王火群

由于數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國各個行業(yè)領(lǐng)域都開始應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)，對行業(yè)產(chǎn)生了較大的影響。所以，信息的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為大勢所趨。如今，數(shù)字化檔案在檔案管理工作中發(fā)揮重要的作用，同樣檔案管理工作的責(zé)任也逐漸加重。針對司法行政工作來講，司法檔案管理的機制和模式也在逐漸地改進(jìn)和完善，數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中得到了良好的應(yīng)用。鑒于此，本文主要從司法檔案管理的特點出發(fā)，對數(shù)字化檔案管理的作用和司法行政工作中數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行了分析，以供參考。

數(shù)字化檔案管理主要是將紙質(zhì)化的檔案信息通過掃描轉(zhuǎn)化成電子檔案，然后存儲到計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。這種檔案管理的方式和傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理相比較，對檔案信息的保存和查詢都更加便捷，而且檔案信息能夠快速更新備份。在信息化環(huán)境下，通過數(shù)字化檔案管理，可以讓工作效率得到良好的提升。因此，司法行政工作中，對數(shù)字化檔案管理的重要性要全面認(rèn)知，并有效應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式，提高司法行政部門的工作水平。

司法行政檔案管理的特點

司法行政部門的工作中涉及較多的文字信息，同時部分工作中產(chǎn)生的圖像、視頻、音頻等文件也是非常重要的資料，對這些信息內(nèi)容進(jìn)行整理、歸檔、存儲就形成了司法行政檔案。目前，我國司法行政檔案管理工作的成效以及相關(guān)工作的推進(jìn)效率都和這些信息的流通速度有較大的關(guān)聯(lián)。因此，司法行政工作中，對檔案管理非常重視。由于社會科技水平的不斷提升，司法行政部門在管理方面受到較大的影響，如何有效地開展檔案管理工作已經(jīng)成為司法行政部門重點考慮的問題。如錄音資料、影像資料、訴訟文書等都是司法行政檔案中的重要內(nèi)容，都是伴隨司法行政工作產(chǎn)生的，需要依照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。

司法行政檔案資料具有原始性、嚴(yán)謹(jǐn)性以及專業(yè)性特點，區(qū)別于其他檔案資料的一點是司法行政檔案信息具有正義性，和檔案的當(dāng)事人存在密切的關(guān)聯(lián)，所以，通常為了確保事件得到真實記錄，司法檔案的錄入都要保證信息的嚴(yán)謹(jǐn)性，體現(xiàn)司法服務(wù)的公平公正性。另外，司法檔案信息基本都是采取手抄方式進(jìn)行錄入，因此具有原始性，是司法行政工作中最能反映事實的資料文件，在司法行政工作中反復(fù)調(diào)用的頻率較高。再者，司法檔案信息中有記錄較多包含隱私的內(nèi)容，檔案信息的查詢權(quán)限有明確的限制。所以，對于司法行政檔案資料的管理要求更高，如果司法行政檔案管理出現(xiàn)問題，會造成較為嚴(yán)重的后果。檔案如果出現(xiàn)丟失、污損等，相關(guān)的責(zé)任人需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

數(shù)字化檔案管理的作用

能夠使工作效率得到有效提升

實施數(shù)字化檔案管理方式，檔案信息的整合分類會更加有效，對檔案進(jìn)行存儲、查詢等都會更加高效，而且信息的真實情況可以直觀地反映給用戶，對于所需的檔案信息可以快速調(diào)閱，工作人員的工作效率提高，改變了以往檔案管理的固定模式，使工作效率得到較好的提升。在司法行政工作中，產(chǎn)生的相關(guān)信息資料較多，檔案信息的整合、分類、存儲等都需要花費較長的時間，而且對這些信息資料使用的頻率較大，數(shù)字化檔案管理模式使得檔案信息的存儲和調(diào)用都更加方便，所以，工作效率就會得到提升。

能夠使檔案的利用率得到良好提升

在以往的檔案管理中，信息資料一般都是以文件的形式進(jìn)行歸檔分類和保存，統(tǒng)一由儲藏室或者專門的檔案室進(jìn)行保存。在這樣的情況下，如果對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行查詢，就需要花費較長的時間，而且查找起來也存在一定的困難。而實施數(shù)字化檔案管理，在對檔案資料進(jìn)行調(diào)用時就會更加便捷，節(jié)約了較多的時間，而且檔案管理也打破了以往在空間和時間方面的限制，檔案的利用率得到提升。

能夠使檔案管理的綜合效益得到提高

在以往的檔案管理工作中，為了達(dá)到檔案管理的目標(biāo)，通常是利用增加人力的方式來提高工作的成效，在這樣的情況下，檔案管理的直接人工成本就大大增加，而且在一定程度上也浪費了人力資源。而實施數(shù)字化檔案管理，使得以往的管理方式得到改變，紙質(zhì)化檔案為主的管理方式轉(zhuǎn)變到數(shù)字化電子檔案管理為主，檔案管理成本得到了較好的節(jié)約，使檔案管理的綜合效益得到提升。

數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中應(yīng)用的措施

健全數(shù)字化檔案管理機制

在司法行政檔案管理工作中，檔案信息的安全性保障非常關(guān)鍵，為了更好地實施數(shù)字化檔案管理，需要對相關(guān)的管理機制進(jìn)行健全。比如完善建立網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、數(shù)字檔案鑒定制度、歸檔制度等，并且依照相關(guān)制度規(guī)定落實數(shù)字化檔案管理。檔案資料同樣也具有隱私性，部分檔案內(nèi)容不能對外公開，需要進(jìn)行保密，而且在實際使用時需要經(jīng)過集體或者個人意愿同意后再進(jìn)行調(diào)用。所以，在實施數(shù)字化檔案管理時，需要注重其安全管理問題，不能隨意進(jìn)行存檔，特別是司法行政檔案資料，保密性非常重要。在進(jìn)行電子文檔保存時，對其硬件設(shè)備的使用需要嚴(yán)格審查，在經(jīng)過審核通過后，再進(jìn)行相應(yīng)的存儲。另外，對數(shù)字化電子文檔進(jìn)行保存時，需要注意適當(dāng)延長文檔保存時間，并且安排專門的人員負(fù)責(zé)電子文檔的修復(fù)工作，避免外部因素對檔案存儲產(chǎn)生影響。再者，對網(wǎng)絡(luò)防護機制進(jìn)行不斷強化，防止數(shù)字化檔案被惡意破壞。

構(gòu)建案件管理系統(tǒng)和信息查詢子系統(tǒng)

司法行政檔案管理要想更好的落實數(shù)字化管理，需要構(gòu)建案件管理系統(tǒng)和信息查詢子系統(tǒng)，以有效提升司法辦案的工作效率，為司法行政工作節(jié)約工作時間和工作成本。借助于信息化手段建立一套完善的司法管理信息庫，對檔案信息進(jìn)行合理化的管理，可以使相關(guān)工作信息公開透明化，提升司法服務(wù)的質(zhì)量。例如借助于人口資源查詢、審判結(jié)果查詢等系統(tǒng)，對案卷的排查和調(diào)閱原先需要當(dāng)事人提供相關(guān)資料，而實施數(shù)字化檔案管理后，通過在計算機中搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就能快速地找到需要的資料信息，查閱資料更加方便，工作人員的工作效率得到較好的提升。

在這樣的情況下，司法行政檔案信息從整合到歸檔保存都可以快速完成。對于檔案查閱人員來講，只需要將當(dāng)事人的基礎(chǔ)信息在相應(yīng)設(shè)備上進(jìn)行搜索，就能夠從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用出來，這對案件的進(jìn)一步梳理細(xì)化起到良好的幫助。而對于當(dāng)事人來講，如果當(dāng)事人想要復(fù)查案卷，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要耗費較長的時間，而且過程中也容易出現(xiàn)偏差，而數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，信息系統(tǒng)為其提供了便利，有助于司法行政工作的順利進(jìn)行。

完善信息技術(shù)支持系統(tǒng)

信息技術(shù)的發(fā)展推動了我國信息內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，在司法行政工作中，以信息技術(shù)作為支撐，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理能夠以管理系統(tǒng)為平臺提高檔案管理的兼容性。所以，司法行政部門需要對相關(guān)的工作體系進(jìn)行完善，并且健全信息技術(shù)支撐系統(tǒng)。司法行政部門的檔案管理人員需要注重數(shù)字化檔案系統(tǒng)的完整性和技術(shù)的先進(jìn)性，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新升級，逐漸完善系統(tǒng)管理性能。另外，在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要積極借鑒先進(jìn)的檔案歸檔機制，同時以網(wǎng)絡(luò)安全作為系統(tǒng)構(gòu)建的基礎(chǔ)，并且在硬件設(shè)施的建設(shè)方面，需要注意其內(nèi)部的磁盤陣列不可有單點障礙的存在。再者，由于管理系統(tǒng)的更新迭代，需要確保系統(tǒng)更迭時有可靠的依憑，硬件要保證支持熱插拔。最后，積極建立全國范圍內(nèi)的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使部門的檔案信息得到及時流通和更新，便于更好地開展司法服務(wù)。

結(jié) 語

總而言之，在如今的社會發(fā)展環(huán)境下，司法行政工作中的檔案管理模式和如今的形勢已經(jīng)不相適應(yīng)，對現(xiàn)代化司法行政工作要求也無法有效滿足，因此，在司法行政工作中，需要積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式。這樣司法行政工作人員的工作效率可以得到良好的提升，檔案資料的利用率也可以得到較好的提高?；诖耍敫玫穆鋵崝?shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，需要對數(shù)字化檔案管理的機制進(jìn)行完善，構(gòu)建案件管理系統(tǒng)和信息查詢子系統(tǒng)，完善信息技術(shù)支撐，確保數(shù)字化檔案管理的安全可靠性，推動司法行政服務(wù)水平得到良好的提升。

（福建省三明市明溪縣社區(qū)矯正中心）

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