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      基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新和服務能力提升

      2021-11-26 13:44:38劉麗麗
      魅力中國 2021年36期
      關(guān)鍵詞:檔案管理用戶服務

      劉麗麗

      (綏芬河市建設工程質(zhì)量監(jiān)測中心,黑龍江 綏芬河 159399)

      大數(shù)據(jù)在繁瑣數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)穩(wěn)定運轉(zhuǎn)方面都具有極其重要的作用。將大數(shù)據(jù)在檔案工作中進行融入,可以有效提高檔案管理工作效率和服務能力。在大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案數(shù)據(jù)資源種類較多,業(yè)務量十分巨大,這就需要對檔案進行科學管理,并積極改善檔案管理模式,進一步提高檔案信息利用率,充分地發(fā)揮出檔案信息的重要價值。

      一、應用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式的必要性

      (一)開發(fā)檔案資源的需求

      在檔案信息資源管理工作開展過程中,通過應用大數(shù)據(jù)可以對檔案信息進行高效處理,使其更好地服務于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。當前大部分檔案部門檔案信息處理能力普遍不足,先進技術(shù)掌握不到位,這也對檔案信息的開發(fā)利用帶來了較大的影響。而且在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,數(shù)據(jù)資源數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢,單純應用人力無法實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效處理,需要重視應用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行整合和處理,從而有效提高檔案信息處理效率,并基于社會發(fā)展特點針對檔案信息資源進行開發(fā),進一步發(fā)揮檔案信息的重要價值。

      (二)檔案信息處理的需求

      科學技術(shù)的快速發(fā)展對檔案事業(yè)帶來較大的影響,為了提高檔案信息處理效率,檔案部門需要造福一方信息技術(shù)的應用,并積極應用大數(shù)據(jù)技術(shù),全面提高檔案信息的處理水平。由于傳統(tǒng)檔案信息管理工作中,檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息難度較大,這也對檔案信息的開發(fā)利用帶來較大的難度。同時檔案信息載體更具多樣性,這也在一定程度上影響了檔案管理工作效率,檔案管理工作中,管理人員需要根據(jù)數(shù)據(jù)形式選擇適宜的管理方式,不同形式檔案信息無法有效兼容,這也導致檔案信息出現(xiàn)孤島問題。通過合理應用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效解決檔案信息孤島問題,積極對不同形式的檔案信息數(shù)據(jù)進行整合,并完成數(shù)據(jù)信息的有效轉(zhuǎn)化和存儲,有利于進一步保障檔案信息的安全。

      (三)提升檔案服務能力的需求

      檔案管理工作開展過程中,應用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行管理,針對檔案內(nèi)容進行明確,并推動檔案管理制度的優(yōu)化,加快推進實體檔案向知識檔案的轉(zhuǎn)化,優(yōu)化檔案利用形式。并應用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)信息進行系統(tǒng)化整理,整合檔案信息資源,實現(xiàn)檔案信息的精準獲取,進一步提高檔案信息處理效率。而且通過應用大數(shù)據(jù)技術(shù)還有利于保證檔案信息的完整性,增強檔案信息關(guān)聯(lián)性,促進檔案信息服務質(zhì)量的提升。并通過采用專業(yè)化的數(shù)據(jù)信息管理形式,促進檔案信息管理模式的規(guī)范,從而為檔案用戶提供更高效和優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)信息服務。

      二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化

      (一)檔案管理理論體系的變化

      大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢,而且不斷涌現(xiàn)出各種軟件服務平臺,在這種情況下,檔案管理人員需要積極摒棄傳統(tǒng)的管理觀念,積極推動檔案管理理念的變革。對于大數(shù)據(jù)而言,其倡導所有數(shù)據(jù)都有用的理念,并不是依據(jù)隨機分析法來獲取數(shù)據(jù)。

      (二)檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

      對于檔案部門而言,館藏資源是其最大的優(yōu)勢,通過不斷豐富館藏資源,可以有效地發(fā)揮出檔案信息的重要價值,增強檔案部門的影響力。特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案信息數(shù)量十分龐大,數(shù)據(jù)信息采集方式發(fā)生了較大的變化?;谶@種情況下,為了提高檔案的價值,檔案部門需要擁有更多的檔案信息資源和檔案門類,以此來提升自身的優(yōu)勢和社會影響力。

      (三)檔案信息服務體系的變化

      檔案作為歷史的真實記錄,具有較高的社會價值和歷史價值,通過做好檔案管理工作,可以更好地滿足人們對檔案工作的需求。基于大數(shù)據(jù)朝代背景下,檔案服務工作呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢,并能夠從多個角度出發(fā),積極為檔案用戶提供更具個性化的服務,在這種情況下,檔案服務對象、內(nèi)容和方式等都發(fā)生了相應的變化。

      (四)檔案安全發(fā)生變化

      大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案信息安全面臨嚴峻的挑戰(zhàn),因此要當前檔案管理工作中,需要將檔案安全放在重要位置上來。由于檔案信息安全影響因素較多,通過合理應用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以有效地提高檔案信息安全,并積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫,進一步保障檔案信息安全。

      三、基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新及服務能力提升的策略

      (一)樹立大數(shù)據(jù)思維

      大數(shù)據(jù)時代背景下,在檔案管理工作中通過樹立大數(shù)據(jù)思維,深入挖掘檔案信息數(shù)據(jù),可以為相關(guān)決策提供重要的參考依據(jù)。檔案信息作為一種重要的資源,具有較好的應用價值。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案管理工作也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢,檔案方式更具多樣性,因此在檔案管理工作中,需要充分的借助于網(wǎng)絡,有效的改變傳統(tǒng)檔案管理方式,加快推進檔案管理工作的數(shù)據(jù)化和智能化水平,使檔案信息能夠更好地服務于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。

      (二)建立健全檔案管理制度

      基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的開展,需要加快建立健全完善的檔案管理制度,并根據(jù)相應的數(shù)據(jù)標準來建立具體的規(guī)范標準,構(gòu)建完善的規(guī)范體系,促進檔案數(shù)字化水平的提升,加快推進檔案信息資源共享的步伐。因此在實際工作中,需要統(tǒng)一具體的規(guī)則,并運用標準來約束檔案管理和服務工作,全面提高檔案管理的規(guī)范化。同時還要規(guī)范具體的數(shù)據(jù)資源,做好檔案信息數(shù)據(jù)的收集、加工及傳遞等工作,進一步優(yōu)化信息流。而且借助于大數(shù)據(jù)技術(shù),可以實現(xiàn)信息之間、人與信息之間的暢通交流,提高檔案用戶檔案信息利用效率,確保檔案服務整體水平的提升。

      (三)創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容

      在檔案信息管理工作開展過程中,以數(shù)字化為基礎,數(shù)據(jù)化為核心,完成各種檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,這不僅提高了檔案信息整理和分析的效率,而且實現(xiàn)檔案信息的高效檢索,為用戶檢索和利用檔案信息提供更多的便利性。因此在當前檔案管理創(chuàng)新過程中,需要重視數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的結(jié)合,進一步提高檔案信息管理和信息存儲的效果,實現(xiàn)檔案信息的高效處理,積極整合檔案信息,確保檔案價值的充分發(fā)揮。通過應用大數(shù)據(jù)構(gòu)建起更安全的管理體系,以數(shù)字化和數(shù)據(jù)化為基礎和核心建立規(guī)范標準,堅持共享和開發(fā),并通過建立健全更為科學的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),根據(jù)規(guī)范標準提高檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。

      (四)構(gòu)建網(wǎng)絡溝通交流渠道

      為了能夠更好地與大數(shù)據(jù)時代發(fā)展相適應,在檔案管理工作中,需要重視利用各類新老媒體,并將新興媒體與檔案管理工作相結(jié)合,開展具有針對性的宣傳工作,確保檔案用戶借助于網(wǎng)絡應用檔案信息過程中能夠進一步規(guī)范自身的行為。而且通過構(gòu)建網(wǎng)絡溝通交流渠道,有利于提各項檔案管理和服務水平,并構(gòu)建信息交流平臺,分析檔案用戶的需求,積極為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務,提升檔案用戶對檔案工作的滿意度。借助于網(wǎng)絡渠道檔案管理人員之間也能夠有首效交流和溝通,并分享具體的工作經(jīng)驗,推動檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展,使檔案管理工作能夠更好地適應時代發(fā)展需求。

      (五)強化信息資源聚集

      大數(shù)據(jù)時代下,需要根據(jù)時代發(fā)展調(diào)整檔案管理工作,不斷優(yōu)化檔案管理模式,建立檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理。在實際工作中,需要采取有效措施促進檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,以半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為優(yōu)化的重點,并與紙質(zhì)檔案管理工作現(xiàn)狀相結(jié)合,樹立大數(shù)據(jù)檔案理念,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念,并重視自身綜合素質(zhì)的提升,推動檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展,更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要效能。

      (六)建設高效服務平臺

      在檔案管理模式優(yōu)化創(chuàng)新過程中,檔案管理平臺發(fā)揮著重要的作用,通過加強對檔案服務平臺建設工作的重視,可以有效提升檔案服務能力。而且在建設高效服務平臺過程中,還要落實好檔案管理制度,構(gòu)建檔案管理智慧化模式,積極推動檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新,全面促進檔案服務整體能力的提升。在檔案管理人員能力建設過程中,需要與大數(shù)據(jù)理念相結(jié)合,重視培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能和服務水平,為其提供更多的學習和開拓視野的機會,并營造良好的環(huán)境氛圍,使檔案管理人員能夠與大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展相適應。而且在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中,需要與大數(shù)據(jù)理念相結(jié)合,重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用,全面推進檔案管理的智慧化水平。將檔案智慧化管理與用戶信息數(shù)據(jù)相結(jié)合,借助于檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案用戶信息的有效收集,全面提高檔案信息利用率,優(yōu)化配置檔案信息資源,進一步優(yōu)化檔案管理服務內(nèi)容。另外,還要重視應用大數(shù)據(jù)分析技術(shù),打造更具個性化的檔案服務項目,使其與用戶的需求相符,并發(fā)揮檔案管理平臺的輔助作用,更好地滿足檔案用戶需求。在具體落實檔案管理制度過程中,需要重視制度的落實,并結(jié)合具體的制度和措施,進一步夯實檔案服務基礎,全面提高檔案服務的整體水平。

      (七)創(chuàng)新檔案服務內(nèi)容

      在當前提升檔案服務能力過程中,需要重視利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢,通過創(chuàng)新檔案服務理念,并以個性化、人性化、知識化和智能化等作為檔案服務創(chuàng)新的基礎,智能化抓取檔案信息,并通過快速分析,打造更為便捷的檔案服務通道,推動檔案服務內(nèi)容的創(chuàng)新,提高檔案信息的利用率。同時還要針對檔案遠程服務、微服務和云服務等方面,積極拓展檔案服務途徑。具體可以借助于微信公眾號,為用戶提供檔案信息的查詢和咨詢服務,借助于微信公眾號拉近檔案用戶與檔案之間的距離,進一步擴大檔案服務范圍,全面提高檔案服務效率和效果。并借助于“檔案云”積極探索檔案云服務,推動檔案信息查詢和利用服務的開放,進一步提升檔案服務整體能力。

      四、結(jié)束語

      大數(shù)據(jù)時代背景下,通守應用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案管理模式的創(chuàng)新,進一步提高檔案服務能力,充分發(fā)揮出檔案信息的重要價值。在檔案管理模式創(chuàng)新和服務能力提升過程中,需要積極更新發(fā)展理念,并重視先進技術(shù)手段的應用,將管理內(nèi)容和管理形式的創(chuàng)新相結(jié)合,構(gòu)建完善的檔案管理和服務平臺,并重視新技術(shù)和新理念的應用,有效的提升檔案管理和服務工作的整體水平,使檔案工作能夠與時俱進,為自身的健康、長遠發(fā)展打下堅實的基礎。

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