企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

崔柳

（中國(guó)石油天然氣股份有限公司 遼寧阜新銷售分公司，遼寧 阜新 123000）

現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，以往公司人事檔案管理工作并不能夠充分促進(jìn)國(guó)企的經(jīng)濟(jì)效益，快速發(fā)展進(jìn)步的管理概念，逐步改善現(xiàn)階段的人事檔案管理體制的模式和方式，以達(dá)到增加人事檔案管理工作的高效性，是推進(jìn)公司人事管理工作、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)的重要途徑。石油公司在國(guó)家企業(yè)中占的比例稍重，并且改進(jìn)以往人事檔案管理思想，主動(dòng)加入突破改進(jìn)，這是公司發(fā)展在社會(huì)中推陳出新的關(guān)鍵措施。準(zhǔn)確把握先進(jìn)信息的指導(dǎo)方向，增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)利用信息化建設(shè)人事管理工作的指標(biāo)，可以高效促進(jìn)公司的飛速發(fā)展與提高，表現(xiàn)公司文化和管理工作的共同協(xié)作，在根上展示國(guó)企的管理政策實(shí)效性。

一、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

跟隨我國(guó)信息化社會(huì)的進(jìn)展和國(guó)家人事檔案管理體制的持續(xù)創(chuàng)新，抨擊著國(guó)企中人事檔案管理依然存留著許多問題。一方面來看，現(xiàn)代信息化社會(huì)的改進(jìn)，轉(zhuǎn)變了以往公司的人事管理方式，國(guó)有企業(yè)的人事檔案則必須跟進(jìn)信息化社會(huì)的管理方式，使人民管理方式的思維與事業(yè)模式發(fā)生改變，人事的大數(shù)據(jù)促使管理檔案需要的工作量逐漸增強(qiáng)，而且面對(duì)著非常大的改變，許多公司的人事檔案管理工作依然采用著以往的古板、保守的管理模式，管理工作水平比較低，工作職員的專業(yè)素質(zhì)不足夠公司的發(fā)揚(yáng)條件。另一方面來看，以往的人力工作模式中存在一些存留問題，工作方式的未變革也加重了人事檔案管理的工作量，面臨著大量且復(fù)雜的任務(wù)量，這就需要有關(guān)工作職員的綜合職業(yè)素養(yǎng)必須加強(qiáng)，針對(duì)人員擬定合適于人民工作發(fā)展的管理政策刻不容緩，人事檔案管理工作是可以實(shí)時(shí)記載職員的入職信息與工作成效，以便于日后的工作職位調(diào)整、職員整合、職位審查等事情的展開。許多公司仍存在覺得人事檔案管理僅僅是把單一的人員資料收集與調(diào)取，在一定特殊情況下會(huì)利用到，在日常情況中就沒有存在的必要，這樣的偏差認(rèn)知和管理思想使得人事檔案管理成為一項(xiàng)敷衍了事的工作。其中工作人員極易產(chǎn)生采用簡(jiǎn)潔的工作步驟敷衍管理，在面臨突襲檢查和偶爾必須使用時(shí)，才能突然整理或做表面文章以應(yīng)對(duì)檢查。這些類似的缺少職責(zé)感的工作態(tài)度不但減少職員的工作熱情，也在降低人事檔案管理工作水平，在一定程度上對(duì)于國(guó)企的進(jìn)展與前進(jìn)形成了消極作用。

二、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

（一）管理模式保守，管理工作水平低下

國(guó)企中的人事檔案管理工作由于工作職員數(shù)量較大，因此，人員檔案資料數(shù)據(jù)量也較多，這就必須要著重庇護(hù)檔案信息，以保障工作職員的個(gè)體資料安全。國(guó)企人事檔案管理部門在工作中，平常都是采用古板的資料備案模式，區(qū)別歸類整合后徑直放置在資料室封檔。這個(gè)過程盡管保障了職工的檔案資料安全，但也是給信息提煉和利用帶來了妨礙和低水平，因?yàn)檎覍に铏n案信息過程中，只能請(qǐng)有經(jīng)歷的資料管理人員幫忙實(shí)行人力查詢，這種工作方式不僅使得查找資料時(shí)間漫長(zhǎng)，耗費(fèi)人力資源，每一階級(jí)的審查部門也對(duì)辦事效率產(chǎn)生負(fù)面作用。在如今信息化時(shí)代的大背景下，古板保守的工作模式已經(jīng)不足夠現(xiàn)階段社會(huì)人事檔案管理工作的發(fā)展需求了，現(xiàn)有國(guó)企一般采用雙層保障管理方式，其一，資料信息經(jīng)過收集后進(jìn)行紙質(zhì)整理并存檔，以管理職員的檔案資料；其二，利用科技信息手段留檔，提升管理水平。另外，許多的公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案管理工作注重力度較小，管理體系的寬松將徑直影響職員的工作態(tài)度，直接降低了人事檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

（二）人事檔案數(shù)據(jù)收集、審查不標(biāo)準(zhǔn)，管理職員綜合素養(yǎng)較低

國(guó)企單位的工作職員數(shù)量較大，因此，在收集資料信息時(shí)極易產(chǎn)生職員檔案資料內(nèi)容缺漏和信息有差異的狀況。這種現(xiàn)象的首要原因是職員自身填寫進(jìn)程中產(chǎn)生缺漏，審查人員在面對(duì)大量資料時(shí)難免出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致其未能直接發(fā)現(xiàn)或因?yàn)槟承╆P(guān)鍵出現(xiàn)作假和特意隱瞞等狀況。國(guó)企單位的人際關(guān)系比較繁雜，在職員聘用過程中，人事檔案管理模式也是存留一些問題，使得有人鉆到空子，導(dǎo)致人為原因干預(yù)和改變檔案信息真實(shí)度的漏洞，這將直接影響日后工作中人事調(diào)整或職稱評(píng)審等工作，檔案資料的真實(shí)度無法準(zhǔn)確驗(yàn)證和核對(duì)，對(duì)于人力資源管理工作產(chǎn)生非常嚴(yán)重的阻撓和干預(yù)。另外，檔案管理職員的綜合素養(yǎng)也是人事檔案管理工作過程中高效發(fā)展的關(guān)鍵保證，有許多在職人事檔案管理工作的職員以為此職位缺少升職空間和挑戰(zhàn)度。很多職員在職期間都是懷揣著短期從業(yè)和以此作為跳板的工作思想，多次調(diào)整工作職位，影響人事檔案管理單位缺少有經(jīng)驗(yàn)的管理職員，這也阻撓了人事檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展。職員的工作時(shí)限和工作經(jīng)驗(yàn)參差不一都給國(guó)企人事檔案管理工作存留了許多的隱藏禍患。

（三）信息化建設(shè)應(yīng)用不順暢，職員面對(duì)新技術(shù)掌握不準(zhǔn)

國(guó)企中人事檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅復(fù)雜的工作，信息化管理方式能夠非常有效地提升檔案資料管理的工作水平。但是現(xiàn)階段許多工作職員面對(duì)信息化技術(shù)管理存在抗拒心理，因?yàn)槊鎸?duì)這門新技術(shù)許多人員把握不準(zhǔn)確導(dǎo)致利用不順暢，特別是人事檔案管理工作人員，新式工作方式的創(chuàng)新使得某些思想保守的職工，抗拒人事檔案信息化管理改革。保守的人事檔案革新效果與低水準(zhǔn)的信息化管理方式，主要妨礙國(guó)企人事檔案管理的信息化進(jìn)展。另外，人事檔案管理的安穩(wěn)性也是更加著重的管理環(huán)節(jié)，信息化管理下的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)安全是國(guó)企必須著重思考的關(guān)鍵，這就需要嚴(yán)謹(jǐn)把握好互聯(lián)網(wǎng)安全的問題，計(jì)劃嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碚吆椭匾e措。

三、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的政策剖析

（一）注重人事檔案管理工作，保障檔案資料時(shí)效性

我國(guó)無論任何企業(yè)中，人事檔案管理都是一項(xiàng)在企業(yè)整體管理中要重視的工作組成成分，公司不可以因人事檔案管理工作有實(shí)效性，就直接對(duì)人事檔案管理工作不重視。要在基礎(chǔ)上處置管理問題，需要企業(yè)管理領(lǐng)導(dǎo)著重人事檔案管理漏洞，創(chuàng)新管理思想，要以進(jìn)步的目光看重企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵性。第一，著重于人事檔案資料的實(shí)效性和確切度。國(guó)企自身的發(fā)展優(yōu)點(diǎn)更易獲得許多的人事資源，為了保證人事資料的準(zhǔn)確性，可徑直與有關(guān)政府部門創(chuàng)建聯(lián)絡(luò)，保障職工的檔案資料真實(shí)性，和保障檔案資料的安穩(wěn)性；第二，把控企業(yè)聘用過程與資料記實(shí)，處理應(yīng)聘職工條件不符合標(biāo)準(zhǔn)問題與有關(guān)資料瞞報(bào)情況。在信息紀(jì)實(shí)與考核中，錄用員工需帶來自身有關(guān)證明的條件為前提，徑直使用信息化管理方法審核并留檔，以便于日后信息調(diào)用與查找，這也大大地提升人事檔案管理工作效率，促使公司全面發(fā)展人事檔案管理工作。

（二）運(yùn)用信息化技術(shù)管理，增強(qiáng)人事檔案管理水平

隨著國(guó)家信息化科技的持續(xù)創(chuàng)新，人事檔案信息化管理已經(jīng)變成這方面工作的確定走向。信息化管理是可以高效激起職工的工作主動(dòng)性，提升人事檔案的管理水平和品質(zhì)，以達(dá)到更加簡(jiǎn)便的檔案管理模式的目標(biāo)。在現(xiàn)實(shí)管理與日常工作中，能夠徑直和高質(zhì)量科技單位或程序團(tuán)隊(duì)協(xié)作，利用周密且完整的信息化管理程序，或者直接邀請(qǐng)職業(yè)團(tuán)隊(duì)，依據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)問題與要求，計(jì)劃合理化人事檔案體系，以便于企業(yè)內(nèi)里簡(jiǎn)捷實(shí)行人事檔案管理工作。在科學(xué)計(jì)劃與革新的詳細(xì)解決過程中，能夠?qū)①Y料列表制定的更具有實(shí)用性，面對(duì)著年齡較小的受眾徑直采用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)整合，不但計(jì)算機(jī)統(tǒng)籌水平高，也在審查過程與時(shí)間中省下很多力氣。而面對(duì)年齡較大、信息科技學(xué)習(xí)能力受眾較弱的中年職工，公司可徑直將員工信息傳輸進(jìn)體系，依據(jù)職工的現(xiàn)實(shí)狀況策劃規(guī)定時(shí)間提示軟件。若資料量革新內(nèi)容較少，可以徑直利用電話聯(lián)系或紙質(zhì)資料填寫來確定個(gè)人信息，在高效提高人事檔案管理效率的時(shí)候，提高企業(yè)職工工作熱情，創(chuàng)造輕松的企業(yè)內(nèi)部氛圍，提高職工的工作認(rèn)同感與歸屬感。

（三）提高人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展指標(biāo)要求

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)的前提下，公司的角逐最后仍是高質(zhì)量人才的角逐，企業(yè)人事管理領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該把人事檔案工作作為企業(yè)中最關(guān)鍵的根本工作，模范管理，經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)人事管理模式，再將其實(shí)時(shí)利用到工作中，以達(dá)到全方位提高企業(yè)人事檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)目標(biāo)，保障工作職員可以主動(dòng)學(xué)習(xí)高質(zhì)量的人事檔案管理理念與管理方式，促使企業(yè)全面進(jìn)展與前進(jìn)。例如，優(yōu)化員工績(jī)效考評(píng)體制，國(guó)家任何企業(yè)中，職工的業(yè)績(jī)審核工作是人事管理工作的主要環(huán)節(jié)。而對(duì)于此，國(guó)企也沒有特例。優(yōu)化職工的業(yè)績(jī)考核體系中，應(yīng)該制定科學(xué)合理的業(yè)績(jī)審核目標(biāo)，設(shè)立的考核環(huán)節(jié)面向全體員工展示，促使每一位職工都能夠確保個(gè)人職位的審核工作。依據(jù)職位的現(xiàn)實(shí)情況，設(shè)置合理的考察目標(biāo)，以現(xiàn)階段同樣職位全部職工的績(jī)效水準(zhǔn)為根本。這個(gè)目標(biāo)也要依據(jù)職工的現(xiàn)實(shí)完成情況而隨之整改。在有業(yè)績(jī)考察的基礎(chǔ)下相對(duì)的建立一套獎(jiǎng)罰體系。這個(gè)體系中，公司可以利用積極和消極作用激勵(lì)舉措，全方位地激起職工的主動(dòng)性，促使職工一直保留激昂的工作態(tài)度，勤懇提高工作效率，改革國(guó)企的員工狀態(tài)，提高公司的市場(chǎng)角逐力。

（四）堅(jiān)持以職工為根本，架構(gòu)學(xué)習(xí)型系統(tǒng)

在現(xiàn)階段的社會(huì)經(jīng)濟(jì)前提下，企業(yè)如果想要達(dá)到可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，必須要堅(jiān)持以學(xué)習(xí)為目標(biāo)的道路。關(guān)于國(guó)企人事檔案管理工作，人事管理部門若想要推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，作為國(guó)企有用的人力資源保證，就要策劃出合理的學(xué)習(xí)準(zhǔn)備，建成學(xué)習(xí)型企業(yè)體制。公司的管理領(lǐng)導(dǎo)層要展現(xiàn)出“人本”的時(shí)代管理思想，對(duì)于公司的發(fā)展指標(biāo)實(shí)行細(xì)分，并且確切到責(zé)任崗位上，促使職工的個(gè)人發(fā)展可以與公司的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系到一體。職工個(gè)體水準(zhǔn)的提高就是整體公司能力的鞏固。公司要持續(xù)地改進(jìn)工作條件，幫助職工建造更加寬廣的進(jìn)步空間。職工在不斷地學(xué)習(xí)中汲取知識(shí)，工作技能也受到了高質(zhì)量提升，為公司創(chuàng)造更多利益。

結(jié)束語：

在熱烈的經(jīng)濟(jì)角逐中，國(guó)企要是想要爭(zhēng)取到優(yōu)勢(shì)，一定要加速人事檔案管理的革新工作。在“以人為本”的思想下，國(guó)企應(yīng)該綜合利用信息化時(shí)代科技手段的管理用具，以達(dá)到職工的要求，提升職工對(duì)國(guó)企的歸屬感，發(fā)展職工個(gè)體的目標(biāo)與公司發(fā)展指標(biāo)相同趨勢(shì)?，F(xiàn)階段國(guó)家企業(yè)人事檔案管理工作必須逐步引起有關(guān)部門職員側(cè)重態(tài)度，不能因?yàn)槿耸聶n案管理資料工作的被需求度減少就忽略它的關(guān)鍵作用，其需要與時(shí)俱進(jìn)的改進(jìn)企業(yè)思想，利用進(jìn)步的信息化建設(shè)管理方式推動(dòng)人事化檔案管理工作地發(fā)展，以提高人事檔案管理工作職員的綜合能力，保障人事檔案信息化管理的真實(shí)度和準(zhǔn)確度，全方位提升公司管理效率，推進(jìn)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與前進(jìn)。