淺談干部人事檔案管理

趙小嬌

摘要：干部人事檔案管理屬于國(guó)家檔案當(dāng)中的關(guān)鍵內(nèi)容，是企業(yè)事業(yè)單位當(dāng)中的關(guān)鍵性的管理工作，人事檔案管理工作質(zhì)量直接決定著干部工作的成效。所以開展干部人事檔案管理工作，充分的對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理和利用，才能夠彰顯出干部人事檔案具備的價(jià)值，為人事部門進(jìn)行決策方面提供依據(jù)，從而有利于企業(yè)事業(yè)單位不斷地取得進(jìn)展。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理;建議;創(chuàng)新

引言

干部人事檔案管理工作屬于干部工作當(dāng)中的關(guān)鍵內(nèi)容，提供的干部信息是不是真實(shí)精準(zhǔn)和全面直接決定著干部工作的水平。加大力度放在干部人事檔案管理上，促使干部檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，屬于干部檔案管理機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵職能。

1 做好干部人事檔案管理的意義

1.1 干部人事檔案能夠提供關(guān)鍵性的人才信息，記錄著本人在社會(huì)當(dāng)中各個(gè)階段的活動(dòng)內(nèi)容，其中包括個(gè)人的履歷、社會(huì)關(guān)系等多個(gè)方面，極具保存價(jià)值和利用價(jià)值，屬于個(gè)人過往情況的記錄，能夠相對(duì)客觀的，全方位的體現(xiàn)出一個(gè)人各方面的情況，個(gè)人進(jìn)行調(diào)級(jí)、升職、身份認(rèn)證等多個(gè)方面都需要有相關(guān)檔案作為憑證，以確保本身的利益不會(huì)受損。

1.2 干部人事檔案可以為人事部門提供選拔人才、培養(yǎng)人才和任用人才的依據(jù)，組織機(jī)構(gòu)和人事部門擔(dān)負(fù)著培育干部、任用干部、選拔干部和技術(shù)人才的責(zé)任，不僅要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考察，還需要通過干部人事檔案來掌握其各方面發(fā)展的具體狀況，對(duì)于即將升職的干部展開全方位的剖析，了解其所具備的優(yōu)勢(shì)，從而促使其長(zhǎng)處和積極性得到發(fā)揮，科學(xué)合理的提拔人才和使用人才，對(duì)于單位取得進(jìn)展甚至是社會(huì)取得進(jìn)展方面意義重大。所以開展干部人事檔案管理工作彰顯出極大的價(jià)值。

2 ?干部人事檔案管理存在的主要問題

最近一段時(shí)間里，人們對(duì)干部人事檔案管理工作已經(jīng)形成了更為清晰的認(rèn)知，這項(xiàng)工作開始進(jìn)入了更深層面，并且得到了顯著的改進(jìn)，不過和現(xiàn)階段的人事管理相關(guān)要求之間還存在相當(dāng)大的差距，具體的工作當(dāng)中還有很多需要改進(jìn)和完善的地方，關(guān)鍵體現(xiàn)在下面幾點(diǎn)上。

2.1 檔案管理方面并不具備明確的意識(shí)。很長(zhǎng)的一段時(shí)間里，部分單位負(fù)責(zé)人對(duì)于干部人事檔案管理具備的重大價(jià)值方面并沒有形成清晰的認(rèn)知，并沒有將關(guān)注點(diǎn)放在利用大量的資金進(jìn)行支持、進(jìn)行相關(guān)設(shè)施的建設(shè)、逐步健全相關(guān)制度、提升專業(yè)人員的技術(shù)和水平等多個(gè)方面。覺得檔案管理工作在單位取得進(jìn)展的過程當(dāng)中并不會(huì)發(fā)揮重大的價(jià)值，也不需要什么技術(shù)，也不能夠帶來經(jīng)濟(jì)效益，造成單位人事檔案管理工作很長(zhǎng)的一段時(shí)間都是在被動(dòng)的進(jìn)行中，又沒有形成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。關(guān)鍵體現(xiàn)在檔案材料生成部門并沒有較強(qiáng)的材料歸檔意識(shí)，沒有將關(guān)注點(diǎn)放在檔案材料的采集整理方面，即使是得到了材料也沒有更好地進(jìn)行整理，沒有在第一時(shí)間上交到檔案管理機(jī)構(gòu)。時(shí)間長(zhǎng)了，導(dǎo)致大材料丟失，無法正常的查找和使用。大部分職工不具備檔案管理意識(shí)，對(duì)于檔案材料的價(jià)值沒有形成清晰的認(rèn)知，在生成材料時(shí)，沒有按照相關(guān)規(guī)范，內(nèi)容需要進(jìn)一步完善，無法真正的體現(xiàn)出本人具體的工作狀況，導(dǎo)致部分檔案當(dāng)中關(guān)鍵性的信息內(nèi)容前后矛盾，更有甚者還進(jìn)行了涂改，檔案質(zhì)量因此而受到影響，因而造成相關(guān)機(jī)構(gòu)需要付出更多的資源和精力去彌補(bǔ)其不足。

2.2 沒有形成完善的檔案管理體系，施行過程當(dāng)中不夠徹底。目前形成完善的，科學(xué)的干部人事檔案管理體系，才能夠使人事檔案管理工作更為規(guī)范，并且有相關(guān)制度可以遵循。具體的工作當(dāng)中出現(xiàn)了檔案管理制度不夠完善，沒有按照相關(guān)制度執(zhí)行，檔案材料沒有在第一時(shí)間收集，檔案管理機(jī)構(gòu)沒有積極的催要檔案，檔案的查閱和借閱沒有按照相關(guān)準(zhǔn)則，檔案材料的移交和轉(zhuǎn)交沒有形成完善的制度，檔案材料沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行年檢和審核等等，導(dǎo)致干部人事檔案材料不夠精準(zhǔn)和完善。

2.3 檔案管理信息化沒有深入到更深的層面，不利于信息的使用?，F(xiàn)階段，干部人事檔案管理工作沒有與時(shí)俱進(jìn)，還沒有從根本上做到數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，人事檔案要通過紙質(zhì)來承載，容易損壞并且不適合保存，檔案材料的加、工統(tǒng)計(jì)等依舊需要手工完成，要想獲取更為詳細(xì)、精準(zhǔn)的人事信息必須依靠手工整理翻閱，耗費(fèi)的是相當(dāng)多的時(shí)間和精力。不具備太高的信息化程度，計(jì)算機(jī)只是用來輸入部分簡(jiǎn)單的信息內(nèi)容，并沒有引進(jìn)專業(yè)的信息化、智能化的管理系統(tǒng)。平時(shí)的工作只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行檔案材料的收集歸納、裝訂等等，很多功能無法被充分的利用，干部人事檔案管理的綜合效益無法發(fā)揮出來。

2.4 檔案管理人員的素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力要進(jìn)一步提升。但管理人員絕大多數(shù)并不具備相關(guān)學(xué)歷以及檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于檔案管理工作的價(jià)值、檔案管理的詳細(xì)要求沒有形成清晰的認(rèn)知，在針對(duì)檔案材料進(jìn)行采集、歸納、審核、入檔等各個(gè)步驟沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過，無法更好地辨別材料的真假，完全是憑借本身的摸索來開展工作。部分檔案管理人員屬于兼職，絕大多數(shù)時(shí)間和精力需要匯聚在另外的工作上。無法合理高效的開展檔案管理工作。尤其是少數(shù)工作人員不具備職業(yè)道德，違規(guī)開具干部檔案證明，導(dǎo)致部分干部在培訓(xùn)、升職等過程當(dāng)中獲取違規(guī)收益。這些對(duì)于檔案管理工作不斷的改進(jìn)和取得進(jìn)展方面是極其不利的，也會(huì)危及到黨的形象和國(guó)家的利益，影響到人事部門的形象，危及到正常的干部工作。

2.5沒有更好的貫徹人事檔案管理制度。依照相關(guān)規(guī)定，所有的單位需要融合具體狀況，形成與之對(duì)應(yīng)的干部人事檔案管理制度，不過往往無法真正的貫徹和執(zhí)行。部分單位或者個(gè)人，沒有嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理制度，隨意對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改、抽掉或者添加，也有部分人借閱的過程當(dāng)中，沒有按照相關(guān)規(guī)定導(dǎo)致檔案丟失。

2.6 干部人事檔案管理工作還有很多不足之處，部分單位私自保存受聘人員的檔案資料，部分畢業(yè)生或者退伍軍人的檔案出現(xiàn)不斷的截留的情況，這些都屬于干部檔案管理工作需要進(jìn)一步完善的地方。

3 ?加強(qiáng)干部人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 提升認(rèn)知，加大力度進(jìn)行引領(lǐng)，促使干部職工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。首先單位負(fù)責(zé)人要引起足夠的關(guān)注，部分負(fù)責(zé)人肩負(fù)起固定的時(shí)間內(nèi)檢查、引導(dǎo)干部檔案管理工作的責(zé)任來，出現(xiàn)了問題，在第一時(shí)間進(jìn)行處理。利用培訓(xùn)、講座等多種方式方法加大力度對(duì)干部人事檔案管理具備的重大價(jià)值進(jìn)行宣傳，促使干部職工形成一種責(zé)任意識(shí)，使所有的人員都意識(shí)到干部人事檔案和自身的利益有著密切的關(guān)聯(lián)。相關(guān)部門要積極的融入到全方位的整理檔案材料當(dāng)中，確保檔案材料的質(zhì)量，并且在第一時(shí)間上交到檔案管理部門入檔。檔案管理部門要在第一時(shí)間進(jìn)行材料的歸納、審核和裝訂。

3.2 形成相關(guān)規(guī)章制度，促使干部人事檔案管理能夠按照一定的規(guī)范和制度經(jīng)常性的展開。人事制度改進(jìn)和完善進(jìn)入更深的層面之后，所有的職工要入檔的材料不斷增加，這會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理工作壓力更大，檔案管理制度的貫徹要求所有的部門都盡可能的配合，不只是檔案管理機(jī)構(gòu)要控制質(zhì)量，按照一定的原則展開，其他部門也需要認(rèn)真的配合。首先，干部人事檔案管理部門要形成健全的管理體系，要明確每一個(gè)工作崗位應(yīng)有的責(zé)任，并且對(duì)不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作的人員追責(zé)和懲處。其次檔案使用部門要選取本身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平相對(duì)較高的人員進(jìn)行檔案的管理工作和查閱借閱，認(rèn)真遵守查閱檔案、借閱檔案方面的規(guī)定，避免不符合要求的材料混入其中，避免借閱查閱的過程當(dāng)中隨意的涂改、添加和抽取檔案材料，避免借閱和查閱的過程當(dāng)中導(dǎo)致檔案丟失和損壞。

3.3加大培訓(xùn)的力度，促使干部人事檔案管理人員本身的總體素養(yǎng)提升。管理部門要為工作人員帶來學(xué)習(xí)的平臺(tái)，促使其擁有更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，舉辦各種類型的培訓(xùn)活動(dòng)，通過互動(dòng)、通過繼續(xù)教育、通過新媒體等多種方式方法學(xué)習(xí)，促使檔案管理人員擁有更豐富的知識(shí)，增強(qiáng)其管理能力，增加其科學(xué)管理的意識(shí)，促使其熱愛工作崗位，具備責(zé)任感，從而能夠滿足新的歷史階段干部人事檔案工作管理的需要。

3.4加大力度進(jìn)行宣傳，國(guó)家公布了大量的檔案管理方面的法制法規(guī)，地方政府也制定了大量的滿足本地需要的規(guī)章制度，不過因?yàn)槿狈π麄?，?dǎo)致相關(guān)部門不夠配合，培訓(xùn)機(jī)會(huì)因此嚴(yán)重不足，無法將大量全新的管理理念傳遞給干部人事檔案管理人員，不利于人事檔案管理工作。

3.5加大力度在工作當(dāng)中進(jìn)行創(chuàng)新，促使檔案服務(wù)的質(zhì)量提升。不僅要注重于干部人事檔案的真實(shí)和保密，還需要通過現(xiàn)代化的管理措施研制開發(fā)出檔案管理軟件，摸索形成電子檔案的全新的方式方法，不斷的對(duì)干部信息進(jìn)行更新，及時(shí)為人事部門帶來全新的、真實(shí)的信息內(nèi)容，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)能力因此得到提升。

3.6 為干部人事檔案存儲(chǔ)保管提供有利的環(huán)境。目前檔案管理工作設(shè)備設(shè)施不夠完善，這不利于干部人事檔案的保管和儲(chǔ)存。大部分單位只是把檔案存放在庫房當(dāng)中，同時(shí)這也是其他工作的場(chǎng)所。還有部分單位閱覽室同時(shí)是檔案室，無法確保人事檔案管理安全。還有部分地方檔案的儲(chǔ)存是通過塑料產(chǎn)品完成的，容易導(dǎo)致檔案的腐蝕。部分單位歸檔時(shí)使用的是不很清晰的復(fù)印件，時(shí)間長(zhǎng)了，容易導(dǎo)致字跡模糊、無法辨認(rèn)。

4 總結(jié)

開展人事檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，要不斷的調(diào)控和具體的操作，需要將人事檔案的改進(jìn)和完善作為重點(diǎn)，采取一系列措施，提升認(rèn)知，勇于改進(jìn)和完善，才能夠使人事檔案質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量提升，上面這些是針對(duì)人事檔案管理方面的論述，只是站在宏觀的角度上針對(duì)幾個(gè)經(jīng)常遇到的問題加以論述。還需要認(rèn)識(shí)到，要想切實(shí)的開展人事檔案管理，要從理論方面和具體的狀況出發(fā)，積極的進(jìn)行相關(guān)材料的采集、鑒定、歸納、儲(chǔ)存和轉(zhuǎn)遞等工作，改革創(chuàng)新需要面對(duì)的是意想不到的困難，人事檔案管理制度的改革不可能在短期內(nèi)完成，我們要在具體的操作當(dāng)中逐步的歸納出成熟的經(jīng)驗(yàn)，摸索出全新的思路和方式方法。

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