醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性及管理方法創(chuàng)新研究

李榮 青島市中醫(yī)醫(yī)院（市海慈醫(yī)院）

引言

會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的日常管理產(chǎn)生重要影響，有效的管理方式能夠進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以往的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的實(shí)際需求。因此，醫(yī)院應(yīng)摒棄傳統(tǒng)模式中的不足，選擇行之有效的方式展開(kāi)管理工作，最大限度地提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案就是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，其直接反映出醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的收支情況，能夠?yàn)楦黝惤?jīng)濟(jì)責(zé)任提供有力的證據(jù)。檔案中包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)賬簿等與醫(yī)院財(cái)務(wù)相關(guān)需集中保管的重要資料性文件。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系的深化改革，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到深入發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理人員也感受到前所未有的工作壓力。會(huì)計(jì)檔案為管理人員提供相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)分析指標(biāo)，通過(guò)對(duì)年度財(cái)務(wù)報(bào)表的分析和業(yè)務(wù)收支的對(duì)比，即可詳細(xì)的了解到醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)為各類經(jīng)濟(jì)決策提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)[1]。

與文書檔案和科技檔案相比較而言，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案具有一定的特殊性主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，形成范圍廣泛。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案涉及的領(lǐng)域比較廣泛、形成普遍，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際數(shù)量也比其他類別檔案數(shù)量多一些，作為反映單位活動(dòng)的重要資料產(chǎn)生數(shù)量自然也就比較巨大。第二，檔案類別穩(wěn)定。醫(yī)院會(huì)計(jì)工作內(nèi)容雖然比較復(fù)雜，但會(huì)計(jì)內(nèi)部核算方式都是相同的，更加便于檔案分類和整理。第三，檔案形式多樣。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案外形多樣的特征，相關(guān)檔案整理和保存工作應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況選擇相應(yīng)的管理方式。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理方法應(yīng)用現(xiàn)狀

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理期間部分管理人員受到傳統(tǒng)方式的影響，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，認(rèn)為檔案管理工作是會(huì)計(jì)的分內(nèi)職務(wù)對(duì)相關(guān)工作很少關(guān)注。即便部分醫(yī)院比較重視會(huì)計(jì)工作但是對(duì)檔案管理工作重視程度不足，極易造成醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作與日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)之間產(chǎn)生分離。另外，部分醫(yī)院沒(méi)有針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作制定相應(yīng)的管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法得到有效的開(kāi)展。

進(jìn)行檔案管理期間相關(guān)工作人員沒(méi)有及時(shí)更新和完善檔案信息造成原本的檔案信息不夠完整，管理人員考核制度的不全面。導(dǎo)致相關(guān)檔案的可靠性和真實(shí)性大大降低，工作開(kāi)展受到阻礙，造成相關(guān)工作失去原有意義和價(jià)值。此外，部分工作人員的自身素質(zhì)和綜合能力水平較低，無(wú)法勝任新時(shí)代的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度提升但由于人員匱乏而無(wú)法進(jìn)行有效的管理，對(duì)整體工作的效率造成一定影響。醫(yī)院意識(shí)到人員能力無(wú)法滿足現(xiàn)狀但沒(méi)做出相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量和效率無(wú)法得到提升。

三、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理方法創(chuàng)新路徑

（一）提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度

若想進(jìn)行醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理方法的創(chuàng)新就應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展完成信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，應(yīng)使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)加速發(fā)展起到的關(guān)鍵意義?，F(xiàn)實(shí)管理過(guò)程中可結(jié)合專家講座、定期培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)習(xí)等方式轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)人員的態(tài)度，充分意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)醫(yī)院未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的重要性從而轉(zhuǎn)化領(lǐng)導(dǎo)的傳統(tǒng)觀念，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員在組織檔案管理信息化和數(shù)字化管理中發(fā)揮積極作用。應(yīng)用此方式引導(dǎo)管理者提升對(duì)檔案管理工作的重視程度、改變自身不正確的傳統(tǒng)認(rèn)知，進(jìn)而提升管理人員的服務(wù)意識(shí)，為提升管理人員的專業(yè)能力奠定基礎(chǔ)，為檔案管理工作信息化和數(shù)字化建設(shè)做好鋪墊。因此，領(lǐng)導(dǎo)人員觀念轉(zhuǎn)變十分重要。正確的管理理念可促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，為得到更多的經(jīng)濟(jì)效率貢獻(xiàn)自身力量。在信息化和數(shù)字化的管理工作建設(shè)基礎(chǔ)上應(yīng)重點(diǎn)提升醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力，使醫(yī)院在新時(shí)代的激烈競(jìng)爭(zhēng)中占領(lǐng)重要地位。

（二）注重檔案管理制度完善

為加速醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程、盡早實(shí)施科學(xué)合理的管理體系，還需建立完善且全面的內(nèi)部管理制度，健全的管理制度也是信息化和數(shù)字化管理的重要依據(jù)。目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對(duì)檔案進(jìn)行整理、更新、歸檔以及整合等工作。使上述內(nèi)容制度化可最大限度地保障醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的安全性，將醫(yī)院檔案管理工作的完成性充分展示出來(lái)，以此方式提升會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化和信息化管理效率及質(zhì)量。應(yīng)以醫(yī)院實(shí)際情況為基礎(chǔ)建立符合實(shí)際的管理制度，結(jié)合相關(guān)檔案管理的法律內(nèi)容和規(guī)章制度，充分考慮管理工作實(shí)際內(nèi)容的效果再完成制度的制定。比如，對(duì)于檔案管理工作中的保存工作應(yīng)在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)行相關(guān)會(huì)計(jì)制度的備份處理。定期完成檔案內(nèi)容的檢查，盡量避免檔案資料出現(xiàn)缺少和丟失的情況。對(duì)于檔案歸檔，應(yīng)明確記錄會(huì)計(jì)檔案涉及的內(nèi)容（如財(cái)務(wù)憑證、醫(yī)療記錄等），隨即制定明確的規(guī)定。對(duì)于檔案整理工作，應(yīng)明確各類檔案的內(nèi)容和品類，根據(jù)情況進(jìn)行有效的分類整理才能保證檔案管理的可靠性。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展和當(dāng)前實(shí)際情況，為信息化建設(shè)為基礎(chǔ)完成檔案管理制度的完善，制定與之相關(guān)的控制體系和責(zé)任模式轉(zhuǎn)變醫(yī)院工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知，全面提升工作人員的責(zé)任意識(shí)才能更好地提升當(dāng)下管理工作的效率及效率。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)

作為醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作者，應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和法律法規(guī)知識(shí)，并且對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的日常流程和管理需求做到熟練掌握。實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展期間，一方面應(yīng)遵守檔案管理法律法規(guī)的規(guī)定和工作規(guī)范，另一方面需堅(jiān)持遵守醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度，只用做好上述工作才能提升會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部工作人員專業(yè)水平不足、人員老齡化加重、人才緊缺的實(shí)際情況，相關(guān)部門應(yīng)建立完善的崗位培訓(xùn)制度，堅(jiān)持對(duì)整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)實(shí)施集體性的培訓(xùn)，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)提升工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)。積極鼓勵(lì)并支持醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，參與內(nèi)容豐富的專業(yè)技能學(xué)習(xí)活動(dòng)逐步提升整體工作隊(duì)伍的專業(yè)能力和工作素養(yǎng)。進(jìn)行檔案管理專業(yè)培訓(xùn)期間應(yīng)以檔案管理內(nèi)容為主、財(cái)務(wù)管理知識(shí)為輔，建立有效的人才考核管理體系在培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，明確實(shí)際考核機(jī)制保證相應(yīng)培訓(xùn)工作的實(shí)際效果。

（四）完善信息系統(tǒng)管理模式

現(xiàn)階段，信息化已經(jīng)逐漸成為各個(gè)行業(yè)的重要發(fā)展方向，互聯(lián)網(wǎng)+已經(jīng)成為我國(guó)一段時(shí)間內(nèi)重要的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。作為具有一定的特殊性的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際強(qiáng)化現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)而形成具有綜合性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。以信息化的模式更好地完成醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)制度的創(chuàng)新，充分運(yùn)用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)完善醫(yī)院會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有效審核和管理，令其變得更加方便和快捷，最大限度地提升醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部管理的效果和水平。醫(yī)院會(huì)計(jì)作為特殊的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分類，應(yīng)積極強(qiáng)化信息系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)的崗位責(zé)任劃分。進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)工作人員的職責(zé)，創(chuàng)新醫(yī)院會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有效審核和管理、減少會(huì)計(jì)內(nèi)部制度審核錯(cuò)誤率等，更好地促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的合理發(fā)展將內(nèi)部控制制度的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)。

（五）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督創(chuàng)新

醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部制度的創(chuàng)新和執(zhí)行植根于內(nèi)部審計(jì)的有效實(shí)施，內(nèi)部審計(jì)對(duì)財(cái)務(wù)工作的開(kāi)展具有推動(dòng)作用，積極完善醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)制度和創(chuàng)新能夠更好地完成內(nèi)部會(huì)計(jì)制度的實(shí)施，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)管理水平得到全面發(fā)展和提升。倡導(dǎo)綠色會(huì)計(jì)對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的提升有著關(guān)鍵意義，其中綠色會(huì)計(jì)就是一種全新的企業(yè)社會(huì)資源成本核算形式。積極增強(qiáng)綠色會(huì)計(jì)內(nèi)控制制度的建設(shè)，并對(duì)此會(huì)計(jì)發(fā)展理念進(jìn)行全面且透徹的分析，才能更好地發(fā)揮內(nèi)部會(huì)計(jì)的重要作用、推動(dòng)醫(yī)院健康且長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

（六）有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新

需不斷對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度有效實(shí)施應(yīng)積極完善與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的對(duì)接，進(jìn)而更好地進(jìn)行內(nèi)部管理制度的創(chuàng)新，將會(huì)計(jì)內(nèi)部制度的重要作用發(fā)揮出來(lái)，不斷提升醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)的管理能力。比如醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案正式形成的接收期間可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，此方式為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作打開(kāi)了一條新途徑。利擁網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛收集相關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，不僅可以節(jié)約時(shí)間還可以最大限度地拓充醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。嚴(yán)格落實(shí)計(jì)算機(jī)的授權(quán)和價(jià)目措施，建立會(huì)計(jì)檔案管理賬號(hào)的多用戶、分權(quán)限管理方式，及時(shí)完成相關(guān)數(shù)據(jù)的備份和維護(hù)，避免因人為因素而造成的檔案信息損失，充分壓縮存儲(chǔ)空間降低存儲(chǔ)成本。強(qiáng)化信息化醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)作和資產(chǎn)完整[2]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代背景下的會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的重要組成部分，相關(guān)管理工作在促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中具有不可替代的關(guān)鍵意義，其為醫(yī)院決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。因此，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理工作期間應(yīng)進(jìn)行合理規(guī)劃不斷提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，結(jié)合新時(shí)期發(fā)展需求為促使醫(yī)院更快、更好的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。