文/中山大學(xué)新華學(xué)院 潘倩瑩

獨(dú)立院校借助母體學(xué)校的品牌及師資力量招生，隨著教育局面的改革，獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)將成為我國(guó)高等教育格局優(yōu)化調(diào)整的必然趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，辦公室人員的配置及對(duì)社會(huì)外接洽等事物顯得尤為重要，二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的所有大小事宜由辦公室人員共同完成，作為辦公室主任需要提升全面的綜合素質(zhì)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的管理能力，需要做到全方面對(duì)事物的了解與收集，協(xié)調(diào)安排，完善并制定相關(guān)制度。本文結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)辦公室主任職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行分析。

一、辦公室主任的崗位職責(zé)

辦公室主任的崗位職責(zé)是參謀人、執(zhí)行人和領(lǐng)導(dǎo)人的綜合，辦公室主任需要了解辦公室各人員的崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層需要做集體決策的時(shí)候應(yīng)做好參謀，完成領(lǐng)導(dǎo)交代的個(gè)人任務(wù)，并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令和執(zhí)行任務(wù)。

制定崗位職責(zé)和相關(guān)規(guī)章制度，在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正，做好橫向協(xié)調(diào)和縱向協(xié)調(diào)工作?？v向協(xié)調(diào)是使辦公室上下級(jí)人員關(guān)系融洽和諧，下級(jí)能有效地完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)的決策和理念下級(jí)知曉，上下級(jí)溝通無障礙，緊密配合。橫向協(xié)調(diào)是各部門之間的信息傳達(dá)和重要決策的一個(gè)轉(zhuǎn)接執(zhí)行的窗口。

二、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室主任需具備的基本素質(zhì)

辦公室主任需要具備正確的政治立場(chǎng)，細(xì)膩的心思和整體大局意識(shí)，責(zé)任意識(shí)。辦公室主任作為辦公室的靈魂，除了發(fā)揮職能能動(dòng)性外，基本的修養(yǎng)、道德、作風(fēng)可以樹立良好的辦公室政治風(fēng)氣，主要體現(xiàn)在：1.具有團(tuán)隊(duì)凝聚力。2.較強(qiáng)的責(zé)任心，盡忠盡職、率先垂范和清正廉潔，對(duì)黨忠誠(chéng)，守紀(jì)律，講規(guī)矩。3.對(duì)各崗位教職工負(fù)責(zé)，公平、公正、公開的包容胸懷，不偏袒，不因職務(wù)帶來的“特權(quán)”我行我素。4.具有穩(wěn)定的情緒、性格良好、愛好廣泛。遇到突發(fā)事件沉著冷靜，有擔(dān)當(dāng)，分清輕重緩急，不驕不躁解決問題。5.做好服務(wù)工作，保持激情的心態(tài)，對(duì)工作做到細(xì)心、耐心和責(zé)任心，敢于承擔(dān)和奉獻(xiàn)。

三、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室主任需要具備的綜合能力

（一）具有較強(qiáng)的基礎(chǔ)知識(shí)和語言文字表達(dá)能力。1.完善制定相關(guān)規(guī)章制度和學(xué)院發(fā)展史。掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)辦公室工作了如指掌才能順利地開展工作，合理分配工作任務(wù)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，只有全體員工按照規(guī)章制度辦事，才能事半功倍，提高工作效率，更好地做好服務(wù)工作。隨著二級(jí)學(xué)院獨(dú)立管理化，二級(jí)學(xué)院需要不斷根據(jù)學(xué)院的發(fā)展完善相應(yīng)的制度和歸納總結(jié)，如：新入職人員的新入職培訓(xùn)，之前是由學(xué)校統(tǒng)一組織培訓(xùn)，培訓(xùn)的層面也比較片面，二級(jí)學(xué)院獨(dú)立管理制后，辦公室主任需要了解新入職人員辦理手續(xù)和學(xué)校員工福利等，完善入職培訓(xùn)手冊(cè)、學(xué)院發(fā)展史，規(guī)范學(xué)院管理制度，讓新入職人員有明確感和歸屬感。2.對(duì)內(nèi)外交流合作的語言表達(dá)及寫作能力。辦公室主任作為與外部單位聯(lián)系的窗口，除了和各職能部門、院系及上下級(jí)人員交接外還需要處理各種報(bào)告、文字性工作，經(jīng)常要用語言傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令和工作任務(wù)的分配，同時(shí)需要起草、審核、撰寫相對(duì)應(yīng)的學(xué)院總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、對(duì)外宣傳新聞稿等文書，所以需要一定的邏輯思維能力、具有良好的語言組織能力，能準(zhǔn)確精練地表達(dá)清楚，讓人明白自己說的是什么，需要怎么做，什么時(shí)候完成。布置任務(wù)的時(shí)候需要具備同理心和換位思考的能力，有一定的語言技巧，威嚴(yán)但不失親和力，讓接收任務(wù)的人能欣然接受。對(duì)于文書材料的審核、撰寫需要細(xì)心謹(jǐn)慎、咬文嚼字，稍不留意就會(huì)對(duì)學(xué)院造成不良影響。因此，扎實(shí)的文字功底也是辦公室主任應(yīng)具備的能力。

（二）具有統(tǒng)籌兼顧的綜合能力。包括以下幾個(gè)方面：1.組織協(xié)調(diào)能力。辦公室人員是由不同工作屬性、不同性格特征，不同性別、年齡、專業(yè)、身份及來自不同地區(qū)的人員所組合而成，如何構(gòu)建融洽的辦公室氛圍是很考驗(yàn)辦公室主任能力水平的。民辦的二級(jí)學(xué)院通常會(huì)安排一些專業(yè)不對(duì)口或身份特殊的人員，面對(duì)這些人應(yīng)該公平公正對(duì)待，不能過分地偏袒，導(dǎo)致工作量不均衡，需先進(jìn)行一定的溝通了解后達(dá)成一致，再根據(jù)人員的特點(diǎn)進(jìn)行工作崗位、職責(zé)分配。不可擅權(quán)地直接發(fā)號(hào)施令或限制員工的發(fā)展。加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)，關(guān)心員工，盡可能地幫助解決員工在工作、生活中遇到的困難和矛盾，理解員工的所思、所想、所需、所急，營(yíng)造一個(gè)和諧的辦公氛圍，培養(yǎng)員工的歸屬感，才能使辦公室順利運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室主任也需與時(shí)俱進(jìn)，多學(xué)習(xí)一些MBA等管理方法和人性化管理知識(shí)。2.分析思辨能力和決策力。二級(jí)學(xué)院的獨(dú)立發(fā)展，內(nèi)部人員的調(diào)動(dòng)及領(lǐng)導(dǎo)層的決策需要辦公室主任協(xié)助參謀，因此辦公室主任需有一定的戰(zhàn)略思維和戰(zhàn)略眼光，具有快速收集準(zhǔn)確信息的能力，并透過現(xiàn)象看本質(zhì)，具有顧全大局的分析能力，有條不紊地分析指導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供幫助。如：向各單位詢問相關(guān)信息，組織相關(guān)人員研究討論，征求多方意見，工作交流總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好工作的進(jìn)度安排，落實(shí)跟蹤，及時(shí)反饋。在工作中遇到的新的任務(wù)和困難需要有快速協(xié)調(diào)解決的決策力。

在執(zhí)行和推薦黨委和學(xué)校的重大部署上，重點(diǎn)打造精品的調(diào)研主題，并結(jié)合所在學(xué)院的專業(yè)特點(diǎn)，挖掘?qū)I(yè)特色，發(fā)揮特長(zhǎng)提高學(xué)院的競(jìng)爭(zhēng)水平。不局限于學(xué)院內(nèi)部，多調(diào)研其他院校及相關(guān)專業(yè)，了解對(duì)方的特色，創(chuàng)新發(fā)展自身可以借鑒的地方，為領(lǐng)導(dǎo)的決策做好提前規(guī)劃和素材收集，更好地打造具有自身學(xué)院的特點(diǎn)。利用好一切資源，加強(qiáng)對(duì)外宣傳的能力，加強(qiáng)品牌管理,如：利用新媒體，與社會(huì)相關(guān)知名企業(yè)聯(lián)合培養(yǎng)、跨界、展覽廳工作室、公眾號(hào)建設(shè)等，打造好品牌、好口碑、好服務(wù)。3.管理能力。辦公室的事務(wù)相當(dāng)煩瑣，但終歸是人的管理，如何做好人的管理，需要從多方面切入：一是規(guī)定的制度需要嚴(yán)格執(zhí)行，崗位職責(zé)明確到個(gè)人，如無特殊情況有意違反，無論是誰，需要做到賞罰分明。二是相信每一個(gè)員工，把他們當(dāng)作主力軍，相信他們可以勝任好自身的工作，但信任不能放任，需要做到事事有回應(yīng)，督查督辦，定期匯報(bào)總結(jié)。三是每個(gè)崗位都會(huì)有繁忙期、空閑期和需要配合的事情，如：新學(xué)期開學(xué)的迎新工作和學(xué)生畢業(yè)時(shí)工作量大的情況下，其他稍微空閑的人員可以幫忙，行政上如遇大型會(huì)議人手不夠的情況下，其他人員也可以相應(yīng)分擔(dān)點(diǎn)工作。學(xué)院的發(fā)展是靠大家一起努力的，工作雖然是分開做，但是需要有不分家的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。四是具有大局觀念，不攬功，當(dāng)一件事情圓滿完成或者自己有成績(jī)的時(shí)候，應(yīng)該把功勞歸功于大家的共同努力。五是從煩瑣的事物中解脫出來，應(yīng)有超前的想法，多思考有利于學(xué)院發(fā)展的大事，找出學(xué)院特色之處。

做好資料和檔案的管理，提倡節(jié)約、低碳環(huán)保。無紙化辦公便于傳達(dá)和存檔，同時(shí)需要做好各崗位的檔案收集，建立好學(xué)院自有的信息資源及共享中心，如：學(xué)院發(fā)展史、年鑒、科研、課題等。為各種評(píng)估及決策時(shí)使用，可以隨時(shí)調(diào)檔。

在制度激勵(lì)上，需要根據(jù)員工的個(gè)人發(fā)展目標(biāo)設(shè)計(jì)符合他們的獎(jiǎng)罰機(jī)制。無論對(duì)于年輕還是老員工，自我提升和事業(yè)的晉升發(fā)展是至關(guān)重要的，除了日常處理學(xué)院的事物外，同時(shí)也需組織一些技能培訓(xùn)，用于工作和生活，讓員工感覺到可以學(xué)有所得。付出與得到相對(duì)等，可以培養(yǎng)員工的幸福感和歸屬感，減少人員的流動(dòng)。從多方面、多維度去評(píng)判員工所作出的貢獻(xiàn)，設(shè)定獎(jiǎng)金、職務(wù)等制度，如工作年份可拿到什么檔位的獎(jiǎng)金福利，工作年份加上工作能力等表現(xiàn)給予職務(wù)的競(jìng)聘等。

（三）具有創(chuàng)新能力。社會(huì)是發(fā)展的，必須順應(yīng)潮流，與時(shí)俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新，在新形勢(shì)下不斷提出新想法、新目標(biāo)和實(shí)施方案。辦公室主任自身要具備提出創(chuàng)新的能力，不斷地探索辦公室工作的新思路、新措施。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)溝通方式、表格、制度方案等，做到人性化工作方式，提高工作效率。同時(shí)廣納諫言，需要有接納別人提出創(chuàng)新意見的能力，對(duì)有利于學(xué)院發(fā)展并可操作的想法，應(yīng)給予支持和建議，協(xié)助開展工作。

（四）提升自身才藝特長(zhǎng)。學(xué)校會(huì)經(jīng)常舉辦一些元旦晚會(huì)、迎新晚會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等活動(dòng)匯演，二級(jí)學(xué)院為活躍工作氛圍也會(huì)舉辦團(tuán)建，作為辦公室主任就更應(yīng)積極主動(dòng)參與這些活動(dòng)，這樣才能吸引帶動(dòng)其他人員一起參加。工作的時(shí)候認(rèn)真嚴(yán)肅工作，工作以外可以放松活躍氣氛，使群眾基層關(guān)系更加融洽。

四、結(jié)語

綜上所述，二級(jí)學(xué)院想要更好地發(fā)展，需要重視辦公室主任職能的發(fā)揮。在新形勢(shì)下，任何職業(yè)都會(huì)受到不同的挑戰(zhàn)，辦公室主任需要保持高度責(zé)任感和激情，不斷地提升自己才能更好做服務(wù)工作,把工作當(dāng)成是事業(yè)來做。是否具備辦公室主任的勝任力可以從以上幾點(diǎn)去分析考核，以供參考。