新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)踐研究

蔡海燕

摘要：在機(jī)關(guān)日常工作中，檔案管理是一件非常重要的，做好檔案的管理工作可以讓機(jī)關(guān)單位的工作效率得到提升，為單位綜合服務(wù)能力的提高夯實(shí)基礎(chǔ)。隨著新時代的到來，我國信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對很多傳統(tǒng)行業(yè)和工作都造成了影響，當(dāng)下機(jī)關(guān)單位中傳統(tǒng)檔案管理的方法難以滿足時代的需求，暴露出了一些管理問題，這對機(jī)關(guān)日常工作的順利開展造成了很大的影響。為了解決當(dāng)下政府機(jī)關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問題，使其能夠滿足時代發(fā)展的需求，必須要對檔案管理工作方式進(jìn)行不斷地優(yōu)化和探索實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：新時期;政府機(jī)關(guān);方案管理;實(shí)踐研究

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，我國各項(xiàng)法律制度在改革的過程中不斷的進(jìn)行著規(guī)范和完善，這對于政府機(jī)關(guān)單位來說是利好的，但與此同時也對機(jī)關(guān)單位檔案管理的工作提出了新的要求。為了讓政府機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠適應(yīng)時代的發(fā)展需要，滿足企業(yè)和單位的需要，機(jī)關(guān)檔案管理工作模式必須盡快進(jìn)行創(chuàng)新，加快推行現(xiàn)代化的管理方式，讓檔案管理事業(yè)能夠獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展，切實(shí)為提高政府機(jī)關(guān)單位工作效率提供幫助。當(dāng)前還有一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員或者機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理依然是簡單的保管以及謄寫的工作，這種認(rèn)識上的不全面導(dǎo)致了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作難以進(jìn)行創(chuàng)新，不能滿足時代的需要。

一、新時代下政府機(jī)關(guān)檔案管理工作常見的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視程度

在我國機(jī)關(guān)單位中存在著一些檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有深刻的認(rèn)識，不重視檔案管理公祖，這對機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展有著非常不利的影響，從長遠(yuǎn)的角度上來看，制約了檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。造成這種現(xiàn)象主要是由于相關(guān)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)識，使得檔案管理工作的開展受到了阻礙，不能滿足社會發(fā)展的需要。

（二）檔案管理科學(xué)水平較低

隨著信息化時代的到來，讓本來繁瑣困難的辦公室工作變得更加簡單有條理，文檔一體化的技術(shù)在當(dāng)下信息檔案管理工作中發(fā)揮了越來越重要的作用。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比電子檔案的管理和應(yīng)用都有著更加豐富的選擇，從文件起草到修改再到歸檔都需要借助計(jì)算結(jié)來完成，但是由于電子檔案的穩(wěn)定性較差，容易出現(xiàn)文件損壞等情況，始終無法替代紙質(zhì)檔案。想要實(shí)現(xiàn)檔案長期保存，就必須要借助現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，將電子檔案進(jìn)行升級[1]。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

隨著新時代的檔案管理工作難度和復(fù)雜程度逐漸提高，對檔案管理工作人員提出了新的要求。當(dāng)前我國很多機(jī)關(guān)單位的檔案工作管理人員都并未接受過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理應(yīng)有的素質(zhì)。此外，我國很多檔案工作人員都不是專職的工作人員，很多時候都會身兼數(shù)職，這導(dǎo)致了檔案工作精力投入不足，當(dāng)機(jī)關(guān)單位出現(xiàn)人員離崗或者工作調(diào)動的時候，往往難以高效率的辦理檔案交接手續(xù)，還有可能造成檔案資料的不完整和不準(zhǔn)確。

（四）檔案管理制度不完善

想要讓檔案管理工作能夠滿足新時代的要求，就必須建立完善的現(xiàn)代化檔案管理體系制度作為保障。檔案管理實(shí)踐中證明了，想要讓檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化，就必須建立網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的管理制度。當(dāng)前我國機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部的管理和發(fā)展還存在著很多問題，職能部門對檔案還在使用信袋式的管理方式，這使得檔案的應(yīng)用效率和管理效率始終跟不上時代。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新的對策和建議

想要改變機(jī)關(guān)單位對檔案利用效率較低的局面，使得檔案管理工作水平可以提升，就必須要正確認(rèn)識檔案管理，積極探索和創(chuàng)新管理的手段，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理辦法，使得各方面問題都能順利得到解決。

（一）加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識

新時期下，檔案在機(jī)關(guān)管理工作中表現(xiàn)出了越來越強(qiáng)的重要性，為了讓機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠更加高效的展開，需要機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員都能夠?qū)n案管理工作有正確的認(rèn)識。對此，機(jī)關(guān)單位可以定期展開一些講座和宣傳活動，積極要求各個部門的領(lǐng)導(dǎo)參與到活動中來，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，樹立對檔案管理工作的正確認(rèn)識。機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要定期開展檔案管理和檢查的工作，對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在實(shí)際工作中遇到的需要解決的問題，積極幫助檔案管理人員解決問題并對檔案管理工作的制度進(jìn)行改革和完善，使得檔案管理工作能夠更加高效的展開。

（二）提高機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理水平

我國當(dāng)前信息技術(shù)正在高速的發(fā)展，很多行業(yè)和工作都進(jìn)行了信息化改革，將檔案數(shù)字信息化已經(jīng)成為了時代發(fā)展的必然要求。在當(dāng)前時代下，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該充分認(rèn)識數(shù)字信息的重要性，使檔案信息管理能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，更方便對檔案進(jìn)行共享，使得檔案管理向著現(xiàn)代化檔案管理方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型，確保管理水平能夠得到提升。在將檔案管理向著信息化轉(zhuǎn)型的時候，一定要保證檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，確保檔案內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，讓檔案的利用效率能夠得到提升。檔案進(jìn)行電子化之后存在安全性較差的問題，一定要針對這一問題采取相應(yīng)的對策，做好電子檔案的安全防護(hù)以及保密的工作，對不同的檔案類型設(shè)置不同的安全等級，使得檔案管理能夠更加的安全，防止黑客和病毒的入侵，對保存電子檔案的計(jì)算機(jī)，必須安裝可靠的殺毒軟件，定期進(jìn)行殺毒，在開啟電腦以及軟件的時候需要插入秘鑰，使計(jì)算機(jī)的安全程度更高[2]。

（三）充分發(fā)揮檔案的服務(wù)能力

加強(qiáng)檔案管理的目的在于讓檔案能夠發(fā)揮出更大的價值。檔案具有的服務(wù)能力是隱形的，但是其能夠發(fā)揮的作用是不可估量的。隨著政務(wù)公開政策的貫徹和落實(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理工作發(fā)揮的著越來越重要的作用，改變傳統(tǒng)工作模式，讓檔案服務(wù)能力可以進(jìn)一步提升，成為了當(dāng)前時代下檔案管理的基本內(nèi)涵。機(jī)關(guān)單位可以積極的開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，建立網(wǎng)站以及數(shù)據(jù)庫，將真實(shí)有效的檔案信息進(jìn)行上傳，將民生檔案等可以對外公布的檔案進(jìn)行開放，讓檔案更好的為大眾進(jìn)行服務(wù)。同時對于機(jī)密的檔案也應(yīng)該做好保密的工作，確保檔案管理能夠有條不紊的進(jìn)行。

結(jié)束語：

在新時代下，提高機(jī)關(guān)檔案管理的水平具有重要的意義，通過對檔案的高效運(yùn)用，能夠解決機(jī)關(guān)單位工作中存在的很多實(shí)際問題，還可以在一定程度上可以提高機(jī)關(guān)單位對人力資源的利用效率。因此機(jī)關(guān)單位相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須要加強(qiáng)檔案管理的意識，從實(shí)際出發(fā)，探索能夠順應(yīng)時代發(fā)展、符合機(jī)關(guān)實(shí)際情況的新型檔案管理方式。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慧蓮.新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐思考[J].經(jīng)濟(jì)管理文摘，2019（20）：23-24.

[2]王明，席彪，胡煒，呂秀英，王聰慧.新時期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐思考[J].蘭臺世界，2012（S1）：132-133.