怎樣做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔工作

樊川

（陜西省黃陵縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經辦中心，陜西 黃陵 727300）

一、引言

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案直接與百姓的切身利益息息相關[1]，歷來在我國的社會公共管理體系當中占據著重要的地位。尤其是我國目前正在進入老齡化社會，更是增加了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理方面的壓力?？梢哉f，如果這項工作不能夠及時跟進的話，就會導致工作效率較低、工作質量較差等問題，勢必影響到大量老年群體的利益。

為此，這里特通過分析陜西省黃陵縣的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔工作經驗，從中得出一些比較成熟的經驗。

二、黃陵縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔工作當中的一些成果

自城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作開展以來[2]，黃陵縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險中心（以下簡稱“中心”）在當地黨委、政府的領導下，通過對當地人口狀況和對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理方面進行的具體分析和調研，對于我縣工作開展方案進行研討及調整，目前已經取得了一定的成果，在全省乃至全國都有著一定的典范作用。這些成果具體體現為下列方面：

目前，黃陵縣的居民參保率已經接近100%，歸檔總數達到三千卷以上。提前完成了工作計劃。中心一直十分注重加強對養(yǎng)老保險檔案的制度化、規(guī)范化管理，對管理制度不斷地加強完善，設置了一整套能夠滿足管理需要的檔案保存設施，專門打造一個超過20 平米的、標準化的檔案管理室。根據新時期的檔案管理要求，專門采購了信息化設備（如電子計算機、掃描儀等）。所有的工作人員均經過了關于檔案信息化管理方面的專門培訓，并經嚴格考核上崗。另外還對于收集歸檔、分類整理、對保管期限的劃分等方面進一步進行細化。這樣，有效提高了對檔案資料的防護水平。尤其在檔案分類管理、共享、快速調取以及防盜、防火、防潮等方面，比起過去來要更上了一個臺階。使當地的居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，在真正意義上起到了“記錄一生、服務一生、保障一生”的功能。

以下，我們結合黃陵縣的相關經驗再加上國內居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔的普遍現狀，談談關于這方面工作的主要缺陷和改進措施等。

三、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔的主要意義

隨著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險事業(yè)的蓬勃發(fā)展,城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務涉及參保人數量大面廣，檔案資料數量尤為龐大[3]。總的來說，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔的主要意義在于，這是一項關乎城鄉(xiāng)居民之切身利益的重要工作。由于城鄉(xiāng)居民在對參保的辦理當中，必須首先采集個人信息，形成原始資料而存入其個人檔案，形成同社保待遇支付相關的各種依據。然后根據其每年交納的保險費用進行個人賬戶的劃撥和利息的計算等。一旦因保險體系發(fā)生調整而需要進行對接，或需進行居民養(yǎng)老保險上面的流動，那么還需及時轉移保險關系或進行基金的轉入、轉出等。

另外我們還需看到，通過對檔案資料進行的有效收集、整理等，還能夠對相關的業(yè)務操作當中的經驗和教訓進行整理及歸納，使現有的工作得到更好的總結，為下一步工作的開展和提高打下鋪墊。

四、常見缺陷

在新的歷史時期，我們要意識到，正是長期以來由于在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作方式方面的滯后，導致在工作當中存在著一些缺陷，造成了難以滿足新時期的需要。這些缺陷主要體現為：

（一）對工作的規(guī)范程度較差

現在，雖然國內整體上都對于居民養(yǎng)老保險方面高度重視，并列入政績考核的項目當中。但是一些地區(qū)在參保后的居民保險檔案管理方面，卻沒有達到應有的重視程度。比如，平時對于參保的群體相關材料未能做好妥善的收集、梳理，在歸檔方面不夠講究條理性，導致了檔案管理的規(guī)范程度較差。

（二）人手不能滿足需求

隨著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險一體化在國內的全面實施，城鄉(xiāng)居民參保的比例早已是今非昔比。這也造成了業(yè)務檔案的數量要比以前大得多。然而在國內不少檔案經辦部門，尤其是基層的檔案經辦部門當中，檔案管理人員的數量卻遠遠不能滿足需求。特別是有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至只設有一位檔案管理人員。這樣就很難適應業(yè)務的快速增長，導致了檔案收集整理的效率和質量都上不去。

（三）在經費投入方面不夠充足

一些地區(qū)在開展這方面的工作時，由于經費投入不足，給工作的正常開展帶來了很大的困難。比如，一些地區(qū)的基礎設施普遍不足，甚至連個正規(guī)的檔案存儲場所都沒有，導致了檔案的儲存較為混亂，甚至屢次發(fā)生檔案丟失或檔案損壞等狀況。尤其在西部地區(qū)或者一些經濟不夠發(fā)達的地區(qū)，這樣的狀況更加嚴重。

（四）經辦人員的業(yè)務熟練程度不足

當下，一些基層的檔案管理機構存在著組織機構及安全程度較差、經辦人員的業(yè)務熟練程度不足的問題，給工作的正常開展帶來了很大困難。不少人員缺乏這方面的知識儲備和專業(yè)積累，所以在開展業(yè)務方面顯得較為生疏。在一些基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)，甚至沒有設置關于這方面的專門機構，而是由其他機構來兼任城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作。這就進一步造成了人員的專業(yè)化程度較低，工作質量不足、工作方式不夠規(guī)范等問題，更加不利于工作的正常開展。

（五）檔案傳遞的流程過于繁雜

在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案收集過程中，部分農村參保人員，其檔案需要經過許多環(huán)節(jié)的傳遞，任何一個環(huán)節(jié)出現差錯，都會對檔案的收集和整理工作帶來較大的影響。再加之當前農村外出務工人員較多，人員具有較強的流動性，這對材料的收集工作帶來了較大的難度。

五、工作的改進措施

（一）提升對于這方面工作的重視程度

由于在這方面工作當中的較強的專業(yè)性和政策性特點，需要認識到城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案收集和整理工作的重要性，檔案管理人員要增強責任感和使命感，做好居民養(yǎng)老保險檔案的管理工作，從而使廣大居民積極進行參保，提升參保率。

（二）對機構的建制進行完善

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案數量大，環(huán)節(jié)多，歸檔難，必須建立健全村鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）縣三級服務網絡，明確各級責任。政府每年與鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽訂《居民保工作責任書》，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要指定一名專業(yè)人員。各村委會依托村協(xié)理員，做好參保材料的收集整理工作。

（三）提高經費方面的投入

需要將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作納入各級財政預算，確保經費投入，一方面需要投入經費購買檔案工作所必需的硬件設施，另一方面要適當提高村協(xié)理員的待遇。通過對硬軟件條件進行改進，進一步完善檔案工作的基礎設施建設。

（四）對管理手段進行改進

根據實際情況不定期舉辦業(yè)務檔案培訓班，加強各級經辦人員的業(yè)務培訓，提升業(yè)務檔案的管理水平。加強縣市間互相觀摩業(yè)務檔案的管理工作，取長補短，開闊視野。通過開展形式多樣的培訓會、座談會及專題講座，通過學習培訓，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村經辦人員政策水平和業(yè)務經辦能力。各級經辦機構要派出業(yè)務骨干深入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村指導業(yè)務檔案的收集、整理工作。在檔案收集和整理工作中要大膽進行創(chuàng)新，摸索出適宜自身的工作方法。

六、結束語

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案整理歸檔工作，在社會轉型期，更是社會養(yǎng)老檔案管理當中一個特別重要的環(huán)節(jié)。為此我們需要努力完善其機構建制，加大各方面的投入并改善工作方式，使工作水平能夠有效得到提升，服務于社會需要。