秘書工作與辦公數(shù)字化

汪玉川 臧麗婷

（北京青年政治學(xué)院，北京 100102）

辦公數(shù)字化主要指的是對辦公過程中產(chǎn)生的數(shù)字信息的管理。秘書工作主要有三項(xiàng)：辦文、辦會和辦事，涉及有擬文、活動或會議組織、信息管理、出差安排、調(diào)研等具體工作，這些工作既使用了大量的數(shù)字信息，也產(chǎn)生了大量的數(shù)字信息。

數(shù)字信息是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，以Internet或其他傳輸途徑為載體進(jìn)行統(tǒng)一處理。數(shù)字信息與傳統(tǒng)的信息（書寫在紙上的文字，印刷在紙、布等載體上的圖片等）不同之處主要有二，一是編碼方式不同，二是載體不同。正是由于這些方面的不同，使得數(shù)字信息在使用的靈活性及使用的效率等方面遠(yuǎn)超傳統(tǒng)信息，成為當(dāng)今世界工作溝通時的主流方式。

一、辦文與信息數(shù)字化

辦文工作主要分兩大部分：擬文與辦文。

（一）擬文數(shù)字化

在擬寫一篇文章時，不僅需要輸入文字，有時還需要輸入圖片、圖表、表格等。在輸入文字時，為了提高效率，可以通過提高錄入速度，也可以使用特殊的錄入設(shè)備，如速錄機(jī)，還可以利用相應(yīng)的軟件提高效率。如撰寫會議記錄或會議紀(jì)要時，需要將每個人的發(fā)言都完整地輸入到Word 文檔或WPS文檔中，這是一件很費(fèi)力且費(fèi)心的事。為了提高工作效率，我們可以利用相應(yīng)的軟件將每個人的發(fā)言從聲音立刻轉(zhuǎn)化成文字。

有時候，我們需要把一篇手稿錄入到word 文檔中，或者將印刷品中的文字錄入word 文檔中，如果一個字一個字地錄入，會耗費(fèi)很多時間，那么我們可以利用相應(yīng)的軟件，如阿里云OCR 文字識別軟件等，就可以迅速將手稿或印刷品中的文字轉(zhuǎn)化成可編輯的數(shù)字信息。

當(dāng)我們要在文章中加入一些圖片時，如果圖片已經(jīng)是數(shù)字化的，那么我們可以迅速將其插入到WORD 或PPT 文檔中。但有時我們需要的圖片是在印刷品中，無法將其插入到word 文檔中，這時，我們可以利用具有掃描功能的軟件將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的圖片，再將其插入到WORD或PPT文檔中進(jìn)行編輯。阿里云OCR 軟件不僅可以將印刷品中的文字轉(zhuǎn)化成可編輯的數(shù)字信息，還可以將印刷品中的圖片轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字信息。

上述使信息儲存形式轉(zhuǎn)化的軟件既可以在計(jì)算機(jī)上應(yīng)用，也可以在手機(jī)上應(yīng)用。此外，我們可以用手機(jī)上自帶的相關(guān)軟件將印刷品中的文字、圖片等轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息。

（二）辦文

辦文是指文件的辦理，它包括收文與發(fā)文兩個過程。隨著無紙化辦公的普及，我們所接收和發(fā)送的文件大多數(shù)是數(shù)字化的文件。無紙化辦公在效率等方面確實(shí)有其無可比擬的優(yōu)勢，但有時候，也會遇到一些問題，如我們要接收或發(fā)送一些大文件，如比較長的視頻文件、像素很高的圖片時，傳遞就會成為問題。一般情況下，在網(wǎng)絡(luò)上通過郵件傳遞這些大文件難以實(shí)現(xiàn)，我們只好使用優(yōu)盤或移動硬盤將其從一臺計(jì)算機(jī)移存到另一臺計(jì)算機(jī)，或直接將視頻和圖片從相機(jī)等原載體移存到計(jì)算機(jī)中。但這只適合距離比較近的情況，如果需要在兩個相距遙遠(yuǎn)的地方收取和發(fā)送一個大文件，就需要特殊的服務(wù)。

另外，有時候傳遞的文件需要保密，還有的時候雖然傳遞的是同一份文件，卻要對接受者進(jìn)行不同的權(quán)限設(shè)置，有的人只可以閱讀文件，而有的人不僅可以閱讀文件，還需要在文件上簽署意見，等等，作為辦公室工作者應(yīng)該全面掌握這些數(shù)字文件的傳遞方法。

二、辦事與信息數(shù)字化

辦公室的工作雖然比較雜，但主要有以下幾種：日常接待、專項(xiàng)調(diào)研、檔案管理、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或員工出差、辦公物品的管理等。上述各項(xiàng)工作都與數(shù)字信息關(guān)系密切。

（一）日常接待

當(dāng)接待一位事先有約的客人或突然來訪的客人時，都需要確定其身份、來訪目的等，這些都可以通過網(wǎng)絡(luò)用數(shù)字信息進(jìn)行溝通，如通過掃碼進(jìn)行身份、健康情況等確認(rèn)。

（二）專項(xiàng)調(diào)研工作

有時，為了及時和深入地了解情況需要進(jìn)行調(diào)研。調(diào)研對象有人也有物，調(diào)研規(guī)模有大有小，調(diào)研方式有問卷，也有訪談等。

如果調(diào)研對象是物，如信息、知識類，首先要清楚所要調(diào)研的對象存儲在哪兒，用什么方法才能找到并使用。

如果調(diào)研對象是人，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)研是現(xiàn)代常用的調(diào)研方式。因?yàn)?，它與面對面訪談、電話調(diào)研和紙質(zhì)問卷調(diào)研相比，規(guī)模可以更大，調(diào)研速度可以更快。網(wǎng)絡(luò)上調(diào)研既可以使用計(jì)算機(jī)，也可以使用手機(jī)；使用網(wǎng)絡(luò)調(diào)研軟件進(jìn)行調(diào)研，既可以進(jìn)行調(diào)研問卷設(shè)計(jì)、調(diào)研，還可能利用其進(jìn)行調(diào)研數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

因此，辦公室工作者不僅要了解主要信息源在哪兒，還要了解獲得信息有哪些方法。

（三）檔案管理

檔案管理是辦公室工作中的重要一項(xiàng)。隨著攝影攝像設(shè)備的普及，我們面對的檔案管理的對象越來越多的是數(shù)字信息。但目前的檔案管理方法主要還是基于對實(shí)物（主要是紙質(zhì)）檔案的管理。為了適應(yīng)社會對數(shù)字信息應(yīng)用的新要求和數(shù)字信息管理體系的新發(fā)展，我們應(yīng)該掌握對數(shù)字信息管理的新方法。

國家廣播電視總局于2004 年10 月發(fā)布的《中華人民共和國廣播電影電視行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)·廣播電視音像資料編目規(guī)范-電視資料部分》是對數(shù)字信息中的視音頻信息的管理規(guī)范，雖然它針對的只是廣播、電影、電視行業(yè)的數(shù)字信息管理，但卻對其它行業(yè)中的數(shù)字信息管理起到啟發(fā)、引領(lǐng)作用，因?yàn)樗俏覈谝淮吾槍?shù)字信息的特殊性提出的管理方法。

對數(shù)字檔案的管理與對紙質(zhì)檔案的管理差別較大，它對管理者對視音頻信息的理解能力和文字表達(dá)能力要求更高。因此，辦公室工作人員要特別注意提高對視音頻信息的理解能力。

（四）協(xié)助辦理出差事宜

隨著科學(xué)技術(shù)以前所未有的速度發(fā)展，中國各地之間、世界各國之間的交流越來越方便，出差變得越來越普通。作為辦公室工作者，有時要為本單位的領(lǐng)導(dǎo)或同事辦理出差事宜，也可能會為遠(yuǎn)方的專家辦理來訪事宜?，F(xiàn)在，特別是在中國，無論是購買機(jī)票、車票，還是預(yù)定食宿都可以在網(wǎng)絡(luò)上完成，即我們可以替一個居住在另一個城市的人購買機(jī)票或車票，預(yù)定住宿的旅店。辦公室工作者要熟悉相關(guān)流程和方法。

（五）辦公物品的管理

過去對辦公物品的管理，主要手動的，如在計(jì)算機(jī)上記錄有誰借了或使用了什么辦公用品；現(xiàn)在，很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理辦公物品，無論是作為使用者預(yù)約使用某一辦公用品，還是作為管理者合理調(diào)配某些辦公物品的使用等，都可以利用軟件對辦公物品進(jìn)行管理。作為辦公室工作者要掌握這一辦公物品管理方法。

三、辦會與數(shù)字信息化

辦會包括辦活動，主要工作有三方面，一是會前或活動前準(zhǔn)備工作，二是會議或活動中的組織、服務(wù)工作，三是會后的總結(jié)、整理工作。

（一）會議或活動前的準(zhǔn)備工作

在組織一個會議或活動前，首先，要進(jìn)行調(diào)研，至少收集、整理好相關(guān)信息；其次，要進(jìn)行設(shè)計(jì)、策劃；再次，要與相關(guān)人員進(jìn)行溝通；最后，要進(jìn)行物質(zhì)上的準(zhǔn)備。上述所有步驟都與數(shù)字信息有密切關(guān)系。

（二）會議或活動中的組織、服務(wù)工作

在會議或活動進(jìn)行時，一是要對參與人員進(jìn)行考勤和現(xiàn)場管理，比如，都誰到場了？在1000 米的活動范圍內(nèi)，都誰在場，有沒有人走丟？等等。這些工作，都可以利用軟件進(jìn)行管理，不必時時現(xiàn)場點(diǎn)名。

二是要留下相關(guān)材料，如對整個活動進(jìn)行攝像與攝影。會議與活動中的攝像與攝影與藝術(shù)的攝像與攝影有相同的地方，也有不同的地方，作為會議或活動的組織者要會使用常用設(shè)備采集信息并了解采集信息的特殊要求。

三是在會議或活動結(jié)束后，要掌握客人是否安全回家的信息。

（三）會議或活動后的總結(jié)、整理工作

當(dāng)現(xiàn)場的會議或活動已經(jīng)完成后，一個重要的工作是總結(jié)?？偨Y(jié)的方式可以是一篇新聞稿，但最好是制作一個專題片，這種形式最具體、生動，因而最受人歡迎。作為會議或活動的組織者要學(xué)會使用常用軟件制作專題片。

此外，會議或活動會產(chǎn)生大量數(shù)字信息，照片、視音頻、文件等，對于這些數(shù)字信息的整理也是一項(xiàng)重要工作，一方面要使這些數(shù)字信息的排列有序，另一方面也要制作對這些數(shù)字信息的檢索工具，以便以后查找、利用這些數(shù)字信息。

無論是活動總結(jié)的PPT 制作、專題片制作，還是數(shù)字信息檢索工具的制作，都要求秘書有較高的專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)。

現(xiàn)在是數(shù)字化時代，幾乎在我們工作的方方面面都會涉及到數(shù)字信息，秘書作為辦公室工作者，應(yīng)該掌握常用的數(shù)字信息收集、整理、鑒定、存儲、傳遞、檢索和利用等方法，才能適合時代對秘書人才的要求。