大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館（室）的研究

陳曉靜

摘要：隨著大數(shù)據(jù)發(fā)展全方位、多層次推進(jìn)，形成了數(shù)量龐大且門類載體多元化的數(shù)據(jù)資料，如何對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，深入分析，更好地履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的使命，已經(jīng)成為檔案學(xué)術(shù)界和實(shí)踐中重點(diǎn)關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;數(shù)字檔案館（室）

一、現(xiàn)狀述評

大數(shù)據(jù)背景下，高校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動形成了數(shù)量龐大且門類載體多元化的數(shù)據(jù)資料，如何對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，深入分析，更好地履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的使命，已經(jīng)成為檔案學(xué)術(shù)界和實(shí)踐中重點(diǎn)關(guān)注的問題。

（一）檔案信息呈現(xiàn)海量增長狀態(tài)

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和成熟，高校檔案信息資源呈現(xiàn)海量增長狀態(tài)，電子檔案已經(jīng)成為檔案工作的主要內(nèi)容。目前檔案管理工作者更多的時間和精力是對每份文件進(jìn)行收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)工作，無暇顧及挖掘檔案的信息資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們可以通過建設(shè)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)對文件的云儲存以及電子檔案的自動收集、整理等工作。如此一來，在緩解檔案庫房可用面積緊張的同時又可以讓檔案管理工作者大力開發(fā)檔案信息資源，竭誠為利用者服務(wù)。

（二）檔案檢索難度大

實(shí)施利用時，需要檢索出目標(biāo)性檔案。傳統(tǒng)檔案管理中，對于檔案的檢索更多的是停留在信息層面，即對文件的關(guān)鍵字、題名等進(jìn)行檢索，查準(zhǔn)率查全率低且檢索結(jié)果單一。目前用戶更加重視對大量檔案數(shù)據(jù)的集中化分析，使檢索結(jié)果更加真實(shí)、全面和客觀，從中挖掘更有價值的檔案信息。

（三）檔案服務(wù)方式轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的實(shí)體檔案服務(wù)方式都是在接收到用戶利用需求后，將可以利用的信息提供利用。如今，用戶更希望在第一時間，在節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本和人力成本的前提下，由檔案館（室）通過平臺或系統(tǒng)，積極地向用戶提供所需的信息。這種傳播方式由原先被動多向主動單向的轉(zhuǎn)變，意味著數(shù)字檔案館（室）順勢而生，以適應(yīng)時代和用戶的需求。

（四）全國示范數(shù)字檔案館（室）建設(shè)情況

截止到2020年1月7日，全國示范數(shù)字檔案館（室）為38個，全國范圍內(nèi)高校數(shù)字檔案館（室）示范單位為0個。這表明高校數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)很薄弱。國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確要求到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設(shè)數(shù)字檔案館，全國50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。

綜上所述，建設(shè)數(shù)字檔案館（室）已成為高校檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之路。

二、研究目標(biāo)和價值

推進(jìn)建設(shè)符合國家、社會和高校信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案館（室），有利于整合高校信息資源，增強(qiáng)檔案信息管理與服務(wù)能力，提高高校管理水平。

（一）檔案資源數(shù)字化

通過對高校各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化，確保文件的真實(shí)、完整、安全、可用性。

（二）檔案管理信息化

高校數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用都可通過信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案服務(wù)知識化

高校數(shù)字檔案館（室）利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對性地主動為高校提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)。

三、研究主要內(nèi)容

（一）數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五個方面的內(nèi)容。研究在已有相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，按照相關(guān)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，遵循滿足需求、適當(dāng)超前、易于擴(kuò)展、保障安全的基本原則。

（二）數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用系統(tǒng)，是一種電子檔案管理系統(tǒng)，作用是對電子文件、電子檔案進(jìn)行捕獲、維護(hù)、利用等的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)?；陂_放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，

確保數(shù)字系統(tǒng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源。

（三）數(shù)字檔案資源建設(shè)

《數(shù)字檔案建設(shè)指南》指出數(shù)字檔案資源包括文書、聲像、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等。如何通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成和數(shù)字?jǐn)z錄、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化生成檔案數(shù)字副本完成文件的歸檔。

（四）保障體系建設(shè)

1.制度保障。研究文書分類方案文件保管期限、元數(shù)據(jù)方案、文件編號規(guī)則等制度保障。

2.經(jīng)費(fèi)保障。主要包括軟硬件設(shè)備購置，確保為高校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作提供必要的保障。

3.人才保障。所配檔案管理人員是否具備檔案業(yè)務(wù)技能或信息化技能。

課題名稱：《大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案館的研究》;編號：KYQ202109