的處理過程中也增加了儲存成本和人工成本。相比較電子憑證，其具有一定的優(yōu)勢，在處理的過程中該種憑證完全解決了傳統(tǒng)模式的弊端，完全解除了傳統(tǒng)模式的限制，極大地節(jié)省了相關(guān)操作的成本，使得企業(yè)在財務(wù)處理的過程中優(yōu)化了整理和加工的過程，真正的避免了資源和成本的消耗，這樣的操作還極大的符合綠色環(huán)保的發(fā)展理念。此外無紙化的報銷形式還降低了企業(yè)成本，實(shí)現(xiàn)了資源的有效優(yōu)化，有效地避免了發(fā)票丟失而產(chǎn)生的難以報銷問題，這也是電子發(fā)票最為顯著的優(yōu)勢。

（二）減輕財務(wù)人員和員工工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率

電子發(fā)票的無紙化能夠使得會計資料更加的便捷，現(xiàn)階段企業(yè)逐步進(jìn)入會計資料無紙化階段，該階段也使得財務(wù)工作更加的簡單快速。無紙化的報銷對企業(yè)財務(wù)人員和員工來說有著重要的意義，如電子憑證作為財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要內(nèi)容，其在報銷過程中與企業(yè)的管理軟件充分融合，有效地減輕了財務(wù)人員和員工的工作負(fù)擔(dān)，特別是一些電子發(fā)票的及時提取，以及記賬信息和檔案的高速歸檔，都大大節(jié)約了財務(wù)人員在整理發(fā)票和審核發(fā)票上的時間。例如電子憑證通過云端的傳輸能夠大大地縮短信息傳輸?shù)臅r間，便于財務(wù)工作人員極大的提升工作效率。無紙化報銷解決了傳統(tǒng)模式的束縛，盡可能地避免了一定量的繁雜工作，充分減輕員工的工作負(fù)擔(dān)，從而大大提高了工作效率。

（三）加強(qiáng)監(jiān)管電子發(fā)票報銷，提高信息的準(zhǔn)確性和及時性

企業(yè)財務(wù)部門要快速的加強(qiáng)電子發(fā)票報銷的監(jiān)管，只有充分的監(jiān)管和考核才能提升財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和及時性。財務(wù)報銷工作在企業(yè)中是十分重要的，嚴(yán)格控制和管理是十分必要的，稅務(wù)部門此時也要做好監(jiān)管和審查，嚴(yán)格管理和控制企業(yè)的發(fā)票使用過程，如電子發(fā)票的運(yùn)用要及時地進(jìn)行監(jiān)管，準(zhǔn)確的和快速的掌握電子發(fā)票的使用信息，才能真正預(yù)防企業(yè)存在偷稅和逃漏稅的行為，真正避免騙稅行為才能提高監(jiān)管的效率。

電子發(fā)票的無紙化充分地體現(xiàn)了其技術(shù)優(yōu)勢，改變了傳統(tǒng)模式下相關(guān)憑證的月末操作形式，對月末存在的遺失憑證和忘記記錄發(fā)生事項(xiàng)等情況，無紙化的報銷形式就可以充分的避免該種現(xiàn)象。無紙化的報銷模式下一些報銷事項(xiàng)可以將相關(guān)信息傳輸?shù)焦鞠到y(tǒng)中，通過公司系統(tǒng)集成一定量的財務(wù)信息，這樣才能真正地防止財務(wù)出現(xiàn)漏報和重報的現(xiàn)象，該種形式也在改變著傳統(tǒng)模式的滯后性，及時提升了會計信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、電子發(fā)票報銷的“報銷繁”

“報銷繁”是一種廣義的概念，是指一些經(jīng)費(fèi)在申請審計等環(huán)節(jié)中由于手續(xù)繁雜，需要經(jīng)過一定時間和一定精力的耗費(fèi)，而對相關(guān)內(nèi)容作出的一些綜合的主觀感受。根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的相關(guān)政策來看，2016年推行的《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》中我們能夠清晰地看到對一些資金管理程序的簡化，這也在側(cè)面反映了預(yù)算調(diào)整權(quán)限的下調(diào)，進(jìn)一步提高了間接費(fèi)用的比重，改進(jìn)了一些處理方式，對相關(guān)內(nèi)容提出了全新的要求，如政府采購、檢查評審、經(jīng)費(fèi)報銷等方面，使得大量低效和繁雜的報銷體驗(yàn)逐漸的改變。

例如電子發(fā)票由于其技術(shù)優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)手動下載并打印，這樣改變了傳統(tǒng)模式中煩瑣的魚鱗狀貼票，使得發(fā)票逐步地進(jìn)行截圖打印，防止了單據(jù)的漏簽和印章的漏蓋，改變了傳統(tǒng)財務(wù)人員消極的工作態(tài)度。財務(wù)管理環(huán)節(jié)中“報銷繁”顯而易見，因此簡單的報銷程序和良好的報銷體驗(yàn)，不僅可以大大提升財務(wù)工作效率，還可以精準(zhǔn)的呈現(xiàn)出高效的報銷數(shù)據(jù)。新時代下電子發(fā)票的報銷有效地解決了“報銷繁”問題，例如一些企業(yè)開始引入“大智移物云”技術(shù)，通過該種技術(shù)實(shí)現(xiàn)了財務(wù)工作模式的創(chuàng)新，該種模式也極大地方便了財務(wù)核算工作，真正解決了電子發(fā)票存在的報銷難問題，促進(jìn)了電子發(fā)票無紙化的未來趨勢。

三、電子發(fā)票無紙化報銷存在的問題

（一）無紙化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入高，企業(yè)報銷系統(tǒng)不健全

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，財務(wù)無紙化是一種未來發(fā)展的趨勢，特別是對一些推進(jìn)速度較慢的企業(yè)，無紙化需要給予高投入才能真正地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的要求。許多中小企業(yè)由于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入較低，導(dǎo)致無紙化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)較少，相關(guān)報銷系統(tǒng)的構(gòu)建不夠全面，雖然一些企業(yè)呈現(xiàn)出了會計核算軟件，但是財務(wù)無紙化的工作仍然呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)程度較低的特點(diǎn)，會計核算中的網(wǎng)絡(luò)化操作、信息的收集和處理、信息的管理，這些都需要一系列的鏈條化的管理，如果會計處理系統(tǒng)不夠完善，將會導(dǎo)致企業(yè)報銷系統(tǒng)不夠健全，從而難以實(shí)現(xiàn)無紙化的報銷。

（二）暴露企業(yè)信息系統(tǒng)安全風(fēng)險

互聯(lián)網(wǎng)信息時代電子發(fā)票是最新的獲取形式，該種形式能夠極大的實(shí)現(xiàn)發(fā)票和憑證的高速共享和傳輸，它就是借助網(wǎng)絡(luò)的開放性和包容性的特點(diǎn)，但從側(cè)一面來看，其也會對企業(yè)財務(wù)信息的安全帶來一定的沖擊。互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸量較大，信息報銷存在一定的失真現(xiàn)象，導(dǎo)致相關(guān)儲存設(shè)備在信息時間和時效問題上被忽視。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)發(fā)票會存在修改的痕跡，但相比較電子發(fā)票其在修改后就難以留下修改的痕跡，這樣將會導(dǎo)致會計信息存在一定的安全風(fēng)險。另外電子發(fā)票會攜帶一系列的病毒，如其在提取和下載的過程中感染病毒，就會導(dǎo)致電子發(fā)票無法實(shí)現(xiàn)正常的使用和存儲，最終會影響到電子發(fā)票的報銷工作，有些還可能產(chǎn)生一定的泄露風(fēng)險，最終給企業(yè)的財務(wù)帶來一定的安全風(fēng)險。

（三）電子發(fā)票重復(fù)報銷的潛在風(fēng)險

電子發(fā)票能夠無限次的打印和下載，因此一些財務(wù)人員無法辨別重復(fù)報銷的電子發(fā)票，這對會計基礎(chǔ)規(guī)范工作來說是個巨大的挑戰(zhàn)。一些財務(wù)人員由于一些重復(fù)報銷問題，可能會出現(xiàn)“查重”工作，這樣大量的發(fā)票“重復(fù)”報銷，會給財務(wù)人員帶來一定的工作量。日報銷售量較大的一些業(yè)務(wù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)仍然較為困難，這樣就不符合基本的會計基礎(chǔ)規(guī)范要求，特別是電子發(fā)票重復(fù)報銷存在的潛在風(fēng)險，會帶來審計、紀(jì)檢、稅務(wù)等方面的風(fēng)險。

四、新技術(shù)驅(qū)動財務(wù)無紙化和財務(wù)智能化

（一）完善電子憑證管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)信息時代的環(huán)境背景下，電子憑證管理系統(tǒng)在大部分企業(yè)中應(yīng)該給予建立，期間還要積極的構(gòu)建電子憑證管理數(shù)據(jù)庫，針對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行篩選，對一些具有重要作用的信息進(jìn)行處理，同時構(gòu)建發(fā)票發(fā)售和跟蹤管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置一些功能和模塊，例如設(shè)置審核模塊，全面強(qiáng)化相關(guān)憑證的審核。另外還可以設(shè)置相關(guān)模塊的加密技術(shù)，通過系統(tǒng)內(nèi)外部的有效技術(shù)加密，真正能防止非法入侵行為，這些技術(shù)還可以防止出現(xiàn)系統(tǒng)化的漏洞，防止系統(tǒng)中存在的一系列違規(guī)行為，及時地給予處理和完善，逐步營造一系列電子憑證流轉(zhuǎn)的安全環(huán)境，才能完善電子憑證管理系統(tǒng)。

（二）構(gòu)建API技術(shù)對接網(wǎng)報系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)

企業(yè)在電子發(fā)票管理上應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入，如一些API技術(shù)對接網(wǎng)報系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、金稅系統(tǒng)要給予高度的重視，不同的技術(shù)進(jìn)行信息之間的交互運(yùn)用，有效地對接和集成系統(tǒng)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳遞和共享。數(shù)據(jù)的采集和交換也可利用信息化技術(shù)手段，該種手段能夠真正地避免手動形式的弊端，特別是自動化的形式更能解決財務(wù)繁雜的工作量，例如API技術(shù)的成熟極大地促進(jìn)了支付寶卡包和微信卡包的應(yīng)用，其實(shí)現(xiàn)了便捷的電子發(fā)票的歸集和收納，并成功地解決了無紙化報銷。

如API技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對微信卡包、支付寶卡包的對接，在該系統(tǒng)中通過發(fā)票的成功報銷展示能夠讓報銷人員對報銷內(nèi)容進(jìn)行勾選和確認(rèn)。增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺是當(dāng)下國家稅務(wù)總局大力度推進(jìn)的平臺，該平臺充分的實(shí)現(xiàn)了對發(fā)票的驗(yàn)證，通過系統(tǒng)化的查驗(yàn)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化的驗(yàn)真，網(wǎng)絡(luò)化的電子發(fā)票文件還可以通過電子化的歸檔實(shí)現(xiàn)會計資料的充分完善。API技術(shù)還可以充分地實(shí)現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)的有效傳輸，使得系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)信息傳輸呈現(xiàn)出簡單性、高效性、自由性。API技術(shù)實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票的導(dǎo)入和自動驗(yàn)真，充分的改變了傳統(tǒng)模式的一些手動操作，避免了傳統(tǒng)模式下電子發(fā)票的相關(guān)操作錯誤，極大地提高了電子發(fā)票的工作效率，大大節(jié)約了相關(guān)操作的時間，破解了電子發(fā)票“報銷繁”難題。

（三）財務(wù)核算系統(tǒng)中設(shè)置智能審核引擎

財務(wù)核算系統(tǒng)設(shè)置智能審核引擎能夠大大提升報銷效率，例如財會人員通過智能審核引擎實(shí)現(xiàn)了報銷的規(guī)范性、金額的合理性。信息化技術(shù)手段減少了過多繁重的審核工作，節(jié)約了財務(wù)人員大量的時間和精力，因此，企業(yè)應(yīng)設(shè)置智能審核引擎，逐步實(shí)現(xiàn)票據(jù)審核的規(guī)范性。因此從智能審核來看智能審核引擎創(chuàng)造了一定的發(fā)展契機(jī)，其對于數(shù)字化報銷來說是一種超越。智能引擎實(shí)現(xiàn)了人機(jī)的協(xié)同，大大縮短了報銷周期和提高了工作效率和質(zhì)量。API技術(shù)和OCR技術(shù)引入財務(wù)，從根本上解決了會計核算的困難，如通過OA系統(tǒng)線上審批，再輔以智能財務(wù)審核系統(tǒng)才能及時解決“報銷繁”的難題。

五、加快電子會計檔案系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)字化

電子發(fā)票是一種財務(wù)的變革和革新，其必然帶來記賬憑證和會計報表的電子化趨勢，并促進(jìn)會計檔案也趨向于電子化，最終形成財務(wù)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。實(shí)踐中，電子發(fā)票在運(yùn)用、歸檔和建檔中都存在一系列的問題，其關(guān)鍵的問題點(diǎn)還在于電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)。根據(jù)《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案的保存給予了規(guī)定，會計資料中由于內(nèi)部形成的會計檔案，其必須通過高效的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的完整、安全、準(zhǔn)確。

實(shí)踐中為了會計電子檔案系統(tǒng)的全面建設(shè)，檔案建設(shè)應(yīng)納入數(shù)字化檔案管理建設(shè)的規(guī)劃中，特別是按照相關(guān)口號要求，逐步實(shí)現(xiàn)“增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化”的統(tǒng)一建設(shè)要求，各方資源應(yīng)加大研究投資力度，執(zhí)行統(tǒng)一的會計制度和會計檔案的使用管理制度，建立聯(lián)合檔案管理系統(tǒng)，或者云檔案的管理模式，才能真正解決會計檔案資料歸檔問題，從而也能進(jìn)一步推動會計檔案資料的電子化。當(dāng)下一些會計電子資料的歸檔需要財務(wù)核算系統(tǒng)的輔助，通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)會計信息的運(yùn)用，網(wǎng)報系統(tǒng)還可以鏈接微信、支付寶卡包等手機(jī)APP，及時收集會計電子檔案，并根據(jù)這些檔案資料內(nèi)容進(jìn)行及時的入賬，同時有機(jī)的對接相關(guān)接口，最終實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案系統(tǒng)的優(yōu)化處理。

未來“紙電共存”局面也是財務(wù)發(fā)展的趨勢，一些電子化的報銷審核流程，以及實(shí)物票據(jù)的影像文件都將會發(fā)揮不可替代的作用。實(shí)踐中實(shí)物票據(jù)仍需歸檔，歸檔后與電子會計檔案進(jìn)行比對，例如報銷人員要通過審核無誤的票據(jù)進(jìn)行自行打印相關(guān)憑證，將其提交到財務(wù)部門進(jìn)行報銷，財務(wù)部門要設(shè)置條形碼確保發(fā)票上相關(guān)內(nèi)容記錄進(jìn)行錄入并及時進(jìn)行記錄。實(shí)務(wù)票據(jù)和電子票據(jù)要進(jìn)行有機(jī)的對接，按照裝訂的天數(shù)、冊數(shù)和相互之間的聯(lián)系進(jìn)行檢索對照，逐漸地趨向于實(shí)物流和電子流才是大的方向和趨勢。實(shí)踐中，“報銷繁”的問題可以通過新型技術(shù)解決，特別是未來信息化技術(shù)的運(yùn)用，其會極大地推動電子發(fā)票的無紙化，電子發(fā)票未來發(fā)展的方向更是無紙化形式。另外電子檔案系統(tǒng)和電子發(fā)票系統(tǒng)之間的相得益彰，也會極大地助力財務(wù)電算化的發(fā)展腳步。

結(jié)語

綜上所述，電子發(fā)票的產(chǎn)生是科技技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，電子發(fā)票實(shí)現(xiàn)的無紙化報銷也具有較多的優(yōu)勢，未來該種模式能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理成本的大大降低，減少企業(yè)內(nèi)部資源的消耗，也有助于監(jiān)督管理部門更好地實(shí)現(xiàn)監(jiān)管。實(shí)踐中電子發(fā)票在操作中也會存在一系列的問題，當(dāng)下仍然還處在紙質(zhì)資料與電子資料并存的階段，電子發(fā)票無紙化未來將會是一種趨勢，實(shí)踐中需要在問題中探索應(yīng)對策略，推動無紙化報銷全面實(shí)現(xiàn)，才更加有助于財務(wù)實(shí)現(xiàn)高效化發(fā)展。