試論事業(yè)單位辦公室檔案的日常管理

尹樹(shù)平

（山東省工程咨詢(xún)?cè)?，山東 濟(jì)南 250000）

在新時(shí)期下傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的方向了，因此在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的重視程度，融入先進(jìn)的科技手段，加強(qiáng)信息化的建設(shè)，有效的轉(zhuǎn)變以往事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中的問(wèn)題，根據(jù)創(chuàng)新思維和完善的硬件基礎(chǔ)，完成檔案的追蹤以及管理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型和升級(jí)。

一、辦公室檔案管理的特點(diǎn)

在新時(shí)期下創(chuàng)新辦公室檔案管理模式時(shí)，需要了解辦公室檔案管理的特點(diǎn)，為后續(xù)工作提供重要的方向。首先對(duì)于辦公室檔案來(lái)說(shuō)種類(lèi)是非常繁多的，通常包含的是行政管理、人員信息和設(shè)備檔案等不同的組成部分，由于檔案信息本身具備多樣性的特征，相對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)存載體逐漸朝著多樣性的方向不斷發(fā)展，例如可以通過(guò)圖片進(jìn)行儲(chǔ)存，也可以通過(guò)錄像或者是文字進(jìn)行儲(chǔ)存。不同且多樣的儲(chǔ)存方式，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了一定的工作量。總體來(lái)說(shuō)辦公室檔案管理工作屬于復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工作，需要相關(guān)檔案管理人員更加靈活的應(yīng)對(duì)在實(shí)際檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，從而使檔案管理工作效率能夠得到全面的提高[1]。

其次辦公室檔案管理具備專(zhuān)業(yè)性和特殊性的特點(diǎn)，辦公室檔案中有一大部分是專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息，例如在某個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行中的一些技術(shù)資料，或者是會(huì)議紀(jì)要等等，在進(jìn)行這類(lèi)檔案管理時(shí)，需要相關(guān)檔案管理人員具備較為完善的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。對(duì)于收發(fā)檔案管理來(lái)說(shuō)雖然是非常簡(jiǎn)單的，但是需要有寫(xiě)作能力較強(qiáng)的人員來(lái)負(fù)責(zé)日常的管理，從而有效地應(yīng)對(duì)在以往工作中所存在的問(wèn)題。檔案管理過(guò)程需要有專(zhuān)業(yè)性的方法和流程，共同的進(jìn)行，和以往檔案管理相比辦公室檔案對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)性要求是比較高的。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理的主要原則

（一）規(guī)范和靈活

在事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中，需要嚴(yán)格遵循我國(guó)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定與之匹配的執(zhí)行模式，事業(yè)單位管理工作要體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性的特征，在實(shí)際管理模式制定時(shí)一定不要實(shí)施千篇一律的檔案管理方式。由于不同事業(yè)單位本身性質(zhì)不同，所以在檔案管理方式方面需要根據(jù)事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展特點(diǎn)，靈活的運(yùn)用工作手段來(lái)提高檔案管理的效率[2]。檔案管理的制度和方法，需要根據(jù)事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行有效的確定，充分挖掘辦公室本身的特點(diǎn)，并且還需要在后續(xù)工作中有效的總結(jié)自身的檔案管理思路以及在實(shí)施工作中所存在的問(wèn)題，根據(jù)檔案管理的主要要求，全面落實(shí)檔案管理的規(guī)章制度。并且不斷地完善檔案管理的相關(guān)規(guī)定，從而使得檔案管理工作能夠具備與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)，提高檔案管理的效率。

（二）權(quán)責(zé)和權(quán)利兼顧的原則

為了使檔案管理工作水平能夠得到全面提高，在實(shí)際實(shí)施時(shí)需要相關(guān)崗位人員明確自身的工作職責(zé)和最終的權(quán)益，確定工作范圍。對(duì)于辦公室檔案管理工作來(lái)說(shuō)，首先要根據(jù)實(shí)際的工作目標(biāo)確定主要的工作方向，同時(shí)還需要指派專(zhuān)業(yè)性人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作的有效指導(dǎo)以及檢查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中的問(wèn)題，并且提出寶貴的整改意見(jiàn)，從而使得檔案管理工作能夠得到不斷地創(chuàng)新以及發(fā)展，推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定進(jìn)步。另外還需要確定好檔案工作人員權(quán)限以及責(zé)任，以合法權(quán)益為主，更加有序的制定檔案管理的工作原則。這樣一來(lái)不僅可以更加貼合于檔案管理的本身需求，還有助于全面的激發(fā)相關(guān)工作人員的工作熱情，更加有序地投入到檔案管理工作中，為后續(xù)檔案管理工作有序進(jìn)行提供重要的方向。

三、事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

雖然事業(yè)單位在以往發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)了對(duì)辦公室檔案管理的重視程度，但是從實(shí)際實(shí)施效果來(lái)看，還無(wú)法滿(mǎn)足相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，因此在實(shí)際工作中需要了解事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀，為后續(xù)檔案管理工作科學(xué)實(shí)施提供重要的基礎(chǔ)。從整體上看，事業(yè)單位辦公室檔案管理的問(wèn)題主要分為以下幾個(gè)方面：

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的有效認(rèn)識(shí)

在當(dāng)前檔案管理工作中還存在認(rèn)識(shí)程度不足的問(wèn)題，并沒(méi)有了解檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的重要性，無(wú)論是對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)還是崗位人員，都并沒(méi)有引起足夠的重視。同時(shí)在管理職責(zé)和年度考核上，也沒(méi)有將檔案管理工作的指標(biāo)納入其中，這在一定程度上很難在事業(yè)單位內(nèi)部形成良好而穩(wěn)定的檔案管理氛圍，限制了檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型以及發(fā)展。與此同時(shí)，由于單位并不重視檔案管理工作，所以在資金和設(shè)備投入方面無(wú)法滿(mǎn)足相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，甚至是無(wú)法達(dá)到事業(yè)單位對(duì)于檔案管理設(shè)備的要求，這在一定程度上限制了檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。在當(dāng)前檔案管理工作中，若仍然以傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行日常的操作，不僅會(huì)出現(xiàn)檔案資料搜集的偏差，還會(huì)加大崗位人員的工作壓力，這帶來(lái)的后果是非常嚴(yán)重的。

（二）缺乏高素質(zhì)的辦公室檔案管理人員

由于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，需要相關(guān)崗位人員掌握專(zhuān)業(yè)性的知識(shí)，指派專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，但是在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，最為常見(jiàn)的問(wèn)題是人員素質(zhì)的問(wèn)題。由于事業(yè)單位本身的特殊性，在人事改革過(guò)程中一些崗位和員工之間會(huì)發(fā)生一定的變化，這就使得在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的一些人員并不具備較高的素質(zhì)，甚至?xí)_(kāi)展并不專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作。由于事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作只是非常簡(jiǎn)單的進(jìn)行資料的搜集和統(tǒng)計(jì)，并沒(méi)有考慮檔案管理工作本身的專(zhuān)業(yè)性，所以在辦公室檔案管理中并沒(méi)有指派高綜合素養(yǎng)人員來(lái)負(fù)責(zé)日常的管理。對(duì)于業(yè)務(wù)能力上有欠缺的人員，單位也沒(méi)有開(kāi)展科學(xué)的培訓(xùn)以及指導(dǎo)，使得相關(guān)崗位員工在日常辦公室檔案管理時(shí)存在著消極的情緒，影響了辦公室檔案管理水平的提高。

（三）缺乏信息化的建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)逐漸朝著復(fù)雜性的方向而不斷地發(fā)展，對(duì)于辦公室檔案管理來(lái)說(shuō)也是多種多樣的，因此在實(shí)際工作中需要相關(guān)崗位人員靈活的運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行信息的有效搜集以及整理，提高辦公室檔案管理的效果。但是從當(dāng)前辦公室檔案管理工作人員的缺乏，對(duì)實(shí)際工作的重視也很少投入相對(duì)應(yīng)的資金，所以在信息化建設(shè)方面顯得尤為不足。為了更好地完成檔案資源的數(shù)字化發(fā)展，需要逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源的共享，結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高事業(yè)單位辦公室檔案當(dāng)前的信息化水平。但是在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中，由于相關(guān)人員缺乏對(duì)信息技術(shù)了解及應(yīng)用，在靈活性方面存在一定的不足，這也是限制事業(yè)單位辦公室檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要因素。

四、事業(yè)單位辦公室檔案的日常管理策略

（一）加快信息化的建設(shè)

在信息化背景下，為了使檔案管理工作能夠得到成功的轉(zhuǎn)型和升級(jí)，在實(shí)際工作中需要加快信息化建設(shè)的步伐，從而為后續(xù)檔案的使用提供重要的基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施的配備屬于信息化建設(shè)的關(guān)鍵性因素，在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備投入，逐步地建立起辦公室檔案的數(shù)字模式，其中包含了數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備和服務(wù)器等等，也要包含單人自助服務(wù)機(jī)，多方位地滿(mǎn)足人員對(duì)于辦公室檔案的需求和要求。其次還需要加強(qiáng)對(duì)軟件系統(tǒng)的建設(shè)，根據(jù)事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展，實(shí)際研發(fā)具有自身特色的辦公室檔案管理系統(tǒng)，并且逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的可視化調(diào)整，將實(shí)物和互聯(lián)網(wǎng)庭相互的連接，共同的構(gòu)建信息的交換模式[3]。其次，要利用信息化技術(shù)進(jìn)行智能性的追蹤以及識(shí)別。為了滿(mǎn)足檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中可以融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)電子標(biāo)簽找到閱讀技術(shù)服務(wù)之間的通信數(shù)據(jù)，快速地找到檔案的儲(chǔ)存位置，更加高效率的完成檔案的追蹤以及管理，有效的解決在以往檔案查詢(xún)工作中時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題。最后，還可以建立互動(dòng)式的展覽室，使得辦公室檔案在網(wǎng)絡(luò)中的利用率能夠得到全面的提高，相關(guān)管理員可以建立虛擬的檔案袋，將展覽室中的虛擬檔案上傳到檔案庫(kù)，需求者可以根據(jù)最終的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限獲得相對(duì)應(yīng)的檔案文件，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案被損壞的問(wèn)題。辦公室檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的作用是非常突出的，因此需要加快辦公室檔案資源的共享，例如可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)打破技術(shù)之間的壁壘，將網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理共同的融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，以需求作為主要導(dǎo)向，構(gòu)建與之匹配的辦公室檔案檢索目錄，防止存在資源浪費(fèi)的問(wèn)題，之后再利用單位的無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源的共享，構(gòu)建一體化的管理模式，從而提高檔案數(shù)據(jù)的共享步伐。

在信息化建設(shè)時(shí)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視程度，這樣一來(lái)就可以擁有充足的資金和設(shè)備，完成事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型以及升級(jí)。根據(jù)實(shí)際工作需求來(lái)提高檔案管理的水平，為后續(xù)辦公室檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的考核

為了使檔案管理員可以更加一絲不茍地完成辦公室檔案管理工作，在實(shí)際實(shí)施時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的有效考核，比如相關(guān)單位可以開(kāi)展多種形式來(lái)進(jìn)行檔案管理規(guī)定的宣傳，從而使辦公室檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的主要職責(zé)和任務(wù)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理意識(shí)的提高，為后續(xù)高效率工作提供重要的基礎(chǔ)。在檔案資料積累和歸納時(shí)，要貫徹落實(shí)責(zé)任制度，定期進(jìn)行檢查以及考核，并且還需要貫徹落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作效果較好的人來(lái)說(shuō)，要進(jìn)行物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于態(tài)度敷衍的員工來(lái)說(shuō)，要進(jìn)行嚴(yán)格性的懲罰，從而在內(nèi)部形成良好的管理機(jī)制。其次還需要建立檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)制度，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)以及指導(dǎo)，不斷提高辦公室檔案管理的水平。辦公室要對(duì)檔案管理員進(jìn)行全方位的考核，例如工作效果以及職業(yè)素養(yǎng)等等，以此來(lái)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）完善檔案管理的制度

在進(jìn)行辦公室檔案管理工作中，需要完善相對(duì)應(yīng)的管理制度，從而靈活的應(yīng)對(duì)在后續(xù)工作中所遇到的問(wèn)題，由于檔案管理工作規(guī)范性比較強(qiáng)，因此相關(guān)單位需要根據(jù)檔案管理的需要保證最終工作效率的提高，為了防止在檔案管理工作中存在著不重視的問(wèn)題，在規(guī)章制度中需要提出一些有約束力的條款，例如獎(jiǎng)懲措施等等，從而使不同的崗位人員都能夠認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的必要性，轉(zhuǎn)變自身的工作理念。在規(guī)章制度制定時(shí)，需要嚴(yán)格地遵循我國(guó)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，可以根據(jù)單位當(dāng)前的規(guī)模、工作特點(diǎn)，靈活地調(diào)整管理方式加強(qiáng)制度上的建設(shè)，將規(guī)范性和靈活進(jìn)行相互的結(jié)合，檔案部門(mén)需要根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷探索以及總結(jié)，建立更加全面而完善的規(guī)章制度體系，從而使得檔案管理工作能夠更加有序地進(jìn)行。與此同時(shí)還需要給予檔案管理工作的高度重視，徹底進(jìn)行檔案管理模式的改革，并且還需要將激勵(lì)措施融入其中，為檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型開(kāi)闊更加順暢的改革之路，提高事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展水平。

結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期下的事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中，需要轉(zhuǎn)變以往工作中的不足之處，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效調(diào)整以及創(chuàng)新，并且還需要完善信息化的建設(shè)力度，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的規(guī)章制度，來(lái)使檔案管理工作能夠具備更加專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，服務(wù)于事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，彰顯辦公室檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)單位的有效發(fā)展。