淺析如何提升流動人員檔案管理水平 和服務(wù)質(zhì)量

文·王兵

現(xiàn)階段，流動人員人事檔案存在著服務(wù)多樣性、庫存量增多、管理難度大等問題。如何提升流動人員檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，動態(tài)跟進(jìn)變動，簡化服務(wù)流程，保障流動人員的根本利益，是提高人事人才公共服務(wù)效能的努力方向。

一、流動人員檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理方式落后，導(dǎo)致內(nèi)容不健全。因傳統(tǒng)檔案管理模式的局限，人事檔案普遍存在收集不完整、管理不到位等問題，特別是非公有制企業(yè)、中小民營企業(yè)、社會團(tuán)體組織等單位甚至沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，造成流動人員在涉及學(xué)歷學(xué)位變動、工作崗位調(diào)整、職務(wù)職稱轉(zhuǎn)變、福利待遇提升等情況時，不能及時進(jìn)行更新檔案信息，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能完全反映出一個人的真實(shí)情況。

（二）檔案意識缺乏，導(dǎo)致對檔案不重視。部分流動人員只是把檔案放到公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)就不聞不問了；有些未就業(yè)或出國進(jìn)修的大中專畢業(yè)生，不清楚、不了解個人檔案的去向和檔案的作用，使后期檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性難以保障，造成流動人員在需要人事檔案時，無法獲得有用的數(shù)據(jù)。

（三）服務(wù)技能欠缺，專業(yè)能力較差。檔案管理人員因缺乏正規(guī)系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，普遍業(yè)務(wù)技能不足，責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案信息化管理新模式有抵觸情緒，導(dǎo)致檔案管理觀念陳舊，管理水平低下。

（四）公共服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案存放設(shè)備落后，信息化建設(shè)有待提升。因部分單位資金有限，存放檔案的設(shè)備設(shè)施陳舊老化、更新不及時，庫房面積不能滿足不斷增大的存檔數(shù)量需求，信息化建設(shè)推進(jìn)速度較慢，影響了流動人員檔案利用效率。

二、加強(qiáng)流動人員檔案管理的措施

（一）完善流動人員檔案管理制度，健全流程管理。制定相關(guān)檔案管理規(guī)章制度，改變檔案資源配置不均、信息不健全、更新不及時、利用效率低的現(xiàn)狀，根據(jù)流動人員類別進(jìn)行檔案分類、整理、保管、利用，探索人才流動檔案管理的合理性、需求的多樣性。

（二）加強(qiáng)流動人員檔案意識，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)通過開展講座、培訓(xùn)或利用網(wǎng)絡(luò)平臺、新聞媒介做好流動人員檔案收集、整理、保管、利用等流程的宣講工作，使流動人員清楚個人檔案的價值和作用，自覺維護(hù)自己檔案的完整和安全。

（三）優(yōu)化流動人員檔案管理工作隊(duì)伍，提升綜合素養(yǎng)。公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)選拔責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的工作人員，成立專業(yè)的流動人員檔案管理人員隊(duì)伍。定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立考核評價質(zhì)量監(jiān)督體系，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為流動人員提供標(biāo)準(zhǔn)化的就近就便服務(wù)，充分挖掘流動人員檔案的價值。

（四）推動流動人員檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保檔案工作便民、高效。公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理服務(wù)工作流程，有序開展檔案信息采集、核對工作，分級分類進(jìn)行檔案材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字檔案和原始檔案的一致性、真實(shí)性。建立安全保障制度，做好各級檔案管理單位的信息聯(lián)通共享，推動流動人員檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使流動人員檔案信息化服務(wù)體系，能客觀、全面、準(zhǔn)確地反映流動人員情況。

新形勢下，公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員檔案管理工作應(yīng)優(yōu)化管理體系，明確目標(biāo)要求，加大宣傳力度，精簡材料目錄，提供便民服務(wù)，并積極運(yùn)用信息化手段，建設(shè)人才儲備庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不斷提升流動人員檔案管理“資政惠民”作用，促進(jìn)流動人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)，緩解就業(yè)壓力。