淺談檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

劉黎明

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗社會(huì)治理中心，內(nèi)蒙古 興安盟 137613）

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的價(jià)值得到了進(jìn)一步的凸顯，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求。現(xiàn)階段的檔案管理，已經(jīng)不僅僅局限于保證檔案資料本身的完整性，而是要借助于大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)、整合、利用，讓這些“靜”的檔案“活”起來，為當(dāng)前工作的開展提供必要的借鑒和參考。作為新時(shí)代的檔案管理者，必須要主動(dòng)迎合檔案管理內(nèi)容、管理模式等方面的變化，然后順應(yīng)趨勢、不斷學(xué)習(xí)、提升自我，在推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展中貢獻(xiàn)自己的一份力量。

一、互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）檔案收集方式的變化

以往紙質(zhì)檔案的收集主要是從各個(gè)部門收集文件資料，然后進(jìn)行整理、篩選、保存、歸檔。整個(gè)收集周期較長，且容易出現(xiàn)重要資料文件丟失的情況，檔案的完整性不好。相比之下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟則為檔案收集帶來了新的便利。檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑，通過在線傳輸?shù)姆绞?，從各個(gè)部門直接收集文件資料，這樣就提高了檔案收集效率。同時(shí)，利用一些專業(yè)軟件可以自動(dòng)完成檔案的歸類和保存，在保護(hù)檔案完整性和安全性方面有極大的優(yōu)勢。

（二）檔案管理手段的變化

受到“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響，檔案管理部門勢必要全面完成存量數(shù)字化、增量電子化任務(wù)，且在今后乃至很長一段時(shí)間內(nèi)檔案仍將實(shí)行“雙套歸檔制”，這些移交、寄存的檔案數(shù)量，輕易就能使檔案館藏存儲(chǔ)量達(dá)到TB 甚至PB 級(jí)，形成海量規(guī)模。面對(duì)規(guī)模如此巨大的檔案資料，傳統(tǒng)以人工為主的管理模式顯然不再適用，這就迫切需要檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，以更快的速度、更加專業(yè)的手段完成檔案的管理任務(wù)。除了要保證檔案資料內(nèi)容的實(shí)時(shí)更新以外，在檔案的備份方面也要給予更多的關(guān)注，從而提高檔案的安全性、完整性以及實(shí)用性。

（三）檔案管理制度的變化

由于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理的工作內(nèi)容發(fā)生了巨大的變化，這也意味著檔案管理的制度必須同步的進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，才能始終發(fā)揮管理制度對(duì)工作開展的指導(dǎo)和約束作用。針對(duì)現(xiàn)階段電子檔案存在的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、不兼容的問題，要實(shí)行電子文件電子檔案的一體化管理，也就是要從電子文件和電子檔案的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從電子文件生成、制發(fā)，到電子文件歸檔管理的全過程控制，它的一個(gè)重要特點(diǎn)就是將電子檔案處理方面的要求和標(biāo)準(zhǔn)貫穿到電子文件的生成和處理過程之中。這就為電子檔案的傳遞和利用提供了便利，也為實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的共享、共用創(chuàng)造良好的條件。

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案數(shù)量也在持續(xù)上升。這就在檔案管理出現(xiàn)了許多問題。因此，建立科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理體系，強(qiáng)化規(guī)章制度，已經(jīng)成為了檔案管理的關(guān)鍵。伴隨著不斷提高的檔案管理水平與檔案管理更新手段，一定要建立健全相應(yīng)的科學(xué)管理體系，把不同載體、各種類型的檔案統(tǒng)一管理。在這個(gè)瞬息萬變的信息時(shí)代，檔案管理一定要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，跟得上不斷變化的信息要求，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，資源系統(tǒng)等各項(xiàng)信息化管理系統(tǒng)。檔案部門要積極參與到信息化建設(shè)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案工作真正的信息化管理。

二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

（一）從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變

以往檔案管理人員把工作的重心放在檔案的收集、整理等方面。即工作的對(duì)象是以檔案資料為主，各項(xiàng)工作都是圍繞檔案來開展。而檔案本身作為一種具有參考和借鑒價(jià)值的資料，只有在使用過程中才能讓價(jià)值得到體現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案管理的服務(wù)屬性得到了進(jìn)一步的凸顯，也對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了新的要求。這就意味著，新時(shí)代的檔案管理者，既要對(duì)內(nèi)做好檔案的保存、整理，又要對(duì)外提供優(yōu)質(zhì)的檔案借閱服務(wù)。要主動(dòng)了解用戶的檔案使用需求，幫助他們找到合適的檔案資料。一來可以讓館藏檔案的價(jià)值得到更好的體現(xiàn)，二來也能夠讓用戶從中得到有價(jià)值的信息。

（二）從做好管理向挖掘價(jià)值的轉(zhuǎn)變

從檔案資料的來源上來看，只有那些具有一定留存價(jià)值的文件資料，才會(huì)被收集起來，然后經(jīng)過整理后成為檔案。因此，檔案本身就是一種具有潛在利用價(jià)值的信息載體。做好檔案的保存工作，只是完成了檔案管理的第一步，只有繼續(xù)的挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，才能夠使檔案管理工作的意義凸顯。面對(duì)海量的數(shù)據(jù)，必須要轉(zhuǎn)變工作模式，嘗試運(yùn)用新的技術(shù)，例如云計(jì)算、人工智能等，為檔案的價(jià)值挖掘帶來便利和技術(shù)支持。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)掌握和利用這些技術(shù)，探索符合時(shí)代趨勢的管理新模式、新方法，讓檔案管理事業(yè)乘借“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展。

三、檔案管理工作建議

（一）創(chuàng)新管理思維，主動(dòng)迎合工作變化

互聯(lián)網(wǎng)+除了對(duì)檔案管理的模式、制度和工作內(nèi)容產(chǎn)生影響外，作為檔案管理從業(yè)者，也受到了首當(dāng)其沖的影響。如果不能樹立互聯(lián)網(wǎng)思維、掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，將會(huì)與行業(yè)發(fā)展脫節(jié)，也無法勝任新時(shí)期的檔案管理工作?；ヂ?lián)網(wǎng)+雖然為檔案管理發(fā)展帶來了新的窗口，但是也需要一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，才能把握住這一良好的機(jī)遇。因此，必須要把培育具有信息化素養(yǎng)的管理隊(duì)伍作為當(dāng)前一項(xiàng)緊迫任務(wù)。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，除了要關(guān)注技能的提升和知識(shí)的更新，還要把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為核心培訓(xùn)內(nèi)容。只有讓廣大的檔案管理人員，具備了求新求變的思維，才能走在行業(yè)發(fā)展的前列，引導(dǎo)檔案管理工作的創(chuàng)新。

（二）建立檔案管理云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)共建共享共用

為了提高檔案資料的共享力度，讓檔案資源的潛在價(jià)值得到迸發(fā)，近年來許多省市在推行檔案管理平臺(tái)建設(shè)方面做出了諸多嘗試，目前已經(jīng)取得了較為豐碩的成果。比如青島市完成微信公共服務(wù)平臺(tái)和在線查檔全區(qū)域共享平臺(tái)建設(shè)，廣州市建成電子文件檔案資源管理中心系統(tǒng)。檔案管理云平臺(tái)的推廣使用，除了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的無障礙傳輸，以及大幅度提升檔案的安全性、隱私性以外，還能夠?yàn)闄n案資料的高度共享提供便利的平臺(tái)。來自不同地區(qū)、不同職業(yè)的用戶，都可以登錄云平臺(tái)，自助查找、瀏覽、下載需要的檔案資料。檔案管理人員可以對(duì)來往的文件進(jìn)行查看和預(yù)歸檔，辦理完畢的文件都可以通過內(nèi)部系統(tǒng)平臺(tái)匯總，電腦軟件直接生成歸檔文件目錄，后期查找一目了然，實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案的一一對(duì)應(yīng)。

（三）創(chuàng)新與基礎(chǔ)

學(xué)習(xí)是一種動(dòng)力，借鑒是一種橋梁，學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的根本。創(chuàng)新要求在檔案管理工作中既要學(xué)習(xí)本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，又要借鑒行外成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，堅(jiān)持“推新”的原則，在學(xué)習(xí)和借鑒的過程中，不斷對(duì)原有觀念進(jìn)行批判和批判，實(shí)現(xiàn)自我創(chuàng)新。作品的創(chuàng)新并非憑空產(chǎn)生，而是要在原有的基礎(chǔ)上，發(fā)揮想象。長期以來，我國檔案工作形成了一套具有自身特點(diǎn)、具有一定理論依據(jù)、具有一定方法和工作經(jīng)驗(yàn)的工作制度。這個(gè)基礎(chǔ)對(duì)我們今后開展檔案工作很有幫助，因此，要求我們既要?jiǎng)?chuàng)新，又不能拋棄基礎(chǔ)，要立足于它，分析當(dāng)今和未來的形勢，在發(fā)展中尋找新的亮點(diǎn)。這就要求在工作上要有創(chuàng)新，不要一味脫離實(shí)際，現(xiàn)階段，檔案工作還處于起步發(fā)展階段，有許多問題還沒有得到有效解決，因此，受多種制約條件的制約，檔案工作還沒有做好充分的準(zhǔn)備，檔案管理意識(shí)淡薄等問題經(jīng)常出現(xiàn)，這些都或多或少地阻礙了檔案工作的發(fā)展，檔案工作要從實(shí)際出發(fā)，處理好當(dāng)前實(shí)際存在的問題。

結(jié)束語

堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，是檔案管理事業(yè)永葆生機(jī)的秘訣?；ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代下，利用大數(shù)據(jù)收集電子檔案、利用云盤存儲(chǔ)電子檔案，利用云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案共享，讓檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的變化。檔案管理人員必須要主動(dòng)了解檔案管理中運(yùn)用到的新技術(shù)，同時(shí)又要主動(dòng)學(xué)習(xí)、熟練掌握這些新技術(shù)，才能在提高管理效率的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行更加深入的挖掘，滿足用戶多元化的需求，為檔案管理部門樹立良好的形象。