水利工程檔案管理工作思考

趙菁菁

(甘肅省水文水資源局，甘肅 蘭州 730000)

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。

水利工程檔案是水利工程建設與管理工作的重要組成部分，是水利工程安全運行、合理使用、生產(chǎn)維護、維修改造的重要依托，水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據(jù)。凡參建單位未能按規(guī)定提交工程檔案的，不得通過驗收或質量等級評定[1]。

水利工程檔案要做到完整、齊全、準確，就要在水利工程檔案的收集、整理、組卷、歸檔的各個階段落實責任，做到水利工程檔案事事有人管，件件有人抓，才能在檔案驗收時，水到渠成，順利通過，為水利工程的良性運轉，保駕護航。

一、水利工程檔案的收集

水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要部分，各參建單位要加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，建立檔案工作領導責任制，明確相關部門、人員的崗位責任，健全各項規(guī)章制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費，確保水利工程檔案工作正常開展。把握好以下原則，是做好水利工程檔案管理工作的基礎。

（一）誰產(chǎn)生，誰收集，誰整理原則。水利工程建設過程中形成的，具有查考利用價值的各種形式和載體的文件材料均應收集、整理、歸檔。水利工程建設過程中，建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位應在各自職責范圍內搞好水利工程檔案文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

（二）水利工程檔案收集和工程建設同步進行原則。建設單位應制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務規(guī)范，將水利工程文件材料的形成、收集整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責任制，實行全過程質量管理。要求檔案人員應從水利工程建設前期介入，對工程各個階段的檔案收集、整理、移交提出明確要求，建設單位可將該項水利工程檔案管理寫進合同，水利工程檔案工作完不成視同違約。

（三）責任到人原則。建立與工程文件收集工作任務相適應的管理機構，制定管理制度，配備文件檔案管理人員。檔案管理人員既要具備工程管理的資質，又熟知檔案管理的知識，這項綜合性的工作需要這樣的復合型人才才能勝任，人員要相對穩(wěn)定，變動要辦理移交手續(xù)。

（四）各負其責原則。勘察單位負責勘察測繪文件的收集匯總；設計單位負責初步設計、技術設計、施工圖設計文件和圖紙等的收集匯總；施工單位負責收集施工文件和竣工圖，并整理匯總；建設單位收集水利工程前期和竣工階段的文件材料。屬于建設單位歸檔范圍的文件材料，有關單位應按時收集、整理，向建設單位移交歸檔。

（五）加強督導檢查原則。水利工程項目主管部門的檔案機構要加強對在建水利工程檔案管理方面的督導檢查，定期聯(lián)合檔案行政管理部門阻止行政執(zhí)法檢查，建設管理部門要積極配合檔案業(yè)務部門主管單位，認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。

二、水利工程檔案的整理

參建單位按照歸檔范圍、職責范圍、階段、專業(yè)、種類等檢查文件材料是否收集齊全，然后對工程建設各階段的文件材料及時地按規(guī)定進行整編,確保各分部工程檔案的完整性以及整體工程的連續(xù)性,是水利工程檔案管理的基本要求,也是項目主管部門的檔案機構質量監(jiān)督、檢查、檢測、抽查的重要內容。

水利工程檔案的整理，要注意以下幾個方面的問題：

（一）水利工程文件材料的整理要符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2002）文件規(guī)定。檔案整理要完整、準確、系統(tǒng)、字跡清楚、圖樣整潔、聲響材料須標注的內容清楚；歸檔圖紙按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）要求統(tǒng)一折疊。

（二）重要活動擠時間、原始地形地貌、建設過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關鍵技術、節(jié)點工序、重要部位、地質或施工缺陷及處理、工程質量、安全事故、重要芯樣等形成照片和音頻文件。

（三）文件應格式規(guī)范、內容準確、清晰整潔、編號和簽字蓋章手續(xù)完備，并滿足耐久性要求。

（四）所有文件材料必須保證內容的真實性，如實反映情況，任何部門和個人不得擅自修改、偽造。收集的文件材料應為原件，因故用復印件時，要加蓋復制件提供單位公章和檔案證明章，確保與原件一致。

（五）竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位以單位工程或專業(yè)為單位編制竣工圖。

三、水利工程檔案的分類與組卷

水利工程檔案的組卷是水利工程檔案的核心工作，也是出現(xiàn)問題最多的地方。組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理，便于保管和利用，應根據(jù)卷內文件的內容和數(shù)量組成一卷或多卷，卷內文件內容應相對獨立完整。

（一）制定分類方案

項目法人要結合項目實際特點，制定涵蓋工程建設的全過程和工程檔案的全部內容的分類方案，一般按照形成單位結合建設階段和專業(yè)進行分類，按照形成單位大致分為建設綜合管理、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等不同類別，再結合不同的建設階段和專業(yè)具體細分。

類目設置要遵循的原則

1.排他性。

排他性，即類別之間互相排斥，只有唯一的類別屬性。這樣的類目設置既便于歸類也便于查考使用。

2.系統(tǒng)性。

系統(tǒng)性，即類目劃分是一項系統(tǒng)工程，一旦確定，各參建單位都要同一個分類方案，在一個項目中要堅持一以貫之，保持其連續(xù)性。如果不能連續(xù)使用，或者各單位不能統(tǒng)一使用，會給后人造成混亂，對于歸檔、保存、使用都會造成障礙。

水利設計部門和水利管理規(guī)劃部門一般采用流域（水系）—工程項目分類法。如：類別代號+水系代號+工程代號+階段代號+專業(yè)代號+案卷號[2]。項目法人制定的分類號及檔號，一般由全宗號+分類號（按照需要編制一級類目+二級類目）+案卷號組成，代字與類目間用“·”隔開，類目與案卷號間用“-”隔開[3]。分類方案是水利工程檔案整理的綱領，科學合理分類方案，能達到事半功倍的效果

（二）按照文件材料形成的有機聯(lián)系組卷

水利工程檔案的組卷過程，就是各參建單位按照項目分類方案，將該項目所形成的文件材料按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。按照問題、階段、專業(yè)性質組卷是最常用的組卷方法。在實際工作中，為了確保案卷組合的科學性，往往要結合運用多種組卷標準。據(jù)以組卷的特征，就是組卷的標準，按照一種標準組卷，就叫一種組卷方法。比如：項目前期文件，項目管理文件按事由結合時間順序組卷；其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷；勘察設計文件按階段、專業(yè)組卷；施工技術文件按單位工程、分部工程或裝置、階段結合專業(yè)組卷。以上組卷方法，按問題、按專業(yè)、按文種、按階段組卷，都不能將兩個以上單項工程的文件材料組合在一個卷內。

四、水利工程檔案的歸檔和移交

水利工程檔案在完成組卷后，各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責，監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應進行審核。施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后，依次由監(jiān)理單位、建設單位工程管理機構進行審查。經(jīng)參建單位技術負責人審查合格后，向建設單位檔案管理機構移交歸檔。

歸檔單位（部門）應按照建設檔案管理要求，編制交接清冊、交接手續(xù)、檔案數(shù)量、案卷目錄、雙方清點無誤后交接歸檔。

建設單位可以通過六率來考核參建單位檔案管理是否達到歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)的要求：即歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率、案卷合格。

結束語：水利工程檔案是水利工程建設與管理的重要組成部分,貫穿于水利工程建設程序的各個階段,是確保水利工程質量的重要依據(jù),所以水利工程參建單位要象重視水利工程的進度與質量一樣,重視水利工程檔案管理工作。