市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)探討

摘 要：本文以市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)為例，從檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的檔案收集、管理和利用三個環(huán)節(jié)，結(jié)合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》，以及新修訂《檔案法》增設(shè)的“檔案信息化建設(shè)”相關(guān)規(guī)定，首先簡要分析了當前市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)存在的主要短板，并從收集整理、科學(xué)管理和開發(fā)利用三個方面詳細探討進一步加強大數(shù)據(jù)時代急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的具體舉措，對提升市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)質(zhì)量和水平具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案室;業(yè)務(wù);基礎(chǔ)建設(shè);急救中心

概述

檔案室建設(shè)是單位檔案管理的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作。檔案室業(yè)務(wù)主要包括了檔案收集、管理和利用三個方面。其中，檔案收集是檔案室業(yè)務(wù)工作的前提，管理是檔案室業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，而提供優(yōu)質(zhì)高效的利用則是目的。本文以市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)為例，從檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的檔案收集、管理和利用三個環(huán)節(jié)，結(jié)合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》，以及新修訂《檔案法》增設(shè)的“檔案信息化建設(shè)”相關(guān)規(guī)定，探討進一步加強大數(shù)據(jù)時代急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的具體舉措。

從市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的現(xiàn)狀來看，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)三個方面存在的突出共性問題主要表現(xiàn)在：1）收集缺失、整理不規(guī)范。如關(guān)于急救演練、急救預(yù)案、急救培訓(xùn)及重大突發(fā)救援資料的收集存在缺失。檔案室收集的檔案整理也未嚴格按照歸檔要求進行整理，檔案分類不科學(xué)、期限設(shè)置不合理、紙張及裝訂不統(tǒng)一等。2）意識淡薄、管理不科學(xué)。檔案室人員重保管輕管理的現(xiàn)象較為普遍，將檔案室管理等同于單純的檔案保管，管理的質(zhì)量和效率難以適應(yīng)新時期急救中心對檔案查詢利用的現(xiàn)實需要。急救中心檔案室數(shù)字化、信息化管理水平不高。3）利用較低、服務(wù)需優(yōu)化。從檔案室的具體業(yè)務(wù)工作來看，無論是人力、物力還是財力都更多傾向于檔案收集保管等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，忽視急救檔案室檔案利用功能的發(fā)揮。

1 收集整理

豐富的室藏急救中心是檔案管理、利用的前提。根據(jù)《檔案法》及急救中心相關(guān)職能規(guī)定，凡是反映急救中心職能活動、具有保存價值的文件材料、圖表、聲像等，均應(yīng)納入收集范疇，并移交至檔案室集中保管。若急救中心檔案收集不完整、不準確，即便后期的歸檔整理再科學(xué)，檢索工具再先進，也難以保障急救檔案利用及其作用的發(fā)揮[1 ]。就收集整理而言，主要是做到完整、齊全，這就需要按照《檔案法》以及急救中心職能相關(guān)規(guī)定，做到應(yīng)收盡收，規(guī)范整理，科學(xué)立卷，并及時移交至急救中心檔案室中妥善保管。

急救中心檔案室檔案收集主要涉及中心內(nèi)外兩大方面，對內(nèi)收集，既要注重急救中心黨群團等各類文件材料的完整收集，還需要重點做好業(yè)務(wù)類檔案資料的收集。如，120電話及調(diào)度指揮記錄，醫(yī)療急救記錄，患者疾病資料，同步錄音信息資料，重大突發(fā)應(yīng)急資料，急救中心日常演練、培訓(xùn)及其預(yù)案等。對外收集，則主要收集涉及急救中心業(yè)務(wù)工作的個人手中保存的相關(guān)檔案資料，以及其他與急救中心相關(guān)、具有保存價值的文件資料。

急救中心檔案室檔案整理要在前期檔案收集基礎(chǔ)上，嚴格按照檔案整理的質(zhì)量要求和整理程序規(guī)范整理。具體來說，1）整理載體。即，對收集到的文件材料，檢查其所用的紙張、照片、視音頻介質(zhì)等是否符合保管要求。2）整理材料。即檢查收集到的急救中心文檔是否存在破損，以及字跡是否模糊或褪色，并及時進行修整，完善。3）整理方法。目前，急救中心業(yè)務(wù)檔案以“件”為歸檔單位，因此，要注重以“件”為主要整理方法，將作為一“件”的歸檔材料裝訂于一起，按照“年度-機構(gòu)（問題）-保管期限”進行整理，展現(xiàn)其對應(yīng)的條目[2 ]。并進行裝訂、編號、編目和裝盒。

2 科學(xué)管理

如果說收集整理是基礎(chǔ)，那么科學(xué)管理則是急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的關(guān)鍵，起到承上啟下的中間作用。急救中心檔案室的檔案工作者不僅要掌握基本的保管技能，還要學(xué)會將現(xiàn)代管理理念和方法運用到檔案室日常管理之中，通過科學(xué)、規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì)管理，為下一環(huán)節(jié)的開發(fā)利用提供可靠保障。具體來說：

一是要熟悉室藏檔案資料。一名檔案工作者要熟悉急救中心的主要業(yè)務(wù)職能，根據(jù)急救工作的現(xiàn)實，對上一年度開展的急救業(yè)務(wù)、處置的重大急救實踐，急救演練、培訓(xùn)，以及其他重要活動等做到了然于胸，在管理時對室藏的檔案的種類、數(shù)量及內(nèi)容要熟悉[3 ]。記錄或摘抄當年開展的重大急救活動、重大急救事件，以及急救中心工作，積累急救中心檔案業(yè)務(wù)素材，并歸納分類，盡快熟悉檔案室室藏檔案整體情況。

二是要制作科學(xué)檢索工具。急救中心檔案室檔案檢索工具的制作，要緊密結(jié)合急救中心的業(yè)務(wù)職能，將急救歸檔文件目錄、案卷目錄作為各類檢索工具制作的基礎(chǔ)，并與計算機及相關(guān)的檔案管理軟件結(jié)合起來，提升檢索工具的科技含量。具體來說，可以制作急救設(shè)備類檔案目錄、急救病歷類檔案目錄、急救中心管理規(guī)章制度類檔案目錄、急救檔案存放地點索引，以及館藏檔案指南，等等。

三是加快推進現(xiàn)代化管理。注重大數(shù)字、云計算、信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，借助現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，加快推進急救中心數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，與院前急救通信指揮信息系統(tǒng)實現(xiàn)有機銜接，建立與之相對應(yīng)的急救中心數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)院前急救中心業(yè)務(wù)工作與室藏檔案資料的互聯(lián)共享。著力打造新時代急救中心現(xiàn)代化檔案室，實現(xiàn)急救檔案同步收集、智能著錄、數(shù)字存儲、共享利用。并學(xué)會將PDFA、六西格瑪?shù)裙芾砝砟顟?yīng)用到急救中心檔案室檔案管理中，不斷提升管理質(zhì)量。

3 開發(fā)利用

開發(fā)利用，發(fā)揮急救中心檔案價值功能，使其服務(wù)于急救中心工作是檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的重要目的，也是檔案收集整理和管理的重要目標。急救中心要把檔案室檔案開發(fā)利用與服務(wù)急救業(yè)務(wù)工作、服務(wù)患者急救、服務(wù)和諧社會建設(shè)等有機結(jié)合起來，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用與急救中心檔案開發(fā)利用緊密結(jié)合起來，切實發(fā)揮急救中心檔案價值功能，使之服務(wù)于廣大受眾群體，不斷提升急救能力和水平。

一是提高急救檔案利用效率。從急救中心檔案查準率、查全率、查找率等方面檢驗急救中心檔案室基礎(chǔ)建設(shè)質(zhì)量和效果。為此，作為一名檔案工作者，要端正服務(wù)態(tài)度，樹立正確服務(wù)理念，以服務(wù)急救事業(yè)和患者為己任，急利用者之所急，想利用者之所想，增強檔案服務(wù)的自覺性和主動性。此外，要不斷提升業(yè)務(wù)素能。既要熟悉室藏急救檔案狀況，也要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案開發(fā)利用的能力和水平。

二是注重急救檔案資源開發(fā)。最大限度地發(fā)揮急救檔案價值離不開對室藏檔案的編研開發(fā)。應(yīng)積極圍繞急救業(yè)務(wù)工作開展的現(xiàn)實需要，以及日常急救工作實際，編寫急救工作動態(tài)、急救知識匯編、突發(fā)公共衛(wèi)生事件救援專題匯編、急救演練專題手冊、急救基本操作匯編，等等。

三是提升急救檔案利用水平。急救中心檔案工作者要把提供急救檔案信息服務(wù)作為一項重要工作，通過形式多樣、類型豐富的檔案服務(wù)工作，不斷提升檔案利用的現(xiàn)代化水平[4 ]。比如，舉辦急救中心檔案展，利用急救中心官方微信、微博、新聞客戶端“兩微一端”平臺，做好室藏檔案資源的宣傳，實時發(fā)布短信，利用中心公示欄，將室藏的相關(guān)檔案編研成果進行展示，為相關(guān)部門及人員利用急救中心檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

結(jié)語

綜上，市級急救中心檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)要立足市級急救中心職能，把為民服務(wù)理念貫穿始終，既要做好急救中心檔案收集整理，做到應(yīng)收盡收，規(guī)范整理;也要強化管理，運用先進管理理念、管理技術(shù)，不斷提升管理質(zhì)量和效益;注重室藏檔案資源開發(fā)利用，發(fā)揮急救中心檔案應(yīng)有價值功能。既要打牢收集整理基礎(chǔ)，也要把握科學(xué)管理這一關(guān)鍵，還要立足開發(fā)利用這一目的，不斷提升急救中心檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)水平，為急救中心工作提供必要保障。

參考文獻：

[1]郭凌.急救中心檔案信息利用開發(fā)與實踐——以德州市120急救調(diào)度指揮中心為例[J].山東檔案，2019（3）：76—78.

[2]吳彬.急救指揮中心檔案管理信息化建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（12）：63—64.

[3]劉瑜芳.地市級急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)[J].蘭臺世界，2016（1）：110—111.

[4]唐夢雅.淺談急救中心檔案的現(xiàn)狀與對策[J].法制與經(jīng)濟，2015（8）：88—90.

作者簡介：張嵐（1968—），山東臨沂人，本科，山東省臨沂市120急救指揮中心副研究館員，研究方向：急救檔案管理。