寧建文

（阿魯科爾沁旗公路管護(hù)和運(yùn)輸保障中心，內(nèi)蒙古 赤峰 025550）

人事檔案是員工身份、履歷、資歷等方面的記錄，是員工工作中的重要記錄，是企業(yè)中人力資源管理的重要內(nèi)容。人事檔案與組織關(guān)系、社會(huì)保障等息息相關(guān)，企業(yè)可以根據(jù)員工的人事檔案選拔人才，提升了人事工作的管理效率。人事檔案數(shù)字化使得檔案管理更加透明化、電子化，屬于先進(jìn)的管理方式，符合當(dāng)前企業(yè)人力資源管理的趨勢(shì)。只有不斷提升人事檔案數(shù)字化的管理水平，才能完善企業(yè)人力資源管理，才能不斷提升企業(yè)檔案管理的水準(zhǔn)。

一、人事檔案管理的特點(diǎn)

（一）全面性

人事檔案是一個(gè)人在不斷成長(zhǎng)學(xué)習(xí)過程中的記錄，包含學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、組織關(guān)系、任免、薪酬等等全面性的有關(guān)記錄，是一個(gè)人發(fā)展過程中不斷累積起來(lái)的，通過瀏覽人事檔案，就能了解一個(gè)人的學(xué)習(xí)、家庭以及工作情況等。從這個(gè)層面講，人事檔案具有全面性，是概括性地體現(xiàn)了自然人成長(zhǎng)的過程。

（二）真實(shí)性

鑒于人事檔案的重要作用，因此人事檔案必須具有真實(shí)性，真實(shí)性就要求人事檔案的內(nèi)容真實(shí)可靠，是真實(shí)信息和材料的記錄，才能為人們今后的學(xué)習(xí)和工作奠定基礎(chǔ)，才能發(fā)揮人事檔案的作用。

（三）動(dòng)態(tài)性

前文提到過人事檔案是對(duì)人們成長(zhǎng)過程中的相關(guān)記錄，其記錄的內(nèi)容應(yīng)該具有動(dòng)態(tài)性，即隨著人們的發(fā)展變化而有所更新，而不是固定的。因此，針對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)性，檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充更新檔案，避免出現(xiàn)時(shí)間上的斷層，以便于能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。

（四）流動(dòng)性

人事檔案的流動(dòng)性要求檔案隨著人員流動(dòng)，因?yàn)槿耸聶n案理論上要與人事的調(diào)動(dòng)、管理工作息息相關(guān)，如果出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，那人事檔案的管理也就失去了意義。因此，人事檔案的流動(dòng)性應(yīng)該盡量縮短時(shí)間，比如在員工離職后，控制在七日內(nèi)調(diào)走檔案并隨員工歸檔新的部門。

（五）機(jī)密性

人事檔案具有全面性，記錄了個(gè)人的學(xué)歷、履歷和經(jīng)驗(yàn)等，其中也包括個(gè)人功過得失等方面，其中可能從側(cè)面反映出國(guó)家的歷史或者機(jī)密信息，因此就要求人事檔案具有機(jī)密性，不能隨意泄漏和更改個(gè)人檔案信息，應(yīng)該隨著工作及時(shí)歸檔，由專業(yè)的檔案管理部門統(tǒng)一管理，即使個(gè)人也沒有權(quán)限隨意調(diào)配和查看個(gè)人的人事檔案。

二、人事檔案數(shù)字化管理的重要作用

（一）提升檔案管理工作效率，延長(zhǎng)檔案使用時(shí)間

首先，人事檔案的數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化、信息化的手段對(duì)凌亂的人事檔案進(jìn)行分類、組合和編碼、排序，最終達(dá)到規(guī)范化、順序化的管理結(jié)果。利用數(shù)字化的手段能夠直接搜索，節(jié)省了大量的查閱紙質(zhì)化檔案的時(shí)間，提升的查閱的效率。比如，企業(yè)或者部門想查閱員工的人事檔案，直接利用數(shù)據(jù)庫(kù)搜索欄目，通過關(guān)鍵字詞的引導(dǎo)，準(zhǔn)確地找到檔案，縮短了傳統(tǒng)的翻閱時(shí)間。其次，數(shù)字化的管理方式代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息化的管理方式，既能節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，形成無(wú)紙化辦公，又能延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間，比如，當(dāng)前可以利用云端保存數(shù)據(jù)，或者及時(shí)備份避免丟失造成損失，提升管理效率的同時(shí)也延長(zhǎng)了電子化檔案的使用時(shí)間。最后，人事檔案具有機(jī)密性，個(gè)人有些檔案需要秘密保存和處理，這可以采用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)加密，根據(jù)職務(wù)和職責(zé)劃分權(quán)限，不同的人員權(quán)限不同，在系統(tǒng)內(nèi)通過賬號(hào)權(quán)限等級(jí)的形式分級(jí)下達(dá)權(quán)限，人事管理員可以按照實(shí)際需要去修改檔案，領(lǐng)導(dǎo)干部可以查閱相關(guān)人員檔案，而普通職工只能查看自己的檔案，既能保證工作暢通，又可以提升安全性，一舉多得，而且不用再擔(dān)心檔案袋裝不下厚厚的檔案，通過硬件儲(chǔ)存可以隨時(shí)擴(kuò)容，數(shù)據(jù)不容易發(fā)生意外的擦除和丟失。

（二）依靠檔案數(shù)字化平臺(tái)，為管理工作開展提供支撐

推進(jìn)人事檔案數(shù)字化，廣泛開展數(shù)據(jù)收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)、采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)收集員工薪酬、績(jī)效、職務(wù)職稱、勞動(dòng)關(guān)系等可信信息。其次，在現(xiàn)代人事管理的趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。例如員工的紙質(zhì)文件基本信息和政治觀點(diǎn)，可以進(jìn)行數(shù)字掃描和存檔。一方面收集員工在數(shù)字化管理系統(tǒng)中直接輸入的其他信息（如社會(huì)關(guān)系、履歷、獎(jiǎng)勵(lì)等）。對(duì)于外部環(huán)境數(shù)據(jù)，也收集了人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的所有數(shù)據(jù)接口。例如：社會(huì)行為、個(gè)人信用等。這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學(xué)管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以全面、立體地反映員工的工作能力和心理狀況。

（三）憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人員、崗位精準(zhǔn)匹配

首先，根據(jù)各個(gè)崗位不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，按照各個(gè)崗位的勝任素質(zhì)模型，選擇最符合崗位要求的員工。如：實(shí)現(xiàn)工作能力、個(gè)性特質(zhì)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)等的精準(zhǔn)結(jié)合，充分發(fā)揮個(gè)人潛力。其次，通過算法的應(yīng)用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個(gè)性特征，構(gòu)建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應(yīng)聘者簡(jiǎn)歷信息的基礎(chǔ)上，可以利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)發(fā)布適合人才的3D信息，獲取應(yīng)聘者的生活狀況、學(xué)習(xí)能力等各種信息。為防止因信息不對(duì)稱影響面試官招聘，應(yīng)采用高質(zhì)量的職位模型和應(yīng)聘者匹配程度，實(shí)現(xiàn)人力資源與職位的精準(zhǔn)匹配。

（四）借助數(shù)字化工作便利，打造高素質(zhì)、專業(yè)化團(tuán)隊(duì)

檔案管理部門可以對(duì)退休員工的信息進(jìn)行分析，提出具體的對(duì)策和建議，在日常管理任務(wù)中發(fā)現(xiàn)影響退休的因素。同時(shí)，借助大數(shù)據(jù)保障人力資源管理的進(jìn)展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，爭(zhēng)取更多的工作經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步。通過數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結(jié)合，從中長(zhǎng)期來(lái)看，符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的規(guī)律，以預(yù)測(cè)人力發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)。在現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，制定合理的人才引進(jìn)計(jì)劃，用好人才，落實(shí)管理，培養(yǎng)更多人才，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。根據(jù)企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標(biāo)，完善人力資源管理體系。

三、人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫(kù)房管理為主，在沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對(duì)人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫(kù)房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率，僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。

在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)評(píng)估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識(shí)別。一定程度上，既無(wú)法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無(wú)法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

（二）人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對(duì)其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無(wú)形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級(jí)上報(bào)、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對(duì)象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識(shí)，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性。

（三）檔案管理數(shù)字化專業(yè)素質(zhì)的缺乏

在實(shí)踐中，檔案管理往往被公司或部門邊緣化，這種情況在檔案管理中已經(jīng)較為普遍。任何需要使用檔案的人都認(rèn)為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作并不重視。人事檔案數(shù)據(jù)是人事檔案管理重要的信息資源，但專業(yè)人士因領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視而沒有關(guān)注自身數(shù)字化水平的提升，檔案管理人員也沒有很好地使用設(shè)備和數(shù)字化管理軟件，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的推廣過程難度極大，在沒有領(lǐng)導(dǎo)和員工不活躍的情況下，我國(guó)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)展緩慢。因此，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)未來(lái)的發(fā)展，積極加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，充分適應(yīng)數(shù)字檔案管理的應(yīng)用。

（四）檔案信息管理安全問題

在信息時(shí)代，數(shù)字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問題。談到互聯(lián)網(wǎng)，無(wú)數(shù)的計(jì)算機(jī)病毒威脅著數(shù)據(jù)的安全。即使計(jì)算機(jī)上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會(huì)導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數(shù)字管理數(shù)據(jù)的安全性。

四、人事檔案數(shù)字化工作期間的有效改進(jìn)對(duì)策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化的人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)人才隊(duì)伍儲(chǔ)備，既保證了人事檔案管理的數(shù)字化運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)，又保證了人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。在數(shù)字化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)上，一方面要加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，成為經(jīng)驗(yàn)豐富、能力強(qiáng)、品德優(yōu)良的人才。另一方面要快速提高人事檔案數(shù)字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數(shù)字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強(qiáng)考核監(jiān)督，提高相關(guān)人員的積極性和主動(dòng)性。

（二）及時(shí)有效更新人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

更新人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)重要工作，這是人事檔案數(shù)字化發(fā)展的保證。眾所周知，由于發(fā)展情況的改變以及職工個(gè)人的變化，人事檔案具有更新頻率快的特點(diǎn)，所以，檔案管理人員不能抱有一勞永逸的心態(tài)，而要根據(jù)需要定期檢查檔案的更新情況，立足實(shí)際，按照人事資料的改變以及人事變動(dòng)情況及時(shí)更新數(shù)字化檔案，確保檔案信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。一般來(lái)說，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新需要多部門人員共同完成，包括系統(tǒng)內(nèi)部用戶管理員、上下級(jí)用戶以及各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人員等。每一個(gè)科室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理本部門成員的工作崗位調(diào)動(dòng)情況以及實(shí)際工作情況，并將其提交給檔案管理人員或者上傳到檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理人員接收到信息后認(rèn)真核查對(duì)應(yīng)人員的檔案和相關(guān)信息，在這個(gè)基礎(chǔ)上及時(shí)更正在職人員電子檔案，為人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性、時(shí)效性提供可靠的保障，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

（三）落實(shí)嚴(yán)格的人事檔案保密要求

人事檔案對(duì)內(nèi)容非常敏感，如果想要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該選擇有政治意識(shí)、有原則、一絲不茍的人。也可以外包給其他公司或機(jī)構(gòu)。數(shù)字化工作外包時(shí)，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安全監(jiān)控、運(yùn)維、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質(zhì)的單位。涉密檔案數(shù)字化處理分類業(yè)務(wù)要選擇符合國(guó)家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強(qiáng)數(shù)字文件的安全保密管理，數(shù)字文件的安全級(jí)別應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件安全級(jí)別相同。數(shù)字文件的存儲(chǔ)和保護(hù)以及系統(tǒng)的使用和維護(hù)必須符合安全和保密要求。

（四）創(chuàng)建電子人事檔案

隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)對(duì)人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。為更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，企業(yè)建立電子人事檔案十分必要。首先，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人事資料的核查和分析，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將人事檔案中的信息傳送到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以減少打字錯(cuò)誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個(gè)人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機(jī)打印信息，耗時(shí)較短。再次，在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內(nèi)容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過輸入企業(yè)相應(yīng)的關(guān)鍵信息，定期更新個(gè)人檔案信息，并通過與本地網(wǎng)絡(luò)的連接，可以正確顯示關(guān)鍵人員的工作狀態(tài)，為有效工作提供了方便。

（五）建立合理完善的數(shù)字化管理機(jī)制

檔案的數(shù)字化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，并不是傳統(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的簡(jiǎn)單疊加，在具體的管理工作中，工作人員需要根據(jù)實(shí)際情況，參考相關(guān)法律法規(guī)，制定完善的、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度。一方面，應(yīng)立足實(shí)際，根據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展要求制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此提升人事檔案信息的時(shí)效性、完整性與安全性。另一方面，建立完善的檔案管理監(jiān)督制度，對(duì)各自的崗位職責(zé)與權(quán)限進(jìn)行明確，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案數(shù)字化管理工作中的問題，避免造成更惡劣的影響。在實(shí)際工作中，需要從大局出發(fā)，給予人事檔案數(shù)字化管理足夠重視，聽取專業(yè)人員的意見，把握檔案數(shù)字化管理工作的特點(diǎn)，在這個(gè)基礎(chǔ)上制定符合本單位的、可操作性強(qiáng)且具有針對(duì)性的檔案管理制度，為檔案數(shù)字化管理工作的有序開展提供重要支撐。除了重視管理機(jī)制的制定，還要確保各項(xiàng)制度在實(shí)際工作中均落實(shí)到位，即做好各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行工作，充分發(fā)揮管理制度的約束與指導(dǎo)作用，從而提升人事檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量與效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化管理是各個(gè)行業(yè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，這樣的變革不僅可以提升管理效率，還能減輕工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)為人事檔案的準(zhǔn)確性、保密性與安全性帶來(lái)更強(qiáng)大的穩(wěn)定性。因此，需要針對(duì)數(shù)字化人事檔案管理進(jìn)行完善，提升檔案管理水平，進(jìn)一步提升的服務(wù)水平。