大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作優(yōu)化策略探析

趙軍

摘要：信息化網(wǎng)絡(luò)時代的迅速來臨，推動了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)的全面發(fā)展。檔案數(shù)字化管理作為大數(shù)據(jù)時代下我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，為檔案管理模式的創(chuàng)新改革指明了方向。檔案管理部門在推動大數(shù)據(jù)視角下檔案管理模式的創(chuàng)新改革時，不僅要充分重視檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和特點，而且還應(yīng)在深入分析檔案數(shù)字化管理工作中存在的各種問題的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的應(yīng)對策略，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理效果的有效提升。文章主要是就大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作的優(yōu)化策略進(jìn)行了分析與探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);檔案;數(shù)字化管理

1大數(shù)據(jù)時代的概念與特點

1.1便捷化存儲

大數(shù)據(jù)背景下計算機(jī)、信息管理系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施的迅速普及和應(yīng)用，不僅為檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)提供了技術(shù)支持，而且數(shù)字化存儲技術(shù)在檔案數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用，提高了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料向數(shù)字化檔案資料轉(zhuǎn)換的效率，擴(kuò)大了檔案數(shù)據(jù)的存儲空間，為用戶查閱檔案信息提供了便利。

1.2快捷化查詢

隨著檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的順利完成，用戶可以根據(jù)自身的實際需求，合理借助計算機(jī)操作檔案掛浪體系，即可實現(xiàn)快捷準(zhǔn)確查詢檔案資料的目的。這種操作方式，不但簡化了用戶查詢和使用檔案信息的流程，提高了檔案資料的使用效率，而且挖掘出了檔案資料中隱藏的價值。

1.3信息共享性

大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的檔案數(shù)字化管理工作，要求檔案管理部門必須充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立檔案信息共享平臺，確保各個部門和單位可以及時的共享檔案信息，提高了相互之間信息溝通的水平，為后續(xù)檔案資料價值的深度開發(fā)提供技術(shù)支持。

2大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作機(jī)遇

（1）如果站在檔案管理工作自身特點的角度分析的話，檔案管理工作具有強(qiáng)度高、工作量大的顯著特點。所以檔案管理人員在日常工作過程中，應(yīng)該將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到檔案管理工作中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)提供的契機(jī)，提高檔案管理工作的安全性，才能在保證檔案資源自動化管理目標(biāo)順利實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，推動大數(shù)據(jù)背景下檔案管理數(shù)字化管理模式的創(chuàng)新與改革。其次，從檔案管理從業(yè)人員的角度分析。作為大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理人員來說，應(yīng)該充分利用云計算等信息技術(shù)手段，購進(jìn)數(shù)字化檔案資源收集、分析體系，才能在有效提升檔案管理工作效率的前提下，通過對檔案資源的集成化管理，為后續(xù)檔案信息資源的查找和利用提供依據(jù)。最后，大數(shù)據(jù)時代來臨后，檔案數(shù)據(jù)的利用和價值挖掘效率也得到了顯著提高。檔案管理人員應(yīng)該緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的腳步，構(gòu)建完善高效檔案管理平臺，以便于檔案管理人員緊緊圍繞檔案數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建分布處理、集中管理的檔案數(shù)據(jù)資源存儲體系，靈活的分配和配置檔案數(shù)據(jù)資源，將結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)有機(jī)融合在一起，從海量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中檢索、分析和挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價值，才能達(dá)到有效提升大數(shù)據(jù)時代下，檔案數(shù)據(jù)資源利用效率的目的。

3大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作優(yōu)化策略

3.1創(chuàng)新檔案管理模式

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，大數(shù)據(jù)技術(shù)對各個領(lǐng)域產(chǎn)生的影響也越來越大。而電子地圖、人工智能系統(tǒng)等新媒體的迅速普及和應(yīng)用，檔案管理部門也應(yīng)該積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，才能確保檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的順利實現(xiàn)。首先，有意識的擴(kuò)大檔案資源的數(shù)據(jù)量。數(shù)字化檔案管理具有的占用存儲空間少、存儲方便等特點，為檔案管理人員開展檔案資料的收集和存儲工作提供了技術(shù)支持，保證了檔案數(shù)據(jù)采集工作的全面性與完整性。其次，積極利用現(xiàn)有成熟技術(shù)手段，推動檔案管理向數(shù)據(jù)化方向的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理人員必須充分重視檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的重要性，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)化管理模式的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的水平。比如，在面對文本類檔案資料時，以往檔案管理人員必須輸入全文，而并不能只是簡單輸入關(guān)鍵詞或標(biāo)題，查詢與之相關(guān)的檔案資料。由于全文輸入方式勢必會增加檔案管理人員的工作量。因此檔案管理人員應(yīng)該充分利用應(yīng)用成熟的OCR技術(shù)進(jìn)行檔案資料的自動掃描和識別，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式，然后利用圖像展示相關(guān)檔案資料的內(nèi)容，才能在保證檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)順利實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作效率的有效提升。

3.2做好檔案管理宣傳

為了促進(jìn)新時期我國檔案管理工作質(zhì)量的全面提升，檔案管理人員應(yīng)應(yīng)該以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，將不同維度的資料與信息納入到檔案管理體系中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，加大檔案管理工作宣傳工作的力度，引導(dǎo)社會公眾深刻認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的價值。首先，檔案管理宣傳工作的實施必須面向檔案管理部門的管理層與決策層，要求檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)必須深刻認(rèn)識到檔案管理工作的意義，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案管理向數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)換，為后續(xù)檔案資料的查詢和使用提供便利。其次，面向社會公眾開展檔案管理宣傳活動，通過對社會公眾進(jìn)行檔案管理宣傳教育活動，鼓勵其積極參與大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)字化管理工作。

3.3做好檔案數(shù)字化安全

檔案管理數(shù)字化管理模式的建立是保證檔案信息資源共享目標(biāo)順利實現(xiàn)的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時代來臨后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，不僅有助于檔案存儲期限的延長，而且避免了檔案資料被惡意篡改等問題的出現(xiàn)，提高了歷史久遠(yuǎn)檔案資料保護(hù)的效果。由于檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)過程中，仍然存在著很多的安全問題，所以檔案管理人員必須充分重視蠕蟲、木馬病毒等對數(shù)字化檔案信息資源的安全性產(chǎn)生的威脅，利用先進(jìn)病毒殺毒軟件或設(shè)置安全秘鑰等方式，提高數(shù)字化檔案信息資源的安全性與可靠性。另外，建立完善的數(shù)字化檔案安全管理責(zé)任機(jī)制，將檔案管理的責(zé)任落實到具體的責(zé)任人，要求所有檔案管理人員形成檔案安全管理風(fēng)險的意識，避免因為數(shù)字化檔案信息資源出現(xiàn)泄漏、遺失或損毀等問題，影響大數(shù)據(jù)時代數(shù)字化檔案資料管理工作的質(zhì)量。

3.4培養(yǎng)數(shù)字化檔案人才

當(dāng)前國內(nèi)檔案管理部門不重視檔案管理人員隊伍建設(shè)的現(xiàn)象，導(dǎo)致很多檔案管理人員都出現(xiàn)了無法勝任崗位工作要求的情況。針對這一問題，檔案管理部門在開展大數(shù)據(jù)時代數(shù)字化檔案管理工作時，應(yīng)該做好以下幾方面的工作：（1）聘請專業(yè)檔案管理人才。加大信息化水平高且熟練掌握數(shù)字化檔案管理軟件使用方法的專業(yè)人才引進(jìn)的力度。緊跟數(shù)字化方案發(fā)展的缺失，聘請具有信息化水平的高素質(zhì)專業(yè)人才，提高我國數(shù)字化檔案管理的水平。（2）引進(jìn)具有專業(yè)水平的檔案外包服務(wù)公司。檔案管理部門在開展檔案管理工作時，應(yīng)該加強(qiáng)基層檔案管理人員培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作的力度，通過聘請專業(yè)檔案外包服務(wù)公司的方式，為檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)和繼續(xù)教育提供便利。（3）提高現(xiàn)有檔案管理人才待遇。嚴(yán)格按照市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，制定科學(xué)合理的激勵措施，刺激檔案管理人員學(xué)習(xí)信息化、數(shù)字化檔案管理技術(shù)的熱情，同時提高檔案管理人才的待遇，吸引更多高水平人才參加檔案管理工作。（4）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人才的考核工作力度，推動檔案管理人才的成長和發(fā)展。檔案管理部門在開展檔案管理人才的考核工作時，應(yīng)該通過增加數(shù)字化操作考核內(nèi)容的方式，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性，促進(jìn)大數(shù)據(jù)時代數(shù)字化檔案管理工作水平和質(zhì)量的全面提升。

結(jié)束語

總之，檔案管理部門應(yīng)該緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的腳步，將檔案管理實踐與時代發(fā)展有機(jī)融合在一起，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢創(chuàng)新改革檔案管理模式，才能在有效提升檔案數(shù)字化管理水平的基礎(chǔ)上，推動我國檔案管理體系建設(shè)工作的有序開展。

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