如何實(shí)現(xiàn)檔案館高效搬遷

萬葉慧

摘要：本文圍繞檔案館搬遷的議題進(jìn)行探討，對搬遷計(jì)劃制定、搬遷前的準(zhǔn)備工作、搬遷過程中的措施以及搬遷后的整理工作幾大方面進(jìn)行論述，旨在以最快的速度、最優(yōu)的質(zhì)量完成檔案館搬遷任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案館;搬遷;措施

一、引言

近年來，檔案館庫擴(kuò)容改造或檔案館新館建成面臨檔案搬遷轉(zhuǎn)移的任務(wù)，如何確保在短時間內(nèi)高效、安全完成搬遷工作是檔案館面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。

二、制定詳細(xì)的搬遷計(jì)劃

檔案館搬遷事情繁瑣，需要提前制定詳細(xì)的搬遷計(jì)劃。由于檔案館人員少、搬遷時間緊、任務(wù)重，搬遷工作中存在一定的風(fēng)險。因此搬遷前必須精密計(jì)劃組織，全體人員統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，根據(jù)具體的計(jì)劃安排明確分工，協(xié)同配合。在制定搬遷計(jì)劃的過程中，根據(jù)檔案類型的不同，制定打包物品計(jì)劃，設(shè)計(jì)搬運(yùn)路線。在檔案打包過程、搬遷過程以及上架過程中，對各個環(huán)節(jié)制定安全保障措施，做好涉密檔案的保密安全工作，確保檔案搬遷完整無損、安全高效。

三、做好搬遷前的準(zhǔn)備工作

（一）熟悉檔案館新館環(huán)境。一是提前對新館各區(qū)域及房間分布情況進(jìn)行合理規(guī)劃。結(jié)合檔案館不同類型檔案的特征，對新館的館藏布局以前瞻性的眼光來設(shè)計(jì)。家具設(shè)施、辦公用品擺放位置一旦確定就不要輕易改變。檔案資源的載體、內(nèi)容、性質(zhì)等不同，根據(jù)各自的特點(diǎn)設(shè)置文書類檔案庫、資料類檔案庫、特殊載體檔案庫、實(shí)物檔案庫、專業(yè)檔案庫、特色檔案庫等。二是對新館內(nèi)的館藏環(huán)境進(jìn)行清理檢查，包括通風(fēng)情況、光照情況、防火情況、防潮情況、防震情況，檢查門窗加固安全防護(hù)措施是否到位，安保系統(tǒng)是否健全。保證地面清潔，辦公區(qū)、庫房整潔、通風(fēng)，防止檔案二次污染，確保檔案資料的安全。三是估算排架長度、對新館庫房進(jìn)行全宗定位。根據(jù)每個全宗現(xiàn)有檔案數(shù)量及預(yù)估未來30年歸檔文件數(shù)量的長度，估算每個全宗的排架長度，以此做好全宗定位，貼好每個全宗位置標(biāo)簽，制作《新館定位表》，方便搬遷工作人員清楚了解新館各區(qū)域及房間位置、功能及用途，快速、準(zhǔn)確找到檔案上架位置，為后期檔案上架工作打好基礎(chǔ)。

（二）梳理老館館藏檔案。一是對老館館藏的各種類型的檔案進(jìn)行整理，尤其是一些屬于同一類型的，但是保存的位置不在同一個地點(diǎn)的檔案進(jìn)行清查，徹底做好檔案盤庫工作。做到對檔案信息化管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的所有目錄與文本類檔案對應(yīng)，核對紙質(zhì)檔案和電子檔案的案卷目錄、文件目錄是否吻合。校正和歸位分散保存的同類檔案，并做好相應(yīng)信息記載和備份。二是檔案的打包裝箱。按照順序?qū)堎|(zhì)文書檔案進(jìn)行分類打包，用紙箱或?qū)I(yè)封裝工具進(jìn)行封裝。對檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)、在檔案下架、打包、封裝過程中注意排好順序，核對好數(shù)量，用記號筆和不同色卡做好信息記錄和檔案類別區(qū)分，在中轉(zhuǎn)箱上寫清楚檔案類型、數(shù)量、內(nèi)容、起止檔號，同時用不同顏色的區(qū)分出新館不同類檔案庫房并在色卡上進(jìn)行備注。打包和封裝的過程中注意檔案排列順序，不要打亂序號的連貫性，不同全宗不要裝在一個箱內(nèi)。對于實(shí)物類型的檔案采用專門的打包封裝措施，注意填充泡沫，保護(hù)實(shí)物檔案安全，打包和封裝環(huán)節(jié)及時做好記錄，在搬遷過程中進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，避免破損。按照倒序裝車，正序下車的順序安排裝車，便于進(jìn)行后面的檔案清查和排列上架工作。

四、搬遷過程采取的安全高效措施

（一）成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。為確保整個搬遷工作萬無一失，做到搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，快節(jié)奏、高效率、圓滿完成搬遷任務(wù)，成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由領(lǐng)導(dǎo)小組制定詳細(xì)的搬遷工作方案和工作計(jì)劃，負(fù)責(zé)全面的搬遷工作事項(xiàng)，對各個部門及崗位在搬遷工作中的具體職責(zé)進(jìn)行明確，避免出現(xiàn)職責(zé)不清，工作混亂以及責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象發(fā)生。對搬遷過程中遇到的問題及時協(xié)調(diào)處理，保證人力、物力、財力配置科學(xué)合理，使檔案館搬遷工作高效有序。

（二）設(shè)計(jì)搬遷路線。新檔案館和老館之間的距離不同，采用的運(yùn)輸方式也不同。對于在同一棟樓內(nèi)的搬遷，可以組織人員直接搬到指定的房間位置。如果新館和舊館之間不屬于同一棟樓，采用車輛運(yùn)輸進(jìn)行搬遷。搬遷的線路以最短為宜，確定適宜的運(yùn)輸路線。

（三）配備搬遷人員。檔案館搬遷需要一定的勞動力。搬運(yùn)人員要有體力，同時還要有較高的責(zé)任心和保密意識。搬遷工作小組根據(jù)檔案館現(xiàn)有人員的性別、年齡等實(shí)際情況進(jìn)行分配，在人手不夠的情況下，選用政治水平高、工作作風(fēng)扎實(shí)、有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的服務(wù)公司共同在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案搬遷工作。在正式搬遷前，做好搬遷人員思想動員工作，說明搬遷的重點(diǎn)和注意事項(xiàng)。每天的搬遷工作結(jié)束后，進(jìn)行工作總結(jié)，及時分析搬遷中的問題，找出原因，協(xié)調(diào)好各個部門，推進(jìn)問題解決。在搬遷工作小組的統(tǒng)一帶領(lǐng)下，組織周密，分配靈活，使搬遷工作真正做到人盡其用，合理高效。

（四）保證檔案在搬遷中的安全。檔案中有一部分是涉密檔案，確保涉密檔案的安全性是搬遷工作的重點(diǎn)之一。對參加搬遷的人員進(jìn)行安全性教育，增強(qiáng)搬遷工作人員的安全意識，在搬遷的過程中具備極高的保密意識和警覺意識。在搬遷的整個過程中，加強(qiáng)安全保障工作。請電視臺密切配合，對搬遷全程進(jìn)行視頻拍攝，使搬遷的各個環(huán)節(jié)處在監(jiān)控狀態(tài)下，全過程做好防泄密、防竊密工作。運(yùn)輸途中，檔案館派專門人員跟車押運(yùn)，連同公安人員武裝護(hù)送，提高檔案搬遷過程安全。

（五）對可能的突發(fā)狀況制定應(yīng)急方案。針對搬遷過程中可能遇到的風(fēng)險提前制定應(yīng)對方案并準(zhǔn)備好相應(yīng)的物資設(shè)施。在搬遷的過程中，運(yùn)輸車輛要具備防雨、防曬、防火、防盜等功能。在遇到強(qiáng)風(fēng)雨天氣時，及時啟動防雨設(shè)備。運(yùn)輸前，對車輛進(jìn)行檢修，保證車輛運(yùn)輸中不發(fā)生故障。除了在運(yùn)車輛以外，準(zhǔn)備備用車輛，一旦在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)了狀況，可啟動備用車輛，盡可能做到當(dāng)天裝車，當(dāng)天卸車，并將檔案運(yùn)送到新館庫房，禁止檔案長時間留在運(yùn)輸車輛上。

（六）正式搬遷前，進(jìn)行試搬運(yùn)。組織人員先進(jìn)行一次試搬運(yùn)，目的是為了正式搬運(yùn)時心中有數(shù)。做好一切準(zhǔn)備工作后，可用桌椅等設(shè)施做為運(yùn)輸品進(jìn)行試搬遷，對運(yùn)輸路線提前熟悉，然后對運(yùn)輸途中可能出現(xiàn)的狀況進(jìn)行預(yù)估，對運(yùn)輸搬遷的安全保障工作進(jìn)行實(shí)際測試，計(jì)算好各個環(huán)節(jié)的時間，進(jìn)一步優(yōu)化和完善搬遷方案和安全應(yīng)急措施，確保正式搬遷工作圓滿完成。

五、檔案上架整理工作

檔案到達(dá)新館后，在工作人員的監(jiān)督下按照檔案中轉(zhuǎn)箱標(biāo)注的信息分別運(yùn)送到相應(yīng)檔案庫房，在前期對密集架長度及準(zhǔn)確定位的基礎(chǔ)上，將進(jìn)入庫房的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)、排列上架。每批次檔案資料上架完畢后要填寫《搬遷全流程登記表》，并與《清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表》中數(shù)量進(jìn)行核對。所有檔案資料上架完畢后，由各組負(fù)責(zé)人與檔案管理科人員進(jìn)行交接。搬遷過程中形成的所有清點(diǎn)、交接材料等統(tǒng)一交由保管科存檔。在人員力量充足的情況下盡量做到搬遷當(dāng)天檔案隨進(jìn)館隨上架，避免檔案進(jìn)館后積壓，為檔案排放節(jié)省人力和時間，加快檔案上架速度。

六、結(jié)束語

綜上所述，檔案館搬遷工作是一項(xiàng)繁重而復(fù)雜的工作，因此，檔案館搬遷需要進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的計(jì)劃安排。為了保證檔案館搬遷安全高效，成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)計(jì)搬遷路線，配備搬遷人員，制定應(yīng)急預(yù)案，通過全面部署安排，配置調(diào)動各方資源，全力做好檔案館搬遷工作，保證檔案搬遷安全、有序，高效。

參考文獻(xiàn)

[1]張佩華.談檔案館搬遷工作[J].蘭臺世界，2016（10）：44-45.