突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理分析應(yīng)用探討

邵振華

(寧武縣應(yīng)急管理局，山西 忻州 036700)

突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理工作是指檔案系統(tǒng)針對突發(fā)事件的應(yīng)急管理辦法，這主要是為了降低突發(fā)事件對于檔案安全的影響，從而優(yōu)化決策，根據(jù)突發(fā)事件的具體成因、類別進行分析，從而集中資源，對檔案進行管理。

一、時代背景

在當(dāng)今社會下，重大突發(fā)事件的發(fā)生頻率越來越高，此類事件具有突發(fā)性和緊迫性，另外在處理事件的過程中還存在很多不確定性，突發(fā)事件的結(jié)果不可預(yù)測，在應(yīng)對方面也十分復(fù)雜，突發(fā)事件往往伴隨著大量的人員傷亡和重大的財產(chǎn)損失，其所造成的社會影響也是十分惡劣的。檔案工作具有一定的特殊性，而突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理也是十分重要。比如說，在各類自然災(zāi)害性發(fā)生的突發(fā)事件，如網(wǎng)絡(luò)故障、恐怖襲擊、大面積停電、反社會騷亂等等，這些事件對于檔案資源的安全管理構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，規(guī)范化、常態(tài)化和有序性是其重要特點，這些檔案管理工作的控制性較強，但是突發(fā)事件對于檔案管理工作的影響較大，其代表著復(fù)雜、隨機以及不可控性，從這個角度來看，常規(guī)檔案管理工作的流程和模式難以應(yīng)付突發(fā)事件檔案管理工作當(dāng)中，所以說，要制定一套應(yīng)對突發(fā)事件的檔案應(yīng)急管理工作，才能夠保障檔案管理工作正常有序地進行。

二、研究現(xiàn)狀

檔案的作用十分重要，對于時代發(fā)展的作用和價值也是不可忽視的。雖然現(xiàn)如今傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)取得了十分卓越的成功，所構(gòu)建的體系和制度也在不斷創(chuàng)新。但是，對于突發(fā)事件，檔案應(yīng)急管理工作就顯得捉襟見肘了。現(xiàn)如今，國際上很多組織已經(jīng)圍繞著突發(fā)事件發(fā)生和開展進行研究，這些組織包括國際檔案理事會（ICA）、國際圖書聯(lián)合會（IFLA）、國際藍(lán)盾委員會（ICBS）等，這些組織編寫出版的突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理辦法包括《檔案災(zāi)害預(yù)防指南》手冊、《AS/NZS 4360:1999 危機管理聯(lián)合標(biāo)準(zhǔn)》、《國際瀕危文化遺產(chǎn)保護的藍(lán)盾計劃》、《災(zāi)難預(yù)防與恢復(fù)》、《國際圖聯(lián)災(zāi)害預(yù)防手冊》、《洪災(zāi)與水害的應(yīng)對措施》等。我國檔案學(xué)術(shù)界也在我國基本國情的基礎(chǔ)上，編寫并頒布了突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急處置管理辦法。這些手冊主要圍繞著突發(fā)事件對檔案的危害性、檔案備份、應(yīng)急預(yù)案等方面展開介紹，并取得了一定的實際工作成果，但是，關(guān)于突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理的研究不斷深入，不斷加強深度和寬度。

三、研究的切入點

重大突發(fā)事件檔案具有一定的特殊性，現(xiàn)階段我國對于此類檔案的管理工作還正處于探索階段。

在出現(xiàn)重大突發(fā)事件之后一定要做好對其的應(yīng)急管理，但是只是做好應(yīng)急管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在發(fā)生一些重大突發(fā)事件之后會形成各種檔案，而這些檔案是最原始的記錄，因此具有非常重要的證據(jù)價值，所以檔案部門一定要及時對其進行收集和歸檔，并納入到檔案資源體系當(dāng)中，科學(xué)合理的對其進行管理，以便于今后在出現(xiàn)類似重大突發(fā)事件時，可為相關(guān)的指導(dǎo)和應(yīng)對工作提供有效依據(jù)。

存量檔案是指包含各種載體類型的檔案，其有著非常重要的保存價值，存量檔案不但會保存于國家檔案管理機構(gòu)中，且會保存在社會組織、企業(yè)或是個人手中；而增量檔案是指重大突發(fā)事件中形成的各種檔案，也具有較強的保存價值。在對存量檔案應(yīng)急管理時應(yīng)將重點放在是否能夠有效利用，確保安全性上面；而在進行增量檔案應(yīng)急管理時管理部門應(yīng)將重心放在資料收集齊全，確保安全和有效利用方面。所以說在對重大突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理可以從存量檔案和增量檔案兩方面來進行。

（一）存量檔案的應(yīng)急管理

現(xiàn)如今，我國存量檔案數(shù)據(jù)十分龐大，而檔案館中典藏的檔案足夠進行利用和借鑒。但是，在突發(fā)事件發(fā)生時，存量檔案的安全就不能被保證，甚至可能會使幾十年的典藏毀于一旦。比如說，在汶川地震期間，共有9 個檔案館遭受毀滅性打擊，有超過30 個檔案館收到嚴(yán)重破壞，共有151 萬卷檔案受地震影響損壞，其中北川縣檔案館完全被泥石流掩埋。所以說，檔案管理部門必須圍繞檔案災(zāi)害預(yù)防和相關(guān)評估搶救工作制定體制，并將其納入檔案管理范疇。但是，由于存量檔案數(shù)量龐大，且檔案數(shù)據(jù)還一直處于增長趨之，這就造成了檔案異地備份的工作受阻。在這種情況下，首先必須要對檔案的實際價值進行研究，將檔案劃分為不同等級，明確不同檔案的重要程度，根據(jù)重要程度進行管理。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分級管理制度，才能夠?qū)n案異地備份工作完整的進行下去。

此外，在進行檔案管理時方法要具有多樣性和靈活性，比如說可以采用檔案異地備份、多套分存等管理制度，這樣可確保檔案更好地得以保存和流傳。同時要對一些典型性的事件檔案認(rèn)真地進行梳理和研究，得出最終的結(jié)論，并進行檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和完善，以便于日后應(yīng)對工作的順利開展，將重大突發(fā)事件檔案在今后應(yīng)對突發(fā)事件中的作用充分發(fā)揮出來。

（二）增量檔案應(yīng)急管理

突發(fā)事件所形成的檔案具有普通檔案不具備的特點，其中包括檔案內(nèi)容較為豐富，檔案形成十分分散，檔案載體多樣化，檔案歸屬多元化，檔案價值獨特性等等，從這些角度來看，突發(fā)事件的檔案應(yīng)急管理工作和常規(guī)檔案管理工作具有較大的區(qū)別。就現(xiàn)在的情況來看，突發(fā)事件檔案管理的問題較多，一部分是因為突發(fā)事件的特點比較明確，另一方面是因為管理缺失，主要表現(xiàn)在組織機構(gòu)不完善，相關(guān)職責(zé)不明確等方面。在實際工作中，突發(fā)事件檔案工作負(fù)責(zé)人員不夠清晰，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)檔案收集不全，檔案移交不夠及時、檔案保管不夠妥善等問題。要想解決這些問題，要根據(jù)具體事件具體對待，不同突發(fā)事件有不同的演變特點，應(yīng)該明確特點之后，再從檔案的規(guī)范收集、整理、利用等方面進行優(yōu)化，從而形成一定的體制規(guī)范。除此以外，對于不同類別的突發(fā)事件的研究也需要不斷深入，并且制定加強計劃，從而不斷規(guī)范突發(fā)事件檔案管理工作。

（三）應(yīng)急管理檔案措施

在檔案管理應(yīng)急事件發(fā)生之后，需要在第一時間內(nèi)上報給檔案管理突發(fā)事件領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，通知相應(yīng)專業(yè)搶險救援部門以及相關(guān)人員。此外相關(guān)工作人員需要理解做好危險檔案的轉(zhuǎn)移與妥善安置工作，進行危險源的迅速控制，進行危險區(qū)域的表明，避免檔案管理應(yīng)急事件出現(xiàn)次生或者衍生的情況。針對因為災(zāi)害事故所產(chǎn)生的受損檔案，則需要立即組織力量進行搶救工作，避免災(zāi)情進一步惡化，從而獲得良好的檔案管理效果。

此外，還要對檔案應(yīng)急管理體制進行建立健全，在進行應(yīng)急管理體系建設(shè)時可遵循分類管理、分級負(fù)責(zé)的主要原則，通過相關(guān)體系的建立以達(dá)到對資源科學(xué)進行整合，協(xié)調(diào)各方利益關(guān)系的目的，為重大突發(fā)事件檔案管理工作的順利開展提供良好的保障。

四、深化研究的關(guān)注點

突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理和我國傳統(tǒng)檔案管理工作的區(qū)別十分明顯，其需要多個部門共同參與，不同領(lǐng)域通力合作，各個地區(qū)互相協(xié)調(diào)才能夠完成的。所以說，要想完成突發(fā)事件檔案安全應(yīng)急管理工作，首先必須遵循檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則，在不同級別進行分級管理，不斷發(fā)揮自身的體質(zhì)優(yōu)勢，才能夠健全突發(fā)事件檔案管理工作。簡而言之，首先需要不斷健全檔案應(yīng)急管理體系，才能夠為提高重大突發(fā)事件檔案工作效率提供組織保障。其次要不斷優(yōu)化檔案應(yīng)急管理機制，細(xì)化檔案管理應(yīng)急預(yù)案，才能夠從整體上進一步完善重大突發(fā)事件應(yīng)急處置質(zhì)量。

結(jié)論

總而言之，對于突發(fā)事件檔案管理工作而言，必須要根據(jù)突發(fā)事件的具體類別入手，了解具體危害后借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，根據(jù)實際情況制定檔案應(yīng)急管理體系，建立綜合制度體系，從而不斷完善檔案資源，促進檔案的安全管理工作正常進行，不斷為社會發(fā)展提供價值。