制造企業(yè)應(yīng)用ERP優(yōu)化內(nèi)部控制探討

劉曉云

摘要：現(xiàn)階段，ERP的應(yīng)用范圍也在不斷擴(kuò)大。多數(shù)企業(yè)管理者從最初的懷疑、不認(rèn)可，到現(xiàn)在能夠熟練的使用，在企業(yè)管理的方方面面都能看到ERP的影子，ERP對(duì)于企業(yè)管理的影響已經(jīng)越來越深入。本文主要從ERP的概念、采用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制的策略進(jìn)行了分析，需要優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)、優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化人力資源管理、優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈、優(yōu)化企業(yè)崗位資源;希望能夠有效提升企業(yè)內(nèi)部控制的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè);ERP;優(yōu)化;內(nèi)部控制

引言

ERP技術(shù)，在英語中的解釋為企業(yè)資源計(jì)劃，其主要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流、人流、物流、信息流等各方面管理工作的充分融合，整合企業(yè)合作供應(yīng)商的資源、客戶的情況，有針對(duì)性的指定企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，為企業(yè)管理者尋找提升生產(chǎn)效率的方法、優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營資金的使用、降低生產(chǎn)成本提供必要的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的經(jīng)營模式，創(chuàng)新企業(yè)的管理方法，提升企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。信息時(shí)代，很多企業(yè)都在本企業(yè)的信息化建設(shè)方面投入了大量的人力、物力和財(cái)力，而ERP又是企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其不僅融合了現(xiàn)代企業(yè)管理的方法，更體現(xiàn)了先進(jìn)的企業(yè)管理理念。本文就針對(duì)制造企業(yè)在應(yīng)用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制優(yōu)化的相關(guān)問題進(jìn)行了探討，希望能夠有效的提升企業(yè)內(nèi)部控制的質(zhì)量。

1.ERP實(shí)施的難點(diǎn)

ERP涉及到企業(yè)管理理念的變革、流程的新建、重組與再造及企業(yè)資源的整合[1]，因此被稱為“一把手”工程，但“一把手”工程本身就不可控;對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的唯一性、完整性、準(zhǔn)確性要求不可控;因?qū)嵤┤藛T的素質(zhì)因素使得實(shí)施質(zhì)量不可控;因不同層次需求不一致，使得需求與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不可控;因各方存在職能與觀念的錯(cuò)位，常導(dǎo)致實(shí)施主體缺位現(xiàn)象。ERP實(shí)施的難點(diǎn)主要有：實(shí)施目標(biāo)不明確、對(duì)ERP項(xiàng)目認(rèn)識(shí)不明確、系統(tǒng)實(shí)施的人才匱乏、ERP實(shí)施的矛盾比較多等多方面。

2.企業(yè)應(yīng)用ERP優(yōu)化探討

2.1.優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程

在ERP系統(tǒng)中，不同崗位職責(zé)的劃分和業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)充分體現(xiàn)了以往企業(yè)在內(nèi)部控制工作的開展過程中內(nèi)部牽制理念和不相容職務(wù)理念的應(yīng)用。改變了以往業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位和監(jiān)督檢查崗位、授權(quán)批準(zhǔn)崗位、稽核崗位、會(huì)計(jì)記錄崗位之間職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致企業(yè)管理工作中，部分工作無人管或是充分管理的情況出現(xiàn)，對(duì)于各個(gè)崗位以及各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)進(jìn)行了明確的劃分，避免了企業(yè)管理中崗位職責(zé)和部門職責(zé)相容的問題，在企業(yè)內(nèi)部建立了崗位和部門之間相互制約、相互監(jiān)督，合理制衡的現(xiàn)代化的管理結(jié)構(gòu)。

2.2.優(yōu)化人力資源管理

應(yīng)用ERP對(duì)整個(gè)企業(yè)管理流程進(jìn)行梳理，就需要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有管理人員的崗位職責(zé)進(jìn)行重新的劃分。要保證ERP系統(tǒng)中信息的全面性，不僅要包括傳統(tǒng)的產(chǎn)品生產(chǎn)需要的物料清單、工時(shí)限制等方面的信息，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙，設(shè)計(jì)信息等也都需要在ERP系統(tǒng)中有所體現(xiàn)，企業(yè)每一位工作人員在完成自己的本職工作的同時(shí)，也需要了解產(chǎn)品的銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)等其他環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)針對(duì)自己在實(shí)際工作中需要的信息，可以隨時(shí)在ERP系統(tǒng)中查詢，減少收集信息需要的時(shí)間，提升工作的效率。同時(shí)ERP系統(tǒng)還能方便管理者實(shí)時(shí)追蹤產(chǎn)品的質(zhì)量情況以及生產(chǎn)速度。在對(duì)員工的生產(chǎn)績效進(jìn)行考核的過程中，能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)公平，無論是員工薪酬的確定，還是在崗位的晉升方面，都能做到讓員工心服口服。同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展過程中對(duì)于一些特殊崗位的人員要設(shè)立強(qiáng)制休假制度，減少員工因疲勞生產(chǎn)而出現(xiàn)生產(chǎn)安全事故的概率，在關(guān)鍵崗位的離崗方面需要加強(qiáng)管理，避免企業(yè)重要商業(yè)機(jī)密泄露，威脅企業(yè)的發(fā)展，最大限度的減少企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈

制造企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好地發(fā)展，不斷提升自己的市場(chǎng)競爭力，企業(yè)的信譽(yù)使最基本的要素[2]。要想維持自身在客戶心目中的良好形象，除了要保證產(chǎn)品的質(zhì)量之外，保證交貨日期也是十分重要的一個(gè)因素。這需要企業(yè)在開展內(nèi)部控制工作的過程中，一方面要保證自身的生產(chǎn)速度，一方面要控制好原材料供貨商的交貨時(shí)間。負(fù)責(zé)企業(yè)采購的人員在采購?fù)ㄟ^元件的過程中，可以選擇國家供貨商進(jìn)行比較，從價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時(shí)間、廠商信譽(yù)等多個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行綜合考量。。但是對(duì)于非通過元件以及核心元件的采購，必須加強(qiáng)與供應(yīng)商的交流，交流元件的生產(chǎn)工藝和生產(chǎn)進(jìn)度，做好交貨時(shí)間的控制，保證企業(yè)的生產(chǎn)工作能夠正常開展。

在實(shí)際的操作過程中，企業(yè)可以要求供應(yīng)商將生產(chǎn)信息隨時(shí)記錄到ERP系統(tǒng)中，對(duì)于一些需要長期合作的企業(yè)，也可以通過并購的方式來加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的控制。尤其是對(duì)現(xiàn)在的制造業(yè)來說，設(shè)備的銷售是企業(yè)在經(jīng)營過程中的一項(xiàng)十分重要的工作，但是企業(yè)在關(guān)注設(shè)備銷售方面的工作的同時(shí)，也需要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備配件銷售工作的重視。企業(yè)銷售的設(shè)備在使用的過程中，每一個(gè)元件都有使用的壽命，需要定期進(jìn)行更換，才能保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這就需要在設(shè)備銷售工作結(jié)束后，銷售人員需要及時(shí)將銷售的時(shí)間以及不同元件的使用周期記錄到ERP系統(tǒng)中，主動(dòng)出擊，做好設(shè)備配件的銷售工作，提升銷售的針對(duì)性，在充分發(fā)掘客戶的購買潛能的同時(shí)，密切與客戶保持聯(lián)系，最大限度的減少客戶流失的情況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提升。

2.4.優(yōu)化企業(yè)崗位資源

在實(shí)際的運(yùn)營過程中，企業(yè)難免會(huì)出現(xiàn)過分倚重某位管理人員或是某位技術(shù)人員的情況，這樣的作法會(huì)在一定程度上加大企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，一旦重要崗位的員工離職或者出現(xiàn)其他情況，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營工作或生產(chǎn)工作陷入停滯狀態(tài)。因此，在實(shí)際的管理過程中，要避免出現(xiàn)企業(yè)資源私有化的情況。使用ERP系統(tǒng)來健全企業(yè)的內(nèi)部控制制度就能有效地解決以上問題。企業(yè)需要在實(shí)際的經(jīng)營過程中優(yōu)化崗位資源，加強(qiáng)對(duì)崗位員工的培訓(xùn)，使企業(yè)的員工能夠由專有的人才轉(zhuǎn)化成綜合性的人才。企業(yè)需要建立一套完善的培訓(xùn)系統(tǒng)，同時(shí)記錄員工在工作期間參加培訓(xùn)的情況，對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與員工的晉升、工資浮動(dòng)等掛鉤。因此，一旦有員工離職或是因其他原因無法繼續(xù)工作的情況，就會(huì)有其他員工承擔(dān)相應(yīng)的崗位職責(zé)，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

3.總結(jié)

綜上所述，對(duì)于制造企業(yè)來說，ERP系統(tǒng)不僅可以輔助企業(yè)管理者開展管理工作，更能帶來企業(yè)管理方式的更新以及管理理念的轉(zhuǎn)變，從根本上提升企業(yè)的內(nèi)部控制質(zhì)量，在提升企業(yè)市場(chǎng)競爭力的同時(shí)，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。但是更需要注意的是，要做好企業(yè)內(nèi)部控制工作與ERP系統(tǒng)使用之間的整合，還需要管理者充分發(fā)揮自己的創(chuàng)新潛能，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)的管理效能。

參考文獻(xiàn)

[1]史初陽.ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理模塊的優(yōu)化探究[J].信息系統(tǒng)工程，2020（03）：40-41.

[2]彭啟.ERP系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及改進(jìn)措施探討[J].中國管理信息化，2020，23（11）：122-123.